O trabalho híbrido não é a única novidade no universo dos negócios e o hot desking vem para mudar cada vez mais o ambiente de trabalho tradicional, no qual as áreas trabalhavam cada uma em uma sala, sem reunir diferentes equipes.
O hot desking foi o modelo que se perpetuou por anos entre as empresas e muitos sequer perceberam que um ambiente mais flexível pode ser bastante benéfico para o escritório. A falta de flexibilidade evita uma melhor socialização entre todos, com uma barreira literal entre as áreas de uma empresa.
Nessa modalidade o profissional tem a liberdade de escolher onde trabalhar, conforme as mesas disponíveis e compartilhando o espaço de trabalho. Entenda mais sobre o que é hot desking neste artigo que a getdesk preparou.
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Entenda o que é hot desking e como ele surgiu
Hot desking (ou simplesmente hot desk), em tradução liberal, significa “mesa quente”. Vendo assim, parece não fazer muito sentido. Mas a origem desse nome explica o termo.
Hot desking é um trocadilho com o “hot racking”, uma prática que nasceu da economia de espaço e escalas de sono entre os marinheiros a bordo dos navios norte-americanos. Enquanto alguns dormiam, outros esperavam sua hora de dormir para usar a beliche que ficava disponível e que ainda estava “quente” devido ao uso recente de outro marinheiro.
Na prática, o hot desking não é muito diferente do “hot racking”. O modelo é basicamente um espaço de trabalho com mesas compartilhadas que reúnem a maioria dos colaboradores, que atuam lado a lado, sem divisórias ou gavetas. Geralmente, o modelo faz parte de espaços coworking, mas também vem crescendo nos escritórios fixos das empresas.
Um ponto interessante é nem todos devem fazer parte de uma mesma equipe para estarem próximos, de modo que diferentes áreas trabalham juntas. Normalmente, todos estão reunidos em um só ambiente que comporta as mesas. O único espaço diferente seriam as salas de reunião, que exigem mais privacidade para o alinhamento ou desenvolvimento de ideias.
O hot desking começou de forma tímida nos anos 90. Mas atualmente, com os avanços tecnológicos e a troca de desktop por notebooks, esse modelo ganhou mais força e se tornou indispensável durante a pandemia, em que o trabalho presencial teve que sofrer algumas adaptações. Outro detalhe que fortaleceu o hot desking é o armazenamento em nuvem, ao qual a maioria das empresas está aderindo, o que permite um ambiente cada vez mais flexível e remoto.
Pesquisas sobre o futuro do hot desking e trabalho híbrido
Em novembro de 2022, a ONES Software reuniu diversas pesquisas sobre as estatísticas e tendências de hot desking para 2023. De acordo com levantamento, a empresa apontou diversos benefícios desse modelo que indicam que ele será o futuro das empresas. Veja abaixo:
- Trabalho híbrido: 83% dos trabalhadores preferem um modelo de trabalho híbrido, segundo a Accenture. Assim como eles, um estudo da Stanford University concluiu que empresas preferem trabalho híbrido também.
- Redução de custos: a Learn Patch em 2015 levantou que o hot desking pode reduzir os custos operacionais do escritório em 30%, pois as empresas economizam de 15% a 25% na quantidade de espaço necessária.
- Mais flexibilidade: segundo a Adecco, com o fim da pandemia, 77% dos profissionais desejam maior flexibilidade para trabalhar.
- Futuro flexível: a JLL prevê que 30% dos escritórios serão flexíveis até 2030.
7 benefícios do hot desking para a sua empresa
Pode parecer “invasivo” pensar em hot desking, afinal, não há mais aquela personalização das mesas (com plantas ou quadros com fotos de familiares, por exemplo). Mas há tantas vantagens por trás da mesa compartilhada que compensa abdicar desses detalhes. Confira algumas:
1. Socialização entre os colaboradores
Um dos benefícios do hot desking é a reunião e a socialização entre os profissionais. Isso facilita a comunicação e fortalece o desenvolvimento de um ambiente acolhedor, com mais troca de ideias e novas soluções.
2. Reunião e integração de diferentes áreas
É com o hot desking que acontece a junção de diversas áreas. Por exemplo, os profissionais de marketing podem trabalhar ao lado da área jurídica, administrativa, recursos humanos e por aí vai. Essa sinergia faz com que todos saibam sobre as demais áreas, bem como a transparência dos projetos da empresa e integração entre os membros de diferentes times.
3. Redução de custos da empresa
Nesse modelo há uma redução de custos operacionais. A manutenção de mesas e equipamentos, por exemplo, é algo que diminui no hot desking. Já as empresas que adotam o hot desking e o modelo híbrido ao mesmo tempo, podem ter menos custos com o aluguel de mesas e por aí vai.
4. Mais flexibilidade para o profissional
Existem dias em que o trabalho exige mais concentração e atenção, como a avaliação de estatísticas ou o desenvolvimento de relatórios. Nesses casos, o profissional pode optar por uma mesa mais distante e reservada – sem parecer inconveniente.
Mas quando os projetos são feitos em equipe, estar próximo dos demais, seja para a troca de ideias ou até mesmo para tirar dúvidas simples, o hot desking vai facilitar essa reunião.
5. Aproximação com o ambiente de trabalho
No modelo tradicional, muitos colaboradores trabalham por anos em um determinado escritório e ainda assim não têm a oportunidade de conhecer a fundo a planta da empresa – sem mencionar o desconforto de não saber onde fica determinada sala.
No hot desking, os profissionais têm a chance de saber mais sobre o próprio ambiente de trabalho, além de perceber o que o escritório pode oferecer, como uma infraestrutura repleta de tecnologias, entre outros detalhes.
6. Fim do desperdício de mesas de trabalho
O hot desking também permite o aproveitamento de todas as mesas. Quando o profissional tem uma mesa própria, ao ficar doente, viajar ou simplesmente entrar de férias, a mesa fica disponível até o retorno dele. E por que não aproveitar aquele ambiente ocioso, não é? No hot desking não há desperdício da capacidade do ambiente.
7. TI com foco em atividades realmente importantes
Por fim, os profissionais de TI sofrem com demandas de configuração de hardware e as mudanças de login, perdendo tempo com essa manutenção e deixando de lado outras prioridades. No hot desking, eles ficam mais disponíveis para outras atividades importantes.
Hot desking e ferramenta de gestão de ambiente de trabalho
O hot desking é bastante comum em empresas que aderem ao modelo híbrido de trabalho, seja por questões de infraestrutura ou por escala mesmo, para comportar toda a empresa de uma maneira simples.
Mas, na prática, isso pode ser um pouco complicado. Afinal, como prever se todos terão um espaço disponível em determinado dia e horário? Para evitar esse contratempo, a gestão de workplace e um hot desking software é necessário.
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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