Entender como implementar controle de ponto eletrônico é fundamental para as empresas que pretendem realizar um registro eficiente e seguro, nos parâmetros legais. Com tantas opções à disposição, como escolher o melhor?
Registrar o horário de entrada, saída e pausa dos colaboradores é uma das principais responsabilidades diárias da empresa. A ação, prevista e regulamentada pela legislação brasileira, auxilia os gestores a controlar a carga horária de trabalho de seus profissionais, garantindo a assertividade de remuneração e garantia de direitos.
Os textos legais preveem 3 maneiras para realizar o registro de ponto dos profissionais: manual, mecânico e eletrônico. Fica a cargo da empresa escolher aquele que melhor atende às suas necessidades, mas nem todos garantem as mesmas vantagens.
Neste sentido, o ponto eletrônico tem ganhado cada vez mais espaço nas companhias, tornando-se um favorito. Com o auxílio da tecnologia e o amparo legal para sua implementação, o registro pode ocorrer por vias biométricas (digitais, reconhecimento facial), senha e outros. Ainda, com a ajuda de um sistema especializado e informatizado, todos os processos finais, como cálculos e contas, são automatizados.
Mas como implementar controle de ponto eletrônico na empresa da melhor maneira? Para te ajudar com todos os detalhes, a getedesk preparou este conteúdo com as melhores dicas para você. Continue conosco até o final e boa leitura.
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Controle de ponto eletrônico: o que é e como funciona?
O ponto eletrônico é o registro dos horários de atividade dos profissionais por meio de um sistema informatizado. O equipamento eletrônico pode fazer a marcação por fatores biométricos, como digital e reconhecimento facial, cartão de ponto ou senha.
Utilizando-se da tecnologia e com softwares especializados, todos os dados e registros são armazenados com segurança e praticidade, conforme a legislação vigente. Para tanto, o equipamento necessário para a empresa é uma máquina de registro de ponto eletrônico
O ponto eletrônico possibilita muito mais do que apenas o registro dos horários de entrada, saída e pausas dos colaboradores. Ele auxilia e aprimora a gestão de profissionais, com o estabelecimento e monitoramento da jornada dos trabalhadores, bem como a coerência legislativa, garantindo a adequação da empresa com as determinações legais.
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Obrigatoriedade do registro de ponto
Todas as empresas que contam com um corpo de profissionais superior a 20 colaboradores têm a obrigatoriedade de registrar os horários de trabalho. Contudo, a legislação trabalhista não especifica a maneira para o controle, prevendo 3 maneiras para a ação: manual, mecânico ou eletrônico.
Conforme determina a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT):
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Tipos de controle de ponto eletrônico
Existem 3 tipos principais de ponto eletrônico disponíveis para as empresas brasileiras:
- Cartão de ponto;
- Biometria;
- Digital.
Cartão de ponto
O registro de ponto eletrônico com cartão é um dos mais tradicionais, utilizado em diversas empresas. Em geral, este cartão pode ser um crachá ou cartões de acesso, de uso individual e pessoa.
Por isso, o mecanismo de registro de ponto pode ser implementado em catracas ou portas de acesso à empresa, para o profissional registrar sua entrada e a saída.
Ainda que o modelo traga simplicidade e facilidade, o cartão de ponto possui falhas de segurança, visto que apenas seu porte físico é suficiente para registrar os horários do colaborador.
Biometria
O registro de ponto por biometria utiliza características físicas do profissional para registro de seus horários de trabalho, principalmente a partir da impressão digital ou reconhecimento facial. Assim como o cartão, é possível utilizar a biometria em acessos à empresa, a fim de registrar a entrada do colaborador e seu ponto em uma única ação.
A principal vantagem do registro de ponto biométrico é evitar que um profissional registre o horário em nome de outro, colaborando para uma maior assertividade nas marcações e impedindo a fraude.
Ponto eletrônico digital
O registro de ponto eletrônico digital é uma das formas mais seguras e assertivas de anotar os horários de atividade dos profissionais. Com um sistema confiável, os colaboradores podem acessar seu registro por computadores, celulares ou tablets, possibilitando aqueles que atuam em regime remoto, fora do espaço físico da empresa, registrarem seus horários.
A gestão por ponto eletrônico digital possibilita o gerenciamento das horas trabalhadas, eventuais faltas dos profissionais, existência de banco de horas e cumprimento de horas extras e noturnas em um único sistema. A empresa, por sua vez, deve implementar o programa escolhido na rotina da empresa e cadastrar os funcionários na plataforma para poderem usá-lo.
O registro de ponto eletrônico digital também pode oferecer:
- Biometria digital;
- Reconhecimento facial;
- Ponto móvel (mobile);
- Ponto offline;
- Registro de ponto com geolocalização (GPS).
