Como fazer o controle de ponto por geolocalização?

Entender como fazer o controle de ponto por geolocalização traz diversos benefícios para empresas dos mais diversos segmentos e modelos de trabalho. Afinal, esse sistema confere confiabilidade e segurança aos registros e faz com que a empresa se enquadre na obrigação legal de realizar a marcação da jornada em estabelecimentos com mais de 20 funcionários.  

A implementação desse tipo de ferramenta colabora também para automatizar processos de RH, como fechamento da folha de ponto e acompanhamento da jornada. Além disso, torna o registro de ponto, em si, mais rápido e prático, evitando problemas como o esquecimento da marcação. 

Contudo, para que a empresa obtenha sucesso com esse tipo de solução, é preciso prestar atenção as normativas legais, como as Leis Trabalhistas e a LGDP, uma vez que lida diretamente com uma informação confidencial – no caso, a localização dos colaboradores.  

A fim de te auxiliar a entender como fazer o controle de ponto por geolocalização, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre esse tema, siga conosco até o final e boa leitura.  

O que é geolocalização?  

A geolocalização é a tecnologia capaz de indicar o local onde um determinado objeto está. Isso ocorre por meio da indicação via satélite de coordenadas geográficas, por meio de sinais de Wi-Fi, radiofrequência, GPS e A-GPS.  

Ainda que você não perceba, cotidianamente, a geolocalização faz parte da sua rotina. Serviços de transporte por aplicativos, como Uber, Waze, 99 táxis, entre outros, usam essa tecnologia. Vale também para soluções de práticas esportivas, como ferramentas que contabilizam passos ou quantidade de quilômetros percorridos.  

O que é o controle de ponto por geolocalização?  

O controle de ponto com geolocalização é uma forma de gestão da jornada de trabalho que se baseia na identificação geográfica do colaborador. Os softwares que empregam essa tecnologia usam a posição geográfica do profissional para validar a carga horária.  

Alguns métodos usados nessa verificação são: 

• GPS e A-GPS;   
• Rede wi-fi ou wireless;  
• Telefonia móvel;   
• Endereço de IP;   

Como funciona o controle de ponto por geolocalização?  

Para entender como fazer o controle de ponto por geolocalização precisamos, primeiro, compreender como essa tecnologia funciona. 

Esse método de controle ocorre com base na identificação da localização do colaborador utilizando seu celular ou computador. Basta que o profissional instale ou acesse o sistema e ative a sua localização. A partir disso, o empregador já consegue acompanhar a localização em tempo real.  

Existe também a possibilidade da delimitação de uma cerca virtual, ou seja, um perímetro em que as marcações são válidas. Caso o registro seja feito fora do limite estabelecido, o empregador é notificado e os registros são invalidados pela plataforma.  

Esse método confere maior segurança e confiabilidade nas informações, pois dificulta que o colaborador consiga fraudar o registro.  

O sistema em questão é funcional para empresas cujo funcionários realizam atividades externas. Com a delimitação de área, garante que o colaborador realmente estará no lugar designado naquele determinado dia.  

Além disso, favorece o controle de ponto no trabalho híbrido. Afinal, as empresas delimitam os dias de presencial e o local no qual o colaborador pode realizar seu registro.

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O controle de ponto por geolocalização é legal? 

O controle de ponto por geolocalização é representa um avanço no que diz respeito as aos métodos de apontamento da jornada de trabalho. Mas, para adotá-lo é preciso entender o que diz a Legislação sobre esse tipo de ferramenta.  

No contexto brasileiro, os sistemas de ponto eletrônico foram regulamentados recentemente pela Portaria 671 do MTP, de novembro de 2021. Essa norma foi a responsável por incluir novos métodos para o controle da carga horária e inserir exigências para emissão do comprovante.  

Com a vigência da Portaria, passaram a existir três classificações para a marcação da jornada. Assim, a lei estabelece as seguintes categorias de controle de ponto eletrônico:  

• REP-C (registro de ponto convencional): são os aparelhos tradicionais, como relógio de ponto, catracas e totens de validação; 
• REP-A (registro de ponto alternativo): engloba os sistemas de equipamento e programas usados para o registro de ponto, como softwares e plataformas que podem ser acessadas via mobile ou computador;  
• REP-P (registro de ponto via programa): representa os sistemas digitais para marcação que também permitem o acesso e o tratamentos dos registros. 

Por ser um método de registro utilizado a partir da localização, obtida por meio de celular ou computador, esse método de validação se encaixa nas categorias REP-A e REP-A.  

Portanto, o controle de ponto por geolocalização é legal e pode ser usado pelas empresas. 

Como fazer o controle de ponto por geolocalização respeitando a LGPD?  

Quando o assunto são os sistemas de ponto que acessam dados sensíveis dos colaboradores, é preciso também entender como manter tais informações seguras, tanto pela própria segurança da empresa e seus colaboradores, quanto para respeitar e seguir o que prevê a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

A LGDP tem como objetivo proteger as informações pessoais das pessoas por meio de normas específicas. E, as relações trabalhistas também devem seguir essas regras, afinal, o departamento de gestão lida diretamente com informações privadas como nome, número de documentos, endereço, número de telefone, entre outros. Essas informações precisam de sigilo e segurança. Com a geolocalização dos colaboradores, vale a mesma regra.  

 Conforme o art. 6º da LGPD temos as seguintes informações:  

“Art. 6º As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios: 

I – finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades; 

(…)  

III – necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados; 

IV – livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais; 

 (…) 

VI – transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial; 

VII – segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão; 

VIII – prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais; 

 (…) 

Nesse sentido, se considera que determinadas informações sobre os colaboradores são necessárias para o andamento de determinados processos dentro da empresa. Ou seja, tem propósitos específicos.  

