Entender como organizar um escritório para equipes híbridas ainda é um desafio para muitas empresas que adotam esse tipo de jornada. Isso porque o escritório híbrido deve favorecer a colaboração entre trabalhadores que atuam presencialmente e aqueles que atuam remotamente. Neste cenário, as tecnologias colaborativas se tornam essenciais, além de claro, a adoção de estratégias criativas que incluem todos na rotina da companhia.
Ao adotar o modelo híbrido, a companhia não deve apenas modificar a jornada, mas todo o ambiente de trabalho. Afinal, o espaço deve aproximar quem está distante daqueles que frequentam o escritório, a fim de evitar conflitos e falhas de comunicação.
Sendo assim, além de confortável e acolhedor, o ambiente deve oferecer ferramentas necessárias para os profissionais poderem realizar suas demandas, ao mesmo tempo em que conseguem se comunicar assertivamente com colegas que estão atuando à distância.
Então, como você pode perceber, saber como organizar um escritório para equipes híbridas é um processo complexo, que demanda atenção a diversos detalhes. Mas, para ajudar você e a sua empresa a adaptarem o espaço de trabalho para uma jornada flexível, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
Acesso rápido
O que é um escritório híbrido?
O escritório híbrido é o espaço de trabalho destinado a comportar a rotina flexível que se divide entre presencial e remoto. Sendo assim, ele deve favorecer tanto os colaboradores que têm disponibilidade para frequentar o ambiente físico quanto aqueles que atuarão remotamente.
As regras para o funcionamento da jornada híbrida dependem de cada modelo de negócio. Cada empresa que adota o híbrido pode se organizar de uma maneira. Logo, o escritório híbrido também pode ser organizado da forma mais adequada para cada companhia.
No cenário brasileiro, a jornada híbrida mais popular é a com dois dias no escritório e três dias remoto. Porém, existem outras maneiras de ajustar esse tipo de rotina, algumas companhias preferem fazer semanas contínuas de presencial e alternar com semanas remotas.
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O que é preciso para montar um escritório para equipes híbridas?
A popularização de novas dinâmicas de trabalho demandou mudanças significativas na rotina das empresas. O que por consequência impactou diretamente a organização dos escritórios.
Sendo assim, elementos que antes eram considerados diferenciais, por exemplo, salas de reunião híbridas (que contam com equipamentos para videoconferência, etc.), ambientes compartilhados e estações de trabalho confortáveis, passaram a ser considerados o mínimo.
Neste contexto, o escritório deve ser projetado visando integrar tanto os profissionais presentes na empresa quanto os que estão atuando remotamente. Porque, é preciso garantir que todos, independentemente de onde estejam, tenham uma experiência de trabalho eficiente e confortável, com acesso às mesmas informações e orientações.
Dessa forma, para um escritório híbrido ser eficiente, ele deve oferecer:
- Tecnologias colaborativas para reuniões híbridas, que facilitem a comunicação entre todos;
- Flexibilidade, autonomia e comodidade, para os colaboradores escolherem como e onde trabalhar da melhor forma;
- Ambientes híbridos, que ofereçam tanto espaços e salas individuais quanto compartilhados, adaptando-se às diferentes necessidades do time;
- Decoração imersiva, que favoreça o bem-estar e a produtividade de todos os colaboradores;
- Ferramentas para gestão do ambiente flexível, garantindo que todos os recursos sejam utilizados de forma eficiente;
- Equipamentos de boa qualidade que permitam interações e híbridas e a realização das demandas de todos os colaboradores com a mesma qualidade.
O que considerar ao organizar um escritório híbrido?
Para criar um ambiente de trabalho híbrido eficiente, é fundamental investir em tecnologia que minimize os ruídos de comunicação e facilite o trabalho em equipe, mesmo, entre os colaboradores presenciais e remotos.
Além de garantir o uso de ferramentas colaborativas, é essencial que as salas de reuniões sejam tecnológicas, para favorecer reuniões híbridas. Isso garante que todos possam compartilhar informações de maneira objetiva e assertiva.
