Uso de tecnologia no trabalho híbrido é crucial, pois o modelo de jornada combina dias de presencial com atuação remota. Sendo assim, os colaboradores precisam de recursos que viabilizem suas rotinas fora do escritório, sem perder informações relevantes e com segurança de acesso. Neste contexto, compreender como usar as principais ferramentas é fundamental para alcançar bons resultados com a rotina híbrida.
Então, para que a implementação da rotina híbrida seja eficiente, as empresas precisam entender quais são os seus principais obstáculos e buscar soluções tecnológicas que ajudem a superá-los.
Dessa forma, ao considerar a implementação do trabalho híbrido ou para melhorar a rotina já existente, as empresas precisam saber quais as tecnologias da informação usar, e avaliar como a sua utilização ocorre no cotidiano dos colaboradores.
Para te ajudar a entender como usar a tecnologia no trabalho híbrido, nós da getdesk preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco e boa leitura.
Acesso rápido
Por que usar tecnologia no trabalho híbrido?
O modelo de trabalho híbrido alterna dias de trabalho no escritório e dias de atuação remota. Neste cenário, as tecnologias são essenciais, porque, por meio delas, os profissionais conseguem colaborar, tanto no presencial quanto no home office.
As chamadas tecnologias da informação e comunicação (TICs) também auxiliam a superar os principais desafios deste tipo de rotina e aproveitar todas as oportunidades que oferece. Dessa forma, a tecnologia no trabalho híbrido é indispensável.
Além de ser um dos pilares da rotina híbrida, o investimento em tecnologias aumenta o lucro das empresas. Conforme levantamento da FGV (Fundação Getúlio Vargas), a cada 1% de investimento a mais em TI, o lucro de uma companhia aumenta 7% em dois anos.
Outro motivo claro para o investimento nessas ferramentas é que elevam a produtividade dos profissionais. Por meio deles, as equipes conseguem organizar e acompanhar o andamento de seus projetos e demandas, além de facilitar a avaliação do desempenho de cada colaborador.
Já em rotinas híbridas assíncronas (em que cada colaborador escolhe os horários do expediente), a comunicação depende integralmente de uma plataforma de troca de mensagens, pois dispensam a obrigação de responder rapidamente e permitem consultas a qualquer momento.
Portanto, companhias que buscam implementar o modelo híbrido devem investir em recursos tecnológicos para obter sucesso na adoção desse tipo de jornada.
Como usar a tecnologia no trabalho híbrido?
O uso da tecnologia no trabalho híbrido deve ser estratégico. A seleção das ferramentas deve ser avaliada para poder se adequar às principais demandas e necessidades da empresa. A seguir listamos alguns dos usos mais comuns de tecnologias no trabalho híbrido, acompanhe:
1. Comunicação e colaboração
Independente do modelo de trabalho adotado, a comunicação é essencial, uma vez que existem dias sem contato presencial com os colegas. Neste cenário, é necessário encontrar recursos que viabilizem a colaboração, mesmo à distância. Isso é relevante para garantir que todos estejam recebendo as informações necessárias para realização de suas demandas.
Quando o assunto é a colaboração e o contato no trabalho híbrido, existem, basicamente, três categorias de ferramentas: aplicativos de mensagens instantâneas, plataformas de videoconferência e sistemas de gerenciamento de projeto.
Os aplicativos de mensagens facilitam a troca rápida de informações e colaboração em tempo real. E, por ficarem registradas, as comunicações podem ser visualizadas posteriormente e sempre que for necessário consultar algum detalhe sobre o tema.
Ainda sobre aplicativos de mensagens, o importante é usar ferramentas direcionadas para comunicação corporativa. Neste contexto, Slack, Discord e Microsoft Teams são excelentes soluções.
Por outro lado, o WhatsApp ou Telegram devem ser evitados. Eles não apresentam recursos de segurança da informação e podem levar a distrações por unificar contatos de trabalho e assuntos pessoais.
Já as plataformas de videoconferência são importantes para realização de reuniões virtuais e comunicações estratégicas, que demandam mais diálogo. Ferramentas como Zoom, Google Meet e, novamente, Microsoft Teams, atendem melhor a essa demanda.
Já os sistemas de gerenciamento de projetos permitem acompanhar o progresso das tarefas, delegar responsabilidade e visualizar a performance. As principais soluções para esse objetivo são: Trelo, Asana, Notion e Jira.
