O formato de trabalho híbrido exige maior atenção com a organização do escritório. Porque quando as escalas não estão estruturadas, situações chatas como a superlotação do espaço podem ocorrer. Para evitar que isso aconteça, contar com uma plataforma para gestão de espaços de trabalho híbridos é fundamental.
Esse tipo de tecnologia permite aos colaboradores organizarem a rotina no trabalho presencial. Os gestores também conseguem acompanhar dados como: dias de maior ocupação do escritório, adesão a rotina presencial, quanto tempo os colaboradores passam no espaço de trabalho, entre outras informações.
Desse modo, a empresa consegue identificar possíveis gargalos na rotina híbrida e pode buscar soluções para resolver determinados problemas, antes mesmo, deles acontecerem.
Sendo assim, ferramentas como a getdesk, se tornam indispensáveis para organizar a rotação de colaboradores no escritório. Então, para te ajudar a entender a relevância de uma plataforma para gestão de espaços de trabalho híbridos, nós preparamos este conteúdo especial. Para saber mais sobre essa tecnologia, continue conosco até o final e boa leitura.
Acesso rápido
O que é trabalho híbrido?
O modelo híbrido combina a rotina presencial com dias de trabalho remoto. Essa escala de trabalho se popularizou no país durantes os últimos anos, especialmente, no cenário pós-pandemia.
Neste contexto, o híbrido representou uma solução para companhias que precisavam voltar com suas rotinas presenciais, cujos trabalhadores não queriam abdicar da flexibilidade do remoto.
Mas, o que era para ser uma solução temporária se converteu em uma tendência que não dá sinais de ir embora tão cedo. Uma pesquisa feita pela IWG apontou que 75% dos CEOs entrevistados querem que suas empresas sigam atuando em modelo híbrido pelos próximos anos.
Segundo o CEO da IWG no Brasil, as principais razões da preferência pelo híbrido são as vantagens que a rotina flexível traz, tanto para o empregador, quanto para os empregados.
Sendo assim, as empresas analisadas pretendem continuar com políticas de jornada flexível a fim de alcançar maior satisfação dos colaboradores e melhorar a sua produtividade.
Você também pode ter interesse:
O que é ambiente de trabalho híbrido?
O ambiente de trabalho híbrido é um ambiente pensado especificamente para jornadas flexíveis. Assim, os colaboradores podem frequentar o ambiente em determinados dias da semana e, nos outros dias, atuar remotamente.
Uma característica importante, que difere o escritório híbrido do tradicional, é que ele não precisa comportar todos os colaboradores ao mesmo tempo. Em razão da alternância entre presencial e remoto, é possível reduzir o espaço.
No entanto, em razão disso é preciso existir um maior cuidado com a gestão do escritório. Porque ele precisará comportar diversas pessoas, sem que ocorra a superlotação de ambientes e conflitos por espaços. Outro fator está na manutenção dos aparelhos e da própria estrutura física do local.
Dessa forma, uma boa gestão do workplace e o uso de ferramentas tecnológicas, como sistemas de reserva de estações de trabalho, são passos fundamentais para implementar essa jornada flexível.
O que é uma plataforma para gestão de espaços de trabalho híbridos?
Uma plataforma para gestão de espaço de espaços de trabalho híbrido permite aos gestores organizarem e acompanharem a rotina presencial. Outra funcionalidade dessa tecnologia é a reserva remota de mesas e salas de reunião.
A partir disso, quando o colaborador precisa trabalhar presencialmente, ele pode solicitar uma estação de trabalho para o seu expediente daquela data.
Alguns desses sistemas também oferecem outras funcionalidades, como o registro de ponto. Desse modo, o colaborador consegue registrar suas horas de trabalho tanto na rotina remota, quanto no presencial.
Nesse sentido, as plataformas para reserva de mesa colaboram para tornar a jornada híbrida mais eficiente por ajudar a evitar a superlotação e conflitos de interesse pelo mesmo espaço de trabalho.
Sendo assim, os sistemas de gestão do workplace representam uma ferramenta essencial para a produtividade no trabalho presencial. Pois, basta os colaboradores chegarem a empresa, fazerem seu registro de horas e iniciarem as suas demandas, sem que precisem ficar procurando por lugares vazios.
Quais as vantagens de uma plataforma para gestão de espaços de trabalho híbridos?
As plataformas para gestão de espaços de trabalho híbrido trazem diversos benefícios para as empresas que optam por essa rotina. Seus principais benefícios são:
Redução de custos
Uma plataforma para gestão de espaços de trabalho híbridos viabiliza um escritório com tamanho reduzido. Porque os colaboradores irão atuar em escalas diferentes, então, o ambiente não precisa comportar todos de uma única vez.
Com isso, a companhia consegue diminuir os custos com aluguel, contas de energia elétrica, internet, água, manutenção do espaço e dos seus equipamentos.
Dessa forma, é possível realizar investimentos em áreas estratégias que atuarão diretamente no crescimento do negócio.
Além disso, a empresa também pode reduzir os valores de pagamento com vale-transporte, já que os deslocamentos não são diários. Então, a companhia pode realizar o pagamento proporcional aos dias de atuação presencial.
Produtividade
Permitir que os colaboradores reservem mesas no escritório com antecedência também aumenta a produtividade nos dias de trabalho presencial. Com seus lugares já garantidos, eles não perdem tempo procurando um espaço adequado para suas tarefas. Assim, podem dedicar mais tempo às demandas estratégicas, conversas e reuniões presenciais.
Outra vantagem é que, em plataformas como a getdesk, os funcionários podem ver quem já reservou um espaço para a mesma data. Isso facilita a comunicação interna entre as equipes, permitindo que os colaboradores escolham sentar-se próximos aos colegas de time.
Você também pode ter interesse em:
- Como manter a produtividade no trabalho híbrido
- Organizar a Rotina no Trabalho Híbrido: 7 melhores dicas
Monitoramento de ocupação dos espaços
Um sistema para reserva de espaços de trabalho permite que os gestores da empresa acompanhem a ocupação dos ambientes. Com isso, entendem quais os dias de maior movimento no escritório, o que permite realizar ajustes na rotina, caso seja necessário.
Outro fator é o monitoramento da adesão a jornada presencial. A partir dos dados fornecidos pelo sistema de gestão dos espaços de trabalho, as lideranças conseguem monitorar se a rotina híbrida está sendo funcional para a companhia e podem entender quais ajustes são necessários para aprimorá-la.
Interação com os colegas de trabalho
Por poderem escolher os lugares que irão ocupar antes de chegar na empresa, as equipes podem combinar ações e reuniões estratégicas. Além disso, em plataformas, como a getdesk, colaboradores podem visualizar quem já fez reservas para a mesma data. Dessa forma, podem decidir próximo de quais colegas irão sentar-se.
Com isso, os colaboradores conseguem ter uma maior integração, tanto com seus colegas de equipe, quanto com outras pessoas da empresa.
Esse contato é fundamental para melhorar o clima da empresa e tornar o presencial mais atrativo.
Escolha a melhor plataforma para gestão de espaços híbridos
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.
