Plataforma para registro de ponto digital: como funciona?

Manter um controle eficiente da jornada de trabalho é essencial para garantir organização, transparência e conformidade com a legislação. No entanto, com o crescimento de jornadas flexíveis, sistemas de marcação tradicionais já não são tão eficientes. Neste contexto, uma plataforma para registro de ponto digital surge como uma solução eficiente, por permitir que os colaboradores realizem seus apontamentos de qualquer lugar, com maior praticidade, eficiência e segurança.   

O uso dessas plataformas também otimiza processos internos do RH e do Departamento Pessoal. Aliás, o acesso rápido a dados reduz erros no cálculo da folha de pagamento, melhora o controle de horas extras e permite a identificação de padrões como absenteísmo. Isso contribui para uma gestão mais estratégica e evita inconsistências, que podem causar problemas jurídicos. 

Além disso, por se tratar de um sistema online, a empresa não precisa investir em equipamentos custoso — relógio de ponto. Dessa forma, consegue alocar recursos financeiros com maior qualidade e em demandas e projetos importantes para o seu crescimento.  

Então, para ajudar você a entender a relevância de uma plataforma para registro de ponto digital em empresas remotas, híbridas e presenciais, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura.  

Por que fazer o registro de ponto? 

O registro de ponto é uma obrigação legal para estabelecimentos com mais de 20 funcionário. Ademais, ao realizar os apontamentos da jornada, a empresa consegue monitorar com precisão a carga horária de cada colaborador, garantindo que todos cumpram adequadamente seu expediente. 

Por meio do controle de ponto, os cálculos da folha de pagamento são feitos. Então, a marcação é essencial para calcular corretamente os salários, horas extras e outros benefícios. Uma marcação eficiente da jornada também diminui os riscos inconsistências e garante o pagamento correto de cada colaborador.  

Com o registro das horas trabalhadas, a empresa garante a contabilização correta da jornada de trabalho, o que evita problemas como sanções da Justiça do Trabalho ou Ministério Público e ações trabalhistas.  

A marcação correta também é essencial para RH e o Departamento Pessoal. Com uma marcação adequada, esses profissionais têm dados valiosos para a gestão de pessoal e conseguem visualizar padrões de absenteísmo, necessidade de contratações adicionais e ajustes na carga de trabalho. A partir disso, o setor responsável pela gestão de pessoas consegue direcionar ações estratégicas para favorecer a rotina de trabalho.  

Por fim, realizar o registro de ponto favorece a transparência entre empregadores e empregados, criando um ambiente de trabalho mais justo e confiável.  

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Métodos para registro de ponto  

Os principais métodos para registro de ponto eletrônico no Brasil foram definidos pela Portaria 671 de 2021 do MTP. Dessa forma, essa legislação regulamenta o uso de sistemas eletrônicos e digitais para a marcação e controle da carga horária.  

Conforme o texto existem três tipos de controle de ponto que podem ser usados pelas empresas brasileiras. São eles:  

• Registrador de Ponto Convencional (REP-C): é o famoso relógio de ponto, equipamento físico exclusivo para registro da jornada que emite documentos trabalhistas e realiza controles fiscais; 
• Registro de Ponto Alternativo (REP-A): conjunto de equipamentos e softwares para registro digital da jornada cujo acesso ocorre via computadores, celulares ou tablets. O seu uso demanda autorização via convenção ou acordo coletivo de trabalho. 
• Registro de Ponto por Programa (REP-P): software em nuvem ou ambiente dedicado, demanda certificação pelo INPI. Possui camadas extras de segurança, como reconhecimento facial e geolocalização. 

Sendo assim, o uso de uma plataforma para registro de ponto digital possui validação legal, mas, deve se encaixar em uma das categorias de REP-A ou REP-P.  

Como funciona uma plataforma para registro de ponto digital? 

Uma plataforma para registro de ponto digital funciona de modo parecido com outros sistemas de marcação da carga horária, mas a principal diferença que conta com armazenamento em nuvem e a sua instalação pode ser feita via dispositivos móveis.  

Por meio desse tipo de tecnologia, os colaboradores realizam seus registros ao acessar o sistema, seja via aplicativo ou plataforma web. Além disso, a veracidade dos registros é comprovada por meio de diferentes métodos de verificação, sendo os principais deles:   

• Reconhecimento facial;  
• Geolocalização;   
• QR Code;   
• Biometria;   
• Reconhecimento por voz.   

