A rotina remota, seja parcial ou total, demanda procedimentos distintos daqueles que acontecem na rotina presencial. Neste cenário, processos como a comunicação assertiva e o acompanhamento das demandas se tornam mais complexos. Porém, contar com ferramentas para gestão do trabalho remoto representa uma solução eficiente para superar os possíveis obstáculos de jornadas flexíveis.
Em um cenário no qual as rotinas de trabalho se flexibilizaram, investir em certas tecnologias deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade. Afinal, esses recursos permitem que todos colaborem e realizem suas demandas à distância, além de colaborar para a conquista de melhores resultados por permitirem a visualização das entregas e o monitoramento da produtividade dos times e colaboradores.
Então, para te ajudar a conhecer as principais ferramentas para gestão do trabalho remoto e entender como escolher as mais adequadas para sua empresa, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo exclusivo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
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Qual a importância das ferramentas para gestão do trabalho remoto?
O trabalho remoto, da mesma forma que o formato híbrido, traz diversos desafios para a gestão das pessoas e dos projetos da empresa. Para superar esses obstáculos, é preciso investir em recursos que viabilizam uma comunicação eficiente e assertiva.
Desse modo, o investimento em ferramentas para gestão do trabalho remoto é importante porque elas permitem centralizar a comunicação e as demandas dos colaboradores, mesmo à distância.
Além disso, esse tipo de recurso também viabiliza a realização do trabalho assíncrono, possibilitando que cada colaborador tenha acesso às informações necessárias para a realização de suas tarefas nos horários mais convenientes para si, trazendo ainda mais flexibilidade para a rotina pessoal.
Outra razão para investir em ferramentas para gestão do trabalho é o acompanhamento da produtividade do regime remoto, uma vez que esse tipo de ferramenta viabiliza o acompanhamento das entregas e da atuação das equipes.
Através desse acompanhamento, também é possível visualizar possíveis gargalos e entender se existem sobrecargas. Dessa maneira, pode-se organizar de forma mais igualitária as demandas internas do trabalho.
As plataformas para gestão do trabalho facilitam a colaboração entre os times, fazendo com que as equipes estejam mais integradas. Com isso, os colaboradores trabalham em conjunto mesmo não estando no mesmo local. Sendo assim, todos recebem as mesmas informações em relação às tarefas e projetos.
Melhores ferramentas para gestão do trabalho remoto por categoria
Contar com as melhores ferramentas para gestão do trabalho remoto colabora diretamente para aproveitar as vantagens desse tipo de rotina e alcançar os melhores resultados.
A seguir, listamos algumas das melhores ferramentas para gestão do trabalho remoto.
1. Comunicação
A comunicação é um elemento essencial em qualquer modelo de trabalho. No entanto, no remoto, como não há contato presencial com os colegas de trabalho, investir um processo de comunicação assertiva se torna ainda mais importante para o compartilhamento de informações.
Quando pensamos em ferramentas de comunicação remota, é natural que as pessoas considerem apenas as plataformas de videoconferência. Por essas permitirem aos membros da equipe comunicar-se e conectar-se à distância.
No entanto, além dos recursos de videochamada, plataformas de trocas de mensagem também são essenciais, principalmente porque viabilizam a comunicação a todo momento e não demandam que todos estejam online ao mesmo momento para resolverem determinadas demandas.
Principais ferramentas:
Neste cenário, é interessante evitar o WhatsApp como um recurso de comunicação interna. A razão disso é que essa ferramenta é usada para conversas pessoais, então, o colaborador pode se distrair em conversas que não se relacionam com suas demandas laborais.
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2. Gestão de projetos
Para uma companhia funcionar adequadamente, os projetos e demandas precisam ser distribuídos entre as equipes. Sendo assim, é preciso manter uma organização lógica a respeito de quais as responsabilidades de cada colaborador.
No remoto, contar com uma ferramenta de gestão de projetos é fundamental para manter a eficiência do fluxo de trabalho.
Esses softwares colaboram para organizar e monitorar o andamento dos projetos e demandas de cada equipe e colaborador. Dessa forma, independentemente da posição geográfica, todos estão cientes das suas tarefas – o que facilita a comunicação e o trabalho em equipe.
Algumas dessas principais ferramentas são:
3. Análise de dados
Cada vez mais, as empresas adotam abordagem data driven, ou seja, baseiam-se em dados para tomarem suas decisões estratégicas.
