Como implementar hot desking: confira 7 dicas!

Como implementar hot desking parece uma tarefa complicada, afinal, o novo modelo de espaço de trabalho não apenas muda o dia a dia dos colaboradores, como também pede algumas adaptações na planta do escritório. Porém, essa não é uma tarefa impossível e algumas dicas vão ajudar.

Flexibilidade é o substantivo perfeito para definir o futuro do trabalho híbrido – modelo que alterna atividades presenciais e remotas, e que também podem ser feitas de qualquer lugar além de casa (ou seja, o profissional pode até viajar enquanto trabalha).  

O hot desking também é uma novidade que chega para deixar o escritório ainda mais flexível, e essa prática pode trazer uma série de benefícios, como evitar o desperdício de mesas disponíveis, aproximar os profissionais da empresa, incentivar a troca de novas ideias e até a redução de custos corporativos (como a redução do aluguel do espaço de trabalho, por exemplo).  

Mas assim como qualquer mudança, existem os prós e contras. Essa transição deve ser feita com muito planejamento e antecedência. A getdesk separou algumas dicas que vão te ajudar a implementar o hot desking na sua empresa. Continue conosco até o final e boa leitura.

Hot desking é o compartilhamento de mesas no ambiente de trabalho

Atualmente, quando se fala sobre flexibilidade nas empresas, o modelo híbrido de trabalho é o tópico mais conhecido, pois envolve as escalas flexíveis entre o presencial e o remoto. Contudo, ele não é o único e essa maleabilidade também está acontecendo dentro do próprio escritório. 

O hot desking é um modelo no qual os colaboradores têm a liberdade de escolher sua mesa de trabalho. Geralmente, essa prática é mais comum em empresas híbridas, que nos últimos anos reduziram seu espaço de trabalho e encontraram uma forma de comportar todos os funcionários nesse modelo. 

Assim como o trabalho remoto (ou híbrido), o hot desking ganhou mais força durante a pandemia, momento no qual houve uma brusca otimização do espaço de trabalho e grande parte dos negócios se sustentaram graças aos avanços tecnológicos.

Modelo de mesas compartilhadas tem uma série de vantagens

O hot desking é uma prática que permaneceu no pós-pandemia e vem se tornando uma realidade na maioria das empresas. Além de deixar o ambiente mais moderno, o hot desking é repleto de benefícios, como:

• Estreitamento das relações profissionais;
• Novos insights e mais agilidade;
• Aumento de produtividade;
• Liberdade para escolher onde trabalhar;
• Escolha do ambiente segundo a atividade (precisa de mais foco? Escolha uma mesa mais distante).

Outro ponto interessante sobre o hot desking é a possibilidade de escolher com quem trabalhar a depender das atividades. Por exemplo, um funcionário novo pode combinar com o gestor de reservar mesas vizinhas durante toda a integração. Outra situação interessante são os projetos em equipe, em que todos podem optar por trabalhar juntos até o fim da proposta. 

Mas apesar dos vários benefícios, empresas que estão há décadas trabalhando com o ambiente tradicional podem desistir dessa mudança devido aos desafios por trás dela. Contudo, alguns cuidados antes, durante e após a implementação fazem com que todo o processo de hot desking seja fluído e um sucesso. 

Agora que você já sabe o que é hot desking e quais seus benefícios, vamos às dicas:

1 – Crie um plano de ação de como implementar hot desking

É impossível falar de mudanças internas (ou externas) sem um plano de ação. O planejamento é fundamental para qualquer estratégia, incluindo as mudanças dentro da própria empresa. Sem um plano, os obstáculos se tornam ainda maiores e é bom estar preparado para lidar com qualquer um. 

O foco principal deve ser a satisfação dos colaboradores diante do modelo, bem como as formas de engajamento. Mas outros tópicos, como o cálculo de tempo necessário para o sucesso da implementação, cronograma e os prós e contras também são outros pontos que devem ser discutidos e definidos no plano. Além disso, é importante alinhar os objetivos do hot desking (mais produtividade? Novas ideias? Menos custos?). 

Durante esse plano de ação também é interessante criar um guia de boas práticas segundo a cultura da empresa. Essas diretrizes devem contemplar todos os funcionários, incluindo os antigos, os novos e aqueles que estão de férias e retornarão com o novo modelo. 

2 – Faça adaptações na planta do escritório flexível

Nos ambientes tradicionais, as mesas de trabalho costumam ter gavetas e prateleiras embutidas. Esses detalhes não são um problema, mas é importante verificar se todas as mesas são compostas das mesmas estruturas. 

