A popularização do trabalho remoto trouxe muitas vantagens para as empresas. Porém, esse novo formato de rotina também apresenta desafios e muitos gestores ainda buscam entender como gerenciar uma equipe no home office. Afinal, o remoto apresenta seus próprios obstáculos, os quais são muito diferentes daqueles do trabalho presencial. Dessa forma, as empresas precisam encontrar maneiras para manter o desempenho e a produtividade, mesmo à distância.
O regime home office demanda maior atenção a áreas como comunicação, gestão de pessoas e engajamento da equipe. Além disso, a falta de interação presencial pode dificultar o alinhamento de metas e a integração dos colaboradores, o que, por sua vez, impacta na qualidade das entregas e na atuação do time.
Outro ponto de atenção em relação ao home office é a legislação, pois ainda que muitos comparem esse modelo com o teletrabalho, ambos possuem regulamentações distintas no Brasil. Então, estar atento a esses detalhes também é essencial para uma boa gestão de pessoas no home office.
Por isso, para te ajudar a compreender, em detalhes, como gerenciar uma equipe no home office, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre o assunto, siga conosco até o final. Boa leitura.
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O que configura o regime home office?
O regime home office se configura como a atividade laboral realizada em casa ou remotamente em que existe alguma espécie de controle da jornada dos colaboradores.
Para ilustrar, as regras do home office se assemelham às regras da rotina presencial. A diferença é que o colaborador pode realizar as suas demandas fora do escritório, seja na sua residência ou em outros locais de sua preferência pessoal.
Sendo assim, um trabalhador em regime home office é regido pelas normas da CLT, as quais englobam a rotina presencial. Isso porque, no Brasil, ainda não existem normas jurídicas que regulamentem, especificamente, esse modelo de jornada.
Portanto, regras como o controle de ponto e o pagamento de direitos trabalhistas, além de horas extras, intervalos intrajornada e adicional noturno, são mantidos.
Qual a diferença entre home office e teletrabalho?
A principal diferença entre home office e teletrabalho é a Legislação. Como mencionamos, no Brasil, não há regras específicas para home office. Já o teletrabalho apresenta normas direcionadas à sua regulamentação.
Conforme prevê o texto vigente da CLT, no teletrabalho, a prestação de serviço ocorre preponderantemente fora do escritório, por meio do uso de TIC’s (tecnologias da informação e comunicação), e não deve se constituir como trabalho externo. A mudança deve acontecer a partir de um aditivo contratual que altera o regime presencial para esta modalidade.
Além disso, conforme prevê o art. 75-B da Consolidação das Leis Trabalhistas, o comparecimento, ainda que habitual, do trabalhador ao escritório não desconfigura o regime de teletrabalho.
O teletrabalhador também é dispensado da obrigatoriedade do controle da jornada, e sua contratação pode se dar por produção ou tarefa — como acontece com freelancers, por exemplo.
Desse modo, podemos entender que o home office tem característica do modelo presencial, enquanto o teletrabalho apresenta determinações específicas, conforme a Lei.
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Quais os principais desafios na gestão de equipes em home office?
O home office proporciona diversos benefícios tanto para colaboradores quanto para a empresa. Dentre essas vantagens estão a melhora da qualidade de vida, aumento da produtividade e, no caso da companhia, economia com aluguel e outros custos relacionados ao ambiente físico.
No entanto, o home office também traz alguns desafios, especialmente nos aspectos de comunicação e gestão de pessoas.
Por não haver uma interação presencial, no trabalho remoto existe uma tendência a acontecerem falhas de comunicação. Como consequência, as entregas das demandas e a finalização de projetos podem ser prejudicadas. Quando isso ocorre, além de atrapalhar o fluxo de trabalho, também pode trazer prejuízos à reputação da organização.
Além disso, engajar os colaboradores e repassar a cultura da empresa também são processos mais desafiadores no home office. Ainda que possa parecer pouco relevante, quando os colaboradores não se sentem parte da companhia, aumentam as chances de saída, elevando a taxa de turnover.
Outro ponto é a dificuldade de separação entre a rotina pessoal e profissional. Nesse aspecto, podem ocorrer duas situações: o colaborador que tende a priorizar as demandas pessoais e procrastina o trabalho, ou aquele que funcionário que esquece o fim do expediente e segue sua rotina até muito mais tarde. Ambas são prejudiciais para a companhia e para o próprio funcionário.
Dessa forma, entender como gerenciar uma equipe no home office significa encontrar caminhos para superar esses desafios e conquistar bons resultados a partir do regime remoto.
5 dicas de como gerenciar uma equipe no home office
Com objetivo de auxiliar a entender como gerenciar uma equipe no home office, nós listamos algumas das principais estratégias para aplicar na rotina da sua empresa. Acompanhe.
1. Estabeleça comunicação assertiva
Trabalhar em um ambiente onde ocorrem falhas constantes de comunicação atrapalha a rotina e a produtividade dos colaboradores. Uma pesquisa da revista The Economist apontou que falhas na comunicação são responsáveis por aumentar em 52% o estresse no trabalho.
Sendo assim, no regime home office, torna-se essencial adotar estratégias para realizar uma comunicação assertiva, que favorece o fluxo de trabalho e não ao contrário.
