Com a crescente tendência de rotinas flexíveis, novas demandas pela organização do escritório surgiram. Com a alternância entre presencial e remoto, as empresas precisaram se adaptar e adotar tecnologias como uma plataforma para controle de estações de trabalho. Esse tipo de sistema permite aos próprios colaboradores escolherem seus lugares no escritório, trazendo maior organização e praticidade para a rotina presencial.
Um sistema de controle de mesas e salas de reuniões é uma ferramenta digital que permite a solicitação de ambientes mesmo à distância. Desse modo, quando o colaborador precisar ir até o escritório, ele terá a certeza de que encontrará um ambiente adequado para realizar suas demandas.
Sendo assim, a empresa assegura a produtividade em dias de jornada presencial e ainda evita problemas, como a superlotação dos espaços, o que pode gerar conflitos internos e atrapalhar o clima organizacional.
Com objetivo de ajudar você a entender o que é uma plataforma para controle de estações de trabalho e qual a sua importância no cotidiano das companhias, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre o assunto, siga conosco até o final. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é uma plataforma para controle de estações de trabalho?
- Por que fazer a reserva de estações de trabalho?
- Como funciona uma plataforma para controle de estações de trabalho?
- 5 vantagens de uma plataforma para reserva de estações de trabalho
- Conte com a melhor plataforma para controle de estações de trabalho
O que é uma plataforma para controle de estações de trabalho?
Em um ambiente de trabalho híbrido, onde a flexibilidade é essencial, contar com uma plataforma para controle de estações de trabalho se tornou algo indispensável para garantir que os espaços do escritório sejam bem gerenciados e usados de forma eficiente.
Essa é uma ferramenta digital que permite aos colaboradores reservarem espaços no escritório, como mesas, salas de reunião e até mesmo vagas de estacionamento. Com ela, os colaboradores podem escolher com antecedência os ambientes que melhor atendem às suas necessidades, garantindo que encontrarão o local adequado para cumprir suas demandas presenciais.
Ao acessar a plataforma, o colaborador seleciona o ambiente mais adequado para sua rotina de trabalho presencial. Por sua vez, isso ajuda a evitar imprevistos e garante uma experiência mais organizada e tranquila no escritório.
Além disso, uma plataforma para controle de estações de trabalho contribui para evitar conflitos de horários em ambientes compartilhados. Ela também previne a superlotação do escritório, permitindo que a empresa tenha um controle mais eficiente dos espaços disponíveis. Com essas soluções, as equipes híbridas conseguem se adaptar e melhorar a produtividade em dias de rotina presencial.
Por que fazer a reserva de estações de trabalho?
Uma plataforma para controle de estações de trabalho, as empresas oferecem aos colaboradores a flexibilidade de reservar os ambientes de que precisam — sejam mesas, salas de reunião ou outros espaços — por tempo determinado. Isso não só traz mais organização interna, como também controla e limita a quantidade de estações disponíveis por dia, prevenindo superlotação.
Além disso, esse tipo de sistema ajuda a reduzir custos com manutenção de grandes espaços. Como no modelo híbrido nem todos os colaboradores precisam estar no escritório ao mesmo tempo, não é necessário manter um ambiente amplo para comportar todos.
Assim, a empresa pode optar por um escritório menor, mas bem-planejado, que atenda às necessidades de todos com eficiência, sem desperdiçar recursos.
Ademais, esse tipo de tecnologia oferece aos colaboradores mais autonomia, permitindo que escolham suas próprias mesas e horários de uso. Esse controle facilita o planejamento das rotinas presenciais, sem abdicar da flexibilidade e conforto, algo fundamental no modelo híbrido.
Como funciona uma plataforma para controle de estações de trabalho?
Uma plataforma para controle de estações de trabalho, como o próprio nome sugere, é uma ferramenta digital ou aplicativo móvel que permite aos colaboradores gerenciar os espaços de trabalho no escritório de forma simples e eficiente.
Em sistemas como a getdesk, o processo começa a partir do cadastro inicial, quando a empresa deve realizar o upload da planta do escritório. Então, o arquivo é convertido em um mapa isométrico interativo, facilitando a visualização e a reserva dos espaços disponíveis.
Dessa forma, para realizar uma reserva, o colaborador apenas acessa o site ou o aplicativo, vai até a aba “Reservas” sendo direcionado ao mapa interativo. Nesta seção, ele pode escolher o espaço disponível para o dia em que precisará ir ao escritório. Ao chegar no local, ele confirma seu check-in, e caso não o faça, a estação ficará livre para outro colaborador.
