Gestão de Workplace: Otimize seu Ambiente de Trabalho

O ambiente de trabalho nunca foi tão dinâmico quanto agora. Com a ascensão do trabalho híbrido, a flexibilidade se tornou uma premissa, e o escritório, mais do que um local físico, é um ecossistema vivo que impacta diretamente a produtividade, a cultura e o bem-estar dos colaboradores. Nesse cenário, a gestão de workplace emerge como uma estratégia fundamental para as empresas que desejam prosperar.

Muitos acreditam que a gestão do workplace se trata apenas de organizar o escritório e garantir que tudo está funcionando. Entretanto, um bom gerenciamento do espaço de trabalho vai muito além disso.

O escritório não é composto apenas por equipamentos, mas também por colaboradores que precisam de conforto para realizar suas tarefas. Portanto, as ferramentas que constituem uma estação de trabalho não são os únicos pontos a considerar: ergonomia, praticidade, tecnologia, interação e conforto também devem fazer parte de um bom ambiente.

Mas, o que exatamente significa gestão de workplace? E por que ela é tão crucial para o futuro do seu negócio? Ir muito além do tradicional “facilities management”, esta disciplina engloba a otimização de espaços, a integração de tecnologia e a promoção de uma experiência de colaborador superior.

Entendemos os desafios e as oportunidades que o ambiente de trabalho moderno oferece. Neste guia completo, você vai aprender tudo sobre gestão de workplace: desde seus pilares e benefícios até como uma plataforma especializada como a getdesk pode revolucionar a forma como sua empresa utiliza e otimiza seus espaços. Prepare-se para criar um ambiente que realmente impulsiona o sucesso.

O que é workplace?

Workplace, que traduzido significa “ambiente de trabalho”, é o termo utilizado para se referir ao espaço no qual os colaboradores se reúnem para realizar suas respectivas tarefas.

Porém, workplace não é apenas o espaço físico do escritório. O conceito também envolve os colaboradores e outros elementos que, juntos, formam este ambiente (como os equipamentos e ferramentas de trabalho, incluindo as plataformas remotas).

Por exemplo, existe uma plataforma desenvolvida pela Meta Platforms, chamada Workplace, em que cada colaborador pode criar seu próprio perfil para interagir com os demais profissionais da empresa, mesmo que de maneira remota.

Um dos objetivos do “Workplace from Facebook” é aumentar as possibilidades de conexões e interações entre os funcionários de uma mesma companhia. Afinal, a troca de ideias entre as equipes também faze parte do ambiente de trabalho. O diferencial dessa rede social corporativa é sua semelhança ao próprio Facebook (detalhe que facilita as relações desse ambiente de trabalho remoto).

O Que é Gestão de Workplace? Definição Abrangente

A gestão de workplace (ou workplace management) é a disciplina estratégica que integra pessoas, processos e tecnologia para otimizar o ambiente físico e digital de uma organização. Seu objetivo principal é criar um espaço de trabalho funcional, eficiente, seguro e que promova o bem-estar e a produtividade dos colaboradores, alinhado aos objetivos de negócio da empresa.

Ela vai muito além da simples manutenção de instalações (Facilities Management). A gestão de workplace moderna foca na experiência do colaborador, na flexibilidade dos modelos de trabalho (híbrido, remoto) e na utilização inteligente de dados para a tomada de decisões. É sobre como o espaço pode ser um ativo estratégico para a cultura, atração e retenção de talentos.

Dessa forma, representa um processo interdisciplinar que não se trata apenas de melhorar o espaço físico (bem como o espaço híbrido de trabalho): essa administração também deve cuidar dos profissionais, incluindo o seu bem-estar no ambiente de trabalho, pois colaboradores descontentes e sem motivação refletem de forma direta na produtividade da empresa.

Pilares Fundamentais da Gestão de Workplace Eficaz

Uma gestão de workplace robusta se apoia em alguns pilares essenciais:

1. Otimização do Espaço Físico: Trata do uso inteligente e flexível dos recursos físicos. Inclui o design de ambientes, o planejamento de layouts, a gestão de estações de trabalho (hot desking, hotelling), salas de reunião, e até mesmo a logística de estacionamento e acesso. O objetivo é maximizar a utilização, reduzir custos operacionais e proporcionar ambientes diversos para diferentes tipos de trabalho.
2. Tecnologia e Digitalização: Este pilar é o motor da gestão de workplace contemporânea. Envolve a implementação de softwares e sistemas para automação de processos, como plataformas de reserva de estações e salas, gestão de visitantes, análise de ocupação, monitoramento de qualidade do ar e integração com outros sistemas de RH e TI. A tecnologia permite eficiência e insights valiosos.
3. Experiência do Colaborador (Employee Experience): O foco principal é criar um ambiente que suporte e eleve a experiência diária dos funcionários. Isso inclui desde a ergonomia e o conforto do mobiliário até a facilidade de acesso a recursos, a limpeza, a temperatura e a promoção de um senso de comunidade e pertencimento. Um colaborador satisfeito e engajado é mais produtivo.
4. Gestão de Dados e Métricas: Coletar e analisar dados de uso do espaço, ocupação, feedback dos colaboradores e eficiência energética é crucial. Esses dados fornecem insights para otimizar o ambiente, prever necessidades futuras, justificar investimentos e demonstrar o ROI da gestão de workplace.
5. Sustentabilidade e Bem-estar: Promover práticas sustentáveis no ambiente de trabalho (uso de energias renováveis, reciclagem) e focar no bem-estar físico e mental dos colaboradores (iluminação natural, áreas de descompressão, programas de saúde) são aspectos cada vez mais importantes.

