Controle de frequência dos funcionários: como fazer?

O controle de frequência dos funcionários requer método e organização, sendo fundamental para o cumprimento da legislação, precisão nos cálculos e transparência na relação trabalhista. Contar com uma ferramenta para registro de ponto torna a ação mais eficiente, dinâmica e segura.

O acompanhamento assertivo da jornada de trabalho dos profissionais beneficia todo o organograma da companhia. Afinal, ele ajuda a estabelecer uma relação de confiança para com os colaboradores, além de garantir o cumprimento das determinações previstas pela Legislação Trabalhista.  

Por isso, a compreensão das maneiras mais adequadas de efetuar esse acompanhamento colabora para o engajamento dos profissionais, construindo uma rotina prática e um clima organizacional coerente e eficiente.

Então, para te ajudar a entender quais são as melhores formas de fazer o controle de frequência dos colaboradores e como fazê-lo de maneira funcional, a getdesk preparou este conteúdo completo. Continue conosco até o final e boa leitura.

O Que é Controle de Frequência?

O controle de frequência refere-se ao processo de monitorar e registrar a assiduidade e a pontualidade dos colaboradores. Ele abrange o controle das horas de entrada e saída, intervalos para descanso e alimentação, horas extras, faltas e atrasos.

Dessa forma, o principal objetivo é ter um panorama claro da jornada de trabalho de cada funcionário, garantindo que as horas trabalhadas sejam devidamente contabilizadas e que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas.

Por Que o Controle de Frequência é Importante?

A importância do controle de frequência vai além do simples registro de horários. Ele é fundamental por diversas razões:

• Conformidade Legal: A legislação trabalhista brasileira exige o registro de ponto para empresas com mais de 20 funcionários, garantindo direitos e deveres.
• Cálculo Preciso da Remuneração: Permite o cálculo exato de salários, horas extras, adicionais noturnos e descontos por faltas ou atrasos.
• Gestão da Produtividade: Oferece dados valiosos para analisar a performance individual e da equipe, identificar gargalos e otimizar a alocação de recursos.
• Segurança Jurídica: Reduz riscos de processos trabalhistas relacionados a jornada de trabalho, assédio moral (quando não há controle de jornada excessiva) e pagamento indevido de horas.
• Controle de Custos: Ajuda a controlar gastos com folha de pagamento, evitando o pagamento de horas não trabalhadas ou horas extras não autorizadas.
• Tomada de Decisões Estratégicas: Fornece insights para decisões sobre contratações, demissões, treinamentos e reestruturação de equipes.

O Que Diz a Lei Sobre o Controle de Frequência?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a principal legislação que rege o controle de frequência no Brasil. O artigo 74 da CLT [1] , com as alterações trazidas pela Lei da Liberdade Econômica, Lei nº 13.874/2019 [2], estabelece as regras:

• Obrigatoriedade: Empresas com mais de 20 (vinte) empregados são obrigadas a adotar o registro de ponto. Para empresas com menos de 20 funcionários, o controle é facultativo, mas ainda assim recomendado para segurança jurídica.
• Formas de Registro: A lei permite o registro manual, mecânico ou eletrônico.
• Marcação de Ponto: O registro de ponto deve ser fiel à realidade, sem marcações automáticas ou “britânicas” (horários fixos e redondos que não refletem a jornada real).
• Prévia Anotação de Variações: Horas extras e banco de horas devem ser previamente acordados ou previstos em convenção ou acordo coletivo.

É fundamental que as empresas estejam atentas às convenções e acordos coletivos de suas categorias, pois eles podem estabelecer regras específicas sobre o controle de frequência, como a tolerância para atrasos e saídas antecipadas.

Jornadas de Trabalho Permitidas Pela Legislação Brasileira

A CLT estabelece diferentes modalidades de jornada de trabalho. Entender cada uma é crucial para o correto registro de ponto dos funcionários:

• Jornada Normal (8 horas diárias / 44 horas semanais): É o regime mais comum, com limite de 8 horas de trabalho por dia e 44 horas semanais, geralmente distribuídas em cinco ou seis dias da semana.
• Jornada Parcial: Permite jornadas de até 30 horas semanais, sem a possibilidade de horas extras, ou até 26 horas semanais, com a possibilidade de até 6 horas extras.
• Jornada 12×36: Nesse regime, o funcionário trabalha 12 horas e folga 36 horas consecutivas. É comum em setores como saúde, segurança e hotelaria. Requer acordo individual escrito ou norma coletiva.
• Regime de Revezamento: Usado em atividades que exigem funcionamento contínuo, onde os funcionários se revezam em turnos.
• Banco de Horas: Permite que as horas extras trabalhadas sejam compensadas com folgas, em vez de serem pagas, dentro de um período estabelecido por acordo ou convenção coletiva.
• Home Office/Teletrabalho: A Lei da Liberdade Econômica e a Reforma Trabalhista, Lei nº 13.467/2017 [3], trouxeram regulamentação para o teletrabalho, onde o controle de frequência pode ser dispensado se o trabalhador não estiver sob controle de jornada. No entanto, é possível e recomendado controlar a produtividade e a entrega de tarefas.

Principais Métodos Seguros para a Marcação de Ponto

A escolha do método de registro de ponto dos funcionários é vital para a segurança jurídica e a eficiência da gestão. Veja as opções mais confiáveis:

1. Ponto Manual

O ponto manual, feito em livros ou folhas de ponto, é a forma mais tradicional.

• Vantagens: Baixo custo de implementação, simplicidade.
• Desvantagens: Susceptibilidade a erros e fraudes, exige preenchimento manual, dificuldade de auditoria e cálculo.
• Segurança: É o método menos seguro, pois as marcações podem ser facilmente alteradas ou fraudadas.

2. Ponto Mecânico (Relógio Cartográfico)

O relógio cartográfico utiliza cartões de papel que são inseridos na máquina para registrar o horário.

• Vantagens: Mais confiável que o manual, custo inicial moderado.
• Desvantagens: Requer compra de cartões, suscetível a “ponto amigo” (um funcionário batendo o ponto para outro), cálculos manuais da jornada.
• Segurança: Melhor que o manual, mas ainda apresenta vulnerabilidades a fraudes.

3. Ponto Eletrônico (REP – Registrador Eletrônico de Ponto)

Os sistemas de ponto eletrônico são os mais recomendados atualmente, seguindo as diretrizes da Portaria 671/2021 [4] do Ministério do Trabalho e Previdência.

• Vantagens: Alta segurança contra fraudes, automatização de cálculos, emissão de comprovantes de registro, integração com folha de pagamento, relatórios detalhados.
• Desvantagens: Custo inicial mais elevado, necessidade de homologação do equipamento.
• Segurança: É o método mais seguro, pois os dados são registrados de forma inalterável e protegidos contra fraudes.

Existem diferentes tipos de REP:

• REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): O tradicional relógio de ponto físico, que emite comprovante de marcação.
• REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): Sistemas que utilizam softwares e dispositivos móveis (como smartphones e tablets) para o registro de ponto, desde que autorizados por convenção ou acordo coletivo.
• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): São softwares de registro de ponto baseados na nuvem ou instalados em computadores, que devem gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e atender aos requisitos da portaria.

4. Sistemas de Ponto Online e Aplicativos

Com a digitalização, os sistemas de ponto online e aplicativos móveis ganharam destaque, especialmente para equipes em trabalho remoto ou externo.

• Segurança: Altamente seguros, com criptografia de dados, reconhecimento facial ou digital, e rastreamento de localização.
• Vantagens: Flexibilidade, acessibilidade de qualquer lugar, integração com GPS (para geolocalização), relatórios em tempo real, redução de custos com infraestrutura física.
• Desvantagens: Dependência de internet, necessidade de dispositivos móveis.

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4 dicas para adesão dos colaboradores ao controle de frequência

Inicialmente, os colaboradores podem entender que um controle de frequência mais assertivo pretende aumentar a vigilância sobre a jornada. Porém, para que o acompanhamento funcione corretamente, todos os envolvidos precisam estar conscientes da importância desse processo, bem como dos benefícios para cada parte. 

Confira a seguir algumas dicas que podem colaborar para que todos os colaboradores da empresa usem o sistema de ponto da melhor forma.  

1. Adote um sistema compatível com o modelo de trabalho da empresa. 

 

Como mencionado no tópico anterior, existem algumas maneiras de realizar o controle de jornada dos colaboradores. A escolha do sistema mais adequado para cada organização deve considerar o modelo de trabalho da empresa.  

Isso significa que para uma empresa que adote modelos de trabalho remoto ou híbrido é pouco funcional adotar um sistema como o eletrônico. A justificativa para isso é que sistemas que dependem de pontos físicos – catraca ou relógio de ponto – exigiriam que o colaborador estivesse presente todos os dias no escritório.  

2. Estabeleça uma cultura interna para controle de frequência  

Um primeiro passo em relação ao bom funcionamento deste tipo de controle é promover a conscientização entre os colaboradores a respeito dos benefícios que o ato de “bater o ponto” promove. Por exemplo: maior assertividade sobre a quantidade de horas trabalhadas, menor chance de erro de cálculo da remuneração, contagem precisa das férias, etc.   

Dessa forma, é importante que o departamento responsável pela adesão do sistema estabeleça uma parceria com o RH. Esse trabalho em conjunto terá como objetivo demonstrar para todos os outros setores os impactos positivos de realizar o controle da jornada.  

3. Explique o funcionamento do sistema adotado com objetividade.  

Além de demonstrar a importância da colaboração para o controle de frequência, é interessante também que os colaboradores compreendam de forma assertiva o funcionamento do sistema de ponto implementado.  

Nesse sentido, é essencial investir em um processo de “onboarding” do sistema usado. A realização de eventos e a promoção de informações claras – por meio de avisos, e-mails, mensagens–- são algumas ações que podem ser adotadas para promover a adesão dos colaboradores.  

4. Usabilidade do sistema

Uma das melhores maneiras de assegurar que os colaboradores irão usar o sistema é que este seja fácil de ser utilizado no cotidiano. Hoje em dia, já é possível usar programas e aplicativos que promovem a boa gestão do trabalho. 

Um exemplo disso é a solução getdesk, o qual com poucos cliques o colaborador pode fazer reservas de espaços de trabalho, controle de ponto, analisar relatórios de horas e solicitar ajustes conforme necessário, facilmente.

Como a getdesk realiza o controle de frequência dos funcionários?

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Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
• Controle de ponto facial com geolocalização.
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
• Suporte via WhatsApp.

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Referências

[1] Art. 74 do Decreto-lei nº 5.452 – CLT.

[2] Lei nº 13.874/2019 – Lei da Liberdade Econômica.

[3] Reforma Trabalhista, Lei nº 13.467/2017.

[4] Portaria 671/2021