O modelo híbrido segue uma tendência relevante no mercado, visto que esse tipo de rotina favorece tanto a empresa quanto seus colaboradores. No entanto, esse formato também apresenta seus desafios e obstáculos. Nesse sentido, contar com software de gestão para equipes híbridas se torna crucial, pois essas tecnologias facilitam e otimizam diversos processos cotidianos da empresa.
Sendo assim, as ferramentas tecnológicas colaboram para melhorar a gestão de pessoas no formato híbrido. Além disso, elas também favorecem a organização do escritório, algo fundamental pela ocupação do ambiente ser rotativa, e, não fixa como na jornada tradicional.
Dessa forma, ao optar por uma rotina flexível, as empresas precisam considerar e escolher as ferramentas adequadas para evitar falhas de comunicação e facilitar a integração entre todos, independente da distância geográfica.
Para ajudar você a realizar essa escolha, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo com uma lista de software de gestão para equipes híbridas. Então, para descobrir quais são, siga conosco até o final. Boa leitura.
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O que é trabalho híbrido?
O modelo de trabalho híbrido combina a rotina presencial com o trabalho remoto. Assim, esse formato oferece aos profissionais a flexibilidade de dividir suas atividades entre o escritório da empresa e o home office. Dessa forma, os colaboradores podem escolher onde, como e quando realizar suas tarefas, tendo maior liberdade para organizar às demandas pessoas e de trabalho.
Além disso, a alternância entre presencial e híbrido possibilita aproveitar o melhor de cada ambiente: a flexibilidade e o conforto do trabalho remoto, aliados à interação e colaboração do espaço corporativo.
Na prática, os dias em home office costumam ser ideais para atividades que exigem maior foco e concentração. Já os dias no escritório favorecem o contato com a equipe, o compartilhamento de ideias e a participação em reuniões ou eventos presenciais.
Em geral, a frequência no escritório é ajustada em acordo entre a empresa e os colaboradores, buscando um equilíbrio entre as necessidades de ambas as partes. No Brasil, o modelo mais comum entre empresas que adotam essa abordagem é a presença no escritório por dois dias na semana.
Porém, as companhias podem ajustar essa escala, de modo que favoreça a todos os colaboradores.
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O que é um software de gestão para equipes híbridas?
Um software de gestão para equipes híbridas é uma ferramenta tecnológica desenvolvida para ajudar empresas a organizar, acompanhar e otimizar as atividades de equipes que atuam em regime híbrido.
Essa solução é essencial nesse tipo de rotina por oferecer recursos que viabilizam a comunicação e a colaboração entre os membros das equipes. Também permitem monitorar a realização das tarefas e a produtividade dos colaboradores.
Hoje em dia, existem diversos softwares para gestão de equipes híbridos. Cada uma dessas ferramentas pode oferecer diversas funcionalidades que ajudam a superar alguns dos principais desafios do regime híbrido.
Assim, entre as principais funcionalidades desse tipo de software, podemos destacar:
- Planejamento de horários e turnos: organiza os dias de trabalho presencial e remoto de cada colaborador, evitando conflitos e otimizando o uso do espaço no escritório;
- Acompanhamento de produtividade: fornece ferramentas para monitorar o progresso das tarefas, metas e projetos, mantendo todos alinhados;
- Comunicação centralizada: integra chats, chamadas de vídeo e compartilhamento de arquivos, garantindo que a equipe esteja conectada, mesmo à distância;
- Reserva de espaços de trabalho: permite que os colaboradores reservem estações de trabalho, salas de reunião ou espaços colaborativos no escritório;
- Análises e relatórios: oferece dados sobre o uso do espaço, desempenho das equipes e outros indicadores para auxiliar na tomada de decisão.
Além disso, essas soluções colaboram para criar um ambiente de trabalho integrado que atende às necessidades tanto da empresa quanto dos colaboradores.
Por que um software de gestão para equipes híbridas é importante?
Um software de gestão para equipes híbridas é importante porque ajuda empresas a superar os desafios de gerenciar equipes que trabalham em diferentes locais e horários.
Neste cenário, esse tipo de solução se torna crucial para manter a produtividade, organização e comunicação eficiente em jornadas flexíveis.
Ademais, esse tipo de tecnologia facilita a gestão do espaço de trabalho. Pois, nesse modelo é comum que os colaboradores tenham horários e locais de trabalho variados. A partir de softwares de reserva, a empresa consegue organizar a ocupação do escritório, ajustar escalas de trabalho e monitorar reservas de espaços de forma eficiente, evitando conflitos por superlotação ou subutilização de recursos.
Muitas dessas tecnologias também visam integrar a comunicação entre os colaboradores. Isso é importante porque o trabalho com equipes distribuídas pode levar a falhas de comunicação. Alguns softwares centralizam canais de troca de informações, como mensagens, chamadas e compartilhamento de documentos, garantindo que todos estejam alinhados e informados.