Por que a Gestão de Workplace é Crucial no Cenário Atual?

No contexto do trabalho híbrido e da busca por maior flexibilidade, a gestão de workplace deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade estratégica:

• Otimização de Custos: Empresas podem reduzir custos com aluguéis e manutenção ao entender a real necessidade de espaço e otimizar a ocupação.
• Aumento da Produtividade: Ambientes bem planejados, confortáveis e com tecnologia adequada removem barreiras e permitem que os colaboradores se concentrem em suas tarefas.
• Melhora da Experiência e Engajamento: Um workplace pensado para o colaborador demonstra cuidado da empresa, elevando o moral e o senso de pertencimento.
• Atração e Retenção de Talentos: Profissionais buscam empresas que oferecem ambientes de trabalho modernos, flexíveis e que valorizam seu bem-estar. Uma boa gestão de workplace se torna um diferencial competitivo.
• Cultura Organizacional Fortalecida: O espaço físico, mesmo no modelo híbrido, é um catalisador da cultura, promovendo interações e colaboração.
• Tomada de Decisão Baseada em Dados: A coleta de dados sobre o uso do espaço permite decisões mais assertivas sobre expansão, redução ou reconfiguração do ambiente.

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Boas Práticas e Dicas Essenciais para uma Gestão de Workplace de Sucesso

Agora que você já conhece a importância de uma boa gestão de workplace, fica a pergunta: como fazer?

Por ser uma administração interdisciplinar, é comum que os gestores tenham dúvidas sobre como colocar em prática. Contudo, essa não é uma tarefa muito difícil e coisas simples do dia a dia já fazem parte desses processos.

1. Entenda as Necessidades do Seu Colaborador e da Sua Empresa

Uma gestão de workplace eficaz começa com uma compreensão profunda. Não adianta otimizar o espaço sem saber quem o utiliza e como.

• Pesquisas e Feedback Contínuo: Implemente canais de feedback regulares (pesquisas, reuniões, caixas de sugestão) para entender as necessidades, preferências e dores dos colaboradores em relação ao ambiente de trabalho. Pergunte sobre tipos de espaços preferidos, horários de pico, dificuldades de agendamento, etc.
• Análise de Dados de Ocupação: Utilize ferramentas para monitorar a utilização real de mesas, salas e outras áreas. Isso revela padrões de uso e ajuda a identificar espaços subutilizados ou superlotados.
• Alinhamento Estratégico: A gestão de workplace deve estar alinhada aos objetivos de negócio e à cultura da empresa. Se a empresa preza pela colaboração, o espaço deve refletir isso com mais áreas de encontro; se foca na concentração, deve haver mais espaços individuais.

2. Adote um Modelo de Trabalho Híbrido Flexível e Estruturado

O trabalho híbrido é uma realidade, e a gestão de workplace é o seu pilar.

• Políticas Claras e Comunicadas: Defina e comunique de forma transparente as políticas do modelo híbrido (dias de presença obrigatória, flexibilidade, regras de uso do escritório). A clareza evita atritos e garante a adesão.
• Flexibilidade com Propósito: Ofereça flexibilidade, mas com um propósito. Determine quais dias ou atividades se beneficiam mais da presença no escritório (reuniões estratégicas, integrações, brainstormings) e incentive o uso nesses momentos.
• Cultura de Confiança: Construa uma cultura baseada na confiança e na autonomia, onde os colaboradores se sintam responsáveis por gerenciar seu tempo e espaço de trabalho, seja em casa ou no escritório.

3. Invista em Tecnologia Integrada para a Gestão de Workplace

A tecnologia é a espinha dorsal de uma gestão de workplace moderna.

• Plataforma de Reservas (Hot Desking/Hotelling): Implemente um sistema intuitivo que permita aos colaboradores reservar mesas, salas de reunião, estacionamento e outros recursos com antecedência. Isso garante a disponibilidade e evita a frustração.
• Dados e Analytics: Escolha uma plataforma que forneça dados detalhados sobre a ocupação e o uso do espaço. Essas informações são cruciais para otimizar layouts, identificar tendências e tomar decisões baseadas em evidências.
• Integração de Sistemas: Busque soluções que se integrem com outras ferramentas já utilizadas pela empresa (calendários, sistemas de RH, softwares de comunicação). A integração simplifica o fluxo de trabalho e melhora a experiência do usuário.
• Ferramentas de Colaboração: Garanta que as salas de reunião e estações de trabalho tenham a tecnologia necessária para videoconferências e colaboração eficiente entre equipes presenciais e remotas.

