As salas de reunião são ambientes sempre disputados nas empresas. Afinal, na maioria das companhias, existem poucos ambientes desse tipo disponíveis e uma elevada demanda para utilizá-los. Quando esse é caso, tecnologias como um software de reserva online para sala de reuniões representam uma solução eficiente.
Plataformas que permitem a solicitação virtual de estações de trabalho ganharam força nos últimos anos. Uma das principais razões para isso foi o crescimento do modelo de trabalho híbrido, em que os colaboradores frequentam o escritório apenas parte da semana. Sendo assim, é preciso existir uma organização da rotação a fim de que todos tenham lugares apropriados para realizarem as suas demandas — e sistemas de agendamento facilitam esse processo.
Com objetivo de explicar para você qual a relevância e os benefícios de implementar um software de reserva online para sala de reuniões, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final e boa leitura.
Acesso rápido
- O que é um software de reserva online para sala de reuniões?
- 6 softwares de reserva online para sala de reuniões
- Quais os benefícios de um sistema de reservas de salas e estações de trabalho?
- 5 passos para escolher o software de reserva online para sala de reuniões
- Como implementar software de reserva online para sala de reuniões
- Software de reservas de salas de reunião é com a getdesk
O que é um software de reserva online para sala de reuniões?
Um software de reserva online para sala de reuniões é uma ferramenta tecnológica com armazenamento em nuvem, cujo objetivo é fazer a reserva de estações de trabalho, sejam mesas ou espaços compartilhados.
O seu funcionamento ocorre por meio do mapeamento da planta do escritório, a partir da qual a plataforma “cria” um banco de informações sobre os espaços de trabalho. Quando é necessário, basta que o colaborador acesse o software, via web ou aplicativo, e selecione a sala ou mesa, data e horário que precisa.
Todo esse processo ocorre virtualmente. Assim, mesmo funcionários que trabalham parte da semana à distância podem realizar suas reservas. Neste cenário, esse tipo de plataforma se tona essencial na gestão do workplace de empresas híbridas.
Por mostrar o status de ocupação do local, esse tipo de software ajuda na rotação das equipes híbridas. Desse modo, o funcionário pode acompanhar a lotação antes mesmo de sair da sua casa. Assim, diminui-se o risco de que ele se desloque até a empresa e não encontre uma sala ou mesa de trabalho disponível.
6 softwares de reserva online para sala de reuniões
A escolha de um software de estação de trabalho e salas de reunião é uma demanda estratégica. Pois, esse tipo de sistema deve favorecer a organização do escritório e a rotina dos colaboradores.
Para facilitar a sua decisão, listamos alguns dos principais sistemas de reserva disponíveis no mercado. Confira quais são:
1. getdesk
A getdesk é um sistema que permite aos colaboradores realizarem reservas de mesas, salas de reuniões e vagas de estacionamento por meio de uma plataforma web e aplicativo mobile.
Assim, as solicitações podem ser feitas antes mesmo do colaborador chegar ao escritório, trazendo ainda mais facilidade para a rotina em dias de trabalho presencial.
Por meio da getdesk também é possível acompanhar em tempo real a lotação do escritório e obter dados sobre a ocupação do ambiente.
Além das diversas funcionalidades, conta com integração fácil as ferramentas do Google e Microsoft, além de suporte em português via WhatsApp.
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2. Wiser XP
É uma solução escalável que apresenta facilidade de uso. Permite gerenciar reservas de colaboradores e visitantes.
Além disso, é integrado com o calendário do Outlook e ferramentas para gerenciar reuniões.
3. Calenda
Um sistema corporativo direcionado especificamente para a reserva de salas de reunião por meio de agendamentos simples e rápidos.
Apresenta facilidade de uso e permite organizar as reservas de forma prática. Porém, não inclui solicitações de outros espaços de trabalho ou vagas de estacionamento, por exemplo.
4. ClickUp
A ClickUp é uma plataforma que reúne inúmeros recursos para o gerenciamento da rotina de uma empresa. Dentre elas, existem funcionalidades direcionadas para o agendamento e organização de espaços no escritório.
Porém, por se tratar de uma ferramenta americana, o investimento é feito em dólar, e, sua comunicação é feita em inglês. Esses elementos podem dificultar o acesso por empresas brasileiras.
5. Hybo
O Hybo é uma plataforma SaaS com foco em gerenciamento e reserva de espaços de trabalho presenciais e híbridos.
Além das funcionalidades para solicitação de estações de trabalho, permite o gerenciamento e reserva para visitantes externos e a gestão e acompanhamento de problemas em instalações e equipamentos.
Por outro lado, assim como a ClickUp é um sistema estrangeiro e, por enquanto, não disponibiliza uma versão em português. O que, por sua vez, pode prejudicar a usabilidade.
