Com o advento do trabalho híbrido e modelos flexíveis, o espaço de trabalho corporativo deixou de ser um local de uso fixo para todos os colaboradores. As empresas agora enfrentam o desafio de gerenciar o uso dinâmico de recursos como salas de reunião e mesas de trabalho.
Assim, é nesse contexto que o sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho se torna uma ferramenta essencial, transformando um potencial caos de agendamentos e desencontros em uma operação fluida e eficiente.
Este artigo irá explorar como um sistema de gestão de espaços pode solucionar os problemas comuns da rotina de escritórios, apresentar os recursos que você deve procurar e demonstrar como essa tecnologia não apenas otimiza o uso do espaço físico, mas também impulsiona a produtividade e a colaboração.
A fim de auxiliar nesse processo decisório tão importante, a getdesk preparou este conteúdo completo. Então, se você quer entender como escolher sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho mais adequado para o seu negócio, continue conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
- O que é um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
- Benefícios de implementar um sistema de gestão de espaços
- Como escolher um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
- Passo a passo para escolher um sistema de reservas
- Perguntas Frequentes sobre sistema de reservas de mesas
- O impacto estratégico do sistema de gestão de espaços:
- Conheça o sistema de reservas de mesas e salas getdesk!
- A getdesk é confiável?
O que é um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
Um sistema de gestão de espaços é um software projetado para gerenciar a reserva e o uso de recursos dentro de um ambiente de trabalho. Ele permite que colaboradores agendem salas de reunião, mesas (hot desking) ou outros recursos de forma simples e intuitiva, geralmente por meio de aplicativos mobile ou web.
A funcionalidade vai muito além de um simples calendário compartilhado. Além disso, ele oferece visibilidade em tempo real sobre a ocupação dos espaços, automatiza o processo de reserva e coleta dados valiosos sobre como o escritório é realmente utilizado.
Assim, essa inteligência de dados é fundamental para empresas que buscam tomar decisões estratégicas sobre o layout, a capacidade e até mesmo a necessidade de seus espaços físicos.
Benefícios de implementar um sistema de gestão de espaços
Adotar um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho é mais do que uma tendência; é uma estratégia para otimizar operações e custos. Então, abaixo, detalhamos os principais benefícios.
1. Otimização de recursos e redução de custos
Com dados em tempo real, você pode entender quais espaços são mais utilizados e quais estão subaproveitados. Isso permite tomar decisões informadas sobre a necessidade de mais ou menos salas, ou de um layout diferente. Um sistema de “no-show” automático, por exemplo, libera uma reserva não utilizada, evitando que um recurso fique bloqueado desnecessariamente e gerando uma economia de até 30% em custos operacionais e de manutenção.
2. Aumento da produtividade e foco do colaborador
A busca por uma sala disponível é um dos maiores gargalos da rotina corporativa. Com um software de agendamento, o colaborador pode reservar um espaço em segundos, de qualquer lugar, evitando perda de tempo e frustração. Além disso, a integração com calendários (Google Calendar, Outlook) também garante que todos estejam na mesma página, reduzindo conflitos de agendamento.
3. Melhoria na experiência do colaborador
Um sistema intuitivo melhora a experiência de todos. Seja na reserva de uma mesa específica com monitor extra ou na busca por uma sala com projetor, a facilidade de uso do software contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e agradável.
4. Tomada de decisão baseada em dados
Com relatórios detalhados sobre a taxa de ocupação, horários de pico e preferências de recursos, gestores têm em mãos as informações necessárias para um planejamento estratégico. Nesse sentido, esses insights são valiosos para justificar investimentos, realinhar políticas de trabalho e garantir que o espaço físico da empresa esteja alinhado com as necessidades reais dos colaboradores.
5. Maior engajamento entre as equipes
A adoção do modelo de trabalho híbrido permite aos colaboradores aproveitarem a flexibilidade do trabalho remoto sem perder o contato com seus colegas de trabalho. A interação entre as equipes é um aspecto muito relevante, pois facilita interação social, bem como a troca de ideias e a comunicação interna entre os colaboradores.
E os softwares de agendamento de escritório permitem um contato ainda maior entre os times porque com ele, os colaboradores conseguem visualizar quem estará presente na mesma data no escritório e podem escolher mesas e salas junto aos membros da sua equipe. Dessa maneira, as pessoas se aproximam, levando a um maior engajamento interno entre os membros das equipes.
