Como Reduzir Custos na Empresa: 10 dicas completas

Em vias de entender como reduzir custos na empresa, muitos gestores se deparam com alterações para as mais diversas áreas da empresa. Uma das maiores tendências para redução de custos nas companhias é a mudança do regime de trabalho e a adoção de uma nova modalidade no dia a dia corporativo — principalmente o trabalho híbrido.

Muitos empreendedores procuram caminhos e alternativas para reduzir os custos da empresa. Em geral, essa questão permeia a rotina empresarial, principalmente para os pequenos negócios que dependem de um capital limitado. Nestes casos, os gastos excessivos e, muitas vezes, em vão podem comprometer muitas ações da empresa.

Então, como reduzir custos na empresa? Há como diminuir os gastos e, ainda assim, crescer e se manter estável e sólido no cenário empresarial? Existem uma série de medidas e ações nas mais diversas instâncias e níveis que permitem que seu negócio economize cada vez mais.

Então, a fim de te auxiliar e acabar de vez com esta resposta, a getdesk preparou este conteúdo completo. Descubra como reduzir custos na empresa sem comprometer seu rendimento e mantendo seu crescimento. Boa leitura.

Custos e despesas da empresa

Antes de saber como reduzir, o primeiro passo é ter muito claro quais são os custos da empresa. Pode parecer algo simples e desnecessário, mas a compreensão do que são os custos auxilia o empreendedor a visualizar em quais pontos seus esforços devem se concentrar.

Existe uma diferença fundamental entre custos e despesas. As despesas dizem respeito aos gastos empreendidos na manutenção da empresa, de caráter mais geral e pouco relacionadas com a finalidade da companhia. Os custos, por sua vez, relacionam-se de forma direta com a atividade, seja a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço; são o investimento para a realização da atividade da empresa.

Dessa forma, os principais custos de uma empresa são:

• Compra de matéria-prima e materiais;
• Transporte;
• Salário dos funcionários;
• Comissões;
• Tributos referentes ao produto ou serviço;
• Softwares de gestão.

Por que a redução de custos é tão importante?

Por mais que muitos empreendedores sintam a necessidade reduzir os custos do negócio, você sabe o porquê planeja fazer isso? Em geral, as respostas mais comuns são as que visam economizar e aumentar o faturamento da empresa.

Contudo, ter o seu objetivo claro é fundamental para que você não tenha atitudes precipitadas e corte gastos que, no fim, eram extremamente necessários. Por isso, uma análise financeira é crucial agora.

A redução de custos, de fato, colabora para o aumento do lucro empresarial, mas também disponibiliza recurso para que você invista em outras áreas da empresa. Isto, por sua vez, aumenta a competitividade de sua empresa no mercado e te protege contra riscos e prejuízos futuros.

As vantagens são inúmeras:

• Flexibilidade financeira;
• Otimização de recursos capitais;
• Proteção e redução de riscos em crises econômicas;
• Aprimoramento do clima organizacional;
• Motivação aos funcionários e satisfação dos clientes;
• Investimento em novas tecnologias e expansão do negócio.

Sobretudo em empresas de pequeno porte, que ainda buscam se consolidar e crescer no mercado, a redução de custos é fundamental para a aplicação em outras áreas do negócio. Assim, além da margem de lucro superior, você pode converter este excedente em investimento estratégico na própria empresa.

10 boas práticas de como reduzir custos na empresa

Ao contrário do que muitos empreendedores podem pensar, a redução de gastos não significa cortá-los por completo. Reduzir custos requer uma análise estratégica e bem planejada, que avalia como cada um impacta a empresa e prioriza a manutenção e viabilidade de todas as atividades do negócio. Trata-se, portanto, de uma diminuição.

O corte de gastos, por sua vez, propõe uma ação sem muito planejamento e estudo, que apenas avalia a parte quantitativa — ou seja, os valores totais e finais, sem considerar os impactos daquele corte na empresa. Por isso, esta ação pode ser extremamente prejudicial aos empreendedores, colocando-os em risco e situação de vulnerabilidade.

Então, a fim de te auxiliar em como reduzir custos na empresa com eficiência, a getdesk preparou as melhores práticas. Confira:

1. Estude e entenda quais são os custos

O primeiro passo, e talvez o mais importante, é entender quais são os custos de sua empresa. Você conseguirá visualizar com mais clareza quais são os custos necessários para a ação, bem como quais são passíveis de redução.

A partir desse mapeamento geral, que inclui todos, você consegue definir quais são os custos estratégicos — ou seja, aqueles considerados uma vantagem competitiva para sua empresa, que agregam valor ao seu negócio. Exemplos clássicos são investimentos em tecnologia e até mesmo o marketing.

2. Busque diminuir os custos fixos

Os custos fixos, que consideram a manutenção e as contas, são indispensáveis, ainda que não estratégicos. Em geral, a primeira forma de reduzir estes custos é reduzir o consumo de água, energia e internet de seu ambiente de trabalho.

Mas como fazer isso? A melhor maneira de reduzir os gastos com a infraestrutura é diminuir o tamanho do escritório e, ainda, aderir ao regime de trabalho híbrido. Com a frequência e quantidade reduzida de colaboradores no escritório, este custo com certeza apresentará uma redução significativa.

