Como montar um escritório no trabalho híbrido? Descubra aqui!

Como montar um escritório no trabalho híbrido e oferecer a melhor experiência ao colaborador? Essa é uma dúvida comum entre os gestores, que buscam adequar o espaço de trabalho. Afinal, o cenário corporativo não para de inovar. Os ambientes também devem ser transformados e repletos de recursos tecnológicos — tudo para o híbrido ser um sucesso. 

Primeiramente, o modelo híbrido de trabalho é uma tendência que veio para ficar e, cada vez mais, empresas estão aderindo a esse formato que reúne o presencial com o remoto. Mas esse modelo não envolve só uma mudança nas escalas de trabalho na empresa (e fora dela), e o híbrido também trouxe transformações no espaço de trabalho.

Em outras palavras, o ambiente deve trazer proximidade entre quem está em casa àqueles que estão no escritório. Além disso, outro detalhe percebido recentemente, é que quanto mais confortável é o espaço do escritório, maiores são as chances do profissional produzir e ter mais poder criativo, bem como novas ideias. 

Toda essa perspectiva de produção foi percebida após a flexibilidade e conforto do trabalho remoto. Desde então, com o retorno ao presencial, o objetivo de grandes empresas é oferecer a mesma comodidade de casa para o colaborador. Mas como oferecer essa experiência? Aparentemente, ambientes flexíveis e personalizados são alguns dos segredos para um escritório híbrido de sucesso. 

Para te ajudar a organizar esse novo formato de ambiente de trabalho, nós, da getdesk, preparamos este artigo. Então, siga conosco até o final.

Tudo para montar um escritório no trabalho híbrido 

A princípio, o espaço de trabalho tradicional é composto de uma área aberta com divisões separando as estações de serviço das salas de reuniões e outros ambientes, como a copa e os banheiros. Além disso, é comum a entrada contar com um agradável serviço de recepção. 

Porém, com as novas formas de se relacionar com o ambiente de trabalho, tudo isso se tornou o básico em uma planta de escritório atual. Ademais desses elementos, tecnologia, flexibilidade e comodidade também se tornaram prioridades.

Dessa forma, o escopo de como montar um escritório no trabalho híbrido deve ter recursos tecnológicos para reunir profissionais na empresa àqueles que estão em casa, mas sem deixar de lado o conforto dos indivíduos presenciais — que devem ter acesso ao mesmo aconchego do modelo remoto. Para isso, o escritório híbrido deve ter:

• Tecnologia para reunião híbrida;
• Flexibilidade, autonomia e comodidade;
• Ambientes híbridos privados e compartilhados;
• Decoração imersiva;
• Espaço de descompressão e conveniência;
• Ferramenta para gestão do ambiente flexível. 

Reunião híbrida e as novas tecnologias no ambiente de trabalho

Em primeiro lugar, o escritório híbrido deve considerar o máximo de recursos tecnológicos para evitar ruídos de comunicação entre os profissionais presenciais e remotos. Além de investir em tecnologias colaborativas, as salas de reuniões devem ser digitais para a troca de informações ser recíproca e favorecer todos os colaboradores.

Assim, para fazer com que todos recebam a mesma informação, o escopo de como montar um escritório no trabalho híbrido deve contar com as seguintes tecnologias para as reuniões:

• Wi-Fi;
• Smart TV com conexão para apresentação dos colaboradores remotos;
• Caixa de som com Bluetooth para transmissão sonora da reunião;
• Microfone compartilhado e de bom alcance sonoro;
• Mesa principal com tomada inteligente e entradas HUB e USB.

Porém, esses recursos não devem estar restritos a sala de reunião. Sistemas de assistente virtual acoplados aos demais ambientes podem facilitar a rotina de trabalho híbrida. Instalações com reconhecimento facial para abertura de portas e dispositivos inteligentes para controle de ambiente (apagar e acender luzes, controlar temperatura do ar condicionado e por aí vai), são alguns exemplos de tecnologias que oferecem mais praticidade. 

Como montar um escritório no trabalho híbrido?

Descobrir como montar um escritório no trabalho híbrido ainda é um desafio para muitas empresas. Afinal, esse formato de trabalho ainda é relativamente novo, se compararmos ao formato presencial tradicional.

Sendo assim, entender como organizar um espaço de trabalho que favorece a flexibilidade também é uma novidade e dúvidas podem surgir no decorrer do caminho.

Então, para facilitar esse processo, listamos algumas dicas que ajudarão você a organizar um escritório híbrido. Acompanhe.

Ofereça autonomia e comodidade

O mundo corporativo não para de se transformar. Nos últimos anos ele sofreu grandes transformações e várias dessas mudanças vieram para melhor. O modo de se relacionar com os espaços de trabalho também mudou.

