Controle de ponto gratuito: benefícios e desvantagens

O acompanhamento da jornada de trabalho é essencial em empresas de qualquer porte. Como alternativa para economizar recursos, muitas organizações optam pelo controle de ponto gratuito. Porém, ainda que os investimentos sejam mais baixos, o valor não deve ser o único fator decisivo nessa decisão. Por essa razão, é preciso entender quais são os métodos gratuitos viáveis. Bem como, suas vantagens e desvantagens.  

Hoje em dia, existem diferentes formas gratuitas para realizar o acompanhamento do expedientes. Desde ferramentas manuais, até mesmo, soluções com tecnologia que oferecem demos e períodos de teste gratuito.  

Diante disso, é relevante avaliar se um recurso gratuito irá suprir as demandas da companhia. Afinal, o registro assertivo da carga horária têm impactos diretos da rotina de trabalho e no bem-estar de toda a empresa.

A fim de colaborar na sua decisão, a getdesk preparou este conteúdo completo, com diversas informações sobre soluções gratuitas. Quer saber mais sobre esse tema? Siga conosco até o final. Boa leitura!

Por que fazer o controle de frequência dos funcionários?  

Realizar o controle de frequência dos colaboradores é importante tanto para o empregador, quanto para o colaborador. Esses registros servem como comprovação legal sobre a jornada de trabalho. Também asseguram o cumprimento dos direitos trabalhistas.  E ajudam a evitar erros de cálculos e pagamentos que podem gerar ações na Justiça do Trabalho. .

Além disso, o art. 74, parágrafo 2º, da atual CLT prevê que:  

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.      

Assim, existe na Legislação vigente a obrigatoriedade para estabelecimentos com mais de 20 funcionários realizarem o controle de carga horária.  

Bem como, realizar o registro da jornada promove benefícios no departamento pessoal/RH. Já que a folha de ponto otimiza e reduz possíveis incoerências na folha de pagamento.  

Por fim, disponibilizar os registros da carga horária promove transparência e confiança na relação trabalhista. Uma vez que o empregador tem a certeza de que o colaborador está cumprindo com seus horários. E o trabalhador tem acesso à quantidade de horas trabalhadas, além das horas extras.

Ferramentas de controle de ponto gratuito  

Como uma medida para economizar custos, muitas companhias buscam usar ferramentas de controle de ponto gratuitas.  

Existem diferentes opções dentro dessa categoria de soluções. Desde as menos modernas, como livros de ponto, até as mais tecnológicas, como softwares e aplicativos com teste gratuito.  Conheça a seguir.

Livro de ponto  

O livro de ponto é um caderno cuja função é documentar entradas e saídas dos colaboradores. Esse documento conta com campos direcionados a marcação dos horários.  Seu funcionamento ocorre por meio do o preenchimento manual das folhas de ponto.  

Os próprios funcionários assinalam as linhas e colunas com seu nome e horários de trabalho. Essa marcação deve ser feita a caneta e não deve ser rasurada. Ao final do processo, um gerente assina o registro para confirmar a veracidade das informações.  

Porém, ainda que seja uma forma gratuita, esse formato é pouco funcional.  

Esse tipo de marcação não impede anotações feitas por terceiros. Dessa forma, tanto colaborador, quanto empregador podem forjar as informações.  

Além disso, os cálculos podem ser imprecisos. Por consequências, ocorrem inconsistências nos pagamentos. Esses erros diminuem a confiança do trabalhador na empresa, elevando os níveis de turnover.  

Planilhas  

Outra maneira popular para realizar o registro da jornada gratuitamente é criação de planilhas no Excel ou Google. Essa é uma alternativa mais eficiente do que a anterior. Contudo, a sua utilização também está sujeita a certos erros.  

Nesse modelo, no lugar do registro de papel, o colaborador insere as horas nas células da planilha. A vantagem é que é possível configurar as linhas e colunas com fórmulas para fazer o cálculo automático da carga horária. 

Contudo, ainda que sejam ferramentas digitais, as marcações e os cálculos das horas trabalhadas são realizados manualmente, levando a uma imprecisão. Pois, existe a chance de que as fórmulas para calcular sejam formatadas de maneira errônea.

Outro problema é o acesso ser disponibilizado a todos os colaboradores da empresa. Desse modo, há o risco de que um funcionário edite acidentalmente as informações de outro. Há também maiores riscos de vazamento de informações.

