A combinação entre dias de trabalho presencial e remoto já é uma realidade de muitas organizações brasileiras. Para que esse modelo de rotina funcione, o uso de tecnologias colaborativas para o trabalho híbrido se faz essencial. Afinal, esses recursos permitem que todos os colaboradores tenham as informações necessárias para realizarem suas tarefas, independente de onde estiverem.
Entender quais são as principais ferramentas que otimizam o trabalho híbrido também representa um ponto crucial no processo de implementação desse formato de trabalho. Afinal, esse tipo de jornada só é viável graças a existência dessas tecnologias.
Sendo assim, ao considerar o trabalho híbrido, é importante avaliar quais são as tecnologias colaborativas mais adequadas para cada tipo de companhia e compreender como se dá o funcionamento delas na rotina diária.
A fim de auxiliar você a entender quais são as principais tecnologias para o trabalho híbrido e de quais formas utilizá-las, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco e boa leitura.
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O que são tecnologias colaborativas?
As tecnologias colaborativas são sistemas de rede, geralmente em nuvem, que pretendem realizar, organizar e promover a troca de informações e o trabalho colaborativo nas empresas. Desse modo, ajudam a otimizar a comunicação entre as equipes.
Segundo o artigo da Professora de Comunicação Dr ª Ana Fachinelli:
“As tecnologias colaborativas fazem parte de uma infraestrutura adequada à construção de aplicações vinculadas à cooperação entre os colaboradores que compartilham a construção dos elementos, por meio de soluções colaborativas”
No mundo atual, é impensável que uma empresa funcione sem ao menos algum tipo de recursos tecnológico. Afinal, essas ferramentas promovem a comunicação e a interação. Sem elas, a resolução das tarefas se torna mais complexa e demorada, prejudicando o desempenho da organização.
Dessa forma, a presença dessas ferramentas já faz parte do cotidiano de grande parte das empresas ao redor do planeta, independente do modelo de trabalho adotado, seja presencial, híbrido ou remoto.
Porém, especialmente organizações que adotam modelos flexíveis, como o remoto e o híbrido, tendem a tirar mais vantagens desse tipo de tecnologia, já que seus colaboradores precisam estabelecer meios de troca de informações eficazes de forma online.
Por que usar tecnologias colaborativas para o trabalho híbrido?
A implementação do trabalho híbrido exige a colaboração entre os membros das equipes para conseguirem realizar seus projetos assertivamente. Para isso acontecer, as tecnologias colaborativas são fundamentais, visto que esses recursos ajudam a superar os desafios e aproveitar as oportunidades desse novo modelo de trabalho.
As tecnologias da informação e comunicação (TIC’S), como plataformas de mensagens instantâneas, videoconferência e compartilhamento de arquivos, permitem que os membros da equipe se comuniquem e colaborem em tempo real, onde estiverem. Isso é essencial para manter o fluxo de trabalho e garantir que todos estejam na mesma página, mesmo quando estão em ambientes diferentes.
Além desses aspectos, essas ferramentas auxiliam na produtividade dos membros. Já que, alguns desses recursos são voltados para gestão de projetos. Neles, os times conseguem organizar suas principais demandas.
Bem como, podem delegar funções a outros membros, acompanhar o status das tarefas, entre outras funcionalidades. Isso reduz o tempo empregado em tarefas repetitivas e ajuda a mapear a produtividade de cada colaborador.
Outro motivo crucial para o uso das tecnologias colaborativas no trabalho híbrido é a viabilidade das comunicações assíncronas. Com isso, não há a obrigação de que as mensagens sejam respondidas imediatamente. Ao mesmo tempo, em que os colaboradores conseguem consultar as informações quando precisam.
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6 tecnologias colaborativas para o trabalho híbrido
1. Slack
O Slack é um aplicativo e plataforma de mensagens voltado ao mundo corporativo. O principal objetivo é otimizar a conexão entre pessoas e as informações que elas necessitam para realizarem suas tarefas diárias.
Assim, ele consegue reunir equipes, mesmo que as pessoas estejam distantes, trazendo muitos ganhos para empresas híbridas por permitir que todos estejam por dentro das demandas, eventos e projetos da empresa de forma online.
Esse recurso também oferece apoio para comunicação assíncrona, pois as mensagens e conteúdo são organizados por meio de canais. Dessa forma, é possível consultar documentos, briefings, mensagens, etc., a qualquer momento e de qualquer lugar.
2. Microsoft Teams
O Microsoft Teams é um aplicativo da Microsoft que permite que as equipes permaneçam organizadas e informadas.
Além da possibilidade de troca de mensagens, com o Teams você também consegue setorizar as pessoas de acordo com suas equipes, otimizando a troca de informações e deixando-as centralizadas em um único espaço. Nesses canais, também é possível agendar e realizar videochamadas.
Outra funcionalidade do Microsoft Teams é a integração com o OneDrive, sistema da Microsoft que oferece o pacote com Word, Excel, Power Point, entre outros. Com isso, as suas equipes conseguem criar, produzir e compartilhar documentos de forma prática e sem ter que acessar outros recursos.
3. Google Drive
O Google Drive é a plataforma da Google que permite armazenar e compartilhar arquivos. Com ele, as pessoas da sua equipe podem criar, editar e compartilhar documentos, planilhas e formulários. Essa ferramenta viabiliza que todos os tenham acesso aos materiais ao mesmo tempo, além de possibilitar comentários e o acesso aos materiais offline.
Essa plataforma é fácil e intuitiva de ser utilizada e fornece o armazenamento de 15 GB gratuitamente. Além disso, as empresas também podem realizar assinatura de pacotes do Google.
4. Notion
O Notion é um aplicativo que se tornou muito popular entre empresas do mundo todo. Essa plataforma é um sistema de workspace que conta com funcionalidades primárias e também permite a personalização de itens, conforme a necessidade de cada da organização.
Esse recurso disponibiliza uma infinidade de possibilidades, desde a criação de calendários e textos, até a gestão completa de projetos. Com o Notion você pode criar espaços brancos e limpos para a criação de conteúdos, compartilhar imagens, delegar tarefas para cada membro da equipe, criar quadros no estilo kanban, entre muitas outras possibilidades.
5. Getdesk
O trabalho híbrido apresenta muitas vantagens e também alguns desafios, sendo os principais deles o controle de ponto e a organização das rotinas do escritório. Com a getdesk essas questões são superadas.
A getdesk é uma plataforma, que funciona via web e aplicativo, que permite realizar a reserva de posições de trabalho, como mesas e salas de reunião. Assim, os colaboradores podem escolher com a distância e com antecedência os espaços que precisarão usar em um determinado dia da semana. Por sua vez, isso impede a superlotação do escritório, já que o recurso permite visualizar os lugares ocupados e os lugares vazios.
Outra funcionalidade da getdesk é o registro de ponto de qualquer lugar, pois basta que os colaboradores acessem a plataforma e façam seu check-in e check-out. Além disso, esse formato é mais seguro, pois a confirmação ocorre por meio de reconhecimento facial.
A getdesk é a tecnologia fundamental para o trabalho híbrido
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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