Controle de frequência dos funcionários: como fazer?

O controle de frequência dos funcionários requer método e organização, sendo fundamental para o cumprimento da legislação, precisão nos cálculos e transparência na relação trabalhista. Contar com uma ferramenta para registro de ponto torna a ação mais eficiente, dinâmica e segura.

O acompanhamento assertivo da jornada de trabalho dos profissionais beneficia todo o organograma da companhia. Afinal, ele ajuda a estabelecer uma relação de confiança para com os colaboradores, além de garantir o cumprimento das determinações previstas pela Legislação Trabalhista.  

Por isso, a compreensão das maneiras mais adequadas de efetuar esse acompanhamento colabora para o engajamento dos profissionais, construindo uma rotina prática e um clima organizacional coerente e eficiente.

Então, para te ajudar a entender quais são as melhores formas de fazer o controle de frequência dos colaboradores e como fazê-lo de maneira funcional, a getdesk preparou este conteúdo completo. Continue conosco até o final e boa leitura.

O que é controle de frequência dos funcionários?   

O controle de frequência dos funcionários é o conjunto de estratégias usadas para obtenção de informações sobre o tempo de trabalho dos colaboradores de uma determinada organização.

Popularmente também conhecido como “bater ponto”, consiste em registrar as horas trabalhadas em um dia. Essas marcações referem-se principalmente ao horário de entrada, saída e horário de almoço.

Neste sentido, os lançamentos são importantes para uma gestão de pessoas eficiente e melhora da produtividade. Além disso, com o registro da jornada, é possível garantir assertividade e transparência, bem como cumprimento das determinações legais.

Por que realizar o controle da jornada é importante? 

Realizar esse tipo de controle é essencial por algumas razões.

A primeira é a obrigatoriedade legal. Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a implementar algum método para o controle de jornada, conforme o art.74, parágrafo 2º, da Consolidação das Leis Trabalhistas, e pela redação da Lei n.º 13.974 (Lei da Liberdade Econômica).

Contudo, não existe uma especificidade ou detalhamento de qual tipo de sistema de ponto as empresas devem utilizar.

O momento da contratação de um profissional prevê a elaboração de um contrato em qualquer relação trabalhista. Este documento contém informações importantes, como o valor a ser recebido e a quantidade de horas de trabalho. Então, adotar medidas para o controle de frequência ajuda a garantir que ambas as partes cumpram os acordos.

Do ponto de vista da empresa, ela assegura comprovações referentes à jornada do colaborador. A folha de ponto é importante, visto que as ações trabalhistas lideram o ranking Judiciário brasileiro como motivos para processos. Deste modo, a documentação de pagamentos, horas trabalhadas, faltas, “etc”, ajuda a evitar possíveis questões jurídicas.  

O controle de ponto também é do interesse dos próprios colaboradores. Com a marcação assertiva da jornada de trabalho, ele assegura o cumprimento de seus direitos como salário, hora extra, férias, 13º salário, entre outros.  

Tais fatores têm impacto direto na cultura organizacional, porque promovem maior transparência e confiança na relação trabalhista. Uma conexão mais clara impacta positivamente a rotina de trabalho.

Além desses pontos, um controle de frequência preciso é essencial para o setor de RH. Especialmente com o uso de ponto eletrônico, o tempo de contabilização das horas trabalhadas e dos encargos trabalhistas é otimizado e promove maior segurança na contagem da folha de pagamento.

Empresas com menos de 20 funcionários precisam realizar o controle de frequência? 

Uma questão comum é se empresas pequenas (com menos de 20 funcionários) devem manter algum controle sobre a jornada de seus colaboradores.  

Pela Legislação vigente, não há essa obrigatoriedade. Porém, os benefícios trazidos pelo acompanhamento da jornada servem a organizações de todos os tamanhos. 

 Na prática, o controle de frequência representa uma maior assertividade nos cálculos que incidem sobre a folha de pagamento dos funcionários, tais como, horas extras, faltas, atrasos, adicionais noturnos, entre outros.

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O que diz a lei sobre controle de frequência?

A legislação brasileira determina a obrigatoriedade do controle de frequência, sendo responsabilidade da empresa. Conforme o Art. 74 da CLT:

 
 Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.  

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.   
§ 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.  
§ 4º  Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.    

Já a Lei da Liberdade Econômica, nome popular para a Lei 13.874/19, determina:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.

Este último texto legal também traz as detrerminações de controle de frequncia para profissionais com jornadas não eventuais e trabalhadores externos:

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Como pode ser feito o controle de frequência dos funcionários?

O controle de frequência dos funcionários pode ser feito de diversas maneiras. Desde anotações nos famosos livros de ponto até de forma digital por meio de softwares capazes de realizar o reconhecimento facial ou identificar a localização do colaborador.

A fim de facilitar a sua escolha, listamos as principais maneiras de fazer o registro de frequência dos funcionários. Acompanhe.

1. Controle de ponto manual

Este método foi amplamente usado por muitas empresas antes das evoluções tecnológicas. Pode ser feito em uma folha, caderno ou até mesmo um cartão em que o próprio funcionário anota suas horas. Hoje em dia, considera-se as planilhas de registro também como um controle manual.  

Ainda que essa forma de marcação tenha sido utilizada por muitos anos, ela é pouco funcional e sujeita a fraudes. Um funcionário pode assinar ou preencher a planilha por outro sem o conhecimento dos supervisores. Ainda, é passível de erros, rasuras e até danos. Já pensou pegar uma folha de ponto ilegível?

Além disso, como todos os registros são à mão, os cálculos de horas e outros encargos é menos seguro e mais demorado, já que a conferência e contabilização é feita individualmente.  

