Como manter a produtividade no trabalho híbrido?

Como manter a produtividade no trabalho híbrido? Afinal, conciliar presencial e home office ao mesmo tempo, não é uma tarefa tão simples. Em casa, a dinâmica é uma e no escritório, as coisas funcionam de um jeito bem diferente. Mas bastam algumas dicas para ser um profissional organizado e produtivo no cenário híbrido. 

No trabalho híbrido é possível aproveitar casa e escritório. Esse formato tem dado tão certo que o futuro do trabalho híbrido indica que esse regime não deve acabar tão cedo. Inclusive, pesquisas indicam que empresas preferem trabalho híbrido e colaboradores também parecem gostar.  

Porém, alguns profissionais podem encontrar impasses para manter a produtividade durante escalas presenciais e remotas. Indivíduos com dificuldades de organização ou que sofrem com falta de atenção, por exemplo, podem se sobrecarregar no trabalho híbrido. 

Então, como manter a produtividade em um modelo que só cresce? O blog da getdesk responde a essa pergunta no artigo a seguir. Separamos sete dicas simples para você ser mais produtivo no trabalho híbrido. Confira! 

1 – Crie uma rotina e ganhe mais produtividade no trabalho híbrido

Uma rotina não só auxilia em como manter a produtividade no home office, como também ajuda no modelo híbrido, evitando qualquer tipo de dor de cabeça, além de prevenir uma queda de produtividade. 

Então, antes de mais nada, comece criando o costume de acordar em determinado horário nos dias presenciais, de modo que isso não gere atrasos que não só atrapalham o dia, como também afetam a produtividade devido ao atraso e estresse. 

Agora, evite mudar essa dinâmica no home office. O descanso até pode ser maior, pois não há necessidade de se locomover ao escritório. Mas aproveite esse tempo livre para outras atividades da casa, como limpeza ou preparar a comida. Isso evita a quebra de rotina. Inclusive, nos dias de trabalho em casa, evite fazer coisas do lar durante o expediente, isso atrapalha a sua concentração e o tornar improdutivo. 

Em ambos os cenários, inclua o hábito de tirar pausas, seja para o descanso ou para se alimentar. Também defina uma hora para começar e terminar o dia de trabalho. E evite trabalhar fora do seu expediente e vice-versa. O intervalo auxilia na saúde mental e evita o burnout no trabalho híbrido, além de resultar em uma entrega de qualidade. 

Portanto, aproveite a autonomia que o trabalho híbrido oferece e faça um planejamento dos seus dias, esse cronograma pode ser mensal ou semanal. Veja mais detalhes abaixo.

2 – Divida as atividades conforme o ambiente de trabalho

Primeiramente, pare para estudar as suas demandas e pondere sobre o quão elas exigem de você. Será necessário mais silêncio? Você precisa da ajuda da sua equipe? Essas perguntas são importantes para você prever seu desempenho em casa e no escritório.

Se percebeu que uma tarefa exige muita concentração, por exemplo, o ideal é fazê-la em casa. Desenvolvimento de relatórios, preenchimento de planilhas e análise de dados, são exemplos de afazeres que podem ser realizados melhor nos dias remotos. 

Acontece que um ambiente com interrupções pode atrapalhar, e no escritório não dá para prever quando um colega vai nos chamar e também não é possível controlar interrupções como no home office. 

Por outro lado, algumas atividades são mais produtivas quando feitas em equipe. As reuniões, por exemplo, são bem melhores e muito mais efetivas quando feitas presencialmente. Então, se determinada tarefa exige a ajuda de alguém do time, seja para tirar uma dúvida ou de um comentário para prosseguir, opte por fazê-la fora de casa. 

Em seguida, é hora de distribuir as funções conforme o seu prazo e a escala híbrida. Tudo isso auxilia a produtividade no trabalho híbrido. No tópico a seguir, mostramos técnicas de produção para você praticar.

3 – Use técnicas de produção e gestão de trabalho híbrido

Após definir uma rotina e distribuir suas missões conforme o ambiente de trabalho, o próximo passa é colocar tempo para as suas atividades. Existem diversos meios e várias ferramentas para ajudar no trabalho híbrido que servem exatamente para isso (e que vão muito além de um calendário e uma lista de tarefas).  

A técnica Pomodoro é um dos melhores meios para você ser mais produtivo no modelo híbrido de trabalho. Esse método consiste em uma tática no qual você estipula tempo para uma demanda e se concentra somente sobre ela durante aquele horário. 

Por exemplo, se você estipulou que às 14h de uma segunda tira duas horas do dia para o preenchimento de uma planilha, serão duas horas totalmente dedicadas àquela atividade. Acredite, parece muito tempo em um só trabalho, só que quando há foco, a produtividade vai longe. 

O mesmo vale para as pausas: se você determinou uma hora de almoço em tal horário, nada de olhar para a tela de trabalho (muito menos caia na tentação de adiantar alguma tarefa rápida, como responder um e-mail, durante o descanso). 

Inclusive, o Pomodoro é tão eficaz que ele não funciona somente no ambiente de trabalho e ele pode ser um complemento para outras áreas do seu dia. Atividades do lar também podem ser inclusas nesse método, bem como outras tarefas, como estudar ou praticar exercícios.

Mas não para por aí. A próxima dica explica a importância do espaço híbrido.

4 – Cuide dos espaços híbridos de trabalho

Como manter a produtividade do trabalho híbrido também depende do espaço. O ambiente em casa é um e no escritório é outro. Essa mudança radical de cenário pode desfocar alguns profissionais que demoram a entender que a casa, na hora do expediente, se torna o espaço de trabalho. 

