Reserva e ponto para trabalho híbrido: como esse sistema funciona?

Proporcionar um ambiente de trabalho organizado no modelo híbrido ainda é um desafio para muitos gestores e empresas. Neste cenário, tecnologias de reserva e ponto para trabalho híbrido representam soluções fundamentais para companhias que buscam melhorar o cotidiano no escritório e facilitar processos burocráticos, como o controle da jornada. E com a ferramenta correta é possível alcançar esses objetivos e otimizar demandas cotidianas em uma rotina flexível.  

Ainda que o híbrido tenha trazido diversos benefícios, tanto para empregador quanto para o colaborador, esse formato tem seus obstáculos, por exemplo: Como garantir que todos tenham um espaço adequado nos dias presenciais? Como registrar a jornada de forma precisa, independentemente de onde o colaborador esteja? 

Essas questões exigem a adoção de novas estratégias para manter a produtividade e a organização do espaço de trabalho e a comodidade de todos os colaboradores. Neste contexto, a combinação de sistemas tecnológicos de registro de jornada e reserva de estações de trabalho facilita o dia a dia e impacta positivamente na cultura organizacional.  

Além isso, a automação desses processos ajuda a evitar problemas comuns, como escritórios superlotados ou, ao contrário, espaços subutilizados. Isso não só melhora a experiência no ambiente de trabalho, mas também permite uma gestão mais eficiente, baseada em dados reais sobre a ocupação e o uso do espaço. 

Com objetivo de auxiliar você a entender como funciona um sistema de reserva e ponto para trabalho híbrido, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura. 

Como funciona o controle de ponto no trabalho híbrido? 

No Brasil, o controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores. Dessa forma, até em rotinas flexíveis, como a jornada híbrida, esse processo segue mandatório, mesmo em dias de atuação fora do escritório.  

Assim, muitos gestores e profissionais de diversas áreas ficam em dúvida a respeito de como realizar o registro da jornada, sendo que os trabalhadores alternam entre trabalho presencial e remoto. Nestes casos, para o registro acontecer corretamente, é preciso investir em soluções de ponto digitais.  

Em um sistema de registro online, os colaboradores conseguem realizar suas marcações via computador ou celular. Desse modo, eles acessam a respectiva plataforma e fazem seu check-in em poucos segundos.  

A validação desses registros pode ocorrer por diversos métodos, como: 

• Reconhecimento facial;  
• Geolocalização; 
• QR code;  
• Biometria;  
• Senha personalizada, etc.  

Com isso, também há maior segurança nos apontamentos, pois em sistemas como reconhecimento facial e biometria, somente o colaborador consegue validar seu registro, consequentemente, ajuda a evitar que outras pessoas realizem o apontamento de horas no lugar do funcionário.

Por que fazer reserva de espaço de trabalho na jornada híbrida? 

Além do registro da carga horário, outro processo essencial em uma rotina híbrida é a reserva de espaços de trabalho. 

Ao contar com um sistema automatizado que permite aos colaboradores solicitarem com antecedência um espaço no escritório, o cotidiano em companhias híbridas se torna mais eficiente.  

Uma das razões para isso é que, com reservas antecipadas, os colaboradores conseguem planejar com maior assertividade a sua rotina no escritório. Como conseguem visualizar a ocupação em seu dia de presencial, podem escolher locais mais adequados para os seus objetivos.  

Aliás, isso colabora diretamente na produtividade no trabalho presencial, já que eles conseguem chegar e já iniciar suas demandas, ao invés de procurar um espaço livre.  

Outro fator relevante é a redução de custos. Ao adotar um sistema de reserva de mesas, a companhia consegue gerenciar com maior efetividade a ocupação do escritório, com isso, pode prever custos como gastos com limpeza, contas como eletricidade e água, etc.  

Esse aspecto também contribui para tornar a empresa mais sustentável, porque o híbrido reduz a ocupação diária dos espaços, há menos consumo de água, eletricidade e outros recursos.  

Por fim, mas não menos relevante, contar com uma ferramenta de reserva de estação de trabalho torna o escritório organizado, proporcionando uma rotina mais tranquila, pois há a redução de conflitos pela disputa de uma estação de trabalho.

