Nos últimos anos, a rotina de trabalho híbrido no Brasil cresceu, como uma saída para conciliar a integração presencial e a demanda dos colaboradores por maior flexibilidade. Diante disso, surge a necessidade de uma maior organização da ocupação do escritório. Neste contexto, tecnologias, como um sistema para reserva de mesas de trabalho, se tornam essenciais para manter o espaço bem-organizado e evitar conflitos pela mesma estação de trabalho.
Além de facilitar a rotina, uma plataforma para reserva de estações de trabalho colabora para otimizar a gestão do ambiente. A partir delas, gestores e lideranças conseguem visualizar com clareza as taxas de ocupação e a assiduidade dos colaboradores no escritório. Esses dados são essenciais para uma gestão de workplace.
Sendo assim, contar com um ambiente de trabalho organizado também favorece a cultura organizacional da empresa. Dessa forma, os colaboradores se tornam mais produtivos e engajados, favorecendo a retenção de talentos.
A fim de auxiliar você a entender como um sistema para reserva de mesas de trabalho pode favorecer a sua companhia, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, se você quer saber mais sobre o assunto, siga conosco até o final. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é um sistema para reserva de mesas de trabalho?
- Como funciona um sistema para reserva de mesas de trabalho?
- 5 razões para investir em um sistema para reserva de mesas de trabalho
- O que considerar na escolha de uma plataforma de reservas de estação de trabalho?
- Conheça a getdesk, o melhor sistema para reserva de mesas de trabalho
O que é um sistema para reserva de mesas de trabalho?
Um sistema para reserva de mesa de trabalho é uma solução digital que permite aos colaboradores solicitar um espaço no escritório com antecedência por meio de um app ou plataforma web.
Esse tipo de tecnologia garante que cada profissional tenha um local adequado para realizar suas tarefas nos dias em que for trabalhar presencialmente. Assim, não há necessidade de deslocamentos desnecessários e nem perda de tempo para encontrar uma mesa ou sala vazias.
Essas ferramentas são especialmente úteis para empresas que adotam o modelo híbrido, porque facilitam a gestão do espaço e evitam imprevistos, como a falta de mesas ou a superlotação.
Além da reserva de mesas e salas, sistemas como a getdesk oferecem funcionalidades adicionais que auxiliam no gerenciamento do workplace, por exemplo:
- Reserva de vagas no estacionamento, oferecendo mais segurança para quem opta por ir ao escritório de carro;
- Calendário interativo, mostrando a disponibilidade dos espaços;
- Registro de presença, permitindo ao RH acompanhar a adesão a rotina presencial;
- Relatórios de uso, auxiliando na otimização do ambiente de trabalho;
- Controle de ponto com reconhecimento facial, garantindo mais segurança e precisão.
Como funciona um sistema para reserva de mesas de trabalho?
Um sistema para reserva de mesas de trabalho funciona em ambiente digital e o seu acesso pode ser realizado via web ou pelo aplicativo.
Quando a empresa realiza a contratação da plataforma, um profissional responsável deve realizar o upload da planta do espaço físico, a partir disso é criado um banco de dados sobre a ocupação em tempo real.
Assim, sempre que um funcionário precisar reservar um espaço, ele pode acessar a plataforma e visualizar quais locais estão disponíveis.
Para solicitar um espaço no escritório, basta que o colaborador faça o login, acesse a aba destinada às reservas e escolha o dia e horário desejados. Logo depois, será direcionado para a seção de visualização da planta do escritório, no momento, ele poderá ver quais colegas estarão no escritório e os espaços disponíveis. Então, basta selecionar a estação desejada e realizar o check-in no dia e data indicados.
Como todos conseguem verificar a ocupação do ambiente antes de chegar ao escritório, podem organizar precisamente a sua rotina no presencial, ou até mesmo, optar por ir outro dia — caso perceba que o local está lotado.
Ademais, por meio desse sistema, gestores, lideranças, equipe de RH, entre outros profissionais, tem mais visibilidade sobre a ocupação do escritório. Dessa forma, podem acompanhar, pelo próprio sistema, quais colaboradores estiveram presencialmente ao longo do mês. Isso facilita a gestão da jornada híbrida, dispensando a necessidade de planilhas ou controles manuais.
5 razões para investir em um sistema para reserva de mesas de trabalho
A gestão do espaço de trabalho é um dos maiores desafios para empresas que adotam o modelo híbrido. Afinal, como garantir que os colaboradores tenham mesas disponíveis nos dias presenciais sem gerar superlotação ou desperdício de espaço?
Neste contexto, entra o sistema para reserva de mesas de trabalho. A partir disso, a empresa organiza o uso do escritório de forma eficiente, garantindo mais praticidade para os funcionários e reduzindo custos operacionais.
Então, para te ajudar a entender as vantagens desse tipo de sistema, listamos cinco razões para adotar essa tecnologia no seu ambiente de trabalho:
1. Organização eficiente do escritório
Em um modelo híbrido, os dias presenciais podem variar entre os colaboradores, por essa razão se torna essencial uma ferramenta que ajude a organizar o espaço.
