Livro ou relógio de ponto: vantagens e desvantagens 

Realizar o apontamento da jornada dos colaboradores não é apenas uma obrigação legal, mas também, promove diversos benefícios para empresas de todos os tamanhos. Para isso, muitas organizações ainda usam métodos tradicionais como o livro ou relógio de ponto. Mesmo sendo uma das principais formas de marcação, é preciso se atentar a alguns detalhes. 

Entender como funciona cada um desses recursos é fundamental para realizar uma escolha assertiva e ter segurança em relação às informações sobre a carga horária dos colaboradores. Além disso, fornece maior respaldo jurídico para o empregador, uma vez que esses apontamentos têm validade legal.  

Contudo, diante do avanço tecnológico, outra questão impera: será que o livro ou relógio de ponto ainda são funcionais? Quais são as vantagens de cada método e quais as desvantagens?  

A fim de ajudar você a entender qual a ferramenta de controle de ponto mais interessante para sua empresa, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura.  

O que é o livro de ponto? 

O livro de ponto é o método mais antigo para realizar o registro da jornada dos empregados. Esse método manual, os trabalhadores anotam em uma folha do livro seus horários de entrada, pausas e saídas.  

Nesse processo, todas as etapas são manuais, desde o registro até a conferência, elaboração da folha de ponto e o fechamento ao final do mês.  

Esse método é amplamente usado por empresas de pequeno porte, já que demanda um baixo investimento inicial e entendido como uma ferramenta para o registro da jornada. Assim, mesmo que manuais, as informações constam com validade legal.  

O registro no livro de ponto deve conter as seguintes informações:

• Nome completo do colaborador;
• Horário de entrada;
• Pausa e retorno do almoço;
• Horário de saída;
• Assinatura.

Quais as vantagens do livro de ponto?  

A principal vantagem do livro de ponto é o seu baixo custo. Como não demanda equipamentos ou softwares elaborados, a sua implementação é simples e acessível.  

Contudo, mesmo que pareça uma opção viável financeiramente, em um primeiro momento a utilização do livro de ponto pode ser mais custosa a longo prazo. Isso porque, esse método abre brechas para inconsistências na contabilização das horas, bem como há maiores incidências de fraudes.

Por consequência, pode fazer com que a organização tenha que lidar com multas ou até mesmo processos trabalhistas por registros feitos de forma equivocada.

Quais as desvantagens do livro de ponto?  

O sistema de livro de ponto apresenta mais desvantagens do que benefícios para as empresas.  

A primeira razão é a imprecisão dos horários. Como os registros são manuais, é improvável que os colaboradores ou os responsáveis pelas anotações indiquem com exatidão os minutos e os segundos dos registros, não havendo uma correspondência exata das horas trabalhadas.  

Uma prática comum relacionada a esse tipo de controle é o registro de ponto britânico. Esse tipo de apontamento é aquele no qual a carga horária é registrada sempre da mesma forma, por exemplo, diariamente o registro aponta que o colaborador entrou as 08:00, fez pausa para almoço ao 12:0, retornou as 13:00 e saiu as 17:00, sem variação de minutos ou segundos.

O modelo em questão é problemático, pois não demonstra o que de fato ocorreu, e, não é considerado válido pela Justiça do Trabalho. Portanto, as empresas que o adotam, podem ser punidas.

Outro problema do livro de ponto são as possíveis rasuras, pois as marcações são feitas com base em papel e caneta. Então, caso o colaborador cometa um erro na anotação, a marcação é inviabilizada. Além disso, também existe o risco de que as anotações sejam perdidas, extraviadas ou prejudicadas.   

Ainda, o registro de ponto via livro abre muitas brechas para fraudes, quando um colaborador faz a marcação para outro. Assim, haverá inconsistências na contabilização.

Por fim, os profissionais responsáveis pelo fechamento da folha de pagamento têm que fazer cálculos manuais para identificar a jornada individual de trabalhador em um determinado. Isso leva a possíveis falhas na contagem, bem como toma tempo do departamento, que poderia dedicar-se a tarefas estratégicas.

Relógio de ponto: o que é?  