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Como funciona um sistema de reserva e ponto para trabalho híbrido? 

Um sistema de reserva de estações de trabalho funciona mapeando o layout do escritório da empresa. Durante a implementação da plataforma, a organização fornece a planta do ambiente e outros detalhes sobre o espaço físico.  

A partir dessas informações, o software cria um banco de dados com todas as posições disponíveis. Por sua vez, isso viabiliza que os funcionários visualizem o escritório e escolham onde desejam trabalhar em determinada data. 

Por meio dessa solução, os colaboradores conseguem verificar antecipadamente quais áreas estão ocupadas e quais estão livres, otimizando o planejamento da ida ao escritório. E com todas as reservas visíveis no sistema, fica mais fácil organizar reuniões presenciais e momentos de colaboração com líderes e equipes. 

Com um sistema de reserva e ponto para o trabalho híbrido, os profissionais também realizam a sua marcação de horas na plataforma.  

Na getdesk, por exemplo, o registro é validado via reconhecimento facial. Então, além de reservar uma estação de trabalho, os funcionários podem registrar a presença no escritório com segurança e praticidade. Sendo assim, essa funcionalidade traz mais transparência para a gestão do time, garantindo que as informações sobre jornada e presença estejam sempre atualizadas e acessíveis para o RH. 

Por que usar uma solução de ponto e reservas unificada? 

Um software que combina controle de ponto e reserva de estações de trabalho é uma solução completa para empresas que adotam o modelo híbrido.  

A sua principal vantagem está em centralizar tudo em um único sistema, o que reduz custos e otimiza a operação do ambiente de trabalho.  

Essa integração também facilita a organização das informações. O RH tem acesso rápido e preciso às jornadas de trabalho e à ocupação dos espaços no escritório, sem precisar buscar e cruzar dados de diferentes plataformas. Isso torna a gestão mais ágil e evita erros no controle de presenças. 

Os colaboradores também ganham mais praticidade. Em um único aplicativo, conseguem registrar o ponto e reservar mesas ou salas de reunião sem burocracia. Dessa forma, um sistema unificado torna os acessos mais práticos e evita que os colaboradores tenham que aprender sobre diversas plataformas.  

Portanto, uma plataforma unificada de reserva e ponto para o trabalho híbrido favorece toda a companhia, otimiza o tempo investido no registro de ponto e ajuda a melhorar a organização do escritório.  

Qual a melhor plataforma de reserva e ponto para trabalho híbrido? 

A getdesk é a solução ideal para empresas que adotam o modelo híbrido e buscam mais organização na gestão do espaço de trabalho.  

Com um sistema intuitivo disponível em versão web e mobile, os colaboradores podem reservar uma estação de trabalho remotamente, garantindo que tenham um local disponível nos dias presenciais. 

Ademais, a plataforma oferece mais autonomia para os funcionários. Em poucos cliques, eles conseguem escolher onde irão trabalhar e visualizar quais colegas estarão no escritório no mesmo dia. O que permite um planejamento mais estratégico da jornada presencial, favorecendo a colaboração e aumentando a produtividade. 

Para o empregador, a getdesk simplifica a gestão do espaço e do fluxo de pessoas no escritório. Com uma visão clara da ocupação, fica mais fácil otimizar os investimentos em infraestrutura, evitando gastos desnecessários.  

Além disso, como os próprios colaboradores escolhem seus assentos, a equipe de RH ou facilities não precisa gerenciar manualmente as rotações no escritório. 

Outro grande diferencial da plataforma é o controle de ponto integrado, que pode ser feito por reconhecimento facial e geolocalização.  

Assim, além de reservar a mesa, o colaborador registra a presença no escritório de forma segura e automatizada, garantindo mais transparência na gestão da jornada de trabalho. 

Conte com a getdesk para implementar reserva e ponto para trabalho híbrido 

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.  

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:  

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.  
• Controle de ponto facial com geolocalização.  
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.  
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.  
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.  
• Suporte via WhatsApp.  

Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.  

Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.