Em um cenário que o modelo de trabalho híbrido e o retorno ao escritório são uma realidade, é preciso encontrar maneiras eficientes de gerir a ocupação desses ambientes. Assim, ferramentas tecnológicas, como um sistema para reserva de salas de reunião, representam uma solução estratégica para manter um bom clima organizacional.
Por meio dessa plataforma, os colaboradores solicitam espaços no escritório com antecedência. Dessa forma, eles têm a certeza de que terão uma sala a sua disposição para encontros com outros colegas ou clientes na data combinada, o que evita remarcar compromissos e realizar deslocamentos desnecessários até a empresa.
Esse tipo de sistema também favorece empresas de diversos tamanhos e segmentos, desde startup e empresas com escritório reduzido, até grandes corporações multinacionais. Todas elas conseguem tirar vantagens de implementar a solicitação de estações de trabalho.
Visando auxiliar você e a sua equipe a entenderem como um sistema de reserva de salas de reunião favorece a rotina da sua empresa, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, para saber mais sobre esse tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é um sistema para reserva de salas de reunião?
- Como um sistema de reserva de salas e espaços de trabalho facilita a rotina no escritório?
- Como o sistema lida com conflitos de agendamento?
- Benefícios do sistema de reservas de salas de reunião para a sua empresa
- Quais empresas se beneficiam de um sistema de reservas de salas de reunião?
- Principais sistemas de reserva de salas de reunião no Brasil em 2025
- Aprimore a gestão do escritório híbrido com a getdesk!
- Qual o melhor sistema para reserva de salas de reunião?
O que é um sistema para reserva de salas de reunião?
Um sistema para reserva de salas de reuniões é uma tecnologia armazenada em nuvem que permite aos colaboradores a solicitação de um ambiente no escritório, sejam mesas ou espaços compartilhados.
Desse modo, o seu funcionamento ocorre a partir do mapeamento dos espaços do escritório, criando um banco de informações sobre as áreas disponíveis. Com isso, ao ter uma demanda no escritório, basta que o profissional acesse a plataforma e solicite o ambiente mais adequado para a data em questão.
Uma vez que o sistema exibe o status de ocupação dos ambientes em tempo real, caso ele necessite de um espaço rapidamente, basta realizar o acesso e verificar os ambientes disponíveis. Então, ele consegue fazer a solicitação a qualquer hora e qualquer lugar.
Além da reserva de estações de trabalho, soluções, como a getdesk, contam alguns recursos adicionais, por exemplo:
- Visualização de calendário com a disponibilidade dos espaços;
- Informações sobre a presença de cada funcionário;
- Relatórios de uso;
- Controle de ponto por reconhecimento facial.
Como um sistema de reserva de salas e espaços de trabalho facilita a rotina no escritório?
A adoção de um sistema de reservas de salas e estações de trabalho consegue transformar a dinâmica do escritório e tornar a gestão do ambiente mais eficiente.
Em primeiro lugar, o motivo para isso é que, com essa tecnologia, as empresas e seus colaboradores conseguem visualizar a ocupação dos espaços em tempo real. Esse tipo de monitoramento evita a superlotação e garante que todos terão um espaço adequado para trabalhar.
Além disso, facilita o planejamento das escalas no modelo híbrido, permitindo que os colaboradores reservem seus espaços com antecedência. Isso impede deslocamentos desnecessários e melhora a organização do trabalho presencial.
Como consequência, as empresas reduzem custos operacionais, por otimizar o uso do seu espaço físico sem a necessidade de custos com reformas ou alugar novos ambientes.
Quando se trata da reserva de salas de reunião, um sistema destinado à solicitação desses ambientes colabora no clima organizacional da companhia. Em razão das reservas antecipadas não há chances de conflitos de horários, o que evita discussões desnecessárias e oferece maior segurança sobre a realização dos encontros.
Como o sistema lida com conflitos de agendamento?
Na maioria dos escritórios, existem poucas salas de reunião disponíveis. Este cenário demanda uma boa organização para não acontecerem conflitos de horários. Porém, mesmo com o uso da tecnologia, pode ocorrer a demanda pelo mesmo ambiente.
E, para lidar com essas questões, os sistemas de reserva de salas de reunião e espaços de trabalho híbridos possuem mecanismos para evitar confrontos de agendamento. Aqui estão algumas formas comuns de lidar com esse problema:
- Políticas de prioridade: algumas ferramentas permitem definir regras, como prioridade para determinados times ou hierarquias na empresa;
- Reserva em tempo real: as plataformas atualizam a disponibilidade dos espaços instantaneamente, garantindo que dois usuários não reservem o mesmo local ao mesmo tempo;
- Lista de espera e notificações: caso um espaço já esteja reservado, alguns sistemas oferecem a opção de entrar em uma lista de espera e notificam o usuário se o local ficar disponível;
- Restrições de agendamento: a empresa pode configurar limites, como bloqueios para reservas consecutivas ou tempo mínimo e máximo de uso de cada espaço.
