Aplicativo para reserva de sala de reunião: por que ter?

O retorno ao trabalho presencial e o crescimento do híbrido fizeram com que as empresas percebessem a necessidade de manter um maior controle sobre a ocupação do escritório. Neste cenário, ferramentas como um aplicativo para reserva de sala de reunião e estação de trabalho otimizaram a rotina e trouxeram uma melhor organização do espaço físico da empresa.  

Esses sistemas se tornaram especialmente relevantes nos últimos anos. Afinal, na rotina híbrida é preciso existir a organização e o acompanhamento da rotação na rotina presencial. Assim, contar com sistemas que realizam registro e permitem reservar antecipadamente mesas e salas ajudam a alcançar as vantagens desse modelo de trabalho.  

Para te ajudar a compreender a relevância de um aplicativo para reserva de sala de reunião, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Siga conosco até o final e descubra tudo sobre o tema. Boa leitura.  

Por que a reserva de sala de reunião é relevante?  

Com a flexibilização das rotinas de trabalho e o crescimento de formatos como a rotina híbrida, as empresas passaram a sentir a necessidade de uma melhor organização do escritório. Afinal, é preciso coordenar as escalas a fim de que nenhum colaborador fique sem um espaço apropriado para trabalhar nos dias de jornada presencial.  

Assim, realizar a reserva de espaços de trabalho (mesas ou salas privativas), bem como de salas de reuniões, se transformou em um processo essencial para o sucesso do formato híbrido. Com a rotação da ocupação, problemas que antes não existiam, como a superlotação, podem ocorrer. A consequência disso são conflitos internos que prejudicam o clima organizacional da companhia.  

A fim de evitar essas situações embaraçosas, muitas empresas, tanto híbridas quanto presenciais, passaram a implementar sistemas que permitem a reserva dos espaços de trabalho. Com eles, os colaboradores asseguram que terão mesas e salas de reunião disponíveis quando precisarem, sem prejudicarem seus colegas.  

Desse modo, a reserva de salas de reunião e mesas de trabalho colabora para a gestão de workplace, tornando o ambiente mais organizado e evitando conflitos de interesses. Por consequência, ajuda a melhorar a cultura da organização, impactando em outros processos de gestão de pessoas, como a atração e retenção de talentos.  

O que é um aplicativo para reserva de sala de reunião? 

Um aplicativo para reserva de sala de reunião é um sistema que permite que os colaboradores de uma determinada empresa agendem e gerenciem o uso das salas de reunião.  

O grande objetivo é facilitar as reservas a fim de garantir que o funcionário tenha uma sala disponível quando for necessário, otimizando o uso das salas e garantindo o acesso igualitário por todos.  

Por se tratar de um aplicativo, os profissionais podem realizar as solicitações mesmo a distância. Essa característica é essencial para empresas que adotam o modelo híbrido, visto que, com um aplicativo para reserva de sala reunião, o colaborador tem maior liberdade para agendar encontros presenciais, seja com seu próprio time ou com clientes. Desse modo, ele tem a garantia de que o ambiente estará desocupado no dia e horário reservado.  

Além disso, em empresas com o regime presencial, os colaboradores também podem acompanhar a ocupação desses ambientes. Com isso, conseguem agendar reuniões sem a insegurança da superlotação.  

Como funciona um aplicativo para reserva de sala de reunião?  

Os sistemas de reserva de mesa de trabalho e salas de reunião funcionam a partir da leitura das plantas do escritório. Quando o sistema é implementado, a empresa envia fotos dos ambientes, disponibilizando os lugares existentes.  

A partir disso, quando um colaborador precisa de uma mesa ou sala de reunião, basta acessar o aplicativo na “Reservas”. Em seguida, escolha o dia e horário que irá ao escritório. Ao selecionar a data, o sistema irá mostrar os espaços disponíveis, de modo que o profissional escolha a sala mais adequada para aquele dia.  

Assim, antes de marcar uma reunião presencial com cliente ou equipe, o funcionário visualiza antecipadamente se existem lugares disponíveis. Isso evita situações chatas, como ir até o escritório e não encontrar um ambiente adequado, bem como pode reduzir o risco de superlotação.   

Muitos aplicativos de reservas de salas de reunião, como a getdesk, também permitem a reserva de mesas de trabalho. Nas rotinas híbridas ou em coworkings isso se torna essencial para promover a organização das jornadas, pois, em razão da rotação, podem existir dias em que o escritório fica mais cheio.  

