Saber como gerenciar escritórios flexíveis é essencial para empresas que adotam o modelo híbrido e buscam otimizar o uso do espaço de trabalho. Esse formato oferece benefícios como redução de custos, maior produtividade e mais autonomia para os colaboradores. Por outro lado, exige um gerenciamento eficiente para garantir que tudo funcione sem imprevistos e conflitos indesejados.
Espaços de trabalho flexíveis ganharam popularidade por possibilitarem aos profissionais escolherem o melhor ambiente para suas atividades diárias. No entanto, sem uma estratégia bem definida, a ocupação do espaço pode se tornar desorganizada, afetando a experiência dos colaboradores e a eficiência do time.
Além disso, a gestão desses escritórios precisa equilibrar escalas de trabalho, integração entre equipes e o uso de tecnologias para reservas de espaços. Uma administração eficaz não apenas melhora a logística do ambiente, mas também fortalece a cultura organizacional e mantém o engajamento dos funcionários.
Com objetivo de ajudar você a entender como gerenciar escritórios flexíveis, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
O que são escritórios flexíveis?
Escritórios flexíveis são espaços de trabalho que representam uma alternativa aos ambientes tradicionais. Esses locais fornecem aos colaboradores diferentes localidades para proporcionar diferentes maneiras de trabalhar.
Assim, diferente de um escritório tradicional, em que cada colaborador possui sua mesa, cada gestor tem a sua sala e existem salas de reunião, os escritórios flexíveis promovem a integração entre todos e eliminam barreiras físicas de contato.
Esse tipo de ambiente também pode ser facilmente modificado, sem a necessidade de grandes reformas ou obras, bem como podem ser reconfigurados para atender equipes de diversos tamanhos e com diferentes demandas.
Sendo assim, um escritório flexível é ideal para companhias que adotam rotinas flexíveis, especialmente o trabalho híbrido, justamente em razão da adaptabilidade oferecida. Porém, para obter esses benefícios, é preciso entender, em primeiro lugar, como gerenciar escritórios flexíveis.
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Quais as vantagens de um espaço de trabalho flexível?
Existem diversas vantagens na adoção de um espaço de trabalho flexível, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Dentre esses benefícios, podemos destacar:
1. Redução de custos operacionais
Um escritório flexível proporciona a redução de custos para a empresa. Como uma de suas principais características é ser adaptável, torna-se possível realizar mudanças no ambiente, sem recorrer a grandes reformas.
E, como facilita a atuação em escalas, a empresa consegue poupar recursos empregados em contas fixas, como energia, manutenção e limpeza. Por sua vez, também possibilita reduzir o valor do aluguel.
Com essas economias, a companhia pode realizar investimentos em setores mais estratégicos, favorecendo o crescimento a longo prazo.
2. Produtividade da equipe
Como as estações do escritório flexível não são fixas, os colaboradores podem escolher qual espaço é mais adequado para suas demandas em determinado dia. Sendo assim, eles podem optar por trabalhar em mesas compartilhadas, salas privativas e organizar reuniões.
Desse modo, a variação de ambientes proporciona maior foco e atenção, além de favorecer a criatividade. Isso também colabora para reduzir o estresse no ambiente de trabalho e incentiva a integração entre todos, já que podem conversar com gestores, colegas de times e pessoas de outras equipes.
Este contexto favorece a produtividade, uma vez que os colaboradores contam com a autonomia de escolherem seus lugares a depender das demandas e podem estabelecer conversas estratégicas conforme a necessidade.
3. Estímulo ao networking
O networking entre colegas de trabalho é tão importante quanto o contato com pessoas externas à empresa. Neste cenário, um escritório flexível promove o contato entre profissionais de diferentes áreas, justamente por não existirem tantas barreiras físicas.
Por sua vez, uma maior rede de contatos entre os colaboradores consegue criar oportunidades de parcerias entre diferentes setores, o que facilita a troca de ideias e estimula a inovação.
4. Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
A preocupação com ESG e sustentabilidade cresce cada vez mais entre companhias do mundo todo. E contar com um escritório flexível colabora para tornar a empresa mais sustentável.
Com um espaço reduzido, é mais fácil usar recursos, como água e eletricidade, de forma mais eficiente, o que colabora para reduzir o desperdício.
Ademais, o compartilhamento de espaço reduz a pegada de carbono, fazendo com que o escritório esteja alinhado com os valores ESG da companhia.
Como gerenciar espaço de trabalho flexível?
Saber como gerenciar espaço de trabalho flexível ainda é um desafio para muitos gestores. Afinal, lidar com esse formato é uma novidade.
