Ferramentas de agendamento de espaços para trabalho híbrido: como escolher?

As ferramentas de agendamento de espaços para trabalho híbrido são uma solução eficaz para aprimorar a gestão do escritório em jornadas flexíveis. Com essa tecnologia, as empresas conseguem controlar as presenças no local, evitando conflitos de horários em salas de reunião e a superlotação do ambiente. Isso torna os dias de trabalho presencial mais organizados e produtivos. 

Os sistemas de agendamento também trazem maior praticidade, visto que viabilizam a escolha antecipada de estações de trabalho por meio de uma plataforma online pelos próprios colaboradores. Desse modo, os colaboradores têm a certeza de que irão ter a sua disponibilidade um lugar apropriado para trabalhar no escritório.  

Neste contexto, os sistemas de reserva colaboram para um melhor clima organizacional e aprimoram as rotinas presenciais, pois diminuem as chances de desentendimentos na escolha das estações de trabalho, favorecendo a colaboração entre todos.  

Para alcançar ao máximo os benefícios dessa tecnologia, é essencial saber como escolher a melhor ferramenta de agendamento de espaços para trabalho híbrido. Pensando nisso, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo para ajudar você a tomar a melhor decisão. Para saber mais, siga conosco até o final e boa leitura.  

O que são ferramentas de agendamento de espaços para trabalho híbrido?  

Uma ferramenta de agendamento de espaço para trabalho híbrido é uma tecnologia que permite aos colaboradores de uma empresa reservarem mesas e salas de reunião no ambiente de trabalho. Todo esse processo ocorre remotamente por meio de uma plataforma ou aplicativo.  

O uso desse tipo de tecnologia é fundamental para a organização da escala híbrida. Pois, ao reservar um espaço com antecedência, os trabalhadores não precisam ficar buscando uma mesa ou sala vazia. Com a reserva feita, basta chegar ao escritório e dar início às demandas.  

Sendo assim, esse tipo de sistema colabora no clima organizacional da empresa por evitar situações como conflitos de horários em ambientes compartilhados, discussões para ocupar mesas vazias e a superlotação do escritório. Desse modo, melhorando a eficiência da rotina presencial. 

Como uma ferramenta de reserva de espaço de trabalho funciona?  

Uma ferramenta de reserva de espaço de trabalho funciona a partir do mapeamento e da identificação dos ambientes do escritório, como mesas, salas de reunião, salas de trabalho individual, entre outros. 

Após esse processo, que pode ser feito de maneira virtual, o sistema gera um mapa com os espaços de trabalho disponíveis.  

Então, quando precisar ir ao escritório, basta que o colaborador acesse a plataforma e escolha o espaço disponível que melhor se encaixa nas suas necessidades para um determinado dia. 

Plataformas desse tipo, como a getdesk, permitem também visualizar as reservas que já foram feitas. Com isso, ele pode escolher onde irá se sentar para ficar mais perto da equipe, viabilizando um planejamento mais dinâmico para o trabalho em equipe.  

A validação das reservas ocorre por meio do check-in, que deve ser feito assim que o colaborador chega ao local de trabalho. Então, caso aconteça algum imprevisto que impeça o trabalho presencial, a reserva é cancelada. Quando isso ocorre, a reserva é liberada e outros colegas podem solicitar aquele espaço de trabalho.  

Essa funcionalidade também vale para salas de reunião. Nos casos de o compromisso ser cancelado ou adiado, basta cancelar no aplicativo. E, se outras equipes desejarem, pode realizar a reserva desse ambiente.  

Qual a importância de ferramentas de agendamento de espaços para trabalho híbrido? 

Contar com ferramentas de agendamento de espaços para trabalho híbrido é fundamental para melhorar a gestão do workplace. Também colaboram para tornar os ambientes mais organizados e confortáveis para todos.  

Isso porque esse tipo de sistema facilita a rotatividade na ocupação do escritório. Ao usar essa tecnologia, não há necessidade de um grande controle sobre a lotação do ambiente. O próprio software realiza esse processo.   

Com isso, há uma melhor organização do espaço. Por sua vez, ajuda a evitar situações que geram conflitos, como a superlotação e o choque de horários em salas de reuniões. Ao impedir que essas situações ocorram com frequência, o clima organizacional da empresa melhora consideravelmente.  

