Desafios do presencial no trabalho híbrido!

Antes mesmo do início de 2020 algumas empresas já adotavam o conceito de “hot desking” ou escritórios abertos, no qual não há mesas fixas. A mudança tinha o objetivo de estimular a integração entre áreas, facilitar o acesso às pessoas em posições de liderança e transmitir uma cultura menos hierárquica e mais flexível.

O conceito é ótimo, mas enfrentou barreiras. Muitas pessoas em posições de liderança não se adaptaram aos espaços abertos e à perda de suas salas. O barulho dos escritórios naturalmente aumentou, o que atrapalhou a concentração e a produtividade. 

Honestamente, não é abrir o escritório que irá estimular a colaboração e muito menos promover uma mudança de cultura.  

Outra barreira ao hot desking é a difícil gestão do espaço e de equipamentos. Quando você tem sua mesa fixa, já sabe que encontrará sua cadeira, cabo, monitor e o que mais precisar para produzir. Com o hot desking isso nem sempre acontece, porque as chances de alguém ter levado algo e esquecido de devolver é enorme.

Os desafios do presencial no trabalho híbrido tem questões muito similares.

A pandemia e seu impacto nas relações e trabalho

Até março de 2020, menos de 3% dos trabalhadores no mundo atuavam no regime remoto. Contudo, com a pandemia Covid-19, esse quadro mudou. Milhões de profissionais que utilizam o intelecto como ferramenta de produção passaram a trabalhar em suas casas – profissionais do conhecimento.

A adaptação foi difícil, mas após algumas semanas as empresas estavam operando normalmente. Mesmo sem preparação e treinamentos, além do agendamento excessivo de reuniões virtuais, o mundo do trabalho do conhecimento seguiu firme. Neste cenário, surgiram diversos casos de empresas que cresceram muito. 

O isolamento de profissionais e as jornadas mais longas e mais intensas preocupavam, mas foram acompanhados por benefícios, como: economia nos escritórios, possibilidade de contratar talentos em qualquer lugar, menos tempo no trânsito, mais tempo com a família, economia em transporte e alimentação, entre outros.

Eu faço parte de um grupo de pesquisadores da USP e da Fia que conduziu estudos em 2020 e 2021 para entender a satisfação e desempenho dos profissionais com home office. 

Apesar do aumento de jornada e da falta de condições de trabalho adequadas (equipamentos, ventilação, silêncio, iluminação, entre outros), a maioria dos respondentes afirmou estarem muito satisfeitos. O índice de satisfação cresceu de 64% em 2020 para 73% no ano de 2021.

Aliás, o home office, horário flexível e semana de 4 dias ou comprimida, são práticas flexíveis de RH implementadas na década de 2000 para estimular a qualidade de vida. Apesar de não utilizadas por anos, funcionavam durante a pandemia.

Mas assim que o contágio de Covid-19 reduziu e a vacinação avançou, dirigentes de empresas passaram a considerar o retorno gradual para os escritórios. 

Dessa maneira, surgiu o conceito que parecia representar a solução para os problemas: o modelo híbrido de trabalho – quando se passa parte do tempo de maneira presencial e outra parte virtualmente. 

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Reprodução de comportamentos do trabalho presencial no trabalho híbrido e remoto

Um dos principais achados da minha pesquisa de dissertação de mestrado na USP, em administração sobre práticas de RH e o trabalho em home office, é a importância de adequar as práticas de trabalho, gestão de pessoas, recursos humanos, colaboração, comunicação e outros, para o trabalho virtual em qualquer medida.

Portanto, eu desencorajo profissionais de todos os níveis a reproduzir o comportamento presencial no trabalho remoto integral e híbrido. Mas foi justamente isto que aconteceu nos últimos anos e eu vou explicar os motivos:

Comunicação 

Este sempre foi um problema nas empresas, mas como todos estavam no mesmo espaço, parecia “fácil” solucionar. 

Quando alguém precisava de uma informação, corria na mesa da pessoa para consegui-la e a interrompia, independente de ela estar concentrada, produzindo, em reunião ou dedicada a outro tema. 

