As salas de reunião são ambientes sempre disputados nas empresas. Afinal, na maioria das companhias, existem poucos ambientes desse tipo disponíveis e uma elevada demanda para utilizá-los. Quando esse é caso, tecnologias como um software de reserva online para sala de reuniões representam uma solução eficiente.
Plataformas que permitem a solicitação virtual de estações de trabalho ganharam força nos últimos anos. Uma das principais razões para isso foi o crescimento do modelo de trabalho híbrido, em que os colaboradores frequentam o escritório apenas parte da semana. Sendo assim, é preciso existir uma organização da rotação a fim de que todos tenham lugares apropriados para realizarem as suas demandas — e sistemas de agendamento facilitam esse processo.
Com objetivo de explicar para você qual a relevância e os benefícios de implementar um software de reserva online para sala de reuniões, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco até o final e boa leitura.
Acesso rápido
O que é um software de reserva online para sala de reuniões?
Um software de reserva online para sala de reuniões é uma ferramenta tecnológica com armazenamento em nuvem cujo objetivo é permitir a reserva de estações de trabalho, sejam mesas ou espaços compartilhados.
O seu funcionamento ocorre por meio do mapeamento da planta do escritório, a partir da qual a plataforma “cria” um banco de informações sobre os espaços de trabalho. Quando é necessário, basta que o colaborador acesse o software, via web ou aplicativo, e selecione a sala ou mesa, data e horário que precisa.
Todo esse processo ocorre virtualmente. Assim, mesmo funcionários que trabalham parte da semana à distância podem realizar suas reservas. Neste cenário, esse tipo de plataforma se tona essencial na gestão do workplace de empresas híbridas.
Por mostrar o status de ocupação do local, esse tipo de software ajuda na rotação das equipes híbridas. Desse modo, o funcionário pode acompanhar a lotação antes mesmo de sair da sua casa. Assim, diminui-se o risco de que ele se desloque até a empresa e não encontre uma sala ou mesa de trabalho disponível.
Quais os benefícios de um sistema de reservas de salas e estações de trabalho?
Sistemas digitais que permitem a reserva de estações de trabalho, sejam salas, mesas ou outros ambientes compartilhados, impactam positivamente a cultura organizacional da sua empresa.
A principal razão disso é que, por poderem selecionar os lugares com antecedência, garante-se uma maior segurança e organização, já que os colaboradores terão a certeza de encontrar um lugar apropriado para trabalhar.
A seguir, listamos mais algumas vantagens de implementar um sistema de reserva online para salas de reuniões. Confira.
1. Organização e gestão do espaço de trabalho
Um software de reserva online para sala de reuniões colabora diretamente na organização do espaço físico da empresa. Muitos desses sistemas oferecem a possibilidade de escolher a estação de trabalho antecipadamente e à distância. Isso permite que todos possam ter ambientes adequados para realizarem suas tarefas na rotina presencial.
Dessa forma, todos sabem os locais que poderão ocupar em determinada data. Sendo assim, ao chegar no escritório, os colaboradores apenas realizam seu check-in e se direcionam para a estação escolhida anteriormente. Esse processo economiza tempo, já que não há necessidade de procurar um lugar adequado assim que chegar a sede da empresa.
Isso também impede imprevistos, como o cancelamento de reuniões por falta de espaço apropriado. Afinal, os colaboradores podem se sentir frustrados ao irem até a empresa para certo compromisso e ele não acontecer. A partir da implementação de um sistema de reserva, isso deixa de ocorrer, trazendo maior segurança e assertividade para a agenda de todos.
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2. Melhoria da produtividade dos colaboradores
Chegar no escritório com uma sala de reunião ou mesa já reservada otimiza o tempo dos colaboradores. Ao chegar com lugares garantidos, os funcionários são perdem tempo buscando uma mesa ou ambiente livre para realizar suas tarefas.
Assim, eles passam a ter mais tempo livre para dedicar às demandas estratégicas, conversas e reuniões presenciais, tornando o dia no escritório mais eficiente e produtivo.
