Entender como criar políticas de trabalho híbrido eficientes é essencial para o sucesso das empresas que adotam esse modelo. Essas políticas servem como um guia para alinhar as expectativas entre colaboradores e gestores, garantindo que todos compreendam as regras e práticas do modelo. Além disso, essas diretrizes oferecem uma base sólida para gerenciar jornadas flexíveis e equilibrar a rotina remota e presencial.
A definição clara dessas diretrizes contribui para reduzir conflitos e aumentar a produtividade. Quando cada colaborador sabe exatamente suas responsabilidades e as condições de trabalho, os processos se tornam mais organizados. Isso também ajuda a manter a equipe engajada e motivada, por promover a transparência e uma comunicação mais eficiente.
Outro ponto importante é a padronização de práticas relacionadas à comunicação, ferramentas de colaboração e gestão de demandas. Por meio de políticas bem definidas, as empresas podem implementar tecnologias e métodos que promovam um ambiente de trabalho colaborativo e inclusivo, independentemente de onde os colaboradores estejam localizados.
Para ajudar você a entender como criar políticas de trabalho híbrido eficientes, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, para saber mais sobre esse tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
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O que são políticas de trabalho híbrido?
Uma política pode ser entendida como um conjunto de diretrizes. Assim, as políticas de trabalho híbrido representam a documentação sobre as orientações da empresa a respeito da organização da jornada híbrida.
Por meio dessas regras, a empresa estabelece a quantidade de vezes que os colaboradores devem ir ao escritório, os horários do expediente ou se o cumprimento da carga horária será flexível.
Esse conjunto de regras também determina quais as ferramentas serão usadas para comunicação, colaboração e controle de produtividade, essenciais para organizar a gestão do trabalho híbrido e facilitar o acompanhamento dos gestores.
Como na Legislação Brasileira não existe uma norma específica para o trabalho híbrido, as empresas têm a liberdade para organizar as regras do híbrido conforme suas demandas.
Desse modo, esse documento é relevante porque faz com que todos os colaboradores estejam na mesma página, evitando conflito por ruídos de comunicação. Além disso, ajuda a tornar a relação trabalhista mais transparente, favorecendo a cultura organizacional da empresa.
Por que criar políticas de trabalho híbrido eficientes?
Como você deve imaginar, essas regras são fundamentais na rotina de empresas que adotam o modelo híbrido.
A primeira razão para isso é que políticas bem definidas ajudam a criar um equilíbrio entre trabalho presencial e remoto, permitindo que os colaboradores desempenhem suas funções de forma mais produtiva e organizada. Afinal, um guia estruturado assegura que todos saibam de onde e quando trabalhar, diminuindo possíveis desencontros e falhas de comunicação.
Além disso, essas diretrizes também facilitam a gestão do escritório. Ao estabelecer as regras para o trabalho híbrido, a empresa pode adotar uma plataforma para reserva de estações de trabalho. Isso permite que todos possam solicitar espaços no escritório nos dias de presencial, evitando problemas como a superlotação.
Entender como criar políticas de trabalho híbrido eficientes garante que todos os colaboradores recebam o mesmo tratamento. Por sua vez, evita que ocorra diferença de tratamento entre os colaboradores. Assim, tanto quem está no escritório quanto quem está atuando remotamente recebem as mesmas informações.
Como criar políticas de trabalho híbrido eficientes: confira o passo a passo
Saber como criar políticas de trabalho híbrido eficientes ainda representa um desafio para muitos gestores que atuam em empresas com esse tipo de jornada. No entanto, estabelecer as diretrizes e organizar as rotinas de trabalho dos colaboradores é crucial para assegurar o sucesso dos projetos e demandas da companhia.
E, essas diretrizes são essenciais no cumprimento do contrato de trabalho. Pois, a partir delas é que os colaboradores irão organizar suas rotinas e realizarão suas demandas conforme os horários estipulados.
Para facilitar a organização desse documento, trazemos algumas dicas essenciais que você deve considerar nesse processo. Confira.
1. Consulte os colaboradores e gestores
As melhores pessoas para apontar quais devem ser as principais diretrizes do trabalho híbrido são os próprios colaboradores da empresa. Afinal, eles estão inseridos nas atividades rotineira da companhia.
Como as diretrizes de trabalho híbrido impactam diretamente esses indivíduos, é importante entender quais são as suas demandas e como seria a jornada híbrida mais vantajosa para eles.
Para isso, a equipe de RH da empresa pode realizar pesquisas internas anônimas e a partir dessas percepções, organizar as regras do trabalho híbrido.