Além disso, o WhatsApp era utilizado como ferramenta oficial e não se respeitavam os conceitos básicos de etiqueta, como evitar escrever fora do horário da jornada ou cobrar uma resposta várias vezes em um período curto. 

O imediatismo reinava.

No modelo remoto integral ou híbrido, é importante aprender a trabalhar de forma assíncrona. Isto é, quando a interação não é simultânea e cada um trabalha no assunto ou projeto em um momento diferente. 

Portanto, não se espera uma resposta imediata, a não ser em uma emergência. 

Além disso, é muito produtivo definir uma estratégia de comunicação com canais específicos para cada tipo de assunto e/ou prioridade, e há ferramentas de colaboração virtuais completas. Também é importante definir o que é realmente urgente, porque quando acontecer, o telefone sempre será a melhor solução. 

Colaboração

Colaborar significa formar um grupo de pessoas trabalhando juntas para um mesmo objetivo. Estimula a criação de novas ideias e soluções, facilita a resolução de problemas complexos e aumenta o engajamento. 

Mas o ato de colaborar está associado à confiança, e não à proximidade geográfica. No mudo presencial, criavam-se hot desking ou reuniam-se várias pessoas em uma sala para colaborarem entre si, o que não funcionava.

Tentar fazer o mesmo no trabalho remoto funciona menos ainda, porque passar horas em uma reunião virtual discutindo opiniões sem planejamento é desgastante e improdutivo. 

Aqui, o trabalho assíncrono também é a melhor solução, assim como a consciência de que os documentos e conversas precisam ser registrados de maneira adequada para que todos tenham acesso, independente de onde trabalham.

Infelizmente, não vejo que empresas estejam fazendo esforços para promover essas mudanças. O que vejo são dirigentes definindo o retorno aos escritórios sem justificativas plausíveis e tampouco uma organização adequada dos encontros presenciais.

Consequentemente, os resultados positivos do trabalho remoto e híbrido estão sendo desperdiçados, os profissionais estão insatisfeitos e a rotatividade de talentos está bem alta.

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Erros comuns na ida aos escritórios no regime híbrido

Um dos erros mais comuns é solicitar uma frequência maior nos escritórios sem um propósito bem definido. Ou seja, profissionais se deslocam para ficar em reuniões virtuais.

Contudo, deixar a decisão de quais dias atuar em home office sob responsabilidade dos próprios funcionários pode ter consequências terríveis na comunicação e colaboração.

Além disso, manter práticas e mentalidade presenciais, como trabalho síncrono e imediatismo, significa que quem estiver em casa terá mais dificuldade para acessar informações. Assim, estas pessoas terão que trabalhar muito mais para buscar respostas e realizar entregas.

Outro problema é a falta de organização e gestão do espaço. Diversas empresas reduziram de forma considerável o tamanho dos escritórios para economizar custos com aluguéis durante a pandemia. 

Isso trouxe os mesmos desafios do presencial no trabalho híbrido para hot desking: as pessoas chegam no escritório e não tem onde trabalhar. Faltam equipamentos e, além de perder o tempo com o deslocamento, também precisam esperar a organização dos recursos. 

Como resolver os problemas do trabalho remoto no trabalho híbrido?

Os erros 1, 2 e 3 dependem de uma mudança de mentalidade dos dirigentes, dos profissionais e das pessoas que trabalham no RH.

Ou seja, depende dos dirigentes investirem os recursos necessários para uma nova forma de trabalho. Depende dos profissionais fazerem sua parte e se comprometerem com as responsabilidades da sua posição. Ainda, depende das pessoas que trabalham em RH revisarem as cartilhas de gestão de pessoas e promoverem treinamentos adequados.

Ainda assim, é completamente viável. Afinal, as empresas que estiverem dispostas e aproveitarem os aprendizados da pandemia terão uma vantagem competitiva importante na atração de talentos, eficiência de custos e melhores resultados.

O erro 4 é muito mais simples de solucionar: com a implementação de uma ferramenta completa e intuitiva de gestão de espaços de trabalho híbrido, como a getdesk.

Como a getdesk pode ajudar a superar os desafios do presencial no trabalho híbrido?

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