Gestão de workplace é o conjunto de práticas aplicadas ao espaço de trabalho para tornar o ambiente mais prático, completo e confortável aos colaboradores. Dentre os benefícios do gerenciamento do ambiente de trabalho estão o aumento de produtividade e melhora do desempenho dos profissionais – ou seja, fatores que impactam no rendimento da empresa.
Muitos acreditam que a gestão do workplace se trata apenas de organizar o escritório e garantir que tudo está funcionando. Entretanto, um bom gerenciamento do espaço de trabalho vai muito além disso.
O escritório não é composto apenas por equipamentos, mas também por colaboradores que precisam de conforto para realizar suas tarefas. Portanto, as ferramentas que constituem uma estação de trabalho não são os únicos pontos a considerar: ergonomia, praticidade, tecnologia, interação e conforto também devem fazer parte de um bom ambiente.
Além disso, há indícios de que escritórios flexíveis, que oferecem autonomia aos colaboradres, são os favoritos entre os profissionais. E não é à toa que o espaço de trabalho colaborativo vem se tornando uma tendência, assim como o modelo híbrido de trabalho. Inclusive, ambos são casos em que a gestão de workplace é necessária e prioritária.
Saiba mais sobre a gestão de workplace e como colocá-la em prática na sua empresa. Confira este artigo que a getdesk preparou e boa leitura.
Acesso rápido
O que é workplace?
Workplace, que traduzido significa “ambiente de trabalho”, é o termo utilizado para se referir ao espaço no qual os colaboradores se reúnem para realizar suas respectivas tarefas.
Porém, workplace não é apenas o espaço físico do escritório. O conceito também envolve os colaboradores e outros elementos que, juntos, formam este ambiente (tais como os equipamentos e ferramentas de trabalho, incluindo as plataformas remotas).
Como exemplo, existe uma plataforma desenvolvida pela Meta Platforms, chamada Workplace, em que cada colaborador pode criar seu próprio perfil para interagir com os demais profissionais da empresa, mesmo que de maneira remota.
Um dos objetivos do “Workplace from Facebook” é aumentar as possibilidades de conexões e interações entre os funcionários de uma mesma companhia. Afinal, a troca de ideias entre as equipes também faze parte do ambiente de trabalho. O diferencial dessa rede social corporativa é sua semelhança ao próprio Facebook (detalhe que facilita as relações desse ambiente de trabalho remoto).
O que é a gestão de workplace?
A gestão de Workplace é uma abordagem utilizada por diversas empresas que visa o desenvolvimento de um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Essa estratégia analise e visa melhorar todos os elementos que compõem o local de trabalho, desde a organização de mesas e salas de reunião até a gestão de pessoas.
Ou seja, esse gerenciamento (também conhecido como workplace management) avalia as ferramentas de trabalho e toda a sua tecnologia e ergonomia envolvidas, sem deixar de lado algumas práticas da gestão de pessoas, incluindo a gestão remota.
Afinal, a experiência dos colaboradores de uma empresa e sua relação com o ambiente de trabalho também fazem parte do workplace. Então, quando as ferramentas não são apropriadas para a realização das tarefas, isso atrapalha o desempenho dos profissionais e impacta nos resultados dos projetos. O mesmo acontece quando as interações entre os profissionais estão com ruídos na comunicação ou há falhas nas relações entre as equipes.
Neste cenário, a gestão de workplace representa um processo interdisciplinar que não se trata apenas de melhorar o espaço físico (bem como o espaço híbrido de trabalho): essa administração também deve cuidar dos profissionais, incluindo o seu bem-estar no ambiente de trabalho, pois colaboradores descontentes e sem motivação refletem de forma direta na produtividade da empresa.
Veja abaixo um pouco mais sobre a importância de fazer a gestão de workplace.
Importância de uma gestão de workplace
O ambiente de trabalho envolve boa parte do seu dia, senfo, geralmente, oito horas ou mais no escritório. Por isso, se sentir confortável nele é fundamental para os colaboradores – e isso é só um dos motivos que mostram o valor da gestão de workplace.