3. Determine um orçamento para cada área e setor

Destinar uma verba determinada e certa para cada área ajuda a estabelecer um teto de gastos e, ainda, avaliar o cumprimento deste teto. Dessa maneira, você consegue analisar os custos de cada área e como elas se comportam com suas despesas próprias; bem como maneiras para reduzir, por metas e de um planejamento interno para cada setor.

Por isso, estabelecer e deixar os limites bem claros para cada equipe, sobretudo para os líderes, é fundamental para o bom funcionamento desta medida. Você demonstra consistência em sua cobrança e visa saber como as diversas áreas da empresa gastam as quantias destinadas.

4. Crie estratégias com os colaboradores

Com a limitação de verba para cada área, você pode envolver todos os profissionais no processo de redução de custos de maneira ativa. Dessa forma, estimula-se a participação e colaboração, de modo que os próprios colaboradores podem sugerir ideias e adotar medidas pessoais para economizar.

Afinal, quando seus trabalhadores compreendem suas ações e se sentem envolvidos pelas lideranças, a redução de custos se torna uma ação conjunta. Por isso, um canal de comunicação aberto, respeitoso e sincero é crucial.

5. Diminua a rotatividade das equipes

A renovação constante do quadro de funcionários traz gastos desnecessários e excessivos à empresa. Por isso, em vez de sempre buscar por novos talentos no mercado de trabalho, a capacitação dos colaboradores atuais se torna um grande investimento a longo prazo.

Você pode oferecer treinamentos que desenvolvem tanto o individual quanto o coletivo, integrando times e equipes e os deixando cada vez mais capazes e habilidosos para suas tarefas. Assim, evitam-se as contratações emergenciais e excessivas;

A admissão de profissionais qualificados auxilia no crescimento da empresa e na redução dos custos, visto que alinha estratégias, se preocupa com a reputação da empresa e, ainda, aumenta a produtividade a longo prazo.

Confira este conteúdo completo: Turnover: Saiba como calcular e diminuir as taxas de rotatividade.

6. Renegocie dívidas bancárias e com fornecedores

Renegociar as dívidas é uma ação de grande importância e impacto para a empresa, visto que tenta-se conseguir taxas de juros, prazos e condições mais vantajosas para o pagamento. Assim, você alivia o fluxo de caixa.

Primeiro, realize uma análise financeira interna e verifique quais dívidas continuam em aberto, seus prazos e seus valores totais. A partir delas, elabore argumentos e propostas, e não se esqueça de comparar as ofertas recebidas.

Em caso de novos acordos, não se esqueça de registrar todas as determinações a fim de evitar problemas e prejuízos futuros.

7. Estabeleça um orçamento mensal

Após entender quais os custos, separar os estratégicos dos fixos e estabelecer o teto de gastos de cada área e setor, você consegue determinar um orçamento mensal para sua empresa.

A partir desta ação, você tem mais claro a quantidade de dinheiro que entra e sai todos os meses — o fluxo de caixa — e entende se há ainda mais possibilidade e espaço para redução de custos.

Contudo, entenda que o orçamento é flexível. Existem imprevistos e ajustes necessários que impactam nessa determinação mensal. Então, não se preocupe.

8. Pratique a sustentabilidade financeira

A conscientização financeira na empresa incentiva práticas sustentáveis, que reduz custos a longo prazo e aprimora a cultura organizacional. Podem parecer ações simples, mas o ato de utilizar menos papel ou até mesmo substituir utensílios de plástico são ações que já mostram grandes impactos.

A sustentabilidade financeira procura o equilíbrio do orçamento da empresa, além de afastar os riscos de endividamento.

9. Invista em tecnologia

O investimento em novas tecnologias para sua empresa é um grande aliado para a redução de custos. Afinal, substituir processos manuais, lentos, que demandam um grande gasto de tempo e energia por soluções automatizadas traz diversas vantagens para a empresa.

Você reduz o trabalho e a ocorrência de erros — o que, por sua vez, diminui os prejuízos — e ainda tem economia e eficiência nas etapas. Desse modo, você não precisa de grandes esforços e muitas pessoas nos processos de gestão, além de reduzir a demanda por arquivos físicos.

10. Adote o modelo de trabalho híbrido

O modelo híbrido de trabalho é a grande tendência para o mercado de trabalho. Com vantagens significativas e plurais para as empresas e para os profissionais, o trabalho híbrido mostrou-se fundamental para a redução de custos dos negócios.

Afinal, os colaboradores apenas comparecem ao escritório durante um determinado período ou em dias estabelecidos, e prestam serviços remotamente em outros. Desse modo, você não precisa se preocupar com gastos exorbitantes com infraestrutura, alugueis caros e equipamentos para 100% da capacidade de trabalhadores, uma vez que os colaboradores comparecerão de maneira reduzida ao ambiente presencial da empresa.

Não apenas na redução de custos, o trabalho híbrido também possui impacto direto e positivo na produtividade dos colaboradores e na qualidade das tarefas executadas. Você promove um maior cuidado com o bem-estar e com a saúde do profissional, tornando-o mais apto para exercer atividades.

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Como reduzir custos na empresa com a getdesk

O modelo híbrido de trabalho é uma das principais recomendações de como reduzir custos na empresa. Mas para o regime híbrido tragar todas as vantagens e benefícios propostos, investir em uma plataforma de gestão de workspace é fundamental. 

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