Nos últimos anos, as jornadas flexíveis se transformaram em uma tendência. No entanto, a mudança na rotina de trabalho envolve diversos desafios, levando muitos gestores a se questionarem como adaptar a empresa ao modelo híbrido de forma eficiente e evitando os possíveis obstáculos no decorrer do caminho.
Cada dia mais, rotinas flexíveis se tornaram o objetivo de muitos trabalhadores. Diversas pesquisas indicam que uma considerável parcela da população trocaria de emprego para trabalhar remotamente em parte da semana. Desse modo, aplicar a rotina híbrida colabora para a retenção de talentos, impactando diretamente na competitividade do negócio.
Além disso, o trabalho híbrido proporciona outras vantagens para a empresa, como redução de custos com manutenção e aluguel, diminuição da rotatividade e melhoria da produtividade.
No entanto, para alcançar esses benefícios, a transição para esse tipo de jornada deve ser um processo estratégico e que tenha como base a cultura da organização. Afinal, a flexibilidade deve favorecer a companhia e não atrapalhar seus fluxos de trabalho.
Então, para ajudar você e a sua equipe a entenderam como adaptar a empresa ao modelo híbrido, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo especial. Para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
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Qual o cenário do trabalho híbrido atualmente?
Muitos gestores têm dúvidas se devem investir no modelo híbrido por acharem que jornadas flexíveis deixaram de ser relevantes. No entanto, as rotinas adaptáveis seguem como uma tendência no mercado de trabalho.
Conforme levantamento organizado pela Sodexo, cerca de 54% das pessoas que responderam à pesquisa seguiam atuando de forma híbrida. Esse mesmo estudo indicou que, aproximadamente, 70% dos brasileiros estão satisfeitos com a escala alternada entre presencial e remoto.
Por outro lado, ao menos na América Latina, o modelo exclusivamente presencial caiu de 66%, no período pré-pandemia, para apenas 19%. Assim, a semana completa no escritório deixou de ser uma realidade para muitos trabalhadores.
E, mesmo, com grandes empresas exigindo o retorno integral ao escritório, muitos trabalhadores preferem rotinas mais flexíveis. Dessa forma, o híbrido segue relevante por conciliar os interesses dos gestores aos interesses dos colaboradores.
Quais os principais desafios na adaptação ao modelo híbrido?
Entender como adaptar a empresa ao modelo híbrido também significa compreender os desafios que esse tipo de mudança traz. Ao conhecer esses obstáculos, a transição se torna menos desafiadora e a companhia consegue aproveitar as vantagens do híbrido com mais eficiência.
Manter uma comunicação eficiente com todos os colaboradores é uma das principais dificuldades das companhias que optaram por rotinas alternadas entre presencial e remoto. Afinal, todos os colaboradores devem receber o mesmo nível de informação, para os projetos serem entregues com qualidade.
Outra questão frequente em organizações que optam pelo híbrido é a organização do escritório. Como os colaboradores não são obrigados a frequentarem o espaço de trabalho diariamente, é preciso realizar um controle da lotação do ambiente. Quando não há um acompanhamento efetivo da rotação do espaço, podem ocorrer conflitos, choques de horários e até mesmo a superlotação do ambiente.
A maior liberdade da rotina também pode ser um desafio para alguns funcionários, pois como não serão monitorados constantemente, isso pode afetar a produtividade. Afinal, eles podem priorizar demandas pessoais no lugar das tarefas laborais.
Por fim, mas não menos relevante, um dos pontos de atenção a adaptação do híbrido é o controle de ponto. O registro da jornada híbrida demanda uma solução eficiente, que possa ser utilizada tanto no escritório, quanto nos dias de atuação remota.
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Como você pode perceber, a adoção de uma rotina de trabalho flexível é repleta de desafios. Então, entender como adaptar a empresa ao modelo híbrido representa um aspecto essencial para conquistar os diversos benefícios desse tipo de jornada.
1. Estabeleça diretrizes
É essencial estabelecer diretrizes que expliquem como o modelo híbrido funcionará na empresa. Uma política bem definida evita confusões e organiza o ambiente de trabalho.