Tecnologias de gestão também ajudam a acompanhar a produtividade de cada colaborador. Por fornecerem recursos para visualizar o progresso das atividades realizadas. Para os gestores isso é essencial, porque facilita o acompanhamento de prazos e a identificação de possíveis gargalos a fim de garantir que os objetivos sejam alcançados.
Além disso, os relatórios e análises gerados pelo software ajudam a empresa a entender como o espaço físico está sendo utilizado, a frequência de comparecimento dos colaboradores e outros indicadores importantes. Esses dados suportam decisões estratégicas para otimizar recursos e melhorar o desempenho da equipe.
Melhores softwares de gestão para equipes híbridas
Uma boa gestão do trabalho híbrido consiste em desenvolver táticas para integrar a rotina presencial e remota, a fim de aprimorar a eficiência produtiva e maximizar os resultados.
Neste cenário, as tecnologias para trabalho híbrido são cruciais. Afinal, elas facilitam processos gestão, ajudam a integrar os colaboradores e otimizam o fluxo de trabalho. Para isso, as lideranças precisam identificar quais são os recursos capazes de simplificar o dia a dia e otimizar a organização nesse formato de trabalho.
A fim de facilitar essa decisão, listamos algumas dessas ferramentas, conforme suas principais funções. Acompanhe.
Gestão do Espaço de Trabalho
A flexibilidade do trabalho híbrido também exige uma gestão eficiente do escritório. Porque, neste contexto, as escalas precisam ser organizadas de modo que todos tenham um espaço confortável para realizarem suas demandas em dias de rotina presencial.
Neste contexto, uma solução relevante é oferecer estações de trabalho flexíveis, ou seja, nenhum ambiente pertence a dado colaborador. Sendo assim, os espaços podem ser reservados conforme a necessidade de cada pessoa.
Por sua vez, esse processo otimiza o uso do escritório, bem como, garante um ambiente confortável e seguro para os colaboradores.
Um software de gestão para equipes híbridas que conta com essa funcionalidade é a getdesk. A partir dela, os funcionários escolhem, distância, o dia e a mesa que usarão no escritório. Quando ele chega no local, basta realizar seu check-in, confirmar a reserva e iniciar seu expediente.
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Comunicação
Organizar as estratégias de comunicação da empresa é um passo essencial para obter bons resultados no trabalho híbrido.
Dessa forma, para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em sintonia, é essencial contar com, pelo menos, um software de gestão para equipes híbridas que facilite o diálogo entre todos.
Nesse sentido, tanto ferramentas de videoconferência, quanto plataformas de chat são importantes para que todos possam ter acesso as mesmas discussões e debates.
Ferramentas de videoconferência, como Zoom, Skype e Google Meet, permitem que os membros da equipe se conectem remotamente, realizem reuniões, compartilhem apresentações e documentos, além de colaborar em tempo real.
Já os aplicativos de chat, como Slack e Microsoft Teams, tornam a comunicação mais dinâmica. Por permitirem a troca de mensagens instantâneas, o compartilhamento de links e arquivos, e a organização de conversas em canais específicos para cada assunto.
O uso do WhatsApp não é aconselhado, pois, como essa plataforma é amplamente usada para conversas pessoais, podem ocorrer distrações. Ademais, ela não oferece segurança a respeito das informações, então, podem ocorrer vazamentos sobre dados confidenciais da companhia.
Gestão de Projetos
A gestão de projetos também é fundamental para alcançar bons resultados com a rotina híbrida. Afinal, no híbrido, a organização e o planejamento das tarefas são essenciais para manter a eficiência e a produtividade.
Desse modo, as tecnologias voltadas para esse tipo processo também são cruciais para empresas com jornadas flexíveis.
Neste cenário, plataformas como Trello, Asana, Notion, Jira e Microsoft Project, ajudam a distribuir e priorizar atividades, monitorar o progresso de projetos e acompanhar entregas.
Sendo assim, elas asseguram que o fluxo de trabalho seja eficiente e ajudam a visualizar possíveis falhas e problemas. Também colaboram no acompanhamento da produtividade individual e da equipe.
Armazenamento em Nuvem
Projetos e tarefas geram diversos documentos e dados importantes que precisam ser acessíveis e seguros.
Na jornada híbrida, é importante que todos tenham acesso aos principais documentos para realizar suas demandas, mesmo em dias de trabalho remoto.
Dessa forma, é essencial contar com recursos que permitem armazenar documentos em nuvem, como Google Drive, OneDrive e Dropbox. Por meio deles, as equipes conseguem armazenar, compartilhar e acessar os principais arquivos de forma prática e segura.
Além disso, essas plataformas garantem agilidade no manuseio de documentos, imagens, planilhas e outros materiais essenciais na rotina de trabalho.
Conheça mais sobre a getdesk
Fica clara a importância do uso das melhores ferramentas para gestão do trabalho híbrido no dia a dia do escritório nesse modelo. Assim, não basta apenas focar em se comunicar e analisar dados — também é preciso repensar o espaço de trabalho.
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de reservas de espaços de trabalho e controle de ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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