O onboarding de equipes remotas é visto por muitos profissionais de RH como um grande desafio. A razão disso está na dificuldade de realizar a integração plena de um novo funcionário virtualmente. Afinal, sem o contato presencial, torna-se mais complexo incorporar uma nova pessoa à equipe e à cultura organizacional das empresas.
Porém, ainda que esse processo seja repleto de desafios, um onboarding robusto e estruturado impacta diretamente na experiência de trabalho do profissional, visto que se trata do primeiro contato dele como colaborador da sua empresa. E, como diz o ditado: a primeira impressão é a que fica.
Além de oferecer uma boa experiência, promover a integração dessa pessoa com a empresa impacta diretamente na retenção de talentos. Com um onboarding bem-feito, existem maiores chances de que o funcionário cresça na empresa, o que, por sua vez, diminui o índice de rotatividade.
Mas, afinal, como estruturar um onboarding de equipes remotas assertivo e estruturado?
Para te ajudar a responder essa questão, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo com passos simples para organizar a recepção dos novos colaboradores. Para saber mais sobre o tema, continue conosco até o final e boa leitura.
Acesso rápido
- O que é onboarding?
- Qual a relevância do onboarding para equipes remotas?
- Quais são os principais desafios do onboarding de equipes remotas?
- Como fazer onboarding de equipes remotas em 5 passos simples
- Cronograma para onboarding de equipes remotas
- Facilite a organização das rotinas híbridas e remotas com a getdesk
O que é onboarding?
Em inglês, o termo onboarding significa “a bordo”. Essa expressão passou a ser utilizada no mundo corporativo para indicar o processo de integração de novos membros à empresa.
O objetivo principal é fazer com que o novo colaborador entenda a cultura da empresa. Também é um passo essencial para que ele possa conhecer os colegas, times e lideranças.
Um processo eficiente de contratação já deve prever um período de onboarding, considerando que, ao conquistar uma nova posição, as pessoas estão mais motivadas e engajadas com a empresa. Sendo assim, é uma responsabilidade não apenas do RH, mas de toda a liderança da organização.
Além disso, o onboarding representa um fator fundamental para a retenção de talentos. Sem um processo de integração, o novo funcionário pode sentir-se perdido e deslocado — tanto em relação às suas demandas cotidianas, quanto ao funcionamento da empresa e a sua cultura organizacional.
Com a flexibilização dos regimes de trabalho e a crescente opção das empresas pelo híbrido ou remoto, o onboarding passou a representar um desafio. Afinal, como integrar colaboradores que estão distantes fisicamente?
Mesmo que seja um desafio, desenvolver o onboarding de equipes remotas é fundamental para o crescimento da empresa, pois a integração eficiente de novos colaboradores auxilia a melhorar a taxa de turnover e manter a empresa competitiva em razão de seus talentos.
Qual a relevância do onboarding para equipes remotas?
O processo de onboarding é relevante porque representa o primeiro contato do colaborador como funcionário da empresa.
Em rotinas flexíveis, torna-se ainda mais relevante, pois é nesse período que os novos contratados conseguem entender aspectos culturais e o cotidiano da companhia – algo essencial para que a pessoa tenha um bom engajamento em suas atividades.
A produtividade também é uma das principais razões para desenvolver um processo robusto de onboarding. Quando o novo funcionário se familiariza rapidamente com suas funções e demandas, ele consegue realizá-las com maior facilidade e qualidade. Desse modo, consegue elevar o nível das suas entregas já nos primeiros meses em seu novo cargo.
Ao integrar apropriadamente os novos colaboradores, a empresa também consegue reduzir custos. Como mencionamos, o onboarding é crucial na retenção de talentos que, por sua vez, impacta diretamente na diminuição da taxa de turnover. Quando a rotatividade está em níveis adequados, a companhia dispende menos recursos com novas contratações.
E, para equipes remotas, o onboarding representa o momento ideal para os colaboradores antigos conhecerem os novos. Assim, ocorre uma maior integração interna dos times e com outros colegas de trabalho.
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Quais são os principais desafios do onboarding de equipes remotas?
No trabalho remoto, a recepção de novos profissionais é um processo repleto de desafios. Afinal, é preciso integrar a distância uma nova pessoa à rotina de trabalho das equipes.
Apesar dos obstáculos que podem surgir, o onboarding de equipes remotas é fundamental para que esse colaborador se mantenha engajado com a empresa.
Para atingir esse objetivo e construir um processo robusto, é preciso ter ciência de quais são os dilemas enfrentados. Então, para facilitar, listamos alguns dos principais desafios relacionados a essa demanda. Acompanhe:
- Falta de interação pessoal: a falta de contato físico dificulta a criação de laços, especialmente quando o novo colaborador for mais tímido. Dessa forma, é importante criar espaços para que ele possa se expressar;
- Comunicação eficiente: um dos maiores empecilhos do remoto é estabelecer uma comunicação eficiente, já que falhas, ruídos e mal-entendidos podem ocorrer;
- Integração à cultura organizacional: inserir novos colaboradores na cultura da empresa é mais difícil sem a interação presencial. É essencial encontrar maneiras de transmitir os valores e a cultura da empresa de forma eficaz;
- Motivação e engajamento: manter os novos colaboradores engajados com as empresas é um pouco mais complicado a distância. Ações interativas e até mesmo atividades com gamificação colaboram para que eles se mantenham atentos às ações da empresa.