A partir de um sistema de reservas, todos podem visualizar facilmente quais mesas e salas estão disponíveis. Por sua vez, isso evita imprevistos e garante uma rotina mais eficaz no trabalho presencial.
E, como os gestores também têm acesso a dados estratégicos sobre a ocupação dos ambientes, conseguem realizar investimentos mais assertivos em melhorias para o escritório.
2. Mais produtividade para os colaboradores
Quando os funcionários podem reservar seus lugares com antecedência, eles chegam ao escritório já sabendo onde vão trabalhar. Isso evita perda de tempo procurando um espaço e permite que eles se concentrem no que realmente importa.
Outra vantagem é a possibilidade de visualizar quais colegas estarão no escritório no mesmo dia. Isso facilita encontros presenciais estratégicos, fortalecendo o trabalho em equipe e a colaboração entre diferentes áreas.
Você pode se interessar por:
3. Retenção de talentos e experiência do colaborador
Um ambiente de trabalho bem-organizado e flexível demonstra o compromisso da empresa com a experiência dos colaboradores. Quando os funcionários percebem que a empresa investe em soluções que melhoram sua rotina, eles se sentem mais motivados e valorizados.
Isso impacta diretamente na retenção de talentos e na redução do turnover, já que quando os colaboradores se sentem valorizados, tendem a permanecer mais tempo na empresa.
Oferecer esse tipo de ferramenta também favorece a experiência do colaborador — estratégia que visa favorecer a rotina de um profissional e torná-la mais dinâmica, com objetivo de melhorar o engajamento dos funcionários.
4. Redução de custos operacionais
Com uma gestão mais eficiente do espaço físico, muitas empresas percebem que podem operar com um escritório menor, reduzindo de custos com aluguel, manutenção, energia, água e limpeza.
Além disso, com um sistema de reservas, a empresa evita desperdícios e otimiza a ocupação do ambiente, garantindo um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
5. Maior autonomia e flexibilidade
Permitir que os colaboradores escolham seus lugares com antecedência proporciona mais autonomia e flexibilidade no dia a dia. Eles podem decidir onde preferem trabalhar, seja próximo à sua equipe para facilitar reuniões e interações ou em um espaço mais reservado para momentos de foco.
Essa liberdade contribui para um ambiente mais colaborativo e dinâmico, bem como incentiva o contato entre diferentes setores, incentivando o diálogo e contato próximo entre todos.
O que considerar na escolha de uma plataforma de reservas de estação de trabalho?
Para empresas que adotam o modelo híbrido, contar com uma plataforma de reservas de estações de trabalho é essencial para organizar o espaço, otimizar recursos e garantir a produtividade dos colaboradores.
Mas, com tantas opções no mercado, como escolher a melhor solução para sua empresa? Listamos alguns passos a seguir:
1. Entenda as necessidades da sua empresa
Antes de escolher uma ferramenta, é fundamental avaliar a realidade da sua organização, para isso, faça um levantamento e considere pontos, como:
- Quantos colaboradores utilizam o escritório diariamente?
- Quantas pessoas o escritório comporta ao mesmo tempo?
- Quais espaços precisam ser reservados (mesas, salas de reunião, vagas de estacionamento)?
Essas questões ajudam a definir quais funcionalidades são essenciais na plataforma ideal.
Ao mapear essas necessidades, você assegura a que a solução escolhida realmente atendera às demandas da equipe e irá contribuir para uma experiência mais eficiente no ambiente híbrido.
2. Priorize a usabilidade
A plataforma deve ser intuitiva e fácil de usar, a fim de que todos os profissionais da companhia consigam utilizá-la e possam fazer suas reservas de qualquer lugar. O ideal é que as solicitações possam ser feitas em poucos cliques.
Lembre-se de que: um sistema complexo, que demanda muito para processar as solicitações ou que apresenta falhas frequentes, pode gerar resistência entre os funcionários. Assim, algo que era para favorecer a empresa, pode prejudicá-la.
Para ter a certeza de que o sistema escolhido se adequa as necessidades da sua companhia, você pode buscar por soluções que ofereçam um período de teste grátis. Com isso, evita realizar um investimento considerável em algo pouco funcional.
3. Verifique a integração com outros sistemas
Em uma rotina corporativa, a integração entre diferentes plataformas torna os processos mais ágeis. Por isso, é importante escolher uma ferramenta que se conecte a outros sistemas já utilizados pela empresa, como Google Workspace e Microsoft 365.
Essa compatibilidade facilita a sincronização de reservas com calendários e permite uma gestão mais fluida, evitando conflitos de agendamento e melhorando a comunicação entre as equipes.
4. Avalie o suporte e a confiabilidade do sistema
Um bom suporte técnico faz toda a diferença na experiência de uso da plataforma. Antes de contratar a solução, verifique se a empresa oferece atendimento eficiente para tirar dúvidas e resolver eventuais problemas.
Isso evita dores de cabeça com falhas no sistema e garante que sua equipe possa contar com um serviço estável e seguro.
Conheça a getdesk, o melhor sistema para reserva de mesas de trabalho
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.