A planta da empresa também deve ser levada em consideração, incluindo armários e os demais ambientes: o que precisa ser adaptado e como mudar? Quanto tempo e qual o custo?

No hot desking, é importante que todos tenham acesso à mesma mesa de trabalho compartilhada, independente do cargo ou do setor profissional. A ideia é que todos se sintam iguais e que possam compartilhar do mesmo espaço. 

Outra possibilidade é a criação de ambientes personalizados. Essa variedade será interessante para o engajamento do novo modelo. Salas de reuniões, por exemplo, precisam de uma boa acústica para evitar o contato com sons externos e vice-versa. São outros espaços que fazem parte do hot desking: 

• Mesas mais reservadas (para aqueles que querem mais silêncio para focar em uma determinada atividade ou que simplesmente buscam mais privacidade);
• Locais de descanso; 
• Espaço de almoço, lanches ou café; 
• Armários;
• Ambiente de descontração.

3 – Compartilhe informações de como implementar o hot desking

Uma newsletter trabalho híbrido com informativos sobre a novidade será importante para não pegar ninguém desprevenido. Então, deve ser feito com certa antecedência. Não há um tempo certo para começar o disparo de informações, isso depende segundo as demandas e o tamanho da empresa. Porém, faça um planejamento de conteúdo sobre o tema. 

Nesse meio tempo, é possível avaliar quem curtiu e quem não aprova muito a ideia. Uma pesquisa de satisfação pode ajudar a entender as necessidades e particularidades de todos. Isso também ajuda a melhorar os pontos negativos e fortalecer as ideias daqueles que aprovam o hot desking. 

O boletim de comunicação interna deve ser periódico, antes e durante a implementação – seja para lembrar a novidade ou para informar qualquer mudança posterior à implementação do hot desking. 

4 – Treine os colaboradores para começar o hot desk 

Na teoria, o hot desking é bem simples. Mas no começo, a prática pode ser bem desafiadora. Então, antes de implementar o modelo, faça uma integração com todos os colaboradores. Essa adaptação pode ser por meio de cursos ou treinamentos presenciais. 

Muitos não sabem sobre o modelo. Então, explicar o que é hot desking, de onde ele surgiu e os seus benefícios, pode ser uma boa forma de começar. Mostre como o compartilhamento de mesas casa com a cultura da empresa e como ele pode fortalecer o bom relacionamento entre todos. Não esqueça de mencionar que o hot desking confere mais autonomia. 

Os treinamentos servem para que todos estejam cientes do guia de boas práticas da empresa, além de mostrar as ferramentas para ajudar no trabalho híbrido. Com essas integrações, quando chegar o dia de implementar hot desking, todos já estarão habituados à prática do rodízio de mesa compartilhada. 

5 – Introduza o ambiente de trabalho flexível aos poucos

Essa transição não deve ser muito rapidamente, principalmente quando a empresa é de grande porte e comporta centenas de funcionários. Imagine fazer toda a mudança de uma vez só e em um único dia? Isso é praticamente impossível e ainda pode atrapalhar a produtividade e adaptação de todos. 

Uma boa dica é começar em dias com menos demandas, como as sextas-feiras, por exemplo. Outra recomendação é iniciar conforme o tamanho dos setores. Então, se a equipe de marketing tem cinco profissionais e a equipe de desenvolvimento conta com dez colaboradores ou mais, comece a mudança com a equipe menor. 

Além de ser menos trabalhoso e estressante, é possível avaliar detalhadamente essa transição, sem contar que as equipes maiores vão observar essa mudança e se preparar para a sua vez. 

6 – Entenda o perfil de todos os profissionais hot desk

Essa transição no começo pode causar estranhamento, principalmente nos colaboradores de longa data habituados a ter seu próprio espaço. Usar outra mesa ou ver aquele seu espacinho sendo usado pelos colegas pode ser uma experiência nova e diferente. Outro desafio são os profissionais mais tímidos, que podem ter dificuldades para interagir com outras áreas. Porém, aos poucos, todos se adaptam.

É importante ter muita empatia e paciência com as necessidades e dificuldades de cada um. Levantar os pontos positivos nos primeiros dias pode ser uma boa. Vale lembrar que o objetivo do hot desking é dar mais autonomia e flexibilidade aos profissionais – inclusive escolher sua mesa favorita todos os dias. 

Não se esqueça de fazer pesquisas de satisfação, não só sobre o modelo, mas também do trabalho todo. Esses detalhes colaboram com o sucesso hot desking e ainda evitam o burnout no trabalho híbrido.

7 – Hot desking software vai auxiliar nessa implementação

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
• Controle de ponto facial com geolocalização.
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
• Suporte via WhatsApp.

Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.

Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.