A jornada híbrida traz vantagens tanto para os empregadores, quanto para os colaboradores. Para isso, é preciso promover a organização assertiva do escritório. Assim, contar com soluções como um sistema de agendamento de espaço de trabalho rotativo é fundamental para superar os desafios da adoção do trabalho híbrido.
A rotação entre os espaços no escritório é um dos pilares do modelo híbrido, já que prevê a alternância entre dias de trabalho presencial e dias de trabalho remoto. Com isso, os colaboradores não precisam frequentar a sede da empresa todos os dias da semana. Sendo assim, as estações de trabalho são compartilhadas entre os colaboradores.
Neste cenário, a organização da ocupação do escritório é crucial para não ocorrerem situações como a superlotação e conflitos pela ocupação do mesmo espaço de trabalho. Aqui, entram os sistemas de agendamento de trabalho rotativo.
Com objetivo de explicar com mais detalhes como funcionam esses sistemas e como eles podem beneficiam a sua empresa, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais, siga conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é espaço de trabalho rotativo?
- Para quem o trabalho de espaço rotativo é importante?
- O que é um sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo?
- Como funciona o sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo?
- Vantagens de um sistema de agendamento de espaço de trabalho rotativo
- Qual sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo usar?
O que é espaço de trabalho rotativo?
O espaço de trabalho rotativo é uma estratégia que visa a alternância na ocupação das estações de trabalho. Dessa forma, apenas uma parte da equipe pode estar presente no escritório, enquanto outros colaboradores atuam remotamente. Assim, combina-se o modelo presencial com o remoto, ou seja, o modelo de trabalho híbrido.
Com esse formato, as empresas podem ter um espaço de trabalho reduzido. Sendo assim, não há necessidade de investir em grandes espaços, visto que não é preciso comportar todos os colaboradores de uma única vez.
Nesse sentido, a empresa pode oferecer um ambiente adequado e confortável para todos, sem fazer altos investimentos.
Para quem o trabalho de espaço rotativo é importante?
Um espaço de trabalho rotativo é relevante para empresas de todos os tamanhos, mas especialmente para aquelas organizações optaram pelo formato de trabalho híbrido.
Afinal, esse modelo de trabalho visa combinar a rotina presencial com a rotina remota. Dessa forma, organizam-se escalas para o escritório, representando um processo fundamental para o sucesso a implementação do formato híbrido.
Além disso, o formato rotativo de trabalho também é implementado em espaço de trabalho compartilhados — ou seja, nos coworkings — já que esses ambientes são compartilhados entre diversas pessoas — autônomos, prestadores de serviços ou colaboradores de empresas que optaram por esse modelo.
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O que é um sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo?
Um sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo é um software que permite aos colaboradores realizarem reservas das estações de trabalho. Ou seja, eles podem escolher antecipadamente mesas, salas de reuniões, salas individuais e até as vagas do estacionamento para os dias de trabalho presencial.
Esse tipo de solução colabora na gestão do espaço de trabalho, já que os colaboradores podem escolher seus próprios espaços nas datas nas quais irão ao escritório. Dessa forma, situações como a superlotação dos espaços e disputas por mesas e salas ocorram.
Como funciona o sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo?
O funcionamento desses sistemas baseia-se no mapeamento dos ambientes do escritório. As plataformas disponibilizam um banco de informações sobre as áreas de trabalho. A partir disso, os funcionários podem reservar os locais que precisarão utilizar em uma determinada data ou ocasião.
Para realizar essas reservas, o software apresenta o status de ocupação dos espaços no escritório. Esses dados ficam disponíveis tanto na plataforma web quanto no aplicativo. Quando surge a necessidade de reservar um espaço de trabalho, o colaborador faz o acesso e visualiza quais lugares estão livres.
Além da possibilidade de reservas de espaços de trabalho, soluções como a getdesk oferecem também os seguintes recursos:
- Visualização de calendário com a disponibilidade dos espaços.
- Informações sobre a presença de cada funcionário.
- Relatórios de uso.
- Controle de ponto por reconhecimento facial.
Vantagens de um sistema de agendamento de espaço de trabalho rotativo
Gestão do escritório
No trabalho híbrido, ter uma visão assertiva sobre a quantidade de colaboradores em trabalho presencial e os dias em que o escritório fica mais cheio é essencial.
Isso permite que o departamento pessoal tenha clareza sobre a efetividade da jornada híbrida. Uma vez que, podem ter acesso a indicadores como assiduidade, taxa de ocupação, faltas ou atrasos — informações consultadas por meio do controle de ponto.
Com isso, torna-se mais viável compreender qual modelo de trabalho é mais efetivo e entender o que precisa ser melhorado na gestão do trabalho híbrido.
Redução de custos
Esse tipo de sistema também é um aliado para promover a redução de custos. Isso porque, com o software, há maior facilidade na organização das escalas presenciais.
Assim, para empresas cujo tamanho do escritório não comporta todos os colaboradores ao mesmo tempo, usar essa ferramenta pode evitar gastos elevados com reformas e o aluguel de novos espaços.
Organização da rotina híbrida
A organização da rotina do trabalho híbrido exige alto grau de atenção do setor de gestão de pessoas. Caso existam inconsistências na escala de trabalho, pode ocorrer a superlotação do escritório, o que, por consequência, pode levar a situações inconvenientes, como um colaborador não encontrar o espaço apropriado para trabalhar.
Quando a empresa possui um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho, o risco de tais que situações aconteçam é reduzido. Porque, nos dias anteriores à visita ao escritório, o colaborador já consegue reservar os locais que irá usar naquela data.
Também é benéfico para o time de RH que, com a presença do software, consegue realizar um acompanhamento assertivo das presenças no escritório, dispensando a necessidade de controle manual.
Melhoria da produtividade dos colaboradores
Com a plataforma de reserva de mesas e salas, quando surge a necessidade de ir ao escritório, os colaboradores já chegam com seus lugares “marcados”. Dessa maneira, eles não perdem tempo buscando aonde irão se sentar ou se há cadeiras livres perto de suas equipes.
Na própria plataforma de reservas, eles conseguem observar quem já fez suas reservas para a mesma data. Com isso, podem escolher sentar-se perto de seus gestores e outros membros da equipe.
Além disso, a gestão de tempo em relação à produtividade também melhora. O dia de trabalho pode se iniciar diretamente com a realização de demandas, em vez de começar com a busca por um lugar livre. Isso impacta positivamente o nível de entregas e a produtividade dos colaboradores.
Infraestrutura adequada
Ainda que o home office tenha suas vantagens, na maioria das vezes, as casas não oferecem equipamentos e locais adequados para realização das demandas de trabalho diárias.
Ao contar com um sistema de agendamento de espaço de trabalho rotativo, a empresa oferece aos colaboradores ambientes com infraestrutura mais adequada. Assim, eles podem usufruir de uma estrutura completa, bem como optar por atuar remotamente nas ocasiões que não conseguirem ir ao escritório.
Disponibilizar um escritório, mesmo que, com espaços rotativos, também pode fortalecer a imagem da sua marca entre os clientes e fornecedores. Afinal, ao contar com um ambiente físico para reuniões e outras burocracias, há maiores chances de fortalecer o networking.
Qual sistema de agendamento de espaços de trabalho rotativo usar?
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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