Softwares e aplicativos 

Finalmente, a forma mais tecnológica de acompanhar a jornada dos colaboradores é a utilização de softwares e aplicativos. Essas soluções são as mais vantajosas por realizam o controle automatizado.

Soluções de ponto digital são plataformas instaladas em nuvens e seu acesso é feito de qualquer lugar. A sua utilização é fácil e prática. O colaborador consegue bater o ponto com 2 ou 3 cliques, e, a partir do seu celular ou computador. Isso elimina o tempo gasto com as marcações manuais e otimiza o tempo para realização das tarefas.  

Dispositivos de ponto digital apresentam tecnologias como reconhecimento facial e leituras biométricas, impedindo marcação por terceiros. Também fazem cálculos são automáticos da carga horária, reduzindo os erros na folha de ponto e de pagamento. Isso melhora a rotina do RH e do departamento pessoal. E diminui as chances de ações trabalhistas.  

Porém, a utilização gratuita desse tipo de solução, algumas vezes, é limitada. Seja pelo uso de funcionários, ou por um período de testes. 

Saiba mais sobre controle de frequência dos funcionários:

Controle de frequência dos funcionários: como fazer?

É possível usar o controle de ponto gratuito de forma eficiente?  

Como destacado, existem algumas possibilidades de realizar o controle de ponto de maneira gratuita. Contudo, a depender de algumas características da sua empresa, pode ser que determinados modelos não sejam eficientes para sua companhia.  

Para exemplificar, um empreendimento de pequeno porte pode não ter recursos para investir na contratação de um software completo. Nesse caso, com um baixo número de funcionários, as planilhas podem ser funcionais.  

Porém, para médias e grandes empresas, o volume de dados de jornada é alto. Dessa forma, as soluções mais eficazes para comportar e processar esse volume são as ferramentas digitais para controle de ponto.  

Ainda, caso a sua empresa ainda não consiga arcar com os custos da instalação das funcionalidades completas, é possível solicitar testes gratuitos e versões com limites de usuários.  

Descubra os benefícios e as desvantagens do controle de ponto gratuito  

Benefícios de ferramentas gratuitas

• Economia de recursos: definitivamente, a maior vantagem de uma ferramenta gratuita é a economia. Por não demandar investimentos, essas ferramentas acabam sendo ideias para negócios que estão no início, como startups e microempresas.

• Análise das funcionalides: com a versão gratuita, os times têm a oportunidade de testar as funcionalidades dos softwares antes de investir na sua contratação. Sendo assim, entende-se sobre a usabilidade e os impactos dessas ferramentas nas rotinas de trabalho.  

Desvantagens 

• Funcionalides limitadas: a utilização gratuita de plataformas de ponto é restrita a período ou a uma quantidade de usuários. Isso não é benéfico porque diante do crescimento da companhia, será necessário realizar a busca por novas soluções e promover um novo processo de onboarding.

• Presença de anúncios: outra limitação está relacionada a presença de anúncios. Nesse caso, eles tornam-se uma maneira de ter acesso ao programa, sem ter que pagar. Contudo, a presença de anúncios pode ser prejudicial à experiência do usuário.  

• Segurança das informações: especialmente no uso do livro de ponto e de planilhas, a privacidade dos dados dos colaboradores pode ser comprometida. No caso, do livro, alguém pode perdê-lo e das planilhas, as contas ou computadores nas quais estão armazenadas podem ser vítimas do ataque de hackers. 

Controle de ponto gratuito x soluções pagas: qual utilizar?

A principal questão com as soluções gratuitas é que muitas vezes eles não oferecem uma ampla gama de possibilidades.  

As soluções manuais, como livro de ponto e as planilhas são trabalhosas e pouco funcionais. Principalmente, em organizações com uma quantidade considerável de colaboradores, metodos manuais podem levar a erros da contabilização das horas trabalhadas.  

Muitos softwares oferecem versões gratuitas para testes. Essa opção é interessante porque permite entender o funcionamento da plataforma. Contudo, as versões de testes também possuem limitações. Seja de período para usar ou número de funcionários.  

Nesse sentido, diante da importância de uma ferramenta de controle da jornada, o cenário ideal é implementar softwares mais robustos desde o início. Ainda que represente um certo investimento, o valor retorna pela garantia na contabilidade dos pagamentos.

Nesse sentido, é importante avaliar soluções como a getdesk apresentam planos acessíveis.

Saiba como funciona a getdesk  

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos. 

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com: 

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento. 
• Controle de ponto facial com geolocalização. 
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais. 
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft. 
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma. 
• Suporte via WhatsApp. 

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