Esses formatos colaboram para evitar e prevenir fraudes, como marcações indevidas por terceiros — algo comum em sistemas como o livro de ponto e até mesmo no relógio pantográfico. 

Os dados são armazenados automaticamente no aplicativo de controle de ponto, permitindo que os trabalhadores os consultem sempre que necessário. Assim, promove mais transparência e clareza na jornada de trabalho, porque cada funcionário pode acompanhar sua carga horária a qualquer momento.  

E como o departamento de gestão de pessoas também conta com livre acesso às informações, a plataforma de registro de ponto digital colabora para automatizar processos burocráticos, como o fechamento da folha de ponto, conferência de faltas, atrasos e horas extras, etc. 

Controle de ponto digital é legal? 

Sim, como mencionamos, segundo a portaria 671 do MTP, o uso de plataforma para registro de ponto digital é legal. Porém, para possa ser usado, deve estar certificado pelo INPI ou deve ser autorizada por acordo trabalhista.  

O objetivo dessa Legislação foi modernizar as leis anteriores e com isso permitir o uso de sistemas de registros eletrônicos e digitais para marcação da carga horária. Foi a partir dessa portaria que surgiram as categorias de REP-C, REP-A e REP-P. 

No entanto, para que as informações de marcações digitais sejam consideradas válidas, elas precisam seguir alguns critérios indicados nos seguintes artigos:  

“Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho. 

§ 1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá: 

I – permitir a identificação de empregador e empregado;  

II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado. 

§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.” 

Já sobre o registro de ponto por programa, portaria do MTP dispõem o seguinte:  

Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho. 

Art. 79. O REP-C e o REP-P, definidos no art. 76 e no art. 78, devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizada pelo empregado (…)  

Art. 80 Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico: 

I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88; 

II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e 

III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Dessa forma, como o controle de ponto digital se enquadra nessas categorias, os softwares devem fornecer esses registros e disponibilizá-los, tanto para os empregadores quanto empregadores.

Também é preciso considerar a autorização do uso via acordo coletivo ou convenção trabalhista para o REP-A e registro de INPI para o REP-P.  

Vantagens de uma plataforma de registro de ponto digital 

Adotar uma plataforma para registro ponto digital traz inúmeras vantagens para a sua empresa, pois, esses softwares otimizam a gestão da jornada de trabalho, tornando o acompanhamento de horas muito mais eficiente. 

Com um sistema digital, fica mais fácil monitorar atrasos, faltas e horas extras, reduzindo a burocracia do departamento pessoal. A automação do cálculo de horas minimiza erros e diminui o risco de problemas trabalhistas, garantindo mais precisão no controle da jornada. 

Além disso, o ponto digital proporciona maior precisão e confiabilidade, porque a carga horária de cada colaborador é documentada de forma precisa, informando a hora, minutos e segundos do registro.

Outra vantagem são as funcionalidades de validação (biometria, reconhecimento facial, geolocalização)que ajudam a evitar inconsistências, como marcações indevidas ou erros de contabilização. Isso torna o processo mais seguro e eficiente. 

Ponto digital é seguro? 

Muitas empresas ainda têm dúvidas sobre a segurança do controle de ponto digital, mas a verdade é que ele é muito mais confiável do que métodos tradicionais.

Os softwares de ponto contam com diversas camadas de segurança para impedir fraudes, tanto por parte dos funcionários quanto da empresa. Ademais, recursos como reconhecimento facial, biometria, geolocalização e autenticação por voz garantem a integridade dos registros. 

Essas plataformas também seguem rigorosamente as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), assegurando a privacidade das informações e permitindo acesso somente a pessoas autorizadas. Por sua vez, isso proporciona mais segurança em comparação a métodos convencionais, como planilhas, onde os dados podem ser facilmente manipulados. 

Melhor plataforma para registro de ponto digital 

A getdesk é uma plataforma para registro de ponto digital que realiza a validação da marcação via reconhecimento facial e geolocalização, por isso traz muito mais segurança para esse processo.  

Além disso, por contar com aplicativo e plataforma web, os colaboradores conseguem realizar seus registros independente da sua localização. Então, seja na rotina presencial ou remota, os funcionários podem fazer seus apontamentos com precisão e praticidade.  

Em segundo lugar, a plataforma oferece a funcionalidade de reserva de mesas e salas de reunião. Desse modo, os colaboradores planejam suas rotinas no escritório com maior assertividade, o que melhora a produtividade no presencial. 

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• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.  

• Controle de ponto facial com geolocalização.  

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• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.  

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