Seja no presencial, no trabalho híbrido ou no remoto, saber como fazer uma reunião produtiva é essencial para a rotina. Manter as equipes engajadas e focadas durante esses momentos colabora para uma comunicação assertiva, além de favorecer o fluxo dos processos e demandas de toda a companhia. No entanto, muitos profissionais ainda sentem dificuldades em realizar reuniões eficientes.
Muitas pessoas tendem a pensar que a eficácia de uma reunião está relacionada à sua duração. Mas, isso está longe de ser verdade, encontros muito demorados e sem objetivos definidos podem ser cansativos e maçantes, além de fazer com que as pessoas percam o foco. Dessa forma, é preciso encontrar um equilíbrio para atingir o seu propósito.
Ou seja, reuniões muito longas e extensos prejudicam a realização de conversas e diálogos produtivos. Como consequência, decisões importantes são postergadas. Neste cenário, é fundamental saber como conduzir encontros eficientes que visam atingir um objetivo bem estabelecido.
Para te ajudar a entender como fazer uma reunião produtiva, nós, da getdesk, preparamos este passo a passo. Então, para melhorar a qualidade dos encontros das suas equipes, siga conosco até o final e boa leitura.
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O que é uma reunião produtiva?
Uma reunião produtiva é aquela que consegue alcançar assertivamente todos os objetivos do encontro. Ou seja, em um espaço de tempo, as pessoas reunidas conseguem conversar claramente sobre um determinado tema.
Contudo, esse processo não é simples. Afinal, é preciso concentrar a atenção e manter o foco de todos os participantes, e isso depende de diversos fatores – desde a forma pela qual a reunião está sendo conduzida até o interesse individual sobre o assunto discutido.
Nos últimos anos, com o avanço das tecnologias, muitos profissionais passaram a olhar as reuniões como uma “perda de tempo”. Aliás, é provável que você já tenha se deparado com a frase “essa reunião poderia ter sido um e-mail”. Mas, ainda que essa seja a visão de muitos profissionais, os encontros são parte essencial da rotina de trabalho, seja ela presencial, híbrida ou remota.
Por meio desses encontros, as equipes podem alinhar pendências, resolver prazos, entender resultados, definir as próximas estratégias e, claro, tomar decisões sobre a sua área de atuação.
Qual a importância de como fazer uma reunião produtiva?
Entender como fazer uma reunião produtiva é fundamental para melhorar e otimizar as rotinas de trabalho de líderes e liderados.
Além disso, os encontros são importantes para:
- Otimizar o tempo: reuniões com planejamento colaboram para utilizar o tempo de todos no encontro de modo mais eficiente, por evitar diálogos e discussões longas, os quais podem ser vistos como desperdício de tempo.
- Alinhamento: reuniões produtivas asseguram que todos os participantes estejam na mesma página, entendendo claramente os objetivos, responsabilidades e próximos passos dos projetos em que estão envolvidos.
- Resolução de problemas: os encontros entre a equipe são os momentos ideais para identificar e resolver problemas rapidamente, e a partir de diferentes pontos de vista.
- Colaboração: reuniões produtivas fazem com que as pessoas se sintam mais dispostas para colaborar entre si e dar opiniões sobre os assuntos tratados, o que pode gerar soluções mais criativas e eficazes.
- Motivação da equipe: quando uma reunião é bem conduzida, os colaboradores sentem confiança para dizer o que pensam e isso os torna mais motivados.
- Tomada de decisões: reuniões eficientes são fundamentais para a tomada de decisões assertivas, permitindo que a equipe siga seus projetos e demandas com maior confiança.
- Atração e retenção de talentos: como mencionamos, reuniões produtivas impactam no engajamento das equipes por se sentirem mais motivadas a participar. Por consequência, esse fator pode ajudar na retenção de talentos na empresa, já que os colaboradores contam com um ambiente para expressar suas ideias.
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5 passos de como fazer uma reunião produtiva
Realizar uma reunião produtiva não é um processo automático. Provavelmente, se você apenas abrir o seu computador ou chamar todos os membros da equipe para uma reunião sem planejamento prévio, o resultado não será satisfatório.
Saber como fazer uma reunião produtiva depende de diversos aspectos, inclusive de um planejamento antecipado.
A seguir, listamos alguns passos que irão ajudar você a criar encontros mais produtivos para sua equipe. Acompanhe.
