Plataforma para Reserva de Estações de Trabalho: conheça!

O modelo de trabalho híbrido concilia as atividades remotas e as atividades presenciais, com a possibilidade de que os colaboradores possam comparecer ao espaço físico durante alguns dias da semana. Neste contexto, a organização do ambiente se torna essencial por existir a alternância da ocupação das estações de trabalho. Para isso, a tecnologia se torna a melhor aliada. Dessa forma, contar com uma plataforma para reserva de estações de trabalho, como a getdesk, auxilia na alocação de profissionais e na gestão interna de times.

Esse novo formato de organização surgiu como uma adaptação para o cenário do afastamento social. Com as restrições impostas pelo avanço da pandemia de Covid-19, o mercado de trabalho e as relações trabalhistas sofreram grandes mudança. Neste cenário, o remoto foi a solução adotada, para as empresas seguirem em funcionamento. E, com o avanço da flexibilização, o cenário mudou novamente e muitas organizações passaram a adotar o modelo híbrido.

Com novas maneiras de lidar com o espaço físico de trabalho, a adesão ao trabalho híbrido — modalidade que concilia o remoto ao presencial — foi uma novidade à qual as empresas tiveram que se adaptar. A rotatividade foi a opção mais favorável para aproveitar o escritório de forma eficiente, viabilizando a diminuição do espaço físico e a redução de gastos, como aluguel e limpeza. 

Como a getdesk, soluções logo surgiram no mercado para atender esses novos cenários e facilitar a gestão das estações de trabalho. Então, para te mostrar a melhor plataforma para reserva de estações de trabalho, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre o tema, continue conosco até o final e boa leitura.

Origem do escritório híbrido

A pandemia de Covid-19 alterou para sempre as relações de trabalho e o mercado em sua totalidade. Com as restrições sanitárias, o espaço presencial e compartilhado da empresa foi limitado por não trazer segurança aos profissionais, de modo que a prestação de serviços remota se tornou protagonista.

Contudo, o modelo remoto não era novidade, ainda que representasse minoria entre as relações de trabalho. Com a pandemia e a falta de opções, as companhias procuraram por meios de desenvolver e realizar as atividades à distância, aprimorando métodos e criando novas culturas internas.

Contudo, com o fim da pandemia e flexibilização das medidas de segurança, muitas empresas e profissionais demonstraram um certo receio pelo retorno aos 100% presencial. Afinal, após tanto tempo trabalhando de sua casa, novas rotinas ganharam espaço, adaptações e investimentos foram feitos, e muitos pensaram duas vezes antes de renunciar a tudo isso.

Por isso, em meio a um impasse, surgiu uma solução: o trabalho híbrido, que concilia a atividade remota e a presencial. O modelo ganhou grande adesão das empresas e aprovação pelos profissionais, visto que concilia duas realidades já conhecidas e permite o equilíbrio entre elas.

Para se ter uma ideia, o portal Valor Investe publicou os resultados de uma pesquisa feita pela FEBRABAN/Ipespe, feito com 3.000 profissionais brasileiros. Dentre os entrevistados, 56% são a favor de modelos com maior flexibilidade. E a tendência é que o mercado de trabalho traga cada vez mais autonomia para ambos os lados — nisso, o trabalho híbrido ajuda.

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Gestão do espaço de trabalho presencial

O modelo híbrido de trabalho exige uma gestão particular e cuidadosa dos espaços presenciais da empresa. Por mesclar os modelos presencial e remoto e conta com profissionais que prestam serviços alternadamente. 

Assim, para se adaptar à realidade interna de cada companhia, a gestão do espaço de trabalho presencial da empresa deve ser organizada. Para atingir esse objetivo, existem ferramentas próprias e especializadas.

Afinal, a flexibilização sem planejamento pode causar problemas no dia a dia do trabalho híbrido. Principalmente, por conta da alta rotatividade de times nos ambientes presenciais. Então, como fazer uma boa gestão do espaço de trabalho presencial da empresa?

A melhor solução para a gestão do workplace são as plataformas para reserva de estações de trabalho. Por permitirem a reserva a distância dos espaços dos ambientes do escritório.

O que é uma plataforma para reserva de estação de trabalho?

Uma plataforma para reserva de estação de trabalho é uma ferramenta digital que permite aos colaboradores solicitarem espaços no escritório, como mesas, salas de reuniõa e até mesmo, vagas de estacionamento. Com isso, os colaboradores têm a certeza de que encontrarão uma mesa ou sala de reunião para cumprir as demandas no presencial.  

Quando o colaborador precisa ir ao escritório, basta que nos dias anteriores, acesse a plataforma e escolha o ambiente mais adequado as demandas da sua escala presencial.  

Esse tipo de sistema colabora para a organização do ambiente e impede que aconteçam conflitos de horários em ambientes compartilhados. E, evita a superlotação do escritório.  

Como funciona uma plataforma para reserva de estações de trabalho?

Uma plataforma para reserva de estações de trabalho, como o próprio nome indica, funciona por meio de uma plataforma digital ou aplicativo mobile.

Em sistemas como a getdesk, logo após o cadastro inicial, a plataforma oferece instruções para realizar o upload da planta do escritório, no local indicado. Então, a plataforma converte o arquivo em um mapa isométrico interativo para reservas. Assim, todas as estações de trabalho ficam disponíveis para serem solicitadas pelos colaboradores.