Além disso, a análise de dados impacta diretamente o direcionamento das ações de quase todos os setores de uma organização.
No departamento pessoal, por exemplo, ações de people analytics permitem reduzir a taxa de turnover e otimizar a rotina dessa área. No setor de venda, a análise de dados é essencial para entender as principais demandas dos possíveis clientes. Esses são apenas alguns dos exemplos da relevância dessa abordagem.
No trabalho remoto, além de tudo isso, permite acompanhar a produtividade dos funcionários.
Algumas dessas principais ferramentas são:
4. Gestão de pessoas
As rotinas remotas também demandam processos relacionados à gestão de pessoas. Isso significa acompanhar o expediente de trabalho, por meio do controle de ponto, e organizar processos como o fechamento da folha de pagamento.
Essas ações são importantes tanto para acompanhar a produtividade das equipes quanto para que as empresas se adequem ao que prevê a legislação trabalhista brasileira.
Além disso, elas também facilitam processos como a aquisição e retenção de talentos, bem como facilitam a rotina do setor de gestão de pessoas.
Algumas dessas principais ferramentas são:
5. Monitoramento de tempo
Além de organizar os projetos, também é interessante organizar os horários de reunião e de trabalho destinados a cada demanda.
A razão para isso é que, no trabalho remoto, diversas distrações podem atrapalhar a rotina de trabalho. Então, para melhorar o foco dos colaboradores uma solução entre as ferramentas para gestão do trabalho remoto podem ser as plataformas para gestão de tempo.
Esses recursos permitem que os colaboradores, monitorem a quantidade de tarefas entregues em determinado período. Eles também facilitam o acompanhamento de horários de reuniões e períodos “livres” para realização das demandas.
Algumas dessas ferramentas se assemelham às plataformas para gestão de projeto. Agendas virtuais também representam uma solução interessante para essa finalidade. Sendo assim, as principais delas são:
- Google Agenda;
- Notion;
- Trello;
- ToDoist.
O que considerar ao escolher ferramentas para gestão do trabalho remoto?
Como você pode perceber, existem diversas ferramentas para gestão do trabalho remoto. Neste cenário, não basta apenas selecionar uma solução qualquer – é preciso assegurar o conjunto de plataformas utilizadas, de fato, irá atender as demandas e necessidades da sua empresa.
Dessa forma, considerar algumas características facilita a tomada de decisão, facilitando a escolha correta das soluções.
Listamos alguns dos aspectos a considerar ao analisar as ferramentas. Confira:
Experiência do usuário
Uma ferramenta para gestão do trabalho remoto deve poder ser usada de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Isso significa que ela deve funcionar tanto em dispositivos móveis (celulares e tablets) quanto em computadores (desktops ou notebooks).
Além disso, o recurso escolhido deve funcionar em todos os sistemas operacionais, a fim de que todos possam utilizá-los sem maiores problemas.
Nesse critério, a interface também é um ponto que deve ser analisado. A solução deve apresentar uma boa usabilidade para assegurar que os membros da equipe não tenham dificuldades em usá-la na sua rotina.
Segurança dos dados
O uso da internet é o que viabiliza o trabalho remoto. Contudo, isso demanda uma maior atenção à segurança dos dados da empresa e dos colaboradores.
Sendo assim, é preciso investir em ferramentas que apresentem critérios voltados à proteção das informações confidenciais contra violações e ameaças virtuais.
Isso é relevante também para que a empresa se enquadre na Lei Geral de Proteção de Dados e evite questões judiciais relacionadas a essa questão.
Integração com outras plataformas
A rotina de uma companhia depende da utilização de diversas plataformas que viabilizam o acompanhamento e a realização das demandas. Então, os sistemas precisam ter a capacidade de se integrarem.
Plataformas que oferecem integração com outras ferramentas representam a melhor escolha por facilitarem a dinâmica de troca de informações cotidianas e evitarem que os funcionários precisem usar diversas soluções para atingir determinado objetivo.
Então, ao fazer um levantamento das melhores ferramentas para gestão do trabalho remoto na sua empresa, considere aqueles que podem ser integrados a outras sem maiores problemas.
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Como podemos perceber, as ferramentas para gestão do trabalho remoto são cruciais para a rotina de organizações que optam por jornadas flexíveis.
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