6. Envoy
Já o Envoy também é uma ferramenta de reserva de salas, mas que tem como foco o gerenciamento de visitantes.
Da mesma forma que ambas as anteriores, é um sistema americano. Por esse motivo, seu investimento inicial é em dólar e sua comunicação é feita inglês, sem suporte em português.
Quais os benefícios de um sistema de reservas de salas e estações de trabalho?
Sistemas digitais que permitem a reserva de estações de trabalho, sejam salas, mesas ou outros ambientes compartilhados, impactam positivamente a cultura organizacional da sua empresa.
A principal razão disso é que, por poderem selecionar os lugares com antecedência, garante-se uma maior segurança e organização, já que os colaboradores terão a certeza de encontrar um lugar apropriado para trabalhar.
A seguir, listamos mais algumas vantagens de implementar um sistema de reserva online para salas de reuniões. Confira.
1. Organização e gestão do espaço de trabalho
Um software de reserva online para sala de reuniões colabora diretamente na organização do espaço físico da empresa. Muitos desses sistemas oferecem a possibilidade de escolher a estação de trabalho antecipadamente e à distância. Isso permite que todos possam ter ambientes adequados para realizarem suas tarefas na rotina presencial.
Dessa forma, todos sabem os locais que poderão ocupar em determinada data. Sendo assim, ao chegar no escritório, os colaboradores apenas realizam seu check-in e se direcionam para a estação escolhida anteriormente. Esse processo economiza tempo, já que não há necessidade de procurar um lugar adequado assim que chegar a sede da empresa.
Isso também evita imprevistos, como o cancelamento de reuniões por falta de espaço apropriado. Afinal, os colaboradores podem se sentir frustrados ao irem até a empresa para certo compromisso e ele não acontecer. A partir da implementação de um sistema de reserva, isso deixa de ocorrer, trazendo maior segurança e assertividade para a agenda de todos.
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2. Melhoria da produtividade dos colaboradores
Chegar no escritório com uma sala de reunião ou mesa já reservada otimiza o tempo dos colaboradores, melhorando a produtividade no trabalho híbrido. Ao chegar com lugares garantidos, os funcionários são perdem tempo buscando uma mesa ou ambiente livre para realizar suas tarefas.
Assim, eles passam a ter mais tempo livre para dedicar às demandas estratégicas, conversas e reuniões presenciais, tornando o dia no escritório mais eficiente e produtivo.
Além disso, em plataformas como a getdesk, os colaboradores visualizam as reservas já feitas. Dessa forma, podem combinar com suas equipes de solicitarem espaços próximos, bem como agendar salas de reunião para decidirem demandas estratégicas em conjunto.
Isso também vale para reuniões com clientes. Uma vez que o horário e o espaço foram solicitados anteriormente, existem menos chances de marcar um encontro e todas as salas disponíveis estarem ocupadas. Desse modo, há uma maior confiança na marca, já que, reduz as possibilidades de cancelamentos de última hora.
3. Redução de custos
Empresas estão sempre em busca de otimizar seus custos, e um software de reserva online para sala de reuniões colabora para diminuir gastos com a manutenção de um grande escritório.
Ao implementar o regime híbrido, aliada um sistema de solicitação de estações de trabalho, a companhia pode diminuir o tamanho do ambiente físico. Com isso, ocorre a redução de custos como aluguel, eletricidade, internet, manutenção e compra de móveis e computadores.
Com essa redução de custos, a empresa pode investir em outras áreas estratégicas, o que impactará diretamente no seu crescimento.
Desse modo também a empresa se torna mais sustentável por reduzir a necessidade da expansão física, bem como o consumo de energia elétrica, entre outros. Essas ações fazem parte de práticas empresariais de sustentabilidade, as quais além de ajudar na redução de gastos, colaboram para a imagem da companhia.
4. Melhora do clima organizacional
A implementação de um software de reserva online para salas de reuniões também promove a melhora do clima organizacional da empresa por evitar conflitos entre colaboradores em razão do choque de horários nos espaços para reuniões.
Além disso, viabiliza que os funcionários tenham uma estação de trabalho adequada para realizarem suas demandas nos dias de trabalho presencial, evitando situações desconfortáveis como a superlotação do escritório e fazendo que o colaborador tenha que voltar para sua casa e perder tempo de deslocamento.
5. Acesso a dados e relatórios sobre a ocupação do escritório
Por meio das plataformas de agendamento de estação de trabalho, a empresa consegue obter dados a respeito da ocupação do escritório.
Isso permite avaliar a efetividade do modelo presencial ou híbrido, bem como entender dados como os dias de maior lotação, quais são os colaboradores que mais vão ao escritório e informações como assiduidade ao presencial, faltas e atrasos.