Para realizar uma reserva, basta que o funcionário acesse o aplicativo ou site, e clicar na aba “Reservas”, ele então será direcionado para o mapa interativo e poderá solicitar qualquer um dos espaços disponíveis para a data que irá ao escritório. Ao chegar no local, ele confirma seu check-in, caso não o faça, a estação ficará disponível para outro colaborador.

Com a getdesk, além dos espaços no escritório, também é possível reservar vagas no estacionamento, caso o local conte com esse tipo de ambiente.

Esse tipo de tecnologia otimiza a gestão do workplace. Pois, além das reservas, fornece relatórios sobre dados de ocupação, dias e horários de maior lotação e ambientes mais solicitados. Isso facilita decisões sobre melhorias no escritório e permite investir recursos em facilities de forma mais assertiva.

Importância da reserva de estações de trabalho

Oferecer a possibilidade de reservar estações de trabalho aos seus colaboradores permite que eles escolham os ambientes que precisarem e quiserem, pelo tempo necessário. Assim, garante-se uma melhor organização interna, controlando e limitando a quantidade de estações disponíveis por dia de atividade.

Por sua vez, isso viabiliza a redução de custos com a manutenção de um grande espaço de trabalho. Afinal, em razão da alternância entre trabalho remoto e presencial, nem todos os colaboradores da empresa comparecerão nos mesmos dias e durante os mesmos horários. Portanto, por parte da companhia, não há necessidade de pagar aluguel e demais contas para um grande espaço de trabalho, que comporte o número total de profissionais.

Um pequeno espaço de escritório presencial, que conforta parte do total de colaboradores, com uma boa gestão de ambientes e uma plataforma para reserva de estações, permite que os colaboradores tenham a oportunidade de escolher as próprias mesas e salas, bem como o horário de uso. Isso confere mais autonomia sobre o próprio espaço de trabalho.

Vantagens de contar com uma plataforma para reserva de estações de trabalho

Existem diversas vantagens em implementar uma plataforma para reserva de estações de trabalho na sua empresa. As principais delas são:

1. Melhor organização do espaço: colaboradores visualizam, em tempo real, quais mesas estão disponíveis, garantindo distribuição eficiente e evitando imprevistos;
2. Monitoramento da ocupação: acompanhamento da frequência no escritório permite decisões estratégicas para aprimorar o modelo híbrido e otimizar o uso do espaço;
3. Aumento da produtividade: reservas antecipadas evitam perda de tempo na busca por um local, permitindo foco total nas tarefas e interações presenciais;
4. Maior transparência na alocação: ferramentas como a getdesk mostram quem estará no escritório, facilitando o planejamento e interação entre colegas e equipes;
5. Retenção de talentos: um ambiente organizado e confortável aumenta a satisfação dos colaboradores e fortalece o engajamento com a empresa;
6. Valorização do bem-estar: escritórios bem gerenciados demonstram a preocupação da empresa com o equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
7. Redução de custos operacionais: melhor gestão do espaço permite redução de estrutura sem comprometer a produtividade;
8. Diminuição de gastos com infraestrutura: empresas reduzem despesas com aluguel, manutenção, equipamentos e consumo de energia ao otimizar o uso do escritório.

Qual a melhor plataforma para reserva de estações de trabalho? 

A melhor plataforma para estações de trabalho é a getdesk. Por meio dela, os colaboradores podem solicitar a distância as estações de trabalho ou salas de reunião que irão precisar em dia de trabalho presencial. Isso tudo em poucos cliques e pelo celular ou computador. 

Além disso, antes de realizar a sua reserva, eles conferem quais pessoas estarão no escritório naquela data. Sendo assim, podem programar o seu dia e suas tarefas com antecedência, favorecendo a produtividade na rotina híbrida.  

Outra razão que torna a getdesk a solução ideal para gestão do escritório híbrido é possibilidade de fazer o registro de ponto e a reserva de mesas no mesmo ambiente digital. O que traz ainda mais facilidade para empresas que optam por jornadas flexíveis, já que cada colaborador realiza seu apontamento de horas em seus próprios aparelhos. E, caso seja necessário, a solicitação de ajustes pode ser feita diretamente no app ou plataforma web.  

Por ser um sistema brasileiro, a getdesk oferece suporte via WhatsApp integralmente em português. Essa característica facilita a obtenção de respostas rápidas e a correção de possíveis problemas.  

E, caso tenha dúvidas se esse é o sistema ideal para sua companhia, você pode realizar o período de teste grátis. Assim, você consegue avaliar quais as demandas atendidas e como a getdesk favorece a rotina de empresas híbridas.  

Getdesk: a plataforma para reserva de estações de trabalho

Lidar com um novo modelo de atividade em meio a tantas mudanças no mercado de trabalho é uma tarefa que exige atenção e cuidado por parte dos gestores e empreendedores.

Por isso, contar com a tecnologia especializada para a gestão de posições e colaboradores em regime híbrido auxilia — e muito — a rotina corporativa.

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
• Controle de ponto facial com geolocalização.
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
• Suporte via WhatsApp.

Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.

Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.