Além dos espaços do escritório, a getdesk também permite a reserva de vagas no estacionamento, caso o local disponha dessa opção.
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5 vantagens de uma plataforma para reserva de estações de trabalho
Sistemas digitais para reserva de estações de trabalho — como salas, mesas e outros espaços compartilhados — impactam positivamente na cultura organizacional da sua empresa.
Desse modo, por permitir que os colaboradores escolham seus ambientes de trabalho com antecedência, esses sistemas garantem mais segurança e organização, já que os colaboradores sempre saberão onde irão trabalhar, evitando imprevistos.
A seguir, listamos algumas das principais vantagens de adotar uma plataforma para controle de estações de trabalho, especialmente quando se trata de gerenciar salas de reuniões e espaços no escritório híbrido. Confira:
1. Organização do espaço de trabalho
Um software de reserva online para estações de trabalho facilita a organização do ambiente físico da empresa. Esses sistemas oferecem a possibilidade de reservar os espaços com antecedência, o que significa que todos os colaboradores terão ambientes adequados para suas atividades presenciais.
Com a plataforma, todos sabem exatamente quais espaços estarão disponíveis em determinado dia. Ao chegar no escritório, basta fazer o check-in e seguir para a estação reservada, economizando tempo e evitando a frustração de ter que procurar por um lugar livre.
Isso também elimina riscos de cancelamento de reuniões devido à falta de espaço, trazendo maior assertividade e confiança na agenda de todos.
2. Aumento da produtividade dos colaboradores
Ao chegar ao escritório com a mesa ou sala de reunião já reservada, os colaboradores ganham tempo, evitando a busca por um lugar livre para trabalhar. Como resultado, isso melhora a produtividade, permitindo que eles se concentrem nas tarefas mais estratégicas, reuniões presenciais e interações importantes.
Além disso, em plataformas como a getdesk, os colaboradores podem visualizar as reservas feitas por outros colegas e combinar com suas equipes para solicitar espaços próximos.
Por sua vez, facilita o agendamento de salas para reuniões colaborativas, além de minimizar a chance de todas as salas estarem ocupadas no horário marcado — fortalecendo a confiança e a credibilidade da empresa perante os clientes.
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3. Redução de custos
As empresas estão sempre buscando formas de otimizar seus custos, e um sistema de reserva online para estações de trabalho pode ajudar nesse sentido.
Ao adotar o modelo híbrido, junto com uma plataforma para controle de espaços, a empresa pode diminuir o tamanho do ambiente físico necessário. O que ajuda a reduzir gastos com aluguel, energia elétrica, internet, manutenção e até a compra de móveis e equipamentos.
Além de diminuir os custos, essa redução também torna a empresa mais sustentável, já que há uma menor necessidade de expansão física e menor consumo de recursos. Por consequência, essas práticas contribuem para a imagem corporativa, reforçando o compromisso com a sustentabilidade e a eficiência.
4. Melhoria no clima organizacional
Implementar uma plataforma para reserva de estações de trabalho contribui para um ambiente de trabalho mais saudável, porque ajuda a evitar conflitos relacionados à falta de disponibilidade de espaços, como salas de reunião.
Ademais, garante que os colaboradores tenham uma estação adequada para suas atividades presenciais, evitando situações desconfortáveis, como a superlotação do escritório.
Isso também permite que a equipe trabalhe de forma mais produtiva e confortável, evitando a necessidade de retornar ao home office por não haver espaço adequado. O conforto no ambiente de trabalho impacta diretamente na satisfação e bem-estar dos colaboradores.
5. Acesso a dados e relatórios sobre a ocupação do escritório
Plataformas de agendamento de estações de trabalho oferecem dados detalhados sobre a ocupação do escritório, auxiliando a empresa a avaliar a eficácia do modelo híbrido.
Com essas informações, é possível entender os dias de maior demanda, identificar os colaboradores que mais frequentam o escritório e analisar métricas como assiduidade, faltas e atrasos.
Também é possível identificar quais espaços têm maior taxa de ocupação, permitindo ajustes estratégicos para otimizar a experiência do colaborador e promover um ambiente de trabalho mais eficiente e agradável.
Conte com a melhor plataforma para controle de estações de trabalho
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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