Além disso, em plataformas como a getdesk, os colaboradores visualizam as reservas já feitas. Dessa forma, podem combinar com suas equipes de solicitarem espaços próximos, bem como agendar salas de reunião para decidirem demandas estratégicas em conjunto.
Isso também vale para reuniões com clientes. Uma vez que o horário e o espaço foram solicitados anteriormente, existem menos chances de marcar um encontro e todas as salas disponíveis estarem ocupadas. Desse modo, há uma maior confiança na marca, já que, reduz as possibilidades de cancelamentos de última hora.
3. Redução de custos
Empresas estão sempre em busca de otimizar seus custos, e um software de reserva online para sala de reuniões colabora para diminuir gastos com a manutenção de um grande escritório.
Ao implementar o regime híbrido, aliada um sistema de solicitação de estações de trabalho, a companhia pode diminuir o tamanho do ambiente físico. Com isso, ocorre a redução de custos como aluguel, custos com eletricidade, internet, manutenção e compra de móveis e computadores.
Com essa redução de custos, a empresa pode investir em outras áreas estratégicas, o que impactará diretamente no seu crescimento.
Desse modo também a empresa se torna mais sustentável por reduzir a necessidade da expansão física, bem como o consumo de energia elétrica, entre outros. Essas ações fazem parte de práticas empresariais de sustentabilidade, as quais além de ajudar na redução de gastos, colaboram para a imagem da companhia.
4. Melhora do clima organizacional
A implementação de um software de reserva online para salas de reuniões também promove a melhora do clima organizacional da empresa por evitar conflitos entre colaboradores em razão do choque de horários nos espaços para reuniões.
Além disso, viabiliza que os funcionários tenham uma estação de trabalho adequada para realizarem suas demandas nos dias de trabalho presencial, evitando situações desconfortáveis como a superlotação do escritório e fazendo que o colaborador tenha que voltar para sua casa e perder tempo de deslocamento.
5. Acesso a dados e relatórios sobre a ocupação do escritório
Por meio das plataformas de agendamento de estação de trabalho, a empresa consegue obter dados a respeito da ocupação do escritório.
Isso permite avaliar a efetividade do modelo presencial ou híbrido, bem como entender dados como os dias de maior lotação, quais são os colaboradores que mais vão ao escritório e informações como assiduidade ao presencial, faltas e atrasos.
Também é possível avaliar quais lugares tem maior taxa de ocupação. Com isso, a empresa pode realizar alterações assertivas no escritório para promover uma melhor experiência ao funcionário.
Como implementar software de reserva online para sala de reuniões
Implementar um sistema eficiente de gestão de salas de reunião e mesas impacta positivamente todos os setores de um negócio. Contudo, para aproveitar essas vantagens é preciso realizar uma escolha assertiva, baseada nas necessidades da empresa.
Dessa forma, bem como outras decisões, a escolha desse tipo de sistema deve ser estratégica.
O primeiro passo para isso é identificar os problemas enfrentados pela empresa e como essas ferramentas podem auxiliar a superá-los. Por exemplo, em quais dias existem choque de horário nas salas de reunião, quais espaços de trabalho tem maior demanda de ocupação, entre outros.
Em segundo lugar, é fundamental entender o conjunto de funcionalidades que o software oferece. Muitos sistemas também contam com recursos extras, como controle de ponto e relatórios de horas.
A facilidade de utilização também deve ser considerada. Afinal, o principal objetivo dessa ferramenta é aprimorar a rotina presencial. Por esse motivo, o software deve proporcionar uma boa experiência do usuário. Na prática, isso significa que os funcionários podem realizar suas solicitações em poucos cliques.
Por fim, avalie o custo-benefício da solução. Embora o setor financeiro possa pressionar pela opção mais barata, ela nem sempre será a mais adequada para a realidade da empresa. Procure por plataformas eficientes e que se encaixem nos aspectos mencionados.
Software de reservas de salas de reunião é com a getdesk
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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