Ter uma jornada flexível já é um requisito para muitos profissionais qualificados escolherem suas vagas de trabalho. No entanto, é preciso que as empresas encontrem boas estratégias para organizar esse tipo de rotina. Neste contexto, contar com software para gestão de trabalho híbrido se torna essencial. Por meio dessas tecnologias, os funcionários conseguem colaborar e se comunicar mesmo à distância. Essas ferramentas também possibilitam uma melhor organização do escritório, algo indispensável no modelo híbrido.
Além de favorecer a comunicação e as interações, as tecnologias da informação colaboram em diversos outros aspectos de uma rotina corporativa. E, hoje em dia, existem ferramentas capazes de aprimorar diversos processos, desde a gestão de pessoas até a organização de dados e relatórios.
Para te ajudar a conhecer quais são os principais softwares para gestão de trabalho híbrido, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, se você quer saber mais sobre o tema, siga conosco até o final. Boa leitura.
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O que é um software para gestão de trabalho híbrido?
Um software para gestão de trabalho híbrido é uma ferramenta digital, geralmente hospedada em nuvem, que permite às empresas organizarem e aprimorarem a gestão de equipes que alternam entre o modelo de trabalho remoto e presencial.
No contexto de crescimento do trabalho híbrido, esses sistemas se tornam essenciais para garantir melhor produtividade e a conexão entre os colaboradores, uma vez que as equipes atuam no escritório e remotamente. Neste cenário, esse recurso facilita a comunicação, o acompanhamento de demandas e projetos, além de facilitar a organização dos espaços físicos.
Dentre as principais funcionalidades desse tipo de software podemos destacar:
- Gestão de horários e turnos: ajuda na definição das escalas de trabalho remoto e presencial, o que colabora para evitar conflitos e melhorar o aproveitamento do escritório.
- Monitoramento de produtividade: permite acompanhar o andamento de tarefas, projetos e metas, a fim de manter a equipe alinhada.
- Comunicação centralizada: sistemas de comunicação colaboram para facilitar os diálogos e decisões das equipes, além de permitir o compartilhamento de arquivos em tempo real.
- Reserva de espaços: permite aos colaboradores solicitarem estações de trabalho e salas de reunião de forma remota.
- Análises e relatórios: oferece dados estratégicos sobre produtividade, ocupação dos espaços e desempenho das equipes para embasar decisões.
Dessa forma, a empresa oferece uma rotina de trabalho mais saudável e organizada, o que favorece a qualidade do trabalho e o engajamento dos colaboradores.
Por que um software para gestão de trabalho híbrido é importante?
Gerenciar equipes híbridas pode ser desafiador para muitas organizações, já que os colaboradores trabalham em diferentes locais e horários.
Neste cenário, um software para gestão de trabalho híbrido colabora para melhorar a gestão de pessoas e do ambiente de trabalho. Por sua vez, isso facilita processos fundamentais em jornadas flexíveis, como a comunicação e o monitoramento do fluxo de trabalho.
Além de facilitar o dia a dia das equipes, essa tecnologia é essencial para:
- Otimizar a gestão do espaço de trabalho: as empresas podem organizar a ocupação do escritório, ajustar escalas e evitar conflitos por superlotação.
- Centralizar a comunicação: esses softwares reúnem mensagens, chamadas e documentos em um só lugar, garantindo alinhamento e objetividade nas comunicações.
- Acompanhar a produtividade: ferramentas de monitoramento permitem visualizar o progresso das atividades e identificar possíveis gargalos, auxiliando os gestores a manter o foco nos objetivos estratégicos.
- Tomar decisões baseadas em dados: relatórios detalhados mostram como o espaço físico está sendo utilizado, a frequência dos colaboradores e outros indicadores estratégicos para otimizar recursos e melhorar o desempenho da equipe.
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6 Principais softwares para gestão do trabalho híbrido
1. getdesk
A getdesk é um software para gestão do trabalho híbrido que tem como principais funcionalidades o controle de ponto digital via reconhecimento facial e a reserva de estações de trabalho — salas de reuniões, mesas e espaços colaborativos e até vagas de estacionamento.
Com essa plataforma, os colaboradores realizam solicitações com antecedência e de forma digital. Desse modo, basta acessar o aplicativo ou a versão web e solicitar o ambiente de trabalho desejado para aquela data.
Sendo assim, os dias de rotina presencial são planejados com mais assertividade, já que o profissional tem a certeza de que irá encontrar um local apropriado para realizar suas demandas.
Além disso, ele consegue visualizar a ocupação do escritório no momento da solicitação, com isso, pode entender melhor quais colegas estarão no escritório na mesma data e planejar conversas estratégicas, por exemplo.
Ademais, a getdesk permite que os colaboradores realizem o registro da carga horária no próprio sistema. Desse modo, eles podem fazer a marcação de ponto de qualquer lugar, basta acessar a plataforma ou o aplicativo e realizar o apontamento via biometria facial.
2. Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação corporativa cujo objetivo é facilitar a troca de informações entre os colaboradores de uma empresa.