Desse modo, o acesso aos dados, como a geolocalização pode acontecer desde que a organização respeite a privacidade dos colaboradores, assegure a segurança das informações e que todos os funcionários estejam de acordo em fornecer os dados ao RH.  

Ao seguir esses critérios, o uso do controle de ponto via geolocalização pode ser realizado e a empresa não tem prejuízos por infringir as normas de segurança de dados, nem a legislação trabalhista.  

Como fazer o controle de ponto por geolocalização? 

1. Estabeleça seus objetivos 

O primeiro passo de como fazer o controle de ponto por geolocalização é definir os principais objetivos para essa ferramenta. Por exemplo, se você quer ter um maior controle sobre os dias de trabalho presencial em rotinas híbridas, acompanhar a localização de colaboradores que realizam atividades externas, ou apenas busca por um método mais seguro para o controle da jornada.  

Ter objetivos bem delimitados colabora na escolha do sistema mais adequado a eles. Com isso, você consegue também elencar uma lista de prioridades para a escolha da plataforma e aumentar as chances de sucesso da implementação desse método.  

2. Escolha um sistema 

O passo seguinte é a escolha do sistema de controle de ponto com geolocalização. Para isso, é importante considerar alguns fatores como: qual modelo de trabalho da sua empresa, se os colaboradores têm acesso à internet, se o sistema pode ser acessado de qualquer lugar e se há suporte disponível.  

Hoje em dia, existem diversos softwares que são capazes de identificar a localização dos colaboradores. Assim, também pode ser interessante para escolher realizar períodos de testes gratuitos antes de alocar recursos financeiros para isso.  

A getdesk, por exemplo, oferece 7 dias de período teste para que você tenha a oportunidade de entender se as funcionalidades disponíveis atendem as necessidades da sua empresa.  

3. Comunique aos colaboradores 

Após a escolha da plataforma, você deve comunicar a todos os colaboradores da sua companhia sobre a implementação do novo método para o controle da carga horária. Afinal, esse processo só consegue ser eficiente com a adesão de todos os funcionários da empresa.  

Para comunicar os colaboradores você pode investir na divulgação de materiais digitais, como e-mails com comunicados oficiais, desenvolvimento de guias e FAQ’s. Além disso, também pode ser interessante realizar reuniões com cada setor da empresa para explicar a respeito das novas políticas e regras de funcionamento do controle de ponto.  

Outra estratégia de como fazer o controle de ponto por geolocalização é estabelecer canais para resolução de problemas da plataforma. Então, essas dúvidas podem ser levadas diretamente para o suporte da empresa que implementou o sistema.  

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4. Faça acordos e contratos  

Além das normas legais que regem os direitos trabalhistas, a empresa precisa estar atenta também ao que diz a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP). Afinal, a localização dos colaboradores é uma informação pessoal e, portanto, a empresa deve ter autorização para consultá-lo.  

Além disso, deve-se estabelecer comunicação clara e assertiva sobre a finalidade da utilização dessas informações. Os funcionários devem ser informados sobre:  

• Motivos do uso da geolocalização;  
• Período de conservação das informações;  
• Direitos e deveres do empregador e do colaborador sobre o registro da geolocalização;  
• Local de armazenamento dos dados.  

Para que a companhia possa usar os dados dos colaboradores na marcação de ponto, eles precisam estar cientes sobre os tópicos mencionados e autorizar o acesso a eles. Neste cenário, é de suma relevância inserir um aditivo no contrato de trabalho informando sobre o sistema de ponto via geolocalização. Isso é fundamental para respaldar tanto empregadores, como os empregados em questões jurídicas.  

5. Análises e relatórios  

O processo de controle da jornada não acaba após a finalização da implementação do sistema – é preciso também avaliar os resultados e a adesão dos funcionários ao sistema. Isso permite identificar possíveis lacunas no processo e encontrar métodos de como superá-las. 

Por exemplo, o esquecimento de ponto, que acarreta descontos salariais, pode ser visualizado e evitado com base em estratégias como envio de notificação por meio do aplicativo de ponto.  

Por que saber como fazer controle de ponto por geolocalização?  

Entender como fazer o controle de ponto por geolocalização representa uma abordagem eficiente e precisa para acompanhar a carga horária dos funcionários. Esse sistema também apresenta diversas vantagens para as organizações que o adotam, bem como garante conformidade legal e segurança.  

Outro benefício desse modelo é que por se tratar de uma ferramenta de ponto digital, dispensa a necessidade de marcações manuais (como relógio ou livro de ponto). Isso colabora na diminuição de inconsistências na marcação e automatiza o processo. Por sua vez, traz maior transparência a relação trabalhista e otimizando a rotina do departamento pessoal em processos como o fechamento da folha de pagamento.  

Além disso, há maior confiabilidade das informações oferecidas, porque os registros são realizados a partir dos dispositivos dos próprios colaboradores. E, quando combinado com outros sistemas, como o reconhecimento facial, as possibilidades de fraudes são praticamente nulas.  

Por fim, mas não menos relevante, o controle de ponto via geolocalização representa uma solução importante para gestão da jornada híbrida. Por permitir delimitar lugares onde o registro pode ocorrer, bem como ajuda a avaliar a presença no escritório e quais os dias com maior movimento.  

Entenda como fazer controle de ponto por geolocalização com a getdesk  

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos. 

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com: 

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento. 
• Controle de ponto facial com geolocalização. 
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais. 
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft. 
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma. 
• Suporte via WhatsApp. 

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