Entender como gerenciar espaços de trabalho rotativo representa um fator fundamental para empresas que adotam o modelo híbrido de trabalho. Afinal, a rotatividade entre os colaboradores do escritório é o pilar dessa rotina. Nesse sentido, as companhias híbridas precisam entender quais são as principais estratégias para proporcionam conforto e organização aos seus colaboradores.
Por outro lado, também, é importante conhecer quais são os desafios que podem ser enfrentados na implementação de espaços rotativos. Afinal, significa uma mudança na rotina de toda a empresa, que traz obstáculos que devem ser considerados.
Com objetivo de ajudar você a entender como gerenciar espaços de trabalho rotativo, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
O que são espaços rotativos de trabalho?
O espaço de trabalho rotativo é uma estratégia que promove a alternância na ocupação das estações de trabalho. Nesse modelo, apenas uma parte da equipe está fisicamente presente no escritório, enquanto outros colaboradores atuam remotamente. Essa abordagem combina o formato presencial com o remoto, resultando no chamado modelo de trabalho híbrido.
Com essa configuração, as empresas podem otimizar o uso do espaço físico, evitando altos investimentos em grandes escritórios, os quais conseguiriam acomodar todos os colaboradores simultaneamente.
Como funcionam espaços rotativos de trabalho?
Os espaços rotativos de trabalho funcionam a partir do revezamento entre dias de trabalho remoto e dias de trabalho presencial. Assim, não há um lugar fixo para uma pessoa específica no escritório, pois os colaboradores revezam os dias de frequência e podem modificar as posições que ocupam no espaço de trabalho.
Nesse cenário, o escritório da empresa pode ter um tamanho reduzido. Ou seja, ele não comporta todos os colaboradores de uma única vez. E, para organizar o efetivo, escalas precisam ser estabelecidas. Dessa forma, os espaços rotativos de trabalho funcionam com base na rotatividade entre os colaboradores da empresa.
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Desafios no gerenciamento de espaços de trabalho rotativo
A gestão do trabalho híbrido ainda é um desafio para muitas empresas que optaram por esse modelo de trabalho.
Preparação das lideranças
As lideranças precisam estar preparadas para o gerenciamento dos espaços rotativos. Afinal, isso impacta diretamente a rotina de demandas e entregas de seus liderados. Portanto, os líderes das equipes precisam entender a fundo quais as estratégias para alcançar produtividade nesses ambientes.
Além disso, é relevante compreender também quais são as melhores maneiras de engajar os colaboradores para o retorno ao escritório, pois as rotinas híbridas preveem a alternância entre presencial e remoto.
Comunicação
Para uma empresa alcançar o sucesso em seu nicho de mercado, a comunicação entre todos os stakeholders é um elemento fundamental. No caso de espaços rotativos, que prevê o modelo híbrido, esse aspecto se torna um ponto de atenção.
Nessas situações, se não há um canal de comunicação efetivo, os colaboradores que frequentam o escritório podem ter acesso a informações que não são repassadas para quem está em regime remoto.
Portanto, as empresas precisam buscar métodos e tecnologias colaborativas que viabilizem a comunicação igualitária entre todos.
Gestão do workplace
A gestão do workplace, ou espaço de trabalho, é justamente a organização eficiente do escritório. Em ambientes rotativos, é preciso um controle preciso das jornadas para entender o número de colaboradores trabalhando presencialmente em cada dia da semana.
Ao negligenciar esse aspecto, a companhia pode passar por situações embaraçosas como superlotações das mesas e conflitos de horários em salas de reunião.
Dificuldade no controle de ponto
Rotinas flexíveis também demandam o controle de ponto. Afinal, conforme a CLT, estabelecimentos com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar o registro da jornada.
Porém, isso representa um desafio de como gerenciar espaços de trabalho rotativo, já que nesse cenário, os colaboradores não estão todos os dias presencialmente no escritório. As ferramentas que dependem de equipamentos físicos não são as melhores soluções para a marcação da carga horária no regime híbrido.
Então, a empresa precisa adotar métodos que viabilizem a marcação em qualquer lugar, por exemplo, o controle de ponto digital.
