A flexibilização das rotinas de trabalho trouxe alguns desafios para gestores e profissionais de RH. O trabalho híbrido, por exemplo, demanda uma organização assertiva da escala presencial, para não ocorrerem situações desconfortáveis como a superlotação de espaços. Diante deste cenário, a reserva de mesas para escritório representa um processo essencial nas rotinas híbridas.
As companhias que optaram por esse formato, em muitos casos, possuem escritórios reduzidos. Ou seja, o espaço seria incapaz de comportar todos os colaboradores em um único dia.
E quando não existe método de acompanhamento das jornadas no presencial, o tamanho reduzido do espaço de trabalho pode representar um obstáculo para a alcançar os benefícios da jornada híbrida.
Dessa forma, o sucesso do trabalho híbrido depende do planejamento preciso da ocupação do escritório. Assim, ferramentas e estratégias devem ser implementadas a fim de que todas as pessoas usem as estações de trabalho quando precisarem.
Com objetivo de auxiliar você a entender com mais detalhes sobre a relevância de um processo de reservas de mesas para escritório, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
- Por que a reserva de mesas para escritório é importante?
- Sistema de reserva de mesa para escritório: como funciona?
- Como empresas híbridas se beneficiam de um sistema de reserva de mesas?
- Como escolher uma ferramenta de reservas de mesas para escritórios em empresas híbridas?
- Como implementar a reserva de mesas para escritório?
- Como a getdesk ajuda no gerenciamento do trabalho híbrido?
Por que a reserva de mesas para escritório é importante?
Contar com um sistema para reserva de mesas para escritório é relevante em espaços de trabalho compartilhados (coworkings) e empresas híbridas para manter a organização e a comodidade no ambiente de trabalho.
No caso do trabalho híbrido e dos coworkings, há uma rotação da ocupação das estações de trabalho. Desse modo, é preciso manter um controle dos ambientes ocupados para evitar que mais de uma pessoa queira utilizar determinada posição em certo dia. Afinal, já imaginou como seria complicado um colaborador entrar um conflito com outros apenas por uma mesa ou sala de reunião?
A fim de evitar esse tipo de situação, bem como uma possível superlotação do ambiente, muitas companhias passam a investir em métodos para realizar a reserva de mesas e outras estações de trabalho. Com isso, essas empresas têm conseguido manter um melhor controle da jornada híbrida e alcançar as diversas vantagens trazidas por esse modelo de trabalho.
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Sistema de reserva de mesa para escritório: como funciona?
Um sistema de reserva de mesas para escritório pode funcionar de diversas maneiras. A getdesk, por exemplo, funciona por aplicativo e plataforma web. Assim, os colaboradores têm acesso à planta do escritório, mesmo à distância, e podem solicitar uma mesa, sala de reunião, ou outro ambiente remotamente.
Para isso, basta que ele faça seu login, acesse a aba “Reservas” e escolha o dia e horário que irá ao escritório. Em seguida, ele poderá visualizar os espaços disponíveis e selecionar aquele que melhor se adequa as suas demandas naquela determinada data.
Dessa forma, todos os colaboradores conseguem visualizar os espaços ocupados no dia em que precisam usar as dependências do escritório. Isso reduz, consideravelmente, os conflitos por mesas e as chances de superlotação.
Além disso, os softwares de agendamento de escritório facilitam a gestão da jornada híbrida, já que o RH pode consultar diretamente no aplicativo quem esteve presente no escritório durante o mês. Dessa forma, o time de gestão de pessoas não precisa se preocupar em organizar as rotações de quem irá presencialmente em cada dia da semana, pois isso passa a ser feito digitalmente por meio da getdesk.
Como empresas híbridas se beneficiam de um sistema de reserva de mesas?
Implementar métodos para reserva de mesas para escritórios promove diversos benefícios na rotina das empresas, especialmente para aquelas que adotam o formato híbrido. A seguir, listamos algumas dessas vantagens. Confira:
1. Melhor organização do escritório
No caso das empresas híbridas, as estratégias para organização do escritório são ainda mais relevantes. E, com as ferramentas de reservas de mesas, isso se torna mais fácil, já que todos conseguem visualizar os espaços disponíveis e ocupados. Assim, a organização das escalas presenciais se torna mais assertiva.
Outra vantagem relacionada a gestão do ambiente de trabalho é a visualização sobre a taxa de ocupação do escritório, pois você consegue ter uma visão assertiva a respeito da quantidade de colaboradores que frequentam o escritório, bem como quais os dias de maior movimento.
Contar com esses dados permite ter maior clareza a respeito do funcionamento do modelo híbrido na sua empresa. Afinal, possibilita-se visualizar indicadores como dias de maior movimento, adesão dos colaboradores ao presencial, entre outros. A partir disso, a empresa consegue entender as possíveis dificuldades e compreender quais estratégias adotar para aprimorar a rotina híbrida.
2. Produtividade dos colaboradores
Permitir que os colaboradores façam a reserva de mesas no escritório antecipadamente também favorece a produtividade nos dias de atuação presencial. Isso porque, eles já chegam com seus lugares reservados. Então, não precisam perder tempo buscando um espaço adequado para realizar suas tarefas. Dessa forma, eles conseguem mais tempo para dedicar-se as demandas estratégicas, conversas e reuniões presenciais.