Ao planejar a infraestrutura do escritório híbrido, algumas tecnologias são indispensáveis para garantir a qualidade do trabalho, as principais delas são:
- Wi-Fi de alta qualidade;
- Smart TV, para facilitar a conexão e visualização dos colaboradores remotos;
- Caixa de som Bluetooth, garantindo que o áudio da reunião seja claro e acessível a todos;
- Microfone de alcance adequado para captar bem as falas, independentemente da posição na sala;
- Mesa principal com tomadas inteligentes, entradas USB e HUB, permitindo que todos os dispositivos sejam conectados facilmente.
Como organizar um escritório para equipes híbridas?
Entender como organizar um escritório para equipes híbridas ainda é um desafio para muitas empresas, já que esse formato de trabalho, embora crescente, representa uma novidade.
Dessa forma, estruturar um espaço que favoreça a flexibilidade e a interação pode gerar dúvidas. Porém, com a adoção das estratégias certas, se torna possível criar um ambiente acolhedor para todos.
A seguir listamos algumas das principais dicas que podem favorecer o ambiente de trabalho híbrido.
Ofereça autonomia e conforto
Autonomia e conforto são essenciais, tanto no escritório híbrido quanto no presencial total. Além disso, as empresas também precisam oferecer um ambiente colaborativo e flexível, que permita aos colaboradores escolher onde e como trabalhar.
Nesse sentido, organizar estações personalizadas, como sofás e poltronas, podem ser excelentes para promover o conforto e a integração dos colaboradores. Além disso, também é importante manter salas de reuniões compartilhadas e salas individuais, para contemplar as necessidades de todos.
Também é crucial promover um ambiente que favoreça a troca de ideias e reforce a cultura empresarial. Porque isso representa uma maneira de engajar ainda mais os colaboradores e estimular novas ideias, favorecendo a atração e retenção de talentos.
Diversifique os ambientes
Com a volta do modelo presencial, muitos profissionais perceberam que, para se concentrar, precisam de um ambiente mais silencioso. Por isso, criar áreas privadas, como cabines individuais, é uma boa estratégia.
Contar algumas salas para uma pessoa é importante tanto para favorecer a concentração e o foco, quanto para a realização de reuniões individuais. Além disso, esse tipo de ambiente também oferece maior privacidade, algo que muitos profissionais valorizam.
Por outro lado, o escritório não precisa ser totalmente separado. Hoje em dia, grande parte das empresas investe em mesas compartilhadas, sem divisórias. Essa organização é ideal para trocas rápidas de ideias, incentivam a colaboração entre os membros da equipe e colegas de outros times.
Invista na decoração
Muitas empresas negligenciam a decoração do escritório. Entretanto, esse elemento desempenha um papel importante para criar um ambiente motivador e colabora para disseminar a cultura da empresa.
Assim, exibir elementos que retratam conquistas, como prêmios, certificados e até mesmo fotos dos colaboradores, são ótimas formas de decorar o escritório. Isso também oferece um toque mais personalizado e demonstra o sucesso da organização.
Foque no bem-estar dos colaboradores
Fomentar o bem-estar também representa um elemento importante em como organizar um escritório para equipes híbridas. Afinal, em um ambiente confortável, a tendência é que os colaboradores sejam mais produtivos.
Nesse sentido, criar espaços de descompressão, com sofás e pufes, e até mesmo itens que permitam momentos de descontração e desconexão, são importantes para aliviar o estresse.
Outra forma de diminuir a tensão no ambiente de trabalho é adicionar atividades como Quick Massage (massagens rápidas). Isso reduz a tensão física e colabora para a saúde mental.
Ferramentas para reserva de estação de trabalho e salas de reunião
O modelo híbrido consiste em uma rotação no espaço físico, então, não são todos os trabalhadores que estarão no escritório diariamente. No entanto, quando não existe um método para o controle da ocupação dos espaços, alguns problemas, como a superlotação, podem ocorrer.
Para evitar que isso aconteça, é importante investir em uma plataforma para a reserva de estação de trabalho e salas de reunião. Por meio dela, os colaboradores podem solicitar antecipadamente uma mesa ou sala, no dia em que precisarem ir ao escritório. Com isso, basta que ele chegue e inicie suas tarefas.
Além de maior praticidade, esse tipo de solução ajuda a organizar um escritório para equipes híbridas por cada colaborador ficar responsável por realizar seu agendamento. Isso otimiza a rotina de outras equipes e evita que uma pessoa tenha que controlar as presenças no escritório.
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- Controle de ponto facial com geolocalização.
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