Mas, com as estratégias corretas e o uso de tecnologias, é possível superar essas barreiras e otimizar a gestão do workplace.
Com o objetivo de ajudar você a entender em detalhes como realizar esse processo, listamos algumas dicas essenciais. Confira:
1. Defina as escalas das equipes
Um escritório flexível não precisa ser grande, com um bom projeto é viável ofertar um ambiente confortável. Além disso, os colaboradores podem atuar de forma híbrida, desse modo, o espaço não precisa comportar todos de uma única vez.
Porém, para esse sistema funcionar é necessário organizar as escalas de trabalho presencial assertivamente.
Como esses escritórios geralmente não comportam todos os colaboradores ao mesmo tempo, a falta de controle pode gerar superlotação em áreas comuns e salas de reunião — comprometendo a produtividade e até mesmo o relacionamento entre as equipes.
Uma boa prática é definir, com os times, os dias em que cada colaborador estará presencialmente. Isso pode ser feito por meio de escalas ou sistemas de reservas, busque uma forma de registrar as escalas. O importante é que a alternância entre o remoto e o presencial faça sentido para os colaboradores, respeite a cultura organizacional e esteja alinhada às demandas do negócio.
Além disso, contar com ferramentas tecnológicas, como softwares de gestão de espaços, agendamento de salas e análise de ocupação, pode tornar o processo mais ágil, reduzindo conflitos e otimizando o uso dos recursos.
2. Use tecnologias
A tecnologia é a principal aliada de como gerenciar escritórios flexíveis, especialmente na rotina híbrida. A razão disso é que os colaboradores precisam estabelecer uma boa comunicação para garantir entregas de qualidade e manter o alinhamento do time.
Nesse contexto, ferramentas de reservas de estações de trabalho tornam-se indispensáveis em empresas que adotam modelos de espaços flexíveis ou rotativos.
Essas soluções permitem que as equipes organizem suas rotinas no presencial por poderem solicitar um espaço de trabalho com antecedência, o que evita contratempos e garante um ambiente adequado sempre que precisarem ir ao escritório.
Além dessas soluções, ferramentas de comunicação e gestão de projetos permitem acompanhar tarefas, projetos e prazos com mais clareza, além de viabilizarem o acompanhamento do progresso das demandas entre colegas. Isso resulta em uma rotina mais funcional.
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3. Estabeleça comunicação eficiente
Como vimos, a comunicação é um dos pilares do sucesso de qualquer negócio, especialmente quando falamos sobre a gestão de espaços de trabalho rotativo.
Por isso, entender e aplicar métodos de comunicação virtual e assíncrona é essencial para garantir que todos, independentemente de estarem no escritório ou em home office, tenham acesso às mesmas informações e possam colaborar de forma eficaz.
Esses canais permitem que as equipes acompanhem demandas, projetos e atualizações em tempo real, mantendo o alinhamento entre quem está presencialmente e quem trabalha remotamente. Ou seja, a comunicação deixa de ser um obstáculo e passa a ser uma ponte entre os diferentes formatos de trabalho.
4. Seja flexível
Adotar o modelo híbrido permite que a empresa amplie suas possibilidades de atrair e reter talentos, não apenas localmente, mas em qualquer parte do país — e até do mundo.
Para isso, é essencial ter flexibilidade e sensibilidade para compreender a realidade de cada colaborador, respeitando suas necessidades e maneiras de trabalhar. Essa adaptabilidade é, justamente, um dos grandes diferenciais dos espaços de trabalho rotativos.
5. Fortaleça a cultura da empresa
Ao implementar o modelo rotativo, é essencial reforçar a cultura organizacional, garantindo que todos os colaboradores, independentemente de onde estejam, se sintam parte do mesmo time. Para isso, os gestores devem desenvolver estratégias de engajamento alinhadas aos valores da empresa.
Uma ótima forma de promover essa conexão é por meio de eventos e encontros que reforcem a identidade da equipe. Esses momentos podem ser presenciais, híbridos ou totalmente online — o mais importante é que sejam inclusivos e relevantes. Confira algumas ideias:
- Workshops sobre temas ligados ao setor de atuação;
- Capacitações voltadas para desenvolvimento de hard e soft skills;
- Imersões que fortaleçam o senso de pertencimento e propósito;
- Happy hours para promover a integração de forma leve e descontraída;
- Eventos comemorativos, como aniversários da empresa, festas de fim de ano e datas especiais.
Essas ações aproximam as pessoas e fazem com que elas tenham maior contato e reforçam a identidade da organização, mesmo em um cenário de trabalho flexível.
Para gerenciar escritórios flexíveis, conte com a getdesk
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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