Além disso, pode gerar maior confiança em relação ao trabalho presencial. Pois, o colaborador terá a certeza de encontrar uma estação de trabalho disponível, então, eleva as chances de ir ao escritório.  

Esses aspectos também influenciam a colaboração, tanto em uma equipe quanto com colegas de outras áreas. Por sua vez, favorece a produtividade de todos e melhora o clima nos dias de rotina presencial.

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Como escolher a melhor ferramenta de agendamento de espaços para trabalho híbrido? 

Uma ferramenta de agendamento de espaços para trabalho híbrido impacta diretamente a rotina da empresa, então, essa deve ser uma escolha estratégica.  

Por essa razão, é preciso avaliar as demandas da organização e entender como as características desse tipo de solução se adequam às necessidades da companhia.  

Para te ajudar nessa tomada de decisão, listamos alguns pontos para considerar na escolha de um sistema de agendamento de espaços de trabalho. Acompanhe.  

1. Entenda as reais necessidades da sua empresa 

O primeiro passo no sucesso na aquisição de uma ferramenta é entender se a empresa enfrenta problemas relacionados ao problema que a tecnologia resolve.  

No caso dos softwares de agendamento do escritório, é importante analisar a quantidade de funcionários que frequentam a empresa e comparar com o número de espaços disponíveis.  

A partir desse levantamento, torna-se possível entender se a empresa enfrenta problemas relacionados à ocupação do escritório. 

Pois, em alguns casos, o escritório consegue comportar a rotina híbrida, sem grandes ajustes. Porém, existem situações em que as organizações enfrentam problemas de superlotação. 

Nesse sentido, outro aspecto a ser considerado é o número de salas de reunião e como seus horários são organizados. Buscar esses dados é essencial para a escolha de um sistema eficiente que colabora na rotina da empresa.

2. Avalie o conjunto de funcionalidades oferecidas

As ferramentas de agendamento de espaço para trabalho híbrido podem oferecer outros recursos além da solicitação de lugares no escritório.  

Desse modo, disponibilizando funcionalidades que auxiliam a otimizar processos e rotinas referentes à gestão de pessoas.  

Portanto, ao escolher a plataforma, verifique se ela oferece outros recursos, como solicitação de vagas no estacionamento ou, até mesmo, controle de ponto digital.

Assim, ao contratar uma única ferramenta, é possível resolver múltiplos desafios da sua empresa.

3. Priorize testes gratuitos

Antes de realizar uma contratação, verifique se as ferramentas de agendamento de espaço para trabalho híbrido oferecem a possibilidade de uma avaliação gratuita ou uma versão demo. 

Ao testar antes da contratação, a sua empresa evita investir seus recursos financeiros em sistemas que podem não ser funcionais.  

Esse processo é fundamental, porque permite que as pessoas testem as funcionalidades oferecidas na prática. Com isso, entendem se as demandas serão supridas, sem realizar investimentos financeiros custosos. 

 4. Análise do investimento e custo-benefício

Um dos principais aspectos em qualquer decisão é o investimento financeiro a ser feito.

Uma ferramenta para gestão do escritório tem impactos significativos no clima organizacional. Portanto, é essencial que ela funcione adequadamente.

Sendo assim, mesmo que a tendência seja optar pela ferramenta mais barata, antes de tudo, é preciso verificar se ela opera corretamente e sem falhas. Por outro lado, a ferramenta mais custosa também pode não garantir os melhores resultados.

Dessa forma, é importante avaliar as principais demandas da empresa e comparar as soluções disponíveis. Essa comparação deve ter como foco comparar o valor da plataforma ao que elas entregam a fim de encontrar o melhor custo-benefício.

Qual ferramenta para reserva de espaços de trabalho híbrido escolher? 

A getdesk é uma das ferramentas de agendamento de espaços de trabalho disponíveis no mercado.  

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos. 

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com: 

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento. 

• Controle de ponto facial com geolocalização. 

• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais. 

• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft. 

• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma. 

• Suporte via WhatsApp. 

Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk. 

Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.