Detalhes corriqueiros, como o clima do ambiente (muito frio ou muito calor?), organização e limpeza do espaço influenciam no bem-estar no local que faz parte da rotina. Mas outros fatores, como a qualidade e acesso aos equipamentos de trabalho, também devem ser devidamente administrados.
Afinal, ferramentas sem a tecnologia necessária ou que causam problemas ergonômicos têm por consequência estresse, burnout ou até mesmo acidentes de trabalho, além de atrapalhar os projetos corporativos.
Então, no caso de trabalho híbrido, deve-se atentar às plataformas remotas e híbridas, de modo que essas ferramentas sejam acessíveis e completas para todos, evitando problemas na execução do trabalho.
Já dentro de casa, é papel do profissional zelar e administrar o próprio espaço de trabalho remoto, além de ter no ambiente tudo o que é preciso para montar um home office completo.
Ainda sobre bem-estar, as interações e a relação com outros profissionais no ambiente de trabalho devem ser agradáveis para um dia a dia confortável e produtivo. Em relação à empresa, quando todos esses fatores estão em concordância, o local de trabalho se torna ágil e produtivo.
Por isso é tão importante fazer a gestão de workplace.
Vantagens de uma gestão de workplace
- Aumento da produtividade: uma boa gestão de workplace aumenta a produtividade dos profissionais da empresa, já que um ambiente confortável, limpo e organizado colabora para seu bem-estar pessoal e colaborativo;
- Satisfação dos profissionais: um local de trabalho pensado para o bem-estar de seus colaboradores cria uma atmosfera de trabalho melhor e uma maior satisfação dos colaboradres da empresa, diminuindo a rotatividade nas equipes e aumentando o engajamento e motivação dos empregados;
- Aprimoramento da imagem da companhia: ao aprimorar o workplace como um todo, considerando todas as suas faces e áreas, a empresa melhora sua imagem interna e externa, contribuindo para uma cultura empresarial cada vez mais sólida e construção de marca forte;
- Saúde e bem-estar dos colaboradores: estruturas adequadas, que priorizam o colaborador e consideram seu conforto e organização, resulta em um aprimoramento de sua saúde e bem-estar;
- Aumento da eficiência: uma boa gestão de workplace, com um ambiente de trabalho bem distribuído, definido e organizado, aumenta a eficiência de todos os processos.
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5 dicas de como fazer gestão de workplace
Agora que você já conhece a importância de uma boa gestão de workplace, fica a pergunta: como fazer?
Por ser uma administração interdisciplinar, é comum que os gestores tenham dúvidas sobre como colocar em prática. Contudo, essa não é uma tarefa muito difícil e coisas simples do dia a dia já fazem parte desses processos.
1. Aprimore o espaço físico da empresa
A gestão de workplace não é apenas cuidar das coisas complexas, como as relações de trabalho. O cuidado com detalhes simples do dia a dia garantem um workplace de qualidade e acolhedor.
Estão entre as coisas básicas do ambiente físico de trabalho:
- Limpeza do ambiente;
- Organização do ambiente;
- Funcionamento e capacidade dos equipamentos.
Detalhes como a iluminação do local e o clima do ambiente são essenciais para uma boa gestão de workplace. Já sobre o funcionamento e capacidade dos equipamentos, é interessante buscar as soluções mais modernas para o desenvolvimento das demandas e projetos.
2. Pense além do espaço físico
Ambiente limpo e organizado, bem como equipamentos modernos, ou ferramentas em nuvem acessíveis, são processos básicos da gestão de workplace. Porém, são detalhes que compõem apenas o espaço físico, e o workplace vai além de apenas o físico.
Afinal, o workplace também envolve as pessoas em regime remoto, que não necessariamente estão no escritório presencial. Para estes casos, o bem-estar desses profissionais deve ser considerado.
Portanto, além de garantir que os sistemas estão funcionando e que as ferramentas são ergonômicas, não se esqueça de avaliar a comodidade dos profissionais neste ambiente. E lembre-se: workplace não é apenas o espaço físico de seu ambiente de trabalho.
