Controle de ponto por geolocalização: como implementar?

Nos últimos anos, as jornadas de trabalho foram flexibilizadas, e o tradicional trabalho presencial de 5 dias da semana cedeu espaço para outros formatos, como o híbrido e o remoto. Para acompanhar esse contexto, novas tecnologias para o apontamento da jornada surgiram. Assim, soluções como o controle de ponto por geolocalização se popularizaram.  

Além de empresas que adotaram formatos de trabalho flexíveis, setores como a construção civil, empresas de terceirização e o agronegócio também se beneficiam desse método de apontamento da jornada. Isso porque, ele torna possível acompanhar a localização dos colaboradores.  

Mas, apesar de ser versátil e conferir segurança, tanto para empregador, quanto funcionários, esse tipo de tecnologia demanda atenção a segurança aos dados, uma vez que lida diretamente com informações sigilosas dos colaboradores.  

Visando auxiliar você e a sua equipe a entenderem com mais detalhes como funciona e quais as vantagens do controle de ponto por geolocalização, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, continue conosco. Boa leitura.

O que é o controle de ponto por geolocalização?  

O controle de ponto com geolocalização é uma forma de gerenciamento da jornada de trabalho. Esse tipo de tecnologia funciona com base na identificação da localização dos dispositivos usados para fazer o registro, podendo ser computadores, celulares ou tablets.  

A partir disso, aproveitando as funcionalidades de localização, a empresa consegue rastrear onde o profissional estava no momento do registro da jornada diária de trabalho.  

Essa abordagem ganhou popularidade a partir da expansão do trabalho remoto. No início da adoção deste modelo, muitos gestores sentiam maior necessidade de acompanhar a rotina dos colaboradores. Para isso, solicitavam que seus funcionários trabalhassem com as câmeras abertas. No entanto, essa prática se mostrou problemática por representar invasão da privacidade dos colaboradores.  

Diante disso, houve a necessidade de adotar métodos para o acompanhamento da carga horárias mais eficientes, e que não representassem a invasão a privacidade dos colaboradores. Por essa razão, o controle de ponto por geolocalização passou a ser adotado.   

Para quais tipos de empresa o controle de ponto por geolocalização é relevante? 

Assim como outros métodos para apontamento da jornada, como o controle de ponto por reconhecimento facial, a solução de marcação da carga horária é relevante para empresas de diversos tamanhos e nichos de mercado por permitir que a empresa acompanhe a localização em tempo real de seus colaboradores.  

Empresas que implementaram o modelo híbrido conseguem acompanhar assertivamente as presenças em seus escritórios, já que conseguem visualizar, se, de fato, aquele colaborador estava na sede da organização no dia indicado para tal.  

Na jornada remota, essa função pode ser eficaz para rastrear os dispositivos e aumentar a segurança tanto do colaborador quanto da empresa, caso ocorra algum incidente com os dispositivos de trabalho. 

E, setores como a construção civil, agronegócio, entre outros, em que os trabalhadores realizam suas funções em ambientes externos, também tiram vantagens desse formato de controle de ponto. Afinal, podem acompanhar com precisão a localização e validar a marcação de ponto a partir disso. 

Conceito de cerca virtual no controle de ponto por geolocalização 

Quando o assunto é o controle de ponto por geolocalização um conceito fundamental de ser compreendido é o da “cerca virtual”. Ainda que o termo pareça estranho, essa tecnologia tem como função delimitar áreas específicas nas quais os colaboradores podem realizar o registro das horas trabalhadas. 

Ou seja, a cerca virtual estabelece digitalmente uma área geográfica. Então, quando o colaborador realiza a marcação de ponto, o sistema verifica se a localização está nos limites da cerca virtual. Caso ocorra no perímetro pré-estabelecido, a marcação é considerada válida e registrada normalmente. Por outro lado, caso esteja fora do ambiente delimitado, o sistema considera a marcação irregular e enviar notificações para a gestão a respeito disso.  

Esse tipo de abordagem, no entanto, pode ser prejudicial em modelos de “escritório em qualquer lugar”. Essa abordagem visa fornecer liberdade para os colaboradores trabalharem de qualquer lugar, seja em suas casas, espaços públicos — bibliotecas, cafés, unidades do SESC, shoppings, coworking, etc — ou até mesmo, de outras cidades, estados e países. 

O que as Leis dizem sobre o controle de ponto por geolocalização?