Como gerenciar espaços de trabalho rotativo?
Para superar os obstáculos e entender como gerenciar espaços de trabalho rotativo assertivamente, existem diversas estratégias que podem ser adotadas pelas empresas.
1. Defina as escalas das equipes
Ao optar por um escritório rotativo, a empresa não precisa disponibilizar um grande espaço que comporte todos os colaboradores de uma única vez. Contudo, isso demanda que as escalas de rotina presencial sejam realizadas com atenção.
Pois, por não comportar todos simultaneamente, a falta de organização pode levar a situações de superlotação em espaços e salas de reuniões. Por sua vez, isso prejudica tanto a produtividade, quanto o relacionamento entre seus funcionários.
Desse modo, é preciso que a equipe de gestão de pessoas e as próprias equipes estabeleçam critérios para definir os dias que irão frequentar o escritório. Isso pode ser feito de diversas maneiras, o importante é que a alternância entre presencial e remoto faça sentido para os seus colaboradores, se encaixe no modelo de negócio e na cultura da empresa.
2. Use tecnologias
As tecnologias são fundamentais para estabelecer rotinas que englobam o teletrabalho. Pois, mesmo a distância, os colaboradores precisam estar em contato constante para realizarem suas entregas com qualidades. Nesse cenário, as ferramentas de mensagem, videoconferências e gestão de projetos são indispensáveis nas empresas que adotam espaços de trabalho rotativo.
Por meio dessas ferramentas, os times conseguem organizar e gerenciar suas tarefas e principais projetos, e podem acompanhar atualizações e os status das demandas dos colegas. Por consequência, isso aumenta a produtividade e otimiza a rotina.
Além das tecnologias colaborativas, o gerenciamento de espaços rotativos também precisa de soluções que facilitam a organização do escritório. Um bom exemplo, são os sistemas de reservas de mesas e salas de reunião. Com eles, é possível realizar reservas de espaços de trabalho a distância. Assim, todos garantem locais apropriados nos seus dias de trabalho presencial.
3. Estabeleça comunicação eficiente
Como mencionado anteriormente, a comunicação é um dos pontos-chave para o sucesso de qualquer negócio. Então, para entender como gerenciar espaços de trabalho rotativo, é essencial compreender os métodos de comunicação virtual e assíncrona para sua empresa.
Isso porque, a partir deles, você consegue fornecer canais para que tanto colaboradores que frequentam o escritório, quanto aqueles que estão distantes e realizam apenas teletrabalho, tenham acesso as mesmas informações sobre as demandas e projetos da sua empresa.
Algumas das principais soluções usadas por empresas de todos os tamanhos para essa função são o Slack e o Microsoft Teams. Essas plataformas são voltadas para comunicação corporativa. Característica fundamental por viabilizar separação entre assuntos profissionais e pessoais.
4. Tenha flexibilidade
Adotar o modelo híbrido permite que a empresa possa atrair e reter talentos de diversas partes do país, e até mesmo do mundo. Mas, para isso, é preciso ter flexibilidade para entender a realidade de cada colaborador. Afinal, é justamente esse um dos grandes benefícios de adotar um espaço de trabalho rotativo.
Mesmo que, a definição das escalas de trabalho seja fundamental, também é preciso ser maleável com a disponibilidade de comparecimento ao escritório dos colaboradores.
5. Fortaleça a cultura da empresa
Ao implementar a jornada rotativa a cultura da empresa precisa fortalecida. Nesse sentido, os gestores precisam definir estratégias para promover o engajamento, que estejam alinhadas com os valores da companhia.
Uma boa ideia para isso é a promoção de eventos, os quais podem ser de diversos formatos (presencial, híbrido ou remoto), bem como, conter diferentes conteúdo. A seguir, listamos algumas sugestões:
- Workshops sobre temas relacionados ao segmento de mercado;
- Capacitações de hard e soft skills;
- Imersão;
- Happy hours;
- Eventos comemorativos como aniversário da empresa, festa de final de ano, etc;
Entenda como a getdesk ajuda a gerenciar espaços de trabalho rotativo
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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