3. Estabeleça uma comunicação eficaz
A relação dos profissionais com esse ambiente, bem como a interação com os demais indivíduos que compartilham esse espaço, é um ponto importante na gestão de workplace. Então, além de focar no básico e oferecer comodidade, pense em como aprimorar a comunicação neste espaço.A getdesk preparou uma checklist para te ajudar:
- Há falhas na interração entre os colaboradores?
- As equipes sofrem de ruídos na comunicação?
- Gestores são acessíveis?
- A comunicação interna é completa?
- A cultura corporativa fortalece as relações de trabalho?
Em caso de trabalho híbrido ou remoto, é interessante investir em uma newsletter trabalho híbrido para garantir que as informações cheguem àqueles que estão em casa. Além disso, o chat exclusivamente corporativo colabora com a troca de informações, até em escalas presenciais.
Por fim, não deixe de ouvir e entender as necessidades dos profissionais — essa é uma grande forma de realizar uma boa gestão de workplace. Então, não deixe de oferecer um espaço acessível onde todos possuem liberdade para falar e sugerir melhorias – isso só aprimora a experiência dentro do ambiente de trabalho.
4. Faça a gestão de pessoas
Equipamentos inadequados e relação ruim com o ambiente de trabalho impactam diretamente na produtividade ou andamento dos projetos — e esses detalhes somente são percebidos diante do gerenciamento de pessoas.
Para isso, é importante avaliar o comportamento das equipes, bem como o perfil de cada um dos colaboradores. Aproveite as ferramentas disponíveis e esteja atualizado sobre as tendências em gestão de pessoas.
Desse modo, será possível aplicar melhorias na relação do profissional com todo o workplace, além de que essa administração mostra quais são os problemas que não fazem parte do ambiente de trabalho e que devem ser tratados de fora dele.
5. Crie um ambiente colaborativo
Por último, após cuidar do espaço físico e entender a importância das as pessoas que o compõem, avaliar a comunicação da empresa e garantir uma boa gestão de pessoas, é hora de criar um ambiente repleto de cooperatividade.
Essa última dica é fundamental, pois em um ambiente com trocas ricas oferece mais agilidade, seja para reportar problemas no espaço físico ou para identificar falhas de comunicação, bem como dificuldades dos profissionais.
Para isso, é interessante que a cultura organizacional seja de confiança mútua, em que os colegas de trabalho sabem que podem contar com o próximo. Assim, o ambiente não será nocivo, e todos ali sabem que podem se ajudar caso o outro precise. Essa dica, inclusive, não só melhora o workplace, como também evita o burnout no trabalho.
Como a gestão do espaço de trabalho impacta na rotina híbrida?
Em qualquer jornada de trabalho, manter um ambiente organizado, garantir que todos os colaboradores tenham acesso a bons lugares e equipamentos é crucial para assegurar a produtividade. Porém, na jornada híbrida a atenção a organização do espaço de trabalho se torna ainda mais importante.
Isso porque, na rotina híbrida, a empresa precisa garantir que o ambiente irá funcionar conforme a escala de dias de presencial. Ou seja, o escritório precisa comportar todos que usarão o espaço em determinado dia da semana.
Quando não há um controle sobre isso, podem acontecer situações embaraçosas, como a superlotação ou choque de horários em salas de reunião. Essas ocorrências atrapalham o clima organizacional, e, prejudicam a relação do colaborador com o empregador.
Dessa forma, uma gestão de workplace eficiente visa mitigar esses possíveis problemas e oferecer um local de trabalho confortável e apropriado a todos.
Um meio de fazer isso sem sobrecarregar nenhuma equipe é por meio de uma plataforma para reserva de estações de trabalho. Esse sistema permite que os próprios colaboradores escolham as suas posições no escritório conforme as suas demandas. Assim, quando houver a necessidade de ir até a sede da empresa, já haverá reservado seu ambiente, sem riscos de indisponibilidade.
Ferramenta completa para gestão de workplace na sua empresa
Garantir conforto, organização e segurança é só o básico. Atualmente, o aproveitamento do espaço físico de trabalho também vem ganhando cada vez mais visibilidade. E não é só o aproveitamento das estações de trabalho: quando as escalas são híbridas, é interessante garantir o atendimento do espaço de trabalho para todos.
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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