O modelo de trabalho híbrido tem se popularizado entre as empresas brasileiras. Porém, controlar as frequências no escritório pode ser um desafio, uma vez que, existe uma limitação de lugares no ambiente. Sendo assim, é preciso avaliar quais as soluções disponíveis para evitar problemas como a superlotação de espaços. E, uma resposta efetiva é a implementação de sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho.
As plataformas de reserva de estação de trabalho são um recurso altamente tecnológica destinado a otimizar a gestão do escritório. E, com o aumento do trabalho híbrido no contexto nacional, elas têm se consolidado como uma importante ferramenta de trabalho para o acompanhamento e gestão da rotina híbrida.
Porém, bem como a contratação de outras categorias de softwares é de extrema relevância compreender de forma detalhada o funcionamento desses sistemas. Diante de tantas opções no mercado, também é preciso compreender quais aspectos avaliar para realizar a melhor escolha.
A fim de auxiliar nesse processo decisório tão importante, a getdesk preparou este conteúdo completo. Então, se você quer entender como escolher sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho mais adequado para o seu negócio, continue conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
O que é um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
As soluções de reserva de mesa e salas de reuniões foram desenvolvidas com objetivo de facilitar a gestão de workplace, ou seja, do espaço de trabalho. Comumente, o acesso a elas pode ser feito remotamente. Desse modo, essas ferramentas tornam-se relevantes, principalmente, para empresas que atuam no modelo híbrido, porque permitem aos funcionários fazer reservas mesmo a distância.
O funcionamento desses sistemas ocorre com base no mapeamento dos ambientes do escritório. Com isso, as plataformas disponibilizam uma espécie de banco de informações sobre as áreas de trabalho. A partir disso, os funcionários reservam os locais que precisarão utilizar para uma determinada data ou ocasião.
Para isso, o software apresenta o status de ocupação dos espaços no escritório. Por sua vez, esses dados ficam disponíveis tanto na plataforma web, quanto no aplicativo. Assim, quando surge a necessidade de reservar um espaço de trabalho, o colaborador faz seu acesso e visualiza quais os lugares livres.
Além da possibilidade de reservas de espaços de trabalhos, soluções como a getdesk oferecem também os seguintes recursos:
- Visualização de calendário com a disponibilidade dos espaços;
- Informações sobre a presença de cada funcionário;
- Relatórios de uso;
- Controle de ponto por reconhecimento facial.
Por que usar sistemas para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
Softwares de gestão do espaço de trabalho trazem impactos positivos para o clima organizacional de qualquer empresa, e a sua implementação é capaz também de promover inúmeras melhorias. A seguir, explicaremos esses pontos com mais detalhes, acompanhe.
Gestão do espaço físico do escritório
Como mencionado, um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho visa otimizar a gestão do escritório. Isso é relevante por diversas razões. Uma das principais delas é a visão assertiva sobre a quantidade colaboradores em trabalho presencial, bem como os dias em que o escritório fica mais cheio.
Saber desses detalhes permite que departamento pessoal tenha clareza sobre a efetividade da jornada hibrida ou presencial. Assim, realizar análises de pontos como assiduidade, faltas ou atrasos – informações consultadas por meio do controle de ponto. A partir disso, se torna mais viável a compreensão a respeito de qual modelo de trabalho é mais efetivo.
Para além, esse tipo de sistema torna-se um aliado na redução de custos. Afinal, com o software, há uma maior facilidade da organização das escalas presenciais. E para empresas cujo tamanho do escritório não comporta todos os colaboradores ao mesmo tempo, usar essa ferramenta pode evitar gastos elevados com reformas e o aluguel de novos espaços. Já que facilita a rotatividade no trabalho presencial.
Redução de custos
Na rotina híbrida, esse tipo de sistema representa um aliado na promoção da redução de custos. Com o software, há uma maior facilidade da organização das escalas presenciais. Isso permite que a empresa possa trabalhar com um escritório reduzido, já que não há necessidade de comportar todos os colaboradores de uma única vez.
Também permite diminuir os investimentos empregados na manutenção do espaço de trabalho. Pois, como o ambiente é menor, gastos como energia elétrica, água, e aluguel, consequentemente, tendem a ser menos custosos, bem como, custos com equipamentos e internet.
Melhor organização da escala de trabalho híbrida
A organização da rotina do trabalho híbrido demanda alto grau de atenção do setor de gestão de pessoas. Pois, caso existam inconsistências na escala de trabalho, pode acontecer a superlotação do escritório. Isso, por consequência, pode ocasionar situações inconvenientes, um colaborador não encontrar o espaço apropriado para trabalhar.
Quando a empresa possui um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho, o risco de as situações mencionadas acima ocorrerem é reduzido. Pois, nos dias anteriores a visita ao escritório, o colaborador já consegue reservar os locais que irá usar naquela data.
Isso também promove benefícios para o time de RH. Pois, com a presença do software, o RH consegue realizar um acompanhamento assertivo das presenças no escritório. Dispensando a realização do controle manual.