Ao adotar um sistema de reserva, todos podem garantir bons lugares para trabalhar nos dias da semana que necessitam ir ao escritório. Desse modo, a empresa consegue aproveitar melhor as vantagens do trabalho híbrido.  

Quais empresas se beneficiam de um sistema de reservas de ambientes de trabalho?  

Contar com um aplicativo para reserva de sala de reunião é benéfico para empresas de diversos tamanhos e setores. Especialmente, aquelas que adotam jornadas presenciais, sejam parciais (caso da rotina híbrida) ou totais.  

Pois, o grande objetivo do uso desses sistemas é aprimorar a gestão do ambiente físico de trabalho e a gestão de facilities. Desse modo, corporações que possuem muitos funcionários ou que lidam com espaços compartilhados conseguem otimizar a ocupação dos ambientes de trabalho, trazendo maior organização.  

A seguir, listamos alguns segmentos de negócios que podem se beneficiar desse tipo de sistema. Confira:  

1. Grandes corporações 

Empresas que possuem muitos funcionários também contam, geralmente, com grandes escritórios. No entanto, se não houver um controle da ocupação dos espaços, podem existir conflitos de horários nas salas de reuniões, devido à grande demanda de funcionários. 

Então, ao contar com um aplicativo para reserva de sala de reunião, as grandes empresas asseguram o bom andamento de seus projetos.  

2. Coworking 

Os espaços rotativos de trabalho, também chamados de coworking, representam um dos setores que mais se beneficiam de um sistema de reservas de espaços de trabalho.  

Isso porque, esses espaços oferecem ambientes compartilhados entre diferentes pessoas. Neste contexto, os aplicativos de reserva otimizam o gerenciamento desses espaços, assegurando que os usuários tenham acesso às salas de reunião conforme necessário. 

 3. Startups e pequenas empresas 

Ao contrário das grandes empresas, startups e pequenos negócios não contam com um grande ambiente disponível. Neste contexto de espaço limitado, contar com um sistema que ajuda a organizar o ambiente é ainda mais importante.  

Utilizar um software de reserva de ambiente de trabalho e salas de reunião assegura que todos possam ter um local de trabalho apropriado, bem como, colabora para a construção da imagem da empresa — elemento fundamental para quem está no início — já que um escritório organizado transmite maior sensação de seriedade.  

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4. Agências de marketing e publicidade  

 Agências de marketing frequentemente realizam reuniões com clientes. Então, é fundamental que as agendas dos times estejam alinhadas para não existirem conflitos entre as equipes para essas reuniões.

 Neste cenário, este tipo de negócio pode utilizar sistemas de reservas para garantir que as salas estejam disponíveis quando necessário. Seja para reuniões com clientes ou discussões internas entre os times.  

Como escolher um aplicativo para reservas de espaços de trabalho?  

A escolha de um aplicativo para reservas de espaços trabalho deve ser estratégica e considerar as principais necessidades da sua empresa. Desse modo, é crucial avaliar quais são os principais problemas relacionados a gestão do espaço de trabalho e com base nisso, buscar a melhor solução.  

Em segundo lugar, é preciso avaliar a usabilidade do aplicativo. Todos os colaboradores devem conseguir acessá-los e a interface do sistema deve ser intuitiva, a fim de facilitar o seu uso. Algumas soluções, como a getdesk, oferecem a possibilidade realizar uma demonstração gratuita. Isso ajuda a entender se o aplicativo atende as principais demandas da sua empresa.  

Outro ponto é se o aplicativo oferece integração com outras ferramentas, por exemplo, as da Microsoft e do Google. Afinal, na rotina de uma organização, são diariamente realizadas diversas tarefas que dependem de diferentes recursos.  

Por fim, também é essencial avaliar o custo-benefício. Nem sempre a ferramenta mais barata vai se adequar as suas demandas, do mesmo modo que, sistemas complexos e custosos podem ser mais difíceis de serem implementados.  

Aplicativo para reserva de sala de reunião é com a getdesk

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos. 

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com: 

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento. 

• Controle de ponto facial com geolocalização. 

• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais. 

• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft. 

• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma. 

• Suporte via WhatsApp. 

Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk. 

Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.