4 dicas de produtividade para trabalho presencial

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Mesmo que muitas pessoas acreditem que a jornada no escritório melhora automaticamente o nível das entregas. Porém, a realidade pode não ser essa. Então, dicas de produtividade para trabalho presencial também são relevantes. Afinal, mesmo na empresa, algumas pessoas podem se distrair com barulhos, reuniões de última hora, visitas de clientes, entre outras situações.  

A presença no escritório também traz desafios para a produtividade dos colaboradores. Fatores como deslocamento, microgerenciamento de tarefas, falta de comunicação assertiva representam algumas situações que prejudicam a rotina de trabalho.  

 Além disso, manter a produtividade no trabalho presencial também depende de ações da empresa, como realizar uma boa gestão do workplace. Dessa forma, empregador e colaborador devem adotar medidas que favorecem a boa gestão de tarefas e a qualidade das demandas entregues. 

Com objetivo de ajudar você e sua equipe a estabelecerem uma jornada no escritório, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo com diversas dicas de produtividade para trabalho presencial. Então, se você quer melhorar a sua rotina nos dias que está na empresa, continue conosco até o final. Boa leitura.

dicas de produtividade para trabalho presencial
As dicas de produtividade para trabalho presencial beneficiam toda a aquipe e permitem melhor integração entre os colaboradores – Foto: Freepik.

O que é produtividade no trabalho?

A produtividade é capacidade de uma pessoa ou equipe de realizar o máximo de trabalho com o mínimo de recursos, como tempo, materiais, energia, dinheiro, entre outros. Tudo isso sem deixar abdicar da qualidade das entregas. 

Resumindo, podemos entender a produtividade como a habilidade de fazer mais com menos.  

Essa skiil pode ser medida a partir da quantidade entregas feitas por um colaborador e a quantidade de tempo ou materiais usados para finalizar a demanda.  

Por sua vez, a produtividade representa um elemento essencial na rotina das empresas. Afinal, quanto mais produtivos são seus colaboradores, maiores as chances de o negócio crescer.  

Para isso, a produtividade precisa fazer parte da cultura da empresa e ser incentivada de modo saudável desde o primeiro dia de um novo colaborador. 

Quais os desafios da produtividade no trabalho presencial?  

Nos últimos anos, muitas empresas passaram a exigir que seus funcionários retornassem de forma parcial ou integral ao escritório. O trabalho presencial, por sua vez, traz diversos desafios no que diz respeito a produtividade, sendo eles:  

Distrações 

A interação presencial é importante para organizar demandas, tirar dúvidas e aproximas os colaboradores. No entanto, também traz distrações.  

Conversas com colegas de trabalho sobre temas aleatórios, assim como reuniões improvisadas e de última hora, podem desviar a atenção do trabalho. 

Outro fator que prejudica o foco são os ruídos no ambiente, uma vez que as pessoas estarão em reuniões ou conversando presencialmente. Alguns colaboradores podem sentir dificuldade em se concentrar no barulho.  

Além disso, pedidos urgentes e interrupções constantes podem atrapalhar o fluxo de trabalho. 

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Organização dos espaços de trabalho  

Outro desafio para produtividade no presencial, especialmente para companhia que atuam no híbrido, é a falta de organização da rotina presencial.  

Quando não há uma organização da escala de trabalho e nem ferramenta para reserva de mesas, o escritório pode sofrer com a superlotação dos espaços.  

Com isso, não há espaços disponíveis para todos em determinado dia da semana.  

Microgerenciamento  

O presencial pode favorecer o microgerenciamento do trabalho. Essa supervisão excessiva limita a autonomia e a criatividade dos funcionários, prejudicando a produtividade.  

Além disso, pode levar a falta de reconhecimento pelo trabalho realizado, desmotivando os colaboradores. 

Mau gerenciamento do tempo  

O gerenciamento do tempo é um fator crucial para alcançar bons níveis de produtividade. No entanto, na rotina presencial, torna-se mais difícil para os colaboradores terem a liberdade para organizar suas demandas conforme desejam.  

Além disso, reuniões longas e sem um objetivo claro se tornam mais frequentes no ambiente de trabalho presencial, o que acaba consumindo muito tempo do expediente.  

Outro fator é o tempo gasto no deslocamento para o trabalho. A depender da distância entre casa e escritório, o colaborador pode já chegar exausto no trabalho. 

A pouca flexibilidade também atrapalha a organização do tempo. Horários rígidos e a necessidade de estar fisicamente presente podem dificultar a adaptação a imprevistos. 

Falta de tempo para hábitos saudáveis 

Manter hábitos saudáveis ajuda diretamente na produtividade. Afinal, ajuda a evitar problemas como estresse e ansiedade, que levam ao burnout.  

No entanto, em uma rotina totalmente presencial, se torna desafiador conciliar práticas como exercício físico, sessões de terapia, tomar sol e dormir adequadamente.  

A falta de hábitos saudáveis prejudica todo o organismo, tornando os colaboradores menos produtivos.  

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Outra questão é a dificuldade de equilibrar vida pessoal e profissional. Em rotinas flexíveis, o colaborador decide como fazer isso. Já na rotina presencial, torna-se mais complicado equilibrar todas as esferas da vida. 