6. Retenção de talentos
Um ambiente organizado e saudável favorece a retenção de talentos na empresa. Com um sistema de gestão de salas de reunião e mesas de trabalho, a rotina no escritório se torna mais produtiva. Isso faz com que os colaboradores se sintam mais motivados e engajados em suas demandas.
Dessa maneira, o índice de rotatividade de colaboradores, o turnover, pode diminuir. Por sua vez, promove melhorias nas entregas e realização dos projetos em seu negócio, já que, não há interrupções ocasionadas pela saída de funcionários.
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Como escolher um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho?
Como foi possível perceber, implementar um eficiente sistema de gestão de salas de reunião e mesas impacta positivamente todos os segmentos de um negócio. Contudo, para alcançar esses benefícios, é necessário realizar uma escolha acertada sobre o software. E isso depende de avaliar os aspectos que envolvem as necessidades da empresa e as funcionalidades oferecidas.
A escolha de um sistema de agendamento de mesas e salas é uma decisão estratégica. Por essa razão, o primeiro passo é fazer um levantamento sobre quais as problemáticas enfrentadas pela sua empresa e como essas ferramentas auxiliam a superar tais desafios. Um bom exemplo: existe superlotação do escritório e isso interfere na organização da escala híbrida.
Em segundo lugar, é relevante considerar o conjunto de funcionalidades disponibilizados pelos sistemas, pois alguns sistemas podem oferecer recursos para além das reservas, como controle de ponto, relatórios de horas, entre outros.
Outro aspecto a ser considerado é a facilidade uso. Afinal, o objetivo de implementar uma ferramenta deste tipo é melhorar a rotina de trabalho dos colaboradores. Sendo assim, o software escolhido deve oferecer uma boa experiência do usuário.
Portanto, é crucial que com poucos cliques os colaboradores consigam realizar e acessar suas solicitações. Para testar isso, considere plataformas que oferecem período de teste grátis.
Por fim, mas não menos relevante, avalie o custo-benefício da solução. Ainda que o setor financeiro possa pressionar para adotar a solução mais barata, nem sempre ela será a mais adequada para sua realidade. Por essa razão, busque pelas plataformas que combinam os aspectos mencionados e que caibam no orçamento.
Passo a passo para escolher um sistema de reservas
- Identifique os desafios da empresa: faça analise os principais problemas enfrentados no gerenciamento do espaço e como um sistema pode resolvê-los.
- Liste as funcionalidades essenciais: verifique quais recursos são indispensáveis, como reserva de mesas, controle de ponto e relatórios de uso.
- Avalie a usabilidade do sistema: dê preferência para uma plataforma intuitiva, que permita reservas rápidas e sem complicações para os colaboradores.
- Teste antes da implementação: prefira soluções que ofereçam período de teste grátis para avaliar o desempenho e a compatibilidade com a empresa.
- Compare custo-benefício: considere a relação entre funcionalidades, qualidade e preço para garantir a melhor escolha dentro do orçamento.
Perguntas Frequentes sobre sistema de reservas de mesas
É um sistema de reserva de mesas de trabalho não fixas. Os colaboradores podem reservar uma mesa para o dia ou por um período específico, ideal para modelos de trabalho híbridos onde nem todos estão no escritório ao mesmo tempo.
O check-in automático libera a reserva caso o colaborador não chegue ao local dentro de um tempo estipulado. Isso evita o “no-show” e garante que o espaço não fique bloqueado por quem não irá utilizá-lo, otimizando o uso dos recursos.
Sim, muitos sistemas modernos se integram com soluções de videoconferência como Google Meet e Microsoft Teams. Ao agendar uma sala, a ferramenta pode automaticamente gerar o link da reunião, tornando o processo mais ágil e eficiente.
O impacto estratégico do sistema de gestão de espaços:
A adoção de um sistema para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho é uma decisão estratégica que alinha a infraestrutura física de uma empresa com as novas dinâmicas de trabalho.
Então, ao automatizar reservas, fornecer dados valiosos e otimizar o uso do espaço, essa tecnologia se torna um pilar para aumentar a produtividade, reduzir custos e criar um ambiente de trabalho mais colaborativo e eficiente. Não é apenas sobre gerenciar espaços, mas sobre gerenciar o sucesso da sua equipe.
Conheça o sistema de reservas de mesas e salas getdesk!
A getdesk é um sistema online para gestão de salas de reunião e mesas de trabalho. Essa plataforma foi desenvolvida a fim de otimizar a organização do escritório. Com essa solução, as reservas podem ser realizadas de forma prática e rápida por meio do aplicativo ou da versão web.
Para agendar um espaço no escritório, basta o colaborador realizar o