2. Controle de ponto mecânico

O ponto mecânico ou cartográfico pode ser visto como uma pequena evolução em relação ao ponto manual.  

Nele, uma máquina-relógio é usada e o funcionário insere um cartão no aparelho, o qual deixa um carimbo ou marca no papel. Apesar de parecer um pouco mais prático do que a marcação manual, este método ainda não está totalmente livre de fraudes. Afinal, um funcionário pode marcar o cartão de outro.

Além disso, ainda seria necessário conferir manualmente os cartões, o que pode trazer erros ao calcular as horas ou até ocasionar a perda alguma ficha. 

Ademais, os custos de instalação e manutenção frequente desta máquina são elevados, o que traz prejuízos e preocupações ao contratante e torna sua rotina ainda mais complicada.

3. Controle de ponto eletrônico  

O registro de ponto eletrônico, por sua vez, conta com tecnologias mais avançadas para realizar o controle de frequência.

O sistema automatizado online registra o horário de entrada e saída dos colaboradores de forma automática, por meio de relógios de ponto, cartões magnéticos ou relógios de ponto biométrico. E é possível integrá-lo com outros sistemas, como aqueles de folha de pagamento e banco de horas.

Porém, ainda depende de um ponto físico na empresa para essa função.

4. Controle de ponto digital

Regulamentados no Brasil pela Portaria 671, os sistemas controle de ponto digitais representam um dos maiores avanços tecnológicos em termos de controle de frequência. Afinal, permitem o registro da jornada de trabalho dos colaboradores em qualquer lugar.

Esse tipo de sistema é caracterizado por ser um programa (software e/ou aplicativo) instalado em nuvem, acessível por celulares, tabletes e computadores, que realiza o acompanhamento da jornada dos colaboradores de forma digital. Tem o benefício de contar a possibilidade de integração com outros sistemas de gestão de recursos humanos, como folha de pagamento e banco de horas.  

Essa alternativa é uma resposta mais econômica para os sistemas de controle de jornadas mais tradicionais. Para modelos de trabalho híbrido ou remoto, permite que o colaborador realize check-in e checkout de qualquer lugar, dispensando a necessidade de deslocamento até a empresa.   

O controle de ponto alternativo permite que as informações sobre as horas cumpridas sejam acompanhadas com facilidade. Dessa maneira, a relação entre empresa e colaborador fica mais transparente.

Por sua vez, os cálculos são automatizados, evitando erros e inconsistências no total de horas trabalhadas e na remuneração de cada profissional.

O controle de ponto digital, conforme a Legislação vigente, pode ser separado em duas categorias:

• REP-A (Registrador de Ponto Alternativo): esse sistema permite realizar o apontamento das horas via aplicativo ou sistema, também, facilita a consulta e o armazenamento de dados;
• REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): o REP-P é uma solução mais avançada do que o REP-A por ser um software com armazenamento em nuvem. Representa uma solução integrada que é capaz de registrar a carga horária, bem como, realizar o tratamento das informações.

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4 dicas para adesão dos colaboradores ao controle de frequência

Inicialmente, os colaboradores podem entender que um controle de frequência mais assertivo pretende aumentar a vigilância sobre a jornada. Porém, para que o acompanhamento funcione corretamente, todos os envolvidos precisam estar conscientes da importância desse processo, bem como dos benefícios para cada parte. 

Confira a seguir algumas dicas que podem colaborar para que todos os colaboradores da empresa usem o sistema de ponto da melhor forma.  

1. Adote um sistema compatível com o modelo de trabalho da empresa.  

Como mencionado no tópico anterior, existem algumas maneiras de realizar o controle de jornada dos colaboradores. A escolha do sistema mais adequado para cada organização deve considerar o modelo de trabalho da empresa.  

Isso significa que para uma empresa que adote modelos de trabalho remoto ou híbrido é pouco funcional adotar um sistema como o eletrônico. A justificativa para isso é que sistemas que dependem de pontos físicos – catraca ou relógio de ponto – exigiriam que o colaborador estivesse presente todos os dias no escritório.  

2. Estabeleça uma cultura interna para controle de frequência  

Um primeiro passo em relação ao bom funcionamento deste tipo de controle é promover a conscientização entre os colaboradores a respeito dos benefícios que o ato de “bater o ponto” promove. Por exemplo: maior assertividade sobre a quantidade de horas trabalhadas, menor chance de erro de cálculo da remuneração, contagem precisa das férias, etc.   

Dessa forma, é importante que o departamento responsável pela adesão do sistema estabeleça uma parceria com o RH. Esse trabalho em conjunto terá como objetivo demonstrar para todos os outros setores os impactos positivos de realizar o controle da jornada.  

3. Explique o funcionamento do sistema adotado com objetividade.  

Além de demonstrar a importância da colaboração para o controle de frequência, é interessante também que os colaboradores compreendam de forma assertiva o funcionamento do sistema de ponto implementado.  

Nesse sentido, é essencial investir em um processo de “onboarding” do sistema usado. A realização de eventos e a promoção de informações claras – por meio de avisos, e-mails, mensagens–- são algumas ações que podem ser adotadas para promover a adesão dos colaboradores.  

4. Usabilidade do sistema

Uma das melhores maneiras de assegurar que os colaboradores irão usar o sistema é que este seja fácil de ser utilizado no cotidiano. Hoje em dia, já é possível usar programas e aplicativos que promovem a boa gestão do trabalho. 

Um exemplo disso é a solução getdesk, o qual com poucos cliques o colaborador pode fazer reservas de espaços de trabalho, controle de ponto, analisar relatórios de horas e solicitar ajustes conforme necessário, facilmente.

Como a getdesk realiza o controle de frequência dos funcionários?

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