4 dicas de produtividade no trabalho presencial 

Para superar os desafios, algumas dicas de produtividade no trabalho presencial são essenciais.  

De certo modo, essas ações se assemelham com dicas de produtividade no trabalho remoto. Mas, é preciso adaptá-las para rotina presencial.  

A seguir listamos alguns dos principais aspectos que podem tornar a rotina do escritório mais dinâmica e eficiente.  

1. Organize a rotina  

Uma rotina organizada é a chave para o sucesso no trabalho presencial. No escritório, pode ser mais fácil definir um horário de chegada e saída, então, o primeiro passo é prestar atenção a eles. 

Além disso, busque organizar as demandas e priorizar tarefas urgentes, importantes e rotineiras. Ao realizar essa separação, defina horários específicos para cada uma delas para otimizar o seu tempo.  

A partir disso, você consegue se concentrar em cada atividade por determinado período. Isso facilita realizar entregas no prazo adequado.  

Outra dica importante é usar técnicas de gerenciamento de tempo como o Pomodoro ou o Kanban, que te auxiliam a organizar suas tarefas e evitar a procrastinação, mesmo no trabalho presencial.  

Lembre-se: um bom planejamento é essencial para alcançar seus objetivos e evitar o burnout. 

2. Tenha métodos de gestão do tempo  

No presencial, as pessoas tendem a querer realizar todas as tarefas de uma única vez para impressionar seus líderes. No entanto, essa prática apenas atrapalha a produtividade.   

Realizar diversas demandas ao mesmo tempo leva o cansaço mental e físico rapidamente, comprometendo a qualidade das entregas. Além disso, aumenta as chances de esquecer algo importante ou deixar tarefas incompletas.   

Na rotina em um escritório, organizar a gestão do tempo é um desafio, já que há menos flexibilidade. No entanto, adotar um método para organizar as demandas é uma dica de produtividade para trabalho presencial essencial para melhorar a rotina.  

A seguir, listamos alguns dos principais sistemas de gestão de demandas para ajudar você a escolher aquele que mais se adequa a sua realidade. Acompanhe:  

  • Pomodoro: você trabalha em intervalos de 25 minutos (chamados de “pomodoros”), seguidos por uma pausa curta de 5 minutos. Após quatro pomodoros, faça uma pausa maior de 30 minutos.
  • Kanban: essa técnica se baseia em criar um quadro (físico ou digital) com colunas para organizar tarefas em três fases: “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. Assim, criando um fluxo de trabalho eficiente e permitindo a visualização do status das demandas;  
  • Blocos de tempo: nessa técnica, você divide a sua agenda em blocos de tempo dedicados a tarefas específicas. Cada tarefa tem um horário definido, por exemplo: 1 hora para responder e-mails e agendar reuniões, 2 horas para escrever relatórios, 1 hora para alinhamentos com o time, etc.;   
  • Matriz de Eisenhower: é baseada na classificação de tarefas em quatro quadrantes com base em urgência e importância — urgente e importante (faça agora); importante, mas não urgente (planeje para depois), urgente, mas não importante (delegue), nem urgente, nem importante (elimine). 

3. Use ferramentas para organização  

Seja na rotina presencial, híbrida ou remota, acompanhar o fluxo de trabalho e o status das demandas representa um processo fundamental para garantir que tudo será entregue.  

As ferramentas de gestão de projetos colaboram diretamente para isso. Afinal, permite que toda a equipe acompanhe o andamento dos projetos e possa atualizar suas atividades.  

Algumas das plataformas digitais que ajudam a atingir esse objetivo são: 

  • Notion;  
  • Trello;  
  • Runrun.it 
  • Asana;  
  • Evernote;  
  • Google Keep e Google Agenda.  

4. Invista na comunicação assertiva  

Pesquisas indicam que o tempo máximo que as pessoas se mantêm concentradas em um assunto ou tarefa é de 1 hora.  

Então, investir em técnicas de comunicação assertiva é essencial na rotina presencial. Isso porque, em muitos casos, as pessoas podem realizar reuniões longas e que não tem um objetivo definido.  

Essas características atrapalham diretamente a produtividade dos colaboradores por ocupar muito tempo do expediente.  

Outro fato para aplicar a comunicação assertiva é evitar conversas sobre assuntos aleatórios não relacionados ao trabalho (essa situação pode ocorrer, o problema está em tomar grande parte do dia).  

Ao evitar essas situações, os colaboradores podem dedicar mais tempo para realizar as demandas importantes do seu expediente.

Conte com a getdesk para melhorar a organização do escritório

Além dessas dicas de produtividade para trabalho presencial, também é preciso manter a organização do ambiente, seja no regime presencial ou híbrido.

Diversas empresas aderiram ao modelo exclusivamente remoto, enquanto outras optaram pelo modelo híbrido de trabalho, somando escalas presenciais e remotas, fazendo com que muitos aproveitem o melhor dos dois mundos. 

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos. 

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com: 

  • Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento. 
  • Controle de ponto facial com geolocalização. 
  • Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais. 
  • Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft. 
  • Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma. 
  • Suporte via WhatsApp. 

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