- Cancelamentos automáticos: quando um colaborador não comparecer ou não confirmar a presença em um tempo determinado, do mesmo modo que a reserva foi feita, ela pode ser cancelada automaticamente para liberar o espaço.
Neste cenário, diversas ferramentas como a getdesk utilizam esses e outros recursos para garantir que o agendamento seja eficiente e sem conflitos, otimizando o uso dos espaços da empresa.
Benefícios do sistema de reservas de salas de reunião para a sua empresa
Softwares de gestão do espaço de trabalho trazem impactos positivos para o clima organizacional de qualquer empresa, e sua implementação promove inúmeras melhorias. Entenda quais são:
Melhor gestão do espaço físico do escritório
Um sistema de reservas de salas de reunião otimiza a gestão do espaço físico do escritório por viabilizar o acompanhamento eficiente da disponibilidade de estações de trabalho.
Assim sendo, ao usar essa tecnologia, a empresa tem uma visão clara da ocupação do escritório, por meio disso pode identificar padrões de uso e ajustar a infraestrutura conforme a demanda.
Isso também auxilia no planejamento da rotina híbrida ou presencial, facilitando a análise de assiduidade dos colaboradores no escritório.
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Redução de custos
A implantação de um sistema de reservas de salas de reunião também contribui significativamente para a redução de custos empresariais.
Dessa forma, com uma gestão mais eficiente do espaço, as empresas podem otimizar o uso do escritório e evitar a necessidade de expansão física. Isso ajuda a diminuir despesas com aluguel, manutenção, mobiliário, energia elétrica e internet.
Além disso, um sistema para reserva de salas de reunião viabiliza o uso dos espaços de forma estratégica por evitar espaços superlotados ou subutilizados.
Melhor organização da agenda corporativa
Um sistema de reservas de salas de reunião permite que os colaboradores agendem suas reuniões com antecedência, garantindo um uso mais eficiente dos espaços.
Por sua vez, diminui as chances de conflitos de horários e ter que remarcar reuniões por indisponibilidade local adequado.
Ao contar com esse tipo de tecnologia, os colaboradores têm maior certeza da sua rotina no escritório, reduzindo deslocamentos desnecessários para encontros que poderiam ser remarcados.
Aumento da produtividade
Por realizarem reservas antecipadamente, os colaboradores chegam ao escritório sabendo exatamente o horário e o local da sua reunião, evitando perda de tempo com a busca por um espaço adequado.
Ademais, a possibilidade de verificar quais colegas estarão presentes na mesma data, facilita a organização de encontros produtivos e alinhamentos estratégicos.
Dessa forma, as equipes conseguem otimizar seu tempo, iniciando os encontros sem atrasos e garantindo um melhor fluxo de trabalho.
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Maior engajamento entre as equipes
Com esse tipo de tecnologia também é possível planejar encontros presenciais de forma mais assertiva visando a integração entre os colaboradores.
A plataforma permite visualizar quais colegas estarão no escritório em determinado dia, facilitando a reserva de salas para reuniões presenciais. Isso incentiva o contato entre os colegas, melhora a troca de ideias e fortalece a cultura organizacional.
Quais empresas se beneficiam de um sistema de reservas de salas de reunião?
Contar com um sistema de reservas de salas de reunião é benéfico para empresas de diversos tamanhos e setores, porque o principal foco desses sistemas é melhorar a gestão do ambiente físico de trabalho e a administração das salas de reunião.
Dessa forma, empresas que possuem muitos funcionários ou que lidam com espaços compartilhados conseguem otimizar a ocupação dos ambientes, garantindo maior organização e produtividade.
Alguns setores que se beneficiam desse tipo de ferramenta são:
1. Grandes empresas
Empresas que possuem muitos funcionários também contam, geralmente, com diversos escritórios. No entanto, sem um controle adequado da ocupação dos espaços, podem surgir conflitos de horário nas salas de reunião em razão da alta demanda.
Com um sistema de reservas de salas de reunião, as grandes empresas asseguram o bom andamento de seus projetos e evitam problemas de sobreposição de agendas.
2. Coworking
Os espaços rotativos de trabalho, também chamados de coworking, representam um dos setores que mais se beneficiam desse tipo de tecnologia.
Justamente, por se tratar de ambientes compartilhados, o controle da ocupação é fundamental.
Sendo assim, é essencial usar um sistema que otimize a gestão das salas e assegure que todos os usuários acessem os espaços conforme necessário.