Aumento da produtividade
Com a plataforma de reserva de mesas e salas, quando surge a necessidade de ir ao escritório, os colaboradores já chegam com seus lugares “marcados”. Dessa maneira, eles não perdem tempo buscando onde irão se sentar, ou, se tem cadeiras livres perto do seu time.
Na própria plataforma de reservas, eles conseguem observar quem já fez suas reservas para a mesma data. E, com isso, podem escolher sentar-se perto de seus gestores e outros membros da sua equipe.
Além disso, a gestão de tempo em relação produtividade também melhora. Já que, o dia de trabalho pode se iniciar diretamente com a realização de demandas, e, não com a busca por um lugar livre. Isso impacta positivamente o nível de entregas e a produtividade dos colaboradores.
Maior engajamento entre as equipes
A adoção do modelo de trabalho híbrido permite aos colaboradores aproveitarem a flexibilidade do trabalho remoto sem perder o contato com seus colegas de trabalho. A interação entre as equipes é um aspecto muito relevante, pois facilita interação social, bem como a troca de ideias e a comunicação interna entre os colaboradores.
E os softwares de agendamento de escritório permitem um contato ainda maior entre os times porque com ele, os colaboradores conseguem visualizar quem estará presente na mesma data no escritório e podem escolher mesas e salas junto aos membros da sua equipe. Dessa maneira, as pessoas se aproximam, levando a um maior engajamento interno entre os membros das equipes.
Retenção de talentos
Um ambiente organizado e saudável favorece a retenção de talentos na empresa. Com um sistema de gestão de salas de reunião e mesas de trabalho, a rotina no escritório se torna mais produtiva. Isso faz com que os colaboradores se sintam mais motivados e engajados em suas demandas.
Dessa maneira, o índice de rotatividade de colaboradores, o turnover, pode diminuir. Por sua vez, promove melhorias nas entregas e realização dos projetos em seu negócio, já que, não há interrupções ocasionadas pela saída de funcionários.
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Como escolher um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
Como foi possível perceber, implementar um eficiente sistema de gestão de salas de reunião e mesas impacta positivamente todos os segmentos de um negócio. Contudo, para alcançar esses benefícios, é necessário realizar uma escolha acertada sobre o software. E isso depende de avaliar os aspectos que envolvem as necessidades da empresa e as funcionalidades oferecidas.
A escolha de um sistema de agendamento de mesas e salas é uma decisão estratégica. Por essa razão, o primeiro passo é fazer um levantamento sobre quais as problemáticas enfrentadas pela sua empresa e como essas ferramentas auxiliam a superar tais desafios. Um bom exemplo: existe superlotação do escritório e isso interfere na organização da escala híbrida.
Em segundo lugar, é relevante considerar o conjunto de funcionalidades disponibilizados pelos sistemas, pois alguns sistemas podem oferecer recursos para além das reservas, como controle de ponto, relatórios de horas, entre outros.
Outro aspecto a ser considerado é a facilidade uso. Afinal, o objetivo de implementar uma ferramenta deste tipo é melhorar a rotina de trabalho dos colaboradores. Sendo assim, o software escolhido deve oferecer uma boa experiência do usuário. Portanto, é crucial que com poucos cliques os colaboradores consigam realizar e acessar suas solicitações. Para testar isso, considere plataformas que oferecem período de teste grátis.
Por fim, mas não menos relevante, avalie o custo-benefício da solução. Ainda que o setor financeiro possa pressionar para adotar a solução mais barata, nem sempre ela será a mais adequada para sua realidade. Por essa razão, busque pelas plataformas que combinam os aspectos mencionados e que caibam no orçamento.
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Conheça o sistema de reservas de mesas e salas getdesk!
A getdesk é um sistema online para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho. Essa plataforma foi desenvolvida a fim de otimizar a organização do escritório. Com essa solução, as reservas podem ser realizadas de forma prática e rápida por meio do aplicativo ou da versão web.
Para agendar um espaço no escritório, basta o colaborador realizar o login e escolher o dia e horário que irá ao escritório. Após a escolha da data, os espaços disponíveis ficarão visíveis, então, é só selecionar a estação de trabalho mais apropriada para as demandas da data (mesa, sala individual, sala de reunião, etc.).
Com essa ferramenta, as chances de superlotação no escritório são reduzidas. Assim, não há riscos de um colaborador ir até o local e não encontrar uma área apropriada para trabalhar porque, antes mesmo de sair de casa, ele reserva sua mesa ou sala de reunião.
Outro benefício é o controle de frequência, o qual é feito pelo trabalhador pelo app ou plataforma web. Dessa forma, o RH não precisa conferir manualmente quem foi ao escritório, pois, ao fazer o registro de entrada, pode-se ter acesso à localização do funcionário.
Além disso, todos os dados sobre check-in ficam armazenados na plataforma. Então, caso exista a necessidade de realizar um relatório sobre a efetividade do modelo híbrido, ele poderá ser feito de maneira automatizada.
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Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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