Adotar estratégias para comunicação no trabalho híbrido representa um dos principais caminhos para alcançar resultados eficientes em rotinas flexíveis. Afinal, novos formatos de trabalho impõem diversos desafios no que diz respeito ao diálogo e troca de informações. Então, implementar boas práticas é importante para superar os possíveis obstáculos no decorrer do caminho.
Esses desafios de comunicação podem ser ainda maiores quando falamos de equipes que têm a liberdade para determinar os próprios horários. Nesses casos, é preciso encontrar práticas adequadas para evitar ruídos e falhas na troca de informações.
A fim de auxiliar você a compreender quais são as melhores estratégias para comunicação no trabalho híbrido, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, para saber mais sobre este tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
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O que é trabalho híbrido?
O modelo híbrido é o que integra a rotina presencial ao trabalho remoto. Nesse modelo, os profissionais têm a flexibilidade de dividir seu tempo entre o escritório da empresa e o home office, com a possibilidade de escolher onde, como e quando realizar suas tarefas.
Essa alternância traz o benefício de aproveitar as vantagens de ambos os contextos: a flexibilidade do trabalho remoto e a interação do ambiente corporativo. Com essa autonomia, os profissionais têm a liberdade de escolher onde se sentem mais produtivos, seja em casa, no escritório, em um café ou até em espaços de coworking.
Na prática, o modelo híbrido permite que os dias em casa sejam aproveitados para realizar tarefas que exigem mais foco e menos interrupções. Já os dias no escritório colaboram para fortalecer o vínculo com a equipe, trocar ideias e participar de eventos.
Usualmente, a frequência no escritório é definida em acordo entre a empresa e os colaboradores, buscando o equilíbrio. No Brasil, o formato com 2 dias no escritório é o mais adotado pelas empresas que seguem essa jornada.
Qual é a importância das estratégias de comunicação no trabalho híbrido?
Adotar estratégias eficientes de comunicação é crucial para alcançar bons resultados na rotina híbrida.
Afinal, quando alguns colaboradores estão no escritório e outros trabalham remotamente, o risco de ruídos de comunicação aumenta. As consequências disso são a queda da produtividade, má qualidade das entregas e conflitos entre os colaboradores.
Sendo assim, um bom fluxo de troca de informações é crucial para manter a integração da equipe e construir um ambiente de trabalho híbrido mais harmonioso e colaborativo.
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Conheça as principais estratégias de comunicação no trabalho híbrido
O trabalho híbrido requer uma atenção especial aos processos de comunicação da empresa. Afinal, é preciso incluir todos os colaboradores no fluxo de troca de informações para que ninguém se sinta excluído.
A seguir, listamos as principais estratégias de comunicação no trabalho híbrido para você começar a implementar hoje mesmo. Acompanhe.
1. Priorize o remoto
A chamada abordagem “remote first” representa uma das principais estratégias para comunicação do trabalho híbrido.
Isso porque o conceito de remote first (ou “remoto primeiro”, em tradução livre), como o próprio nome indica, significa priorizar o online nos processos da empresa. O que inclui diretamente a troca de informações.
Adotar essa prática garante que todos estarão por dentro de suas demandas e terão acesso às comunicações sobre projetos e processos, tanto da sua equipe quanto da empresa em geral.
Isso também favorece o clima organizacional, pois ninguém se sente excluído das dinâmicas e decisões da equipe. Além disso, melhora o engajamento e o relacionamento entre as pessoas da equipe, por consequência, colaboram na melhora das entregas. E ajuda a evitar saídas repentinas que elevam o turnover.
2. Estabeleça canais de comunicação adequados
Para as comunicações remotas funcionarem, é preciso escolher os canais digitais adequados para a empresa. Isso é relevante para evitar sobrecarga de informações e garantir que mensagens importantes sejam realmente absorvidas.
Hoje em dia, existem diversas plataformas de conversação direcionadas ao ambiente corporativo. As principais são o Slack e Microsoft Teams, algumas companhias optam pelo Discord.
Ainda que algumas organizações optem pelo uso do WhatsApp, essa prática não é recomendada, visto que as conversas nessa plataforma podem ser facilmente interceptadas, perfis clonados, ou até mesmo o colaborador pode mostrar a outras pessoas. O WhatsApp também dificulta a separação entre assuntos profissionais e pessoais, levando a distrações e procrastinação.
Além das plataformas de conversação, também é importante definir um canal para troca de e-mails e realização de reuniões virtuais. Alguns exemplos para essa finalidade são o Google Meet, Zoom e o próprio Microsoft Teams. A Google e a Microsoft oferecem também contas de e-mail e a possibilidade de criação e compartilhamento de documentos.
Esclarecer qual canal utilizar para cada tipo de mensagem é importante porque reduz o risco de informações perdidas e evita duplicidade de mensagens.
Ao optar por tecnologias colaborativas que integram toda a comunicação da companhia, facilita-se o acompanhamento das conversas e a organização das tarefas, o que é especialmente útil para times híbridos. Canais bem definidos também ajudam a equilibrar a comunicação assíncrona e síncrona, um ponto essencial para o trabalho híbrido.
3. Defina horários e disponibilidade para respostas
No híbrido, em muitos casos, os colaboradores podem escolher os horários que começam e terminam o expediente. Então, é importante definir os horários de resposta e deixar evidente quais são os períodos de disponibilidade.
Uma boa estratégia é estabelecer uma “janela de comunicação” em que todos os membros estejam disponíveis para responderem mensagens e e-mails. Isso colabora para reduzir possíveis ruídos e facilita a interação entre as equipes.
Essa prática também melhora a rotina presencial e remota. Por evitar contatar os profissionais remotos fora do horário de trabalho e que os colaboradores presenciais fiquem esperando respostas necessárias para dar andamento às suas demandas.
4. Incentive o assíncrono
A comunicação assíncrona também deve ser incentivada no modelo híbrido, pois, em muitos casos, os colaboradores iniciam sua jornada em horários diferentes. Então, é interessante que os colaboradores tenham a liberdade de responder às mensagens em momentos diferentes.
Na prática, incentivar a comunicação assíncrona significa evitar a necessidade de contato constante e viabilizar que cada pessoa organize sua rotina conforme for mais benéfico para ela.
No caso de equipes que adotam sistemas de janela de comunicação, deve existir um acordo prévio para que todos possam incluir esses horários em suas rotinas, o que também colabora para diminuir possíveis conflitos e falhas nas trocas de informações.
Além disso, a comunicação assíncrona promove um ambiente de trabalho mais equilibrado e reduz a pressão por respostas imediatas, contribuindo para a qualidade de vida e a saúde mental dos colaboradores.
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5. Cursos e treinamentos sobre comunicação
Apenas investir em ferramentas e tecnologias não é suficiente para alcançar uma comunicação remota eficiente. Dessa forma, também é preciso incluir nas estratégias de comunicação no trabalho híbrido cursos e treinamentos sobre essa habilidade.
Essa ação colabora tanto para desenvolver habilidades interpessoais quanto para instruir o uso das ferramentas de maneira eficiente. Porque essas formações podem incluir aspectos técnicos, como usar as ferramentas da melhor forma, e abordar habilidades como escuta ativa e clareza na comunicação escrita.
Desse modo, esse tipo de capacitação ajuda a equipe a se comunicar de maneira mais clara e assertiva, além de evitar conflitos e mal-entendidos.
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