Podemos entender que um processo de comunicação assertiva é aquele capaz de transmitir com clareza e objetividade as informações e obter respostas relevantes para as possíveis questões.
No regime home office, essa habilidade é crucial para o bom gerenciamento dos times. Pois, além de facilitar a dinâmica de diálogos, também reduz conflitos e possíveis ruídos que atrapalham a execução das demandas.
Para alcançar esse objetivo, é importante manter a objetividade durante as conversas com os liderados e sempre buscar manter uma escuta empática (principalmente, em reuniões).
As ferramentas colaborativas para comunicação também representam uma solução para superar possíveis obstáculos. Plataformas como o Slack e o Microsoft Teams viabilizam conversas assíncronas e facilitam registros que podem ser consultados a qualquer momento.
2. Defina metas e expectativas
Outra estratégia relevante de como gerenciar uma equipe no home office é estabelecer metas e expectativas tanto para o time quanto para cada membro.
Alguns colaboradores podem ter a falsa impressão de que, por trabalharem em casa, não existem metas a serem alcançadas. Então, é importante alinhar o que é esperado de cada membro da equipe, mesmo remotamente.
Uma forma de definir essas metas é seguir a abordagem SMART, a qual estabelece que os objetivos de determinada estratégia devem ser: específicas (specifics), mensuráveis (measurable), atribuíveis (achievable), realistas (realistic), temporais (timely).
Ao estabelecer esses critérios, torna-se mais fácil delegar as tarefas para cada pessoa e acompanhar os resultados do que está sendo entregue.
3. Utilize ferramentas para gestão de projetos
No trabalho remoto, contar com uma ferramenta de gestão de projetos é essencial para garantir a eficiência e o alinhamento no fluxo de trabalho.
Uma vez que as equipes estão em diferentes locais, usar plataformas e softwares especializados facilita a organização, acompanhamento e monitoramento de cada etapa dos projetos.
O uso desse tipo de solução também melhora a gestão do trabalho porque cada colaborador consegue visualizar com clareza as suas principais responsabilidades em determinado período ou projeto.
Isso porque tais recursos oferecem funcionalidades que permitem definir prazos, atribuir tarefas, acompanhar o progresso e compartilhar documentos de forma centralizada, facilitando o acesso e a atualização das informações.
Dessa forma, cada integrante da equipe, independentemente de onde esteja, consegue visualizar as tarefas em andamento e compreender suas prioridades, aumentando a produtividade e reduzindo os riscos de falhas de comunicação.
E por manter todos os colaboradores informados sobre o status dos projetos e demandas, a ferramenta ajuda a proporcionar um ambiente de trabalho colaborativo e a integrar todos os membros da equipe.
Além disso, esses recursos permitem ajustar aquilo que é necessário e monitorar a produtividade de cada colaborador.
Dessa forma, as ferramentas de gestão de projetos se tornam fundamentais para os projetos seguirem no ritmo planejado e serem entregues com qualidade.
Algumas das principais ferramentas para gestão de projetos são:
Algumas dessas principais ferramentas são:
- Trello;
- Notion;
- Asana;
- Evernote;
- ClickUp;
- Monday.com.
4. Faça a gestão da jornada de trabalho
Como mencionamos, no regime home office, a empresa deve realizar o acompanhamento da jornada de trabalho de cada colaborador. Pois, esse formato deve seguir as mesmas regras da rotina presencial. Então, é importante que todos registrem suas entradas e saídas para garantir transparência e segurança das informações.
Uma vez que cada colaborador está um local, as soluções de ponto digital representam a melhor opção para registrar a carga dos colaboradores no remoto. Esse tipo de ferramenta possibilita aos colaboradores realizarem o registro de seus horários de qualquer lugar a partir de dispositivos conectados à internet, como computadores ou celulares.
Dessa forma, tanto a empresa quanto os colaboradores têm fácil acesso aos registros. O que, por sua vez, promove um controle de jornada ágil, seguro e conforme a legislação.
Além disso, o ponto digital também oferece maior segurança aos registros, uma vez que sua validação acontece a partir de reconhecimento facial e/ou geolocalização. E, por ser automatizado, colabora para evitar fraudes e inconsistências.
5. Estabeleça um ciclo de feedbacks
Estabelecer uma rotina de feedbacks com as suas equipes colabora para aprimorar a qualidade das entregas. Com isso, os colaboradores têm maior clareza sobre suas responsabilidades e contribuições, além de entender as expectativas da empresa. O que também colabora na retenção de talentos.
Os feedbacks são relevantes também para melhorar o engajamento e senso de pertencimento dos colaboradores com a companhia. Por sua vez, colabora para fomentar a cultura da empresa e fazer com que todos trabalhem alinhados com os objetivos da equipe e da organização.
Sendo assim, também é preciso existir uma regularidade nos feedbacks. O período pode variar conforme as principais características da empresa. No entanto, a realização mensal ou trimestral é mais comum.
Lembre-se de que os feedbacks devem ser um espaço direcionado a promover melhorias. Então, é crucial manter o respeito para falar sobre a atuação dos membros da equipe.
Uma boa maneira de realizar os feedbacks é por meio da metodologia “sanduíche”. Nesse formato, destacam-se, primeiramente, os pontos positivos, depois, os aspectos de melhoria e indicam novamente os pontos positivos, e, caso deseje, os caminhos para a melhoria.
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