Além dos colaboradores, os gerentes e gestores também devem ser consultados. Nesse caso, o objetivo é compreender quais são as principais tarefas e projetos da equipe para a rotina híbrida ser um auxílio e não empecilho.
Ao consultar todas as pessoas envolvidas é possível visualizar quais as principais necessidades relacionadas a rotina híbrida e construir suas diretrizes a partir dessas informações.
2. Entenda a realidade da empresa
Após consultar colaboradores e gestores, chegou a hora de estabelecer as políticas para o trabalho híbrido.
Nesse sentido, é importante considerar as respostas dadas nas pesquisas para entender a realidade da equipe. Por exemplo, profissionais com filhos demandam rotinas mais flexíveis, alguns colaboradores podem morar longe do escritório, demandando tempo de deslocamento.
Ainda que essas particularidades não sejam responsabilidade da empresa, considerá-las faz com que os profissionais se sintam acolhidos. Por sua vez, faz com que se sintam motivados a continuar na empresa.
Além disso, é importante considerar o tamanho do escritório e a quantidade de pessoas que comporta diariamente, para avaliar as escalas diárias presenciais.
Outro aspecto a ser considerado é o controle de ponto. Na jornada híbrida, o sistema usado para o apontamento da carga horária deve ser digital, para que todos possam realizar seus registros, independentemente de estarem no escritório ou atuando remotamente.
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3. Faça um documento com as políticas do híbrido
O terceiro passo de como criar políticas de trabalho híbrido eficientes é, justamente, organizar um documento que contenha todos esses direcionamentos.
Esse processo é essencial porque facilita o entendimento de todos sobre o cumprimento da jornada., minimizando possíveis dúvidas e conflitos por falhas de comunicação sobre esse aspecto.
Dessa forma, o documento deve apresentar:
- Frequência presencial e remota (ex: 2 dias no escritório e 3 dias remoto por semana);
- Flexibilidade e carga horária (horários de entrada e saída, ajuste para fusos horários, etc.);
- Sistema de registro de ponto;
- Procedimentos para reserva de salas ou estações de trabalho;
- Plataformas obrigatórias para comunicação (ex.: Slack, Microsoft Teams);
- Tecnologias colaborativas (ex.: Google Workspace, Trello);
- Políticas de segurança da informação e uso de VPN;
- Suporte técnico (como acessar e solicitar ajuda);
- Regras para uso de equipamentos e espaços de trabalho.
Essas são algumas diretrizes que você pode incluir no documento. Porém, você personalizar essas informações conforme as particularidades da sua empresa.
4. Defina o canal de comunicação
Um dos principais desafios do híbrido é a comunicação. Afinal, como as equipes atuam de diferentes locais, algumas pessoas podem receber determinadas informações, enquanto outras não. Quando isso ocorre, o clima organizacional é prejudicado.
Para evitar que isso aconteça, é preciso manter um canal de comunicação unificado para todos os colaboradores. Dessa forma, todos colaboram e interagem de forma eficiente, independentemente de onde estejam.
Sendo assim, é importante que os canais de comunicação estejam presentes nas políticas de trabalho híbirdo, visto que, a partir disso, todos estarão cientes sobre qual plataforma usar para dialogos, trocas de informações e reuniões.
Dentre as mais conhecidas para essa finalidade estão o Slack e Microsoft Teams. O WhatsApp deve ser evitado porque, além de riscos à segurança da informação, pode levar a distrações por mesclar temas profissionais e pessoais.
5. Defina as regras do controle da jornada
Por fim, mas não menos relevante, o último passo de como criar políticas de trabalho híbrido eficientes é definir as regras do controle da jornada. Na prática, significa definir se os colaboradores poderão escolher os horários do expediente ou se a empresa irá fornecer opções.
Outro ponto importante é estabelecer as regras para o registro de ponto. Pois, a menos que os colaboradores trabalhem por produção ou tarefa, esse processo é fundamental.
Como existem dias alternados de presencial e remoto, o sistema de registro deve acompanhar essa alternância. Então, é importante que o seu acesso possa acontecer de qualquer lugar.
Nesse sentido, os aplicativos de ponto digital representam a melhor solução. Porque, os profissionais podem realizar o acesso por meio de seus computadores ou celulares, então, todos conseguem apontar a carga horária, estando no escritório ou não.
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Como podemos perceber, as ferramentas para gestão do trabalho remoto são cruciais para a rotina de organizações que optam por jornadas flexíveis.
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