3. Startups e pequenas empresas
Por outro lado, diferente de grandes corporações as startups e pequenos negócios possuem espaços mais limitados. Nesse contexto, contar com um sistema que organize o uso das salas de reunião é ainda mais relevante.
Com espaços reduzidos, o controle e o acompanhamento da ocupação são ainda mais relevantes. De tal forma, a tecnologia se torna indispensável já que ela garante que todos terão um ambiente adequado para realizarem seus encontros.
4. Agências de marketing e publicidade
Agências de marketing frequentemente realizam reuniões com clientes e equipes internas. Desse modo, a fim de evitar conflitos de agenda e garantir que as salas estejam disponíveis nos momentos necessários, um sistema de reservas é uma solução eficaz.
Assim, com essa ferramenta, as agências podem organizar melhor suas reuniões, garantindo espaços adequados para discussões estratégicas e atendimentos personalizados a seus clientes.
Principais sistemas de reserva de salas de reunião no Brasil em 2025
Agora que você já entendeu qual a importância de um sistema para reserva de salas de reunião, deve estar perguntado: “qual sistema escolher?”. Hoje em dia, existem diversas ferramentas com essa finalidade no mercado, a seguir as principais delas que estão disponíveis no Brasil. Acompanhe:
1. getdesk
A getdesk é um dos sistemas mais completos do mercado. Além da reserva de salas de reunião, também possível reservar outras estações de trabalho, tanto coletivas quanto individuais e vagas de estacionamento.
Outra funcionalidade relevante é o registro de ponto por reconhecimento facial. A partir disso, os colaboradores realizam a sua marcação de carga horária pelo celular ou computador, o que traz mais praticidade para o processo.
Principais características:
- Acompanhamento em tempo real da lotação do escritório;
- Geração de relatórios sobre ocupação dos espaços;
- Integração Single Sign-On (SSO) que permite login via Google ou Microsoft;
- Suporte em português via WhatsApp.
2. Wiser XP
O Wiser XP é uma plataforma escalável que permite gerenciar reservas de salas de reunião e espaços de trabalho, tanto para colaboradores internos quanto para visitantes (fornecedores, clientes e outros stakeholders).
Principais características:
- Integração com o calendário do Outlook;
- Interface intuitiva para controle de reservas de salas de reunião;
- Ferramentas para gerenciar reuniões empresariais.
3. Calenda
O Calenda é uma solução voltada especificamente para a reserva de salas de reunião. Sua interface é simples, o que permite realizar agendamentos rápidos e evitar conflitos de horários
Principais características:
- Fácil usabilidade;
- Organização prática das reservas;
- Exclusivo para salas de reunião, sem suporte para estações de trabalho ou vagas de estacionamento.
4. ClickUp
Ainda que seja mais conhecida como uma ferramenta de gestão de projetos, a ClickUp também oferece funcionalidades para o agendamento de espaços no escritório.
Principais características:
- Plataforma completa para gestão de tarefas e espaços;
- Permite a personalização dos elementos e ferramentas;
- Ferramenta estrangeira com investimento em dólar e suporte apenas em inglês.
5. Hybo
O Hybo é uma plataforma SaaS voltada para a gestão de espaços híbridos e presenciais. Para além das reservas de estações de trabalho e salas de reunião, a ferramenta permite gerenciar visitantes e a manutenção de instalações.
Principais diferenciais:
- Suporte a ambientes híbridos;
- Monitoramento de problemas em equipamentos e instalações;
- Sistema estrangeiro sem versão em português, o que pode impactar a usabilidade.
6. Envoy
Por fim, o Envoy se destaca por integrar a reserva de salas de reunião com o gerenciamento de visitantes, garantindo maior controle e segurança no acesso ao espaço corporativo.
Principais características
- Controle de acesso para visitantes;
- Integração com sistemas de segurança corporativa;
- Plataforma americana, com investimento em dólar e suporte apenas em inglês.
Aprimore a gestão do escritório híbrido com a getdesk!
Escolher o melhor sistema para reserva de salas de reunião depende das necessidades da sua empresa.
Caso a prioridade seja um software completo e intuitivo, com funcionalidades extras e que facilitam a rotina geral do escritóri, a getdesk representa a melhor opção em custo-benefício.
Por outro lado, se a sua empresa busca por soluções específicas relacionadas ao controle de visitantes, Hybo, ClickUp e Envoy são alternativas mais viáveis.
Porém, para decidir de forma assertiva é preciso avaliar todas as funcionalidades da ferramenta, bem como as características e demandas da sua empresa.
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A getdesk é o melhor sistema para reservas de salas de reunião e estações de trabalho.
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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