1. Defina objetivos
O primeiro passo para ter um encontro eficiente é definir o seu objetivo, ou seja, a real necessidade da reunião. Então, é preciso estabelecer qual é o propósito, quais tópicos serão abordados e quais os resultados almejados.
Ao definir o foco do encontro, você poderá comunicar com clareza sobre o que será tratado. Desse modo, as pessoas terão ciência e poderão preparar-se de uma melhor forma para a reunião.
Isso colabora para que, antes, todos possam analisar documentos ou estudar sobre determinado tema, tornando a reunião mais eficiente.
Além disso, falar qual o objetivo também colabora para diminuir a ansiedade dos membros da equipe. Afinal, pode ser um pouco incômodo para algumas pessoas serem convocadas para uma reunião da qual não sabem o assunto. Ao comunicar com clareza, você evita que isso aconteça.
2. Estabeleça pautas
O objetivo é o foco principal da reunião. Para alcançá-lo, estabelecer pautas é outro processo relevante. Pense nelas como as placas que guiarão até o destino, ou seja, o objetivo principal daquele encontro.
Por exemplo, uma reunião que cogita encontrar solução para queda de vendas, uma das pautas pode ser investigar as causas da queda. Já uma reunião que visa entender como reduzir custos na empresa pode ter como pautas investigar as razões dos elevados investimentos na manutenção do escritório.
Visualize as pautas como os subtópicos do objetivo da reunião. Identificá-las ajuda a fazer com que a reunião seja mais assertiva.
3. Proponha um tempo para a reunião acabar
Exceto que seja de extrema relevância, ter uma reunião longa não é recomendável. Isso porque as pessoas tendem a perder o foco ao longo do tempo.
Segundo um artigo da Sociedade Americana de Psicologia, quando as pessoas são obrigadas a se concentrar por um longo período, o cérebro tende a ficar mais cansado. Ou seja, é como se houvesse um combustível que os neurônios consomem e, quando o indivíduo permanece muito tempo focado em uma única demanda, esse combustível acaba gradualmente.
Uma estratégia relevante para evitar que os participantes da reunião dispersem a atenção é delimitar a duração da reunião com antecedência. Caso mais tempo seja necessário, os especialistas recomendam realizar uma pausa de alguns minutos e depois retomar as discussões.
Outra estratégia a ser usada é separar as pautas por períodos. Assim, as pessoas terão noção de quanto tempo irão precisar manter-se focadas em determinado assunto. Desse modo, as pessoas conseguirão ficar atentas, por consequência, a reunião será mais produtiva.
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4. Use frases motivacionais
Em algumas situações, as equipes podem necessitar de uma motivação extra para alcançar seus objetivos durante o encontro. Utilizar algumas frases motivacionais durante a reunião pode colaborar para isso.
Citações de pessoas bem-sucedidas podem impactar positivamente o clima da reunião. O importante é entender qual o foco do encontro e citar essas frases em momentos adequados, sem que pareça algo artificial.
Alguns exemplos: em reuniões relacionadas à criatividade, você pode utilizar citações sobre a importância de expressar ideias e propostas. Já em outras mais estratégicas, frases sobre atingir metas são recomendadas.
Além disso, tudo depende do propósito da reunião – uma dinâmica interessante pode ser pedir aos membros que exponham suas ideias a respeito daquela frase e porque a consideram relevante para seu aquele momento. Este pode ser um bom “quebra-gelo” para iniciar os encontros.
5. Registre as discussões e envie resumos
Para que nenhum detalhe a respeito dos pontos discutidos se perca, é importante manter algum tipo de registro da reunião.
Em encontros remotos, é possível usar aplicativos com inteligências artificiais capazes de transcrever as falas de uma reunião. Utilizá-las é relevante por permitir que todos prestem atenção à discussão e depois recebam o resumo das informações.
Para reuniões presenciais, as tradicionais atas podem ser a melhor solução. Contudo, uma pessoa será responsável pelas anotações, o que pode prejudicar seu foco no assunto. Uma boa saída é gravar a reunião e depois solicitar para algum aplicativo ou IA fazer a transcrição.
Após obter os registros, também é importante assegurar que todos os que estiveram presentes recebam o documento. Dessa forma, todos saberão os resultados do encontro e quais suas demandas relacionadas ao que foi discutido.
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