Conforme prevê o artigo 74 da CLT, estabelecimentos com mais de 20 colaboradores devem obrigatoriamente manter os registros de controle de ponto. Entretanto, a CLT indica apenas que tanto equipamentos manuais quanto eletrônicos podem ser utilizados para atender a essa finalidade.  

 Já a possibilidade de usar tecnologias como o controle de ponto por geolocalização, biometria e reconhecimento facial surge a partir da publicação da Portaria 671, a qual regulamenta a seguintes categorias de ponto eletrônico:  

• REP-C: registrador de ponto convencional; 

• REP-A: registrador eletrônico de ponto alternativo; 

• REP-P: registrador eletrônico de ponto via programa. 

Por meio da regulamentação desses instrumentos, especialmente das tecnologias de ponto alternativo e ponto via programa, começaram a surgir softwares e sistemas cuja funcionalidade é o registro de carga horária.  

Nesse sentido, o uso do controle de ponto por geolocalização foi legalizado. Contudo, ao usar esse método, a empresa precisa prestar atenção a proteção e a segurança das informações confidenciais.  

Também é preciso que exista autorização do colaborador para que a empresa possa ter acesso a sua localização, sem infringir, a LGPD. Portanto, empregador e empregado devem estar cientes da utilização deste tipo de controle de ponto.  

Como implementar o controle de ponto por geolocalização? 

Do mesmo modo que a implementação de qualquer nova ferramenta na rotina dos funcionários, o controle de ponto por geolocalização deve seguir algumas etapas para que todos possam aprender como utilizar o recurso.  

1. Escolha um sistema de controle de ponto por geolocalização  

O primeiro passo na implementação de um sistema de ponto por geolocalização é justamente a escolha do sistema que será utilizado. Atualmente, existem diversas opções no mercado, e uma das principais é a getdesk.  

Com a getdesk, é possível acompanhar os registros dos colaboradores via localização e contar com uma camada extra de segurança por meio do reconhecimento facial. Dessa forma, diminuem-se as chances de fraudes e inconsistências nas marcações.

Por se tratar de um aplicativo, o acesso à ferramenta pode ocorrer de qualquer lugar que o colaborador esteja, basta que ele tenha acesso ao celular ou computador.  

Com a getdesk também, o time de gestão de pessoas consegue ter fácil acesso às marcações. Algo que otimiza processos, como fechamento da folha de ponto, bem como assegura pagamentos corretos conforme as cargas horárias, evitando questões como erros de pagamento, o quais podem levar a ações judiciais.  

2. Comunique aos funcionários 

O segundo passo para implementar o controle de ponto por geolocalização é manter uma comunicação assertiva com os colaboradores. Afinal, a ausência de registro ou esquecimento de ponto são passíveis de desconto e sanções por parte do empregador.

Para evitar essas situações, é preciso informar sobre a política de registro de horário por meio do software. Isso pode ocorrer mediante comunicações escritas ou eventos para toda a organização.  

O mais relevante, nesse sentido, é que todos compreendam o novo método de registro e possam utilizá-lo.  

3. Faça treinamentos  

Além das comunicações, também é fundamental que a sua empresa realize treinamentos a respeito do funcionamento da plataforma de controle de ponto por geolocalização.  

Dessa forma, é essencial explicar para todos os colaboradores como funciona a plataforma e a questão da cerca virtual. O objetivo dessa ação é evitar inconsistências nos apontamentos e evitar possíveis problemas por marcações fora da área permitida.

A realização dos treinamentos pode ocorrer em parceria com o software de ponto. Também, a empresa pode investir em diferentes canais para realizar essa capacitação, a fim de que todos tenham acesso às informações.

4. Solicite autorização  

Obter a localização dos colaboradores significa que a empresa terá acesso a um dado pessoal. Dessa maneira, para respeitar tanto a Legislação Trabalhista, quanto a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é necessário obter uma autorização por parte dos colaboradores. Essa informação pode ser, por exemplo, incluída no contrato de trabalho.  

Isso é relevante para que você, como empregador, tenha maior respaldo jurídico e evite questões relacionadas a possíveis ações trabalhistas relacionadas a este tema. 

Conheça a getdesk: a ferramenta de controle de ponto por geolocalização  

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos. 

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com: 

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento. 
• Controle de ponto facial com geolocalização. 
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais. 
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft. 
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma. 
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