Com métodos modernos de controlar a jornada, o registro torna-se mais prático, rápido e possível em diversas circunstâncias, aumentando as possibilidades de atuação dos colaboradores.
Vantagens do registro de ponto eletrônico
- Praticidade no registro dos horários de entrada, saída e pausas dos profissionais;
- Eficiência no controle de ponto de colaboradores remotos;
- Precisão e assertividade no registro de horas extras, noturnas e banco de horas;
- Diminuição de fraudes e inconsistências;
- Redução de processos trabalhistas mediante cumprimento das determinações legais;
- Redução de custos para as empresas.
Como implementar controle de ponto eletrônico?
Com tantos sistemas e softwares à disposição da empresa, como escolher o melhor registro eletrônico de ponto?
Antes de tomar a decisão final, é preciso se atentar a uma série de questões fundamentais, para garantir a implementação de um sistema eficiente, prático, que atende a todas as necessidades da companhia sem comprometer a rotina dos profissionais.
Por isso, a getdesk preparou a melhores dicas de como implementar controle de ponto eletrônico:
1. Pesquise as opções disponíveis
Pesquisar as opções disponíveis para sua empresa é fundamental para a tomada de decisão, ainda que seja o primeiro passo. Aqui, se atente a alguns pontos e critérios como:
- Requisitos de instalação — custos de implementação e manutenção;
- Funcionalidades oferecidas;
- Suporte e treinamento aos usuários;
- Facilidade e simplicidade no dia a dia;
- Mobilidade;
- Reputação da marca — procure por opiniões, feedbacks e depoimentos de outros usuários;
- Preços e planos disponíveis.
Se atentar ao cumprimento da legislação vigente é fundamental antes de contratar uma solução de registro de ponto eletrônico. Priorize as plataformas com registro CNPJ e habilitação do Ministério do Trabalho, que atuam conforme as determinações da Portaria 1510 e 373.
2. Procure por sistemas simples e com funcionalidades úteis
O registro de ponto é apenas uma das funcionalidades, mas que impacta diversas outras responsabilidades da empresa. O maior exemplo é a remuneração de horas trabalhadas.
Já pensou contratar uma solução que apenas registra os horários de atividade de cada colaborador? Sem outras funcionalidades, você se encarrega de calcular o total de horas e a remuneração individual.
Ou seja, procure por sistemas que otimizem diversos processos e simplifiquem a rotina de gestão, descomplicando etapas e automatizando o RH. Alguns pontos aos quais você pode se atentar são:
- Mobilidade: como os profissionais acessam o ponto? As melhores soluções disponibilizam download via desktop (computador) e dispositivos móveis (celulares e tabletes) para que ambas as partes — colaborador e gestores — acessem as informações necessárias quando precisarem.
- Necessidade de internet: o trabalhador consegue registrar o ponto mesmo quando não estiver conectado a uma rede Wi-fi?
- Segurança e privacidade: com tantas informações pessoais registradas, é fundamental garantir um sistema seguro e antifraude.
- Lembretes;
- Uso compartilhado;
- Armazenamento em nuvem.
3. Pense nos processos de RH
A implementação deste sistema terá impacto direto nos processos realizados pelo RH da empresa. Por isso, antes de escolher e tomar a decisão final, pense nas principais tarefas afetadas:
- Automação dos cálculos de fechamento da folha;
- Automação de cálculos de horas normais e extras;
- Digitalização da folha de ponto;
- Formação e organização dos horários;
- Emissão de relatórios para o eSocial;
- Elaboração do banco de horas.
Além disso, é importante que o RH disponha de indicadores comparativos de produtividade, com análises de antes e depois da implementação do sistema de ponto eletrônico.
4. Reúna times para cuidar da implementação
Antes de realizar a transição para o registro de ponto eletrônico, reúna diferentes times da empresa, como RH e TI, para avaliar e cuidar da implementação do novo sistema.
Assim, coordena-se todas as etapas de transição, garantindo o tempo certo para treinar os colaboradores e comunicar as novas etapas de registro de ponto.
Com os times trabalhando juntos, é possível economizar tempo e obter sucesso em menos tempo, sem esforços maiores.
5. Treine os profissionais
Antes de inserir a solução de registrode ponto eletrônico na rotina de todos os colaboradores da empresa, treinar os profissionais e informá-los sobre a implementação de um novo sistema é fundamental para a avaliação de resultados.
Portanto, ofereça explixações e treinamentos sobre a plataforma escolhida, mostre como realizar o registro, as regras de uso e os procedimentos em caso de esquecimento ou inconsistências.
getdesk: a melhor solução para registro de ponto eletrônico
Para implementar controle de ponto eletrônico de forma eficiente e prática, a empresa pode contar com sistemas e softwares especializados que realizam e armazenam todos os registros.
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
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