Atualmente, se uma empresa quer estar por dentro dessas tendências, ela deve oferecer um ambiente com muito mais que uma estação de trabalho para o colaborador. O espaço de trabalho colaborativo, por exemplo, conta com uma experiência que vai muito além de um escritório comum. 

Nesse cenário, é interessante a empresa investir em meios de fortalecer as trocas entre seus profissionais. Esse detalhe pode resultar em novas ideias, bem como objetivos cada vez mais sólidos. Sem contar que o engajamento à cultura empresarial ganha ainda mais força quando o espaço atende às necessidades das equipes.

Portanto, esqueça o tradicional. Ofereça independência e mutabilidade aos colaboradores. O profissional deve ter a flexibilidade para escolher onde trabalhar — igual em casa. Estações de trabalho personalizadas, com sofás e poltronas, são medidas interessantes que vão reunir todos os profissionais e garantir uma experiência completa.

Diversifique ambientes compartilhados e privados

Com a volta do modelo presencial, alguns profissionais descobriram que trabalham melhor em silêncio. Afinal, existem atividades que exigem concentração total e uma estação de trabalho com outros profissionais por perto pode atrapalhar. Então, para não perder a privacidade do remoto e evitar o desvio de foco, considere cabines individuais no escritório.

As cabines no ambiente de trabalho também são aliadas de reuniões entre dois indivíduos que estão presenciais e que não precisam de uma enorme sala de reunião para dialogar. Essas pequenas salas também são a solução para encontros virtuais entre um profissional do escritório com clientes que estão lá fora (afinal, é um tanto quanto inconveniente uma reunião com outras pessoas ao fundo, não é mesmo?). 

Por outro lado, nem tudo deve ser silencioso. Espaços com mesas compartilhadas também são uma ótima opção para trocas rápidas de ideias, além de facilitar a interação entre os profissionais. 

Invista na decoração

Quando pensamos em como montar um escritório no trabalho híbrido, a decoração costuma ser o último assunto. Pode não parecer, mas a estética do escritório também é importante e complementa essa experiência de conforto. Essa também é uma oportunidade para investir na identidade visual da empresa, além de fazer com que tudo seja mais imersivo.

E não é necessário tanto investimento: prêmios e certificados conquistados pela empresa, por exemplo, são ótimos arranjos para apresentação que vão conquistar clientes e parceiros durante uma visita. Novos colaboradores também vão aprovar esse cenário durante a integração. 

Plantas reais ou artificiais também são uma boa ideia e a ciência aprova: segundo uma pesquisa da Science Advances, o contato com a natureza no ambiente de trabalho traz uma série de benefícios para os profissionais, como mais saúde mental e física e o aumento de senso de união ao próximo. Ou seja, vantagens que evitam novos casos de burnout no trabalho híbrido.

Ambientes de descompressão

De antemão, pode parecer besteira, mas deixar o bem-estar dos colaboradores para trás só resulta em prejuízos, como baixa de produtividade, má qualidade nas entregas e o pior: a perda de talentos e aumento de rotatividade na empresa. 

Então, a famosa sala de descompressão não deve ser deixada de lado. Um espaço confortável e bem decorado ajuda a aliviar o estresse, garante a satisfação das equipes e ainda aumenta a criatividade dos profissionais. O Quick Massage (ou massagem rápida) também é um ótimo complemento.  

Outra novidade no espaço de trabalho são os minimercados automatizados. Geralmente, essa conveniência é mais comum em grandes condomínios, pois seu objetivo é facilitar a vida das pessoas sem sair de casa. Porém, algumas empresas estão aderindo aos pequenos mercados no escritório para agilizar a vida dos profissionais, garantindo economia de tempo e evitando saídas do escritório. 

Lembre-se de quem atua remotamente

O ambiente de trabalho híbrido deve ser confortável tanto para quem está no escritório, quanto para os colaboradores que atuam remotamente.  

Na prática, isso quer dizer que o ambiente também deve estar preparado para fornecer uma boa experiência de trabalho a todos.  

Uma boa estratégia é posicionar câmeras em locais adequados, como salas de reunião, e investir em bons equipamentos de áudio. Esses acessórios colaboram na qualidade das reuniões híbridas e permitem que os colaboradores que estão a distância, possam participar ativamente da tomada de decisões.  

Ferramenta de gestão de espaço para escritório no trabalho híbrido

Como montar um escritório é um tema importante, mas como gerenciar esse espaço é tão importante quanto. Com o aumento de espaços flexíveis, é essencial monitorar a disponibilidade dos ambientes de trabalho.

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
• Controle de ponto facial com geolocalização.
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
• Suporte via WhatsApp.

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