Para evitar esse tipo de ruído, crie um ambiente home office, de preferência, que seja parecido com suas estações de trabalho — pode ser próximo à janela para manter uma boa iluminação, ou em outro lugar que seja semelhante ao do serviço. 

Decorar a mesa com outros objetos de trabalho, como um bloco de notas, mural de anotações, entre outros, também pode ajudar a mente a entender que aquele espaço da casa exige uma dinâmica diferente. 

Porém, tenha uma atenção: escolha um local confortável e mais reservado. Saiba que o quarto não é um dos melhores lugares, pois esse é um espaço de descanso (então, trabalhar em deitado na cama, nem pensar). 

Esse tipo de cuidado também previne distrações externas, como o barulho da rua, o som dos vizinhos e o resto. Inclusive, uma dica valiosa é investir em fones de ouvido com isolamento de ruídos externos que podem ajudar a evitar barulhos dentro e fora do escritório. Continue a leitura para ver outra dica contra distrações.

5 – Evite distrações para manter a produtividade no trabalho híbrido

Baixa produtividade no trabalho híbrido também é sinal de muitas distrações ou interrupções, evite-as. Isso é fundamental para você manter a disciplina e também manter a sua rotina presencial e remota. Contudo, é importante reconhecer que nem sempre isso é possível. 

O escritório, por exemplo, pode oferecer uma infraestrutura completa para o trabalho. Mas a pausa para o café e conversar com outros profissionais também são distrações tentadoras do presencial. Não que seja proibido, mas é preciso ter cautela para que isso não se torne um problema. 

O mesmo acontece sozinho em casa e, nesse caso, o maior inimigo do profissional remoto é o smartphone. Então, deixe-o longe de você enquanto realiza suas tarefas. Se preferir, coloque o celular apenas para receber chamadas em caso de emergência. 

Em ambos os cenários, um planejamento de rotina pode ajudar. Então nada de montar um cronograma impossível. As metas devem ser realistas considerando possíveis pausas durante o trabalho, seja no escritório respondendo à dúvida de um colega, ou em casa, para receber alguma encomenda. 

6 – Seja resiliente e realista dentro e fora do escritório 

Se há algo no escritório que atrapalha a sua atividade, desistir e deixar para concluir em casa não será a solução (e vice-versa). Deixar alguma coisa para depois pode piorar a sua produtividade e ainda resulta no acúmulo de tarefas. 

Por exemplo, você planejou fazer certas demandas no escritório, mas não está conseguindo executar devido ao barulho. Então, decide terminar em casa por acreditar que o ambiente remoto será melhor para a sua concentração. Porém, isso não estava previsto e o que acontece é que você acumula tarefas e acaba fazendo hora extra, além de outras coisas fora do seu planejamento. 

Por isso, organizar uma rotina saudável e dividir as tarefas presenciais e remotas são tão importantes. Mas não é só isso. É preciso ter disciplina para respeitar seu próprio planejamento. Então tenha resiliência. 

Se você planejou o seu calendário realistamente, considerando outros fatores, como o trânsito e colegas do presencial ou quedas de energia e conexão do remoto, nem tudo estará perdido. Portanto, um segredo de como manter a produtividade no trabalho híbrido é pensar em todos os contratempos possíveis. 

7 – Use a tecnologia a seu favor para ganhar mais produtividade no trabalho 

Cronograma feito, tarefas divididas e ambientes organizado. Ainda não consegue se concentrar e muito menos usar a técnica Pomodoro? Fique tranquilo. Existem diversas plataformas que podem ajudar na organização e produtividade do trabalho híbrido. 

Mas antes de apresentá-las, entenda um conceito: o Mindfulness, ou “atenção plena”, em tradução livre. Esse termo consiste em manter o foco no presente, sem pensar em outras distrações, muito menos no passado ou no futuro. Questões como a próxima reunião, problemas de mais cedo, entre outros assuntos, devem ser esquecidos. O importante é focar no agora, ou seja, na atividade presente. 

Respire fundo e considere somente sua execução nessa tarefa. Uma coisa de cada vez e nada de fazer outras demandas ao mesmo tempo. Faça tudo isso com o apoio da técnica Pomodoro e com o auxílio de uma dessas ferramentas abaixo:

• Trello;
• Google Calendar;
• Todoist. 

Aproveite as vantagens do trabalho híbrido

É importante colocar todas essas dicas em prática, não só para ser mais produtivo, mas também para garantir mais qualidade de vida. Afinal, ser improdutivo também já causa muita frustração e estresse ao profissional — e esse não é o objetivo do trabalho híbrido, muito pelo contrário: esse modelo é repleto de vantagens, conheça eles:

• Tempo disponível: menos desgaste com o trânsito com certeza é o maior benefício dos dias remotos. O tempo livre pode ser usado no descanso ou com qualquer outra atividade prazerosa.
• Contato com a equipe: nem todo profissional se dá bem com o trabalho exclusivamente remoto. A falta de interação com as equipes do escritório pode impactar. Mas no híbrido isso não acontece e é possível aproveitar os dias em casa sem perder o contato com o time. 
• Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: e se o híbrido é flexível, melhor ainda. É possível planejar a vida da melhor forma possível, além de garantir mais liberdade para equilibrar esses dois cenários. Isso resulta em mais qualidade de vida e redução de estresse, bem como mais tempo de sobra para se divertir. 

Ferramenta de gestão de espaço que auxilia no trabalho híbrido

Por fim, não dá para negar que o trabalho híbrido oferece uma série de vantagens para todos: a empresa consegue reduzir custos clássicos, como locomoção, energia e conexão e de quebra ainda ganha mais engajamento a cultura corporativa, enquanto colaborador ganha mais autonomia e flexibilidade.

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
• Controle de ponto facial com geolocalização.
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
• Suporte via WhatsApp.

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