Outra vantagem, é que em plataformas, como a getdesk, seus funcionários podem observar quem já solicitou um espaço para a mesma data. Isso facilita os diálogos internos entre as equipes, já que os colaboradores podem escolher sentar-se perto de outras pessoas do time.
3. Retenção de talentos
Oferecer um ambiente de trabalho que proporciona conforto e organização faz com que os colaboradores se sintam mais motivados e engajados a continuar na empresa. Além disso, isso favorece a retenção de talentos, bem como, auxilia na redução da taxa de turnover — rotatividade dos funcionários de uma empresa.
Com um ambiente de trabalho organizado, também, você demonstra que a sua empresa, de fato, considera as pessoas como seu recurso mais valioso. E isso tem se tornado cada dia mais valioso, especialmente, pelas novas gerações que acreditam em maior equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
4. Redução de custos
Realizar a reserva de mesas também é um importante processo para promover a redução de custos da companhia. Isso porque, ao implementar esse tipo procedimento, a empresa consegue melhorar a rotação do trabalho híbrido e, com isso, reduzir o tamanho necessário do escritório.
Ao contar com espaço menor, outros gastos também são diminuídos, como: aluguel, manutenção, compra de equipamentos, gastos com limpeza e contas como eletricidade e água.
5. Autonomia
Ao poderem escolher seus lugares antecipadamente, os colaboradores têm maior autonomia para decidir onde e próximos a quem irão trabalhar durante os dias de jornada presencial.
Isso permite que eles desenvolvam maior interação com seus times, ou, estabeleçam contato mais próximo com outras equipes. Dessa forma, aprimorando conhecimentos da sua própria área, bem como, desenvolvendo networking com colegas de outros setores.
6. Redução de conflitos
Uma solução de reserva de mesas para escritório colabora diretamente na redução de conflitos na empresa. O que favorece a melhora do clima organizacional.
A razão disso é que os funcionários podem fazer reserva antecipadamente, tanto de mesas, quanto de salas de reuniões.
Sendo assim, não há riscos de disputas. Por sua vez, também evita o estresse de procurar um lugar para trabalhar ao chegar no escritório.
Como escolher uma ferramenta de reservas de mesas para escritórios em empresas híbridas?
A escolha de uma ferramenta de reservas de mesas para escritórios em empresas híbridas é fundamental para auxiliar na organização do espaço, alocação de recursos e fomentar a produtividade no modelo híbrido.
Porém, como fazer a escolher certa? A seguir, preparamos algumas dicas para guiar você nessa decisão.
Entenda as necessidades da sua empresa
O primeiro passo para qualquer decisão estratégica é entender o contexto e a realidade da sua organização. Nesse passo, você precisa analisar informações como o tamanho da sua equipe, a disponibilidade de espaços no seu escritório e quais as principais demandas em relação aos ambientes de trabalho (mesas, salas de reunião, vagas de estacionamento etc.)
Usabilidade
Um sistema que será utilizado por todos os colaboradores precisa ter uma boa usabilidade. Assim, a ferramenta precisa realizar o processo de reservas de mesas em poucos cliques. Também é importante que todos possam acessá-la de qualquer lugar onde estiverem.
Com a getdesk, por exemplo, os colaboradores conseguem fazer as suas solicitações em 2 cliques. Além disso, o aplicativo apresenta a funcionalidade de registro de ponto. Desse modo, a sua empresa pode contar com diversas soluções em uma única plataforma.
Integração com outros sistemas
Na rotina das empresas, diversos recursos são utilizados. Então, é sempre relevante optar por soluções que possam ser integradas com outros sistemas. Sendo assim, o sistema para reservas de mesas e salas de reunião deve oferecer a possibilidade de integração com Google e Microsoft.
Isso facilita a comunicação, bem como, a rotina do time de gestão de pessoas, que pode consultar e extrair as informações de forma simplificada.
Suporte para dúvidas e solução de problemas
Outro ponto crucial no momento da escolha de um sistema de reserva de mesas para escritório é se o sistema escolhido oferece suporte para dúvidas e resolução de possíveis problemas.
Uma equipe de suporte disponível traz maior segurança para o uso da plataforma e evita que ocorram situações chatas, como erros de utilização e possíveis falhas no aplicativo.
Como implementar a reserva de mesas para escritório?
O primeiro passo para implementar a reserva de mesas para escritório é escolher um sistema que permita aos colaboradores escolherem suas estações de trabalho. Contar com uma plataforma, como a getdesk, é fundamental para automatizar esse processo e não sobrecarregar o departamento pessoal com as escolhas individuais de cada colaborador.
Após a escolha do sistema, é muito importante comunicar aos colaboradores sobre essa nova prática. Para isso, junto ao time de gestão de pessoas, vocês podem criar materiais de divulgação interna, realizar workshops ou outros eventos para informar toda a empresa sobre a relevância da reserva de mesas.
Além dessas ações, também é fundamental investir em treinamentos para que todos entendam como utilizar a ferramenta. Assim, você garante que todos os colaboradores poderão realizar suas reservas e ninguém sairá prejudicado.
Lembre-se de verificar se a plataforma escolhida pela sua equipe oferece suporte. Isso é importante para que caso ocorra algum problema, ele seja facilmente solucionado pelos responsáveis.
Como a getdesk ajuda no gerenciamento do trabalho híbrido?
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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