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2. Gestão de workplace
Na rotina híbrida, existe uma rotação na ocupação do escritório. Enquanto alguns colaborados atuam à distância, outros realizam suas tarefas presencialmente. Com isso, o espaço pode ser reduzido.
Porém, um ambiente menor requer maior atenção à gestão do workplace. Essa abordagem visa promover um espaço de trabalho confortável, que favoreça o bem-estar e a produtividade dos colaboradores que frequentam o escritório.
Neste sentido, a tecnologia também desempenha um papel importante. Com sistemas de reservas de estação de trabalho, os profissionais podem reservar, a distância, mesas e espaços no escritório. Isso facilita a organização das escalas no escritório, pois o próprio colaborador pode realizar a solicitação por conta própria.
Usar uma plataforma para reserva de estação de trabalho permite aos colaboradores planejarem de modo estratégico sua frequência no escritório. Por exemplo, podem solicitar lugares próximos às lideranças em dias de discussão estratégica, perto da sua equipe ou equipes externas para discutir assuntos variados.
Além disso, esse tipo de recursos permite visualizar os dias de maior movimento e os lugares mais usados. Desse modo, os gestores podem tomar decisões mais assertivas sobre a melhoria dos ambientes.
3. Melhora da produtividade
As tecnologias também colaboram diretamente na melhoria da produtividade no regime híbrido, por meio de ferramentas como ERPs e Inteligências Artificiais, diversas demandas manuais passam a ser automatizadas.
Isso permite às equipes dedicar-se a demandas estratégicas com mais tempo e foco. A automatização das demandas também colabora para evitar erros que podem prejudicar a companhia.
Por exemplo, com um sistema de ponto digital, a contabilização das horas trabalhadas é feita automaticamente, o que evita inconsistências no cálculo da folha de pagamento. Neste cenário, o departamento de recursos humanos tem mais tempo para organizar ações de promoção da cultura organizacional e aprimorar a retenção de talentos.
Além das ferramentas do cotidiano, as plataformas para gestão de projetos colaboram para a melhora do desempenho dos colaboradores. Por meio de sistemas como Notion, Trello, Asana, etc., os membros das equipes visualizam as tarefas sob sua responsabilidade e conseguem organizá-las de forma eficiente. Essa maior organização favorece a produtividade.
4. Segurança da informação
A segurança da informação é um ponto crítico em rotinas híbridas e remotas. Neste sentido, para que a empresa se adeque ao que prevê a LGPD e manter a reputação, é preciso investir em sistemas de segurança da informação.
Existem inúmeras tecnologias que podem ser aplicadas para essa finalidade. No contexto do híbrido, as Redes Virtuais Privadas (VPNs), responsáveis por criptografar a comunicação entre dispositivos e a rede corporativa a fim de proteger contra invasões, desempenham papel fundamental para evitar vazamento de dados confidenciais.
Outra solução para isso é a segmentação de rede. Essa, por sua vez, limita o acesso a partes sensíveis da rede corporativa, elevando o grau de segurança e evitando o compartilhamento de arquivos confidenciais.
Os antivírus e anti malware também são relevantes, visto que podem detectar e eliminar ameaças dos dispositivos corporativos.
Em um contexto de colaboração à distância, as plataformas de comunicação também precisam contar com fatores de segurança. E, como mencionamos acima, Microsoft Teams, Slack e Google Workspace contam com recursos avançados para assegurar a proteção do compartilhamento de arquivos e evitar vazamento de mensagens.
5. Decisões baseadas em dados
Por fim, mas não menos relevante, a tecnologia no trabalho híbrido favorece a tomada de decisão estratégica com base em dados. Dessa forma, as escolhas sobre o futuro da companhia são mais assertivas e têm maiores chances de funcionarem.
Abordagens data driven dependem diretamente da implementação de sistemas tecnológicos que realizam a coleta, o processamento e análise de métricas. Este contexto é impulsionado pela ampliação de inteligências artificiais. Até mesmo IAs conversacionais como o ChatGPT e o perplexity.ai contam com recursos para análise de dados.
Sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais) representam outra solução que otimiza a tomada de decisão.
Esse tipo de ferramenta oferece diferentes recursos que facilitam o acompanhamento e visualização de KPIs para tomadas de decisões rápidas e bem fundamentadas.
A getdesk é a tecnologia fundamental para o trabalho híbrido
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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