O relógio de ponto também é uma ferramenta para realizar o controle da jornada dos empregados. Ele funciona a partir do registro da carga horária em uma máquina.  

O modelo mais tradicional relógio de ponto cartográfico, que opera manualmente. Nele, cada colaborador possui um cartão com seu nome, o qual insere na máquina para marcação das datas e horários registrados. 

Esse sistema ainda é amplamente utilizado em empresas, especialmente em setores mais tradicionais, como indústrias, empresas de serviços terceirizadas e até mesmo algumas instituições públicas.  

Com a evolução tecnológica, esse sistema foi aprimorado. Assim, atualmente, existem relógios de ponto mais tecnológicos que contam a integração de softwares e oferecem maneiras mais precisas para o controle de ponto. Alguns exemplos disso são a leitura biométrica, reconhecimento facial, por QR Code ou totens para leitura de crachás e tags individuais.   

Benefícios do relógio de ponto  

Em uma comparação livro ou relógio de ponto, podemos perceber que a segunda opção apresenta mais vantagens. Afinal, por ser uma ferramenta eletrônica, o relógio de ponto consegue fornecer maior precisão na marcação das horas.  

Com essa ferramenta, os riscos de inconsistências nos registros são reduzidos, pois com equipamentos mais modernos, há maior dificuldade para ocorrência de fraudes.   

Em segundo lugar, por se tratar de um registro eletrônico, existem menos chances de ocorrerem rasuras ou que informações sejam perdidas. Assim, fornecendo maior segurança sobre as informações da carga horária.  

Outro ponto, é que o relógio de ponto oferece maior transparência na relação trabalhista, já que, os colaboradores podem ter acesso facilitado a sua folha de ponto. Isso garante que tanto os empregados quanto os empregadores visualizem as informações sobre a jornada diária. 

O controle de ponto via relógio também ocorre de forma mais dinâmica. Basta alguns segundos para os colaboradores realizarem suas marcações, aumentando a adesão ao registro da frequência.  

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Desvantagens do relógio de ponto 

Independente do método, livro ou relógio de ponto, ambos apresentam desvantagens, especialmente quando falamos do meio tradicional, em que o registro acontece mediante a marcação de uma folha de papel.  

Um dos principais obstáculos desse sistema é que os colaboradores podem perder ou esquecer o cartão de registro. Quando isso ocorre, a contabilização final da carga horária de um determinado mês é prejudicada, o que pode resultar em possíveis questões judiciais relacionadas ao pagamento de horas extras e jornada de trabalho. 

Além disso, outro problema está relacionado à contabilização de faltas e atrasos. Como não há provas dos registros, o departamento de Recursos Humanos (RH) enfrenta dificuldades para realizar o fechamento adequado da folha de pagamento. 

Livro ou relógio de ponto: qual é melhor?  

Quando comparamos livro ou relógio de ponto, o relógio apresenta mais benefícios e permite um processo automatizado.  

Entretanto, os dois métodos ainda apresentam brechas de falha para sua utilização, uma vez que ambos dependem, de certo modo, de ações manuais para contabilização total da carga horária mensal ou do registro em papel.  

Hoje em dia, já existem métodos mais eficientes e modernos para realizar o controle de frequência dos colaboradores. Um bom exemplo disso, é o controle de ponto digital, o qual fornece segurança e precisão das informações e cujo acesso pode ocorrer de qualquer lugar do planeta.

Ponto digital: por que é mais vantajoso?

O controle de ponto digital permite que os colaboradores realizem o registro da jornada de trabalho via computador ou dispositivos móveis. Dessa forma, as marcações ocorrem de modo mais seguro, já que contam com etapas extras de segurança, como o reconhecimento facial e a geolocalização. 

Além disso, esses tipos de sistemas reduzem as possibilidades de inconsistências nas marcações, uma vez que, todo o processo é automatizado. Assim, há uma maior precisão sobre os registros, evitando, problemas como o ponto britânico ou a contabilização errônea de horas tralhadas e horas extras. 

Esse sistema colabora também para uma maior transparência sobre os registros de ponto, já que, tanto empregador, quanto empregado podem acessar os dados a qualquer momento, diretamente na plataforma.

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