Por meio dela, os profissionais podem se comunicar tanto de modo síncrono quanto assíncrono, realizar chamadas de vídeo e compartilhar arquivos relevantes.
A sua grande vantagem são os canais que mantém a comunicação estruturada por poderem ser segmentados por equipe, projeto ou tema específico.
Isso garante que todas as informações fiquem acessíveis para os membros adequados, o que diminui o fluxo de mensagens irrelevantes para algumas pessoas. Essa característica também facilita pesquisar mensagens e arquivos antigos.
Além disso, a integração com outras ferramentas de produtividade, como Google Drive, Trello e Zoom, melhora o fluxo de trabalho por concentrar os acessos e documentos em um único espaço.
3. Microsoft One Drive e Microsoft Teams
O Microsoft OneDrive e o Microsoft Teams são ferramentas essenciais para empresas que adotam o modelo de trabalho híbrido.
A primeira permite armazenar documentos na nuvem e acessar os arquivos de qualquer lugar, mesmo com dispositivos diferentes. O OneDrive conta com a possibilidade de edição colaborativa, assim, diversas pessoas podem trabalhar em tempo real no mesmo projeto.
Já o Microsoft Teams é um chat corporativo que centraliza a comunicação da equipe, reunindo mensagens, videoconferências e integração com outras ferramentas do Microsoft 365. Com ele, os profissionais podem criar canais específicos para projetos ou departamentos, organizar reuniões virtuais e compartilhar arquivos sem precisar abrir outras plataformas.
Por ambas serem da Microsoft, o seu uso conjunto amplia as vantagens de cada software. Desse modo, as empresas asseguram a organização do fluxo de trabalho, ao mesmo tempo que o tornam mais dinâmico.
Sendo assim, as duas plataformas facilitam a rotina de empresas híbridas e favorecem a comunicação assertiva, um dos pilares para o bom funcionamento de uma escala de trabalho flexível.
4. Trello
O Trello é uma das melhores plataformas para gestão do trabalho híbrido porque ajuda as equipes a organizarem as demandas de trabalho de forma visual e intuitiva.
Com seu sistema de quadros, listas e cartões, a ferramenta facilita a visualização do andamento de tarefas, permite selecionar os responsáveis e estabelecer prazos. Desse modo, todos os envolvidos sabem exatamente o que precisa ser feito e até quando podem realizar as entregas.
Cada equipe pode personalizar seus quadros conforme a necessidade, categorizando tarefas, anexos e comentários nos cartões, centralizando todas as informações em um único ambiente.
O Trello também se integra a diversas outras ferramentas, como Slack, Google Drive e Microsoft Teams, otimizando a rotina de trabalho.
Para empresas que adotam o modelo híbrido, essa solução permite que colaboradores remotos e presenciais acompanhem o progresso das atividades de maneira sincronizada, garantindo mais transparência e produtividade no dia a dia.
5. Asana
O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que permite às equipes híbridas planejarem, acompanharem e executarem tarefas de forma organizada e eficiente.
Com sua interface intuitiva, os colaboradores podem visualizar o andamento dos projetos em diferentes formatos, como listas, quadros, cronogramas e calendários, garantindo que todas as demandas estejam bem estruturadas.
A plataforma facilita a delegação de tarefas, permitindo que cada membro da equipe tenha clareza sobre seus prazos e responsabilidades. Recursos como notificações automáticas, dependências de tarefas e check-ins de progresso ajudam a manter o alinhamento entre os times, independentemente da localização de cada colaborador.
Outro diferencial do Asana é sua integração com diversas ferramentas populares, como Slack, Google Drive e Microsoft Teams.
Para empresas que adotam o modelo híbrido, essa solução melhora a comunicação, a organização e a produtividade, por permitir uma visualização precisa sobre as etapas das tarefas e projetos, o que diminui atrasos e ruídos na comunicação.
6. Notion
O Notion é uma plataforma que combina diversas funcionalidades e é altamente personalizável. Por meio dessa ferramenta, é possível gerenciar tarefas, organizar documentos, prazos e calendários, e até mesmo realizar demandas diretamente em suas páginas.
Esse recurso é ideal para equipes híbridas por permitir que os colaboradores organizem informações, acompanhem projetos e compartilhem conhecimento de forma integrada e acessível.
Com sua estrutura baseada em páginas e blocos personalizáveis, o Notion possibilita a criação de bases de conhecimento, checklists, quadros de tarefas e calendários, tudo em um só lugar. Essa flexibilidade ajuda as equipes a adaptar a ferramenta conforme suas necessidades, seja para gerenciar prazos, registrar anotações ou documentar processos.
Outro grande benefício do Notion é a colaboração em tempo real. Os membros da equipe podem editar documentos simultaneamente, adicionar comentários e mencionar colegas diretamente nas páginas, facilitando a comunicação.
Sendo assim, para empresas que adotam o modelo híbrido, o Notion funciona como um verdadeiro hub central de trabalho, conectando as equipes e tornando a gestão de projetos e a troca de informações mais eficientes.
A getdesk é o software para gestão de trabalho híbrido ideal
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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