Também é possível avaliar quais lugares tem maior taxa de ocupação. Com isso, a empresa pode realizar alterações assertivas no escritório para promover uma melhor experiência ao funcionário.
5 passos para escolher o software de reserva online para sala de reuniões
Escolher um software de reserva online para sala de reuniões é uma decisão estratégica que impacta a rotina da empresa.
Sendo assim, é preciso realizar uma escolha assertiva que vise o custo-benefício adequado e a usabilidade do sistema.
Para facilitar a sua decisão, listamos um passo a passo de como escolher esse tipo de plataforma. Confira:
1. Identifique as necessidades da empresa
O primeiro passo em qualquer decisão corporativa é analisar os desafios e as necessidades da empresa a fim de avaliar como o software pode ajudar. Neste contexto, questões como “quantas salas de reunião estão disponíveis?”, “qual a demanda real por esses espaços?” e “há conflitos recorrentes de agendamento?” ajudam a mapear a necessidade real da solução.
Além disso, considere aspectos como a frequência de uso das salas, a necessidade de integração com outras ferramentas da empresa e a experiência dos colaboradores ao reservar espaços.
2. Avalie as funcionalidades do software
Nem todos os softwares de reserva de salas oferecem os mesmos recursos. Alguns sistemas oferecem recursos extras, os quais facilitam ainda mais a rotina de trabalho, algumas dessas funcionalidades são:
- Controle de acessos e permissões;
- Integração com calendários corporativos (Google Agenda, Outlook);
- Relatórios sobre a utilização das salas;
- Gestão de equipamentos disponíveis nas salas (projetores, TVs, quadros);
- Notificações automáticas para lembrar os colaboradores sobre as reservas;
- Reserva de vagas no estacionamento.
Ao analisar as opções disponíveis, lembre-se de comparar o que cada marca oferece e como essas funcionalidades se encaixam no cotidiano de trabalho. Lembre-se também de avaliar o que é realmente útil, pois também é pouco eficiente contar com um sistema que tem diversos recursos, mas que serão pouco usados.
3. Opte por um software com período de teste gratuito
Antes de contratar um software de reserva online para sala de reuniões, verifique se a empresa fornece um período de teste gratuito ou uma versão demo. Essa fase permite que os gestores avaliem se a plataforma realmente atende às necessidades da organização antes de realizar um alto investimento.
Durante o período de testes, envolva os colaboradores no uso do sistema e peça feedbacks para entender a usabilidade e eficiência da ferramenta na rotina da empresa.
4. Analise o custo-benefício da solução
O preço do software é um fator importante, porém não deve ser o único fator a ser considerado. O conjunto funcionalidades oferecidas também precisa ser analisado de forma cuidadosa. O ideal é encontrar um equilíbrio entre valor acessível e recursos que realmente agreguem valor à organização.
Além do preço inicial da assinatura, considere custos adicionais, como taxas de implementação, suporte técnico e possíveis integrações com outros sistemas utilizados na empresa.
5. Priorize a experiência do usuário
O sucesso da implementação de um software depende da aceitação dos colaboradores. Desse modo, priorizes os sistemas que são mais intuitivos e facéis de utilizar.
Opte por uma plataforma que permita aos usuários reservarem salas de forma rápida e prática, tanto pelo computador quanto pelo celular. Portanto, a usabilidade deve ser um critério decisivo na escolha.
Como implementar software de reserva online para sala de reuniões
Implementar um sistema eficiente de gestão de salas de reunião e mesas impacta positivamente todos os setores de um negócio. Contudo, para aproveitar essas vantagens é preciso realizar uma escolha assertiva, baseada nas necessidades da empresa.
Dessa forma, bem como outras decisões, a escolha desse tipo de sistema deve ser estratégica.
O primeiro passo para isso é identificar os problemas enfrentados pela empresa e como essas ferramentas podem auxiliar a superá-los. Por exemplo, em quais dias existem choque de horário nas salas de reunião, quais espaços de trabalho tem maior demanda de ocupação, entre outros.
Em segundo lugar, é fundamental entender o conjunto de funcionalidades que o software oferece. Muitos sistemas também contam com recursos extras, como controle de ponto e relatórios de horas.
A facilidade de utilização também deve ser considerada. Afinal, o principal objetivo dessa ferramenta é aprimorar a rotina presencial. Por esse motivo, o software deve proporcionar uma boa experiência do usuário. Na prática, isso significa que os funcionários podem realizar suas solicitações em poucos cliques.
Por fim, avalie o custo-benefício da solução. Embora o setor financeiro possa pressionar pela opção mais barata, ela nem sempre será a mais adequada para a realidade da empresa. Procure por plataformas eficientes e que se encaixem nos aspectos mencionados.
Software de reservas de salas de reunião é com a getdesk
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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