4. Otimize o Layout e o Design do Escritório

O design do seu workplace tem um impacto direto na produtividade e no bem-estar.

• Diversidade de Espaços: Crie diferentes tipos de ambientes: estações de trabalho individuais para foco, salas de reunião colaborativas, áreas de descompressão e espaços sociais. Isso atende às diversas necessidades dos colaboradores.
• Zonas de Atividade: Implemente zonas de atividade onde os espaços são projetados para tipos específicos de trabalho (silêncio para concentração, áreas mais barulhentas para chamadas ou discussões).
• Ergonomia e Conforto: Invista em mobiliário ergonômico e garanta boa iluminação e temperatura. O conforto físico impacta diretamente a saúde e a produtividade.
• Flexibilidade do Mobiliário: Utilize mobiliário modular e móvel que possa ser facilmente reconfigurado para se adaptar a diferentes necessidades e projetos.

5. Priorize a Experiência e o Bem-Estar do Colaborador

O ambiente físico e as facilidades impactam diretamente a satisfação.

• Serviços de Suporte Eficientes: Garanta que serviços como limpeza, manutenção, TI e suporte a facilities sejam ágeis e eficientes. A rapidez na resolução de problemas melhora a experiência.
• Promoção do Bem-Estar: Ofereça áreas de descompressão, acesso a luz natural, plantas e programas de bem-estar (ginástica laboral, frutas frescas, parcerias com academias).
• Segurança e Saúde: Implemente protocolos rigorosos de higiene e segurança, especialmente em ambientes de trabalho compartilhados. A saúde e a segurança devem ser prioridade.

6. Meça e Analise os Resultados Constantemente

Uma gestão de workplace de sucesso é baseada em dados.

• Defina KPIs Claros: Estabeleça Indicadores Chave de Performance (KPIs) para monitorar a eficácia da sua gestão. Exemplos incluem:
  • Taxa de ocupação de mesas e salas.
  • Nível de satisfação dos colaboradores com o ambiente.
  • Redução de custos operacionais por metro quadrado.
  • Frequência de uso de cada tipo de espaço.
• Relatórios e Dashboards: Utilize o sistema de gestão de workplace para gerar relatórios e dashboards visuais que facilitem a análise dos dados e a identificação de áreas para melhoria.
• Adaptação Contínua: Com base nos dados e feedbacks, esteja pronto para ajustar o layout, as políticas e as ferramentas. A gestão de workplace é um processo de melhoria contínua.

Como a gestão do espaço de trabalho impacta na rotina híbrida?

Em qualquer jornada de trabalho, manter um ambiente organizado, garantir que todos os colaboradores tenham acesso a bons lugares e equipamentos é crucial para assegurar a produtividade. Porém, na jornada híbrida a atenção a organização do espaço de trabalho se torna ainda mais importante.

Isso porque, na rotina híbrida, a empresa precisa garantir que o ambiente irá funcionar conforme a escala de dias de presencial. Ou seja, o escritório precisa comportar todos que usarão o espaço em determinado dia da semana.

Quando não há um controle sobre isso, podem acontecer situações embaraçosas, como a superlotação ou choque de horários em salas de reunião. Essas ocorrências atrapalham o clima organizacional, e, prejudicam a relação do colaborador com o empregador.

Dessa forma, uma gestão de workplace eficiente visa mitigar esses possíveis problemas e oferecer um local de trabalho confortável e apropriado a todos.

Um meio de fazer isso sem sobrecarregar nenhuma equipe é por meio de uma plataforma para reserva de estações de trabalho. Esse sistema permite que os próprios colaboradores escolham as suas posições no escritório conforme as suas demandas. Assim, quando houver a necessidade de ir até a sede da empresa, já haverá reservado seu ambiente, sem riscos de indisponibilidade.

Construa o Futuro do Trabalho com a Gestão de Workplace Inteligente

A gestão de workplace é, sem dúvida, um dos pilares para o sucesso das organizações no século XXI. Ela permite que as empresas se adaptem às novas realidades do trabalho, otimizem seus recursos e, acima de tudo, proporcionem um ambiente onde os colaboradores se sintam valorizados, produtivos e engajados.

Ignorar a importância de uma gestão de workplace estratégica é correr o risco de ter espaços subutilizados, colaboradores desengajados e uma empresa menos competitiva. Investir em soluções que facilitem essa gestão não é um gasto, mas um investimento estratégico com retorno tangível.

Com a getdesk, sua empresa transforma o desafio do trabalho híbrido em uma oportunidade, garantindo que o escritório seja sempre um espaço produtivo, flexível e atrativo para todos.

Então, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Referências

[1] Cushman & Wakefield. Workplace Strategy.

[2] Gartner. Gartner Magic Quadrant for Integrated Workplace Management Suites (IWMS).

[3] Harvard Business Review. Rethinking Your Approach to the Employee Experience.