Isso significa comunicar quando e quais colaboradores devem frequentar o escritório.
Diversas grandes empresas adotam o híbrido de formas variadas. Então, estabeleça a rotina e avise aos funcionários.
Outra prática importante é definir aspectos como quantidade de horas a serem cumpridas e se existe a necessidade uma jornada fixa.
A depender do segmento de mercado e da área de atuação das equipes, o trabalho assíncrono irá funcionar. No entanto, para certos times, a colaboração em tempo real pode ser mais eficiente.
2. Invista em ferramentas para organizar o escritório
Um dos pilares do híbrido é a rotação da ocupação do escritório. Sendo assim, torna-se ainda mais necessário investir em ferramentas que ajudam a manter o ambiente de trabalho organizado.
Para tanto é necessário investir em ferramentas para a gestão dos espaços de trabalho.
Esses sistemas permitem aos funcionários reservarem estações de trabalho e salas de reunião antes de ir ao escritório e de forma online.
Então, quando existe a necessidade de ir até a empresa, eles acessam o aplicativo e solicitam a estação de trabalho mais adequada às suas necessidades naquela data.
Além disso, esse tipo de software facilita a reserva de salas de reunião, evitando conflitos de horários e favorecendo uma melhor dinâmica nos encontros presenciais, pois todos têm a certeza de que terão um local apropriado para esses eventos.
3. Use tecnologias colaborativas
Utilizar tecnologias colaborativas é um dos aspectos cruciais de como adaptar a empresa ao modelo híbrido.
Essas ferramentas permitem que os funcionários colaborem de qualquer lugar, mantendo o fluxo de trabalho e assegurando que todos estejam alinhados, mesmo quando estão em locais diferentes.
Além disso, essas ferramentas aumentam a produtividade dos membros, pois muitos desses recursos são voltados para a gestão de projetos. Com elas, as equipes conseguem organizar suas principais demandas, delegar funções, acompanhar o status das tarefas, entre outras funcionalidades.
Isso reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas e ajuda as lideranças a mapearem a produtividade de cada colaborador.
Outro motivo para o uso das tecnologias colaborativas no trabalho híbrido é a viabilidade das comunicações assíncronas. Assim, não é necessário que as mensagens sejam respondidas imediatamente, permitindo que os colaboradores consultem as informações quando necessário.
4. Comunicação assertiva
Para obter sucesso na implementação do formato híbrido é fundamental manter uma comunicação constante usando plataformas online.
Manter um fluxo de reuniões regulares, mesmo que virtuais, é um passo importante para manter os objetivos alinhados.
Além disso, ferramentas de gestão de projetos, como Notion e Trello, também colaboram para manter as demandas organizadas e facilitar a comunicação interna dos times.
Como adaptar a empresa ao modelo híbrido legalmente?
Além de ações estratégicas, as quais visam aprimorar a organização de equipes híbridas, também é essencial entender como adaptar a empresa ao modelo híbrido legalmente.
Afinal, a companhia precisa se adequar a Legislação sobre o regime híbrido para evitar possíveis problemas com a Justiça do Trabalho e ações trabalhistas.
Neste sentido, a organização precisa atentar-se ao que diz a Lei n.º 14.442. Responsável por estabelecer algumas regras para o estabelecimento da jornada flexível.
Ainda que essa norma não mencione o trabalho híbrido, alguns tópicos podem ser aplicados a esse tipo de jornada. Por exemplo, segundo a Lei, as empresas têm o direito de solicitar o retorno dos funcionários ao escritório. Porém, é necessário conceder um prazo mínimo de 15 dias para os colaboradores poderem se adaptar à nova rotina – o que também pode ser válido para o modelo híbrido.
Outro ponto fundamental é a revisão do contrato de trabalho. Para a transição ocorrer da forma correta, é necessário incluir um aditivo contratual para trabalho híbrido. Esse documento acrescenta cláusulas ao contrato original, estabelecendo o acordo entre empregador e empregado para a adoção da jornada híbrida.
Para saber em detalhes como fazer um aditivo de contrato híbrido, acesse este conteúdo.
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