- Logística e acesso a ferramentas: para que o colaborador se integre à empresa, ele precisa ter acesso a ferramentas e tecnologias utilizadas na rotina. Transferir essas informações remotamente pode ser complicado. Uma boa solução é elaborar um documento com todos os acessos necessários.
Como fazer onboarding de equipes remotas em 5 passos simples
1. Tenha um planejamento
Qualquer atividade em uma empresa deve ser feita com base em um planejamento, e com os processos do setor de recursos humanos não seria diferente. Por esse motivo, o primeiro passo para integrar novos funcionários é ter um planejamento das ações que serão realizadas.
Para equipes remotas, esse planejamento deve considerar um período anterior ao primeiro dia de trabalho. Isso é importante nos casos em que a empresa fornece os equipamentos necessários ao colaborador e até mesmo do envio de kits de boas-vindas. Afinal, o prazo de envio e recebimento deve ser calculado para os equipamentos estarem em posse do funcionário em seu primeiro dia.
2. Organize reuniões de boas-vindas
Um novo colaborador precisa sentir-se integrado à empresa desde o primeiro dia. Uma boa forma de fazer isso é organizar reuniões de boas-vindas.
Essa reunião deve ter como objetivo apresentar a empresa, sua cultura e seus principais processos. O RH deve ser o responsável por essa etapa.
Além disso, é importante que a liderança do novato esteja em constante contato com ele. Então, além da reunião com o RH, é relevante organizar um segundo momento para o novo funcionário conhecer sua liderança e colegas de trabalho. Algumas “dinâmicas quebra-gelo” podem auxiliar na integração ao resto da equipe.
O RH ou as lideranças podem organizar outras reuniões posteriores, para que outras equipes do departamento conheçam o novo funcionário.
3. Agende treinamentos e configure os acessos
Outro passo fundamental em um onboarding de equipes remotas é agendar treinamentos das ferramentas e softwares utilizados, seja apenas por sua equipe ou por toda a empresa.
Esse momento também deve ser destinado a explicar políticas relacionadas à segurança da informação e proteção de dados. Além disso, nessas reuniões, também é relevante configurar os acessos, ou seja, as senhas necessárias.
Para facilitar, o RH pode preparar um PDF com um resumo sobre os tutoriais das plataformas, LGPD e como configurar as senhas. Isso é importante para registrar o que foi dito e para os colaboradores poderem consultar sempre que necessário.
4. Faça o alinhamento das expectativas
Manter as expectativas alinhadas evita problemas posteriores e um elevado índice de turnover. Por essa razão, desde o primeiro dia de um profissional, é fundamental alinhar os objetivos e expectativas de ambos os lados.
Dessa forma, na reunião de boas-vindas é preciso explicar ao novo funcionário tópicos como:
- Rotina de trabalho;
- Sistema de avaliação de resultados;
- Realização das entregas;
- Medição de produtividade;
Isso é relevante porque faz com que o profissional entenda a sua rotina e fique menos ansioso em relação a isso.
Além disso, é importante que um profissional de RH busque entender quais as expectativas do colaborador na empresa. Essa informação é crucial para a construção de um plano de desenvolvimento individual e permite alocar essa nova pessoa em demandas e tarefas mais adequadas ao seu perfil.
5. Peça feedbacks
Um processo de onboarding de equipes remotas deve estar em constante evolução. Afinal, precisa se adequar a pessoas com diferentes perfis e níveis de senioridade corporativa. Para evoluir as ações de integração, é preciso entender a visão dos novos profissionais sobre a recepção que tiveram.
Então, lembre-se de coletar feedback ao finalizar o cronograma de boas-vindas dos contratados. Com respostas concretas, torna-se mais fácil identificar pontos de melhorias e entender aquilo que já funciona.
Cronograma para onboarding de equipes remotas
Um cronograma bem estabelecido é um elemento fundamental na organização de um onboarding eficiente.
Por esse motivo, preparamos uma tabela com uma sugestão de calendário e demandas para cada etapa da integração dos novos funcionários da empresa.
| Dia/semana | Atividade | Responsável |
|---|---|---|
| 15 dias antes | Enviar equipamentos e kits de boas-vindas. | RH |
| Dia 1 | Reunião de recepção com o RH. | RH |
| Dia 1 | Reunião apresentação equipe e lideranças. | Liderança direta |
| Dia 1 | Configuração de senhas, acessos, softwares e ferramentas. | TI e equipe suporte |
| Dia 2 | Apresentação das demandas e projetos da equipe interna. | Liderança direta |
| Dia 2 | Treinamento sobre políticas internas e proteção de dados. | RH |
| Primeira semana | Treinamentos sobre a função específica do colaborador. | Liderança direta |
| Segunda semana | Reuniões para tirar dúvidas sobre processos e ferramentas. | RH |
| Terceira semana | Apresentação e treinamento sobre projetos e demandas gerais da equipe interna. | Liderança direta |
| Quarta semana | Feedback sobre o onboarding. | RH |
| Quarta semana | Avaliação sobre as atividades realizadas e feedback inicial com a liderança | Liderança direta |
| Quarta semana | Integração a demandas rotineiras da equipe interna | Liderança direta |
| Semana 7 a 8 | Integração e tarefas estratégicas, conforme nível de experiência. | Liderança direta |
| Semana 8 | Feedback com a liderança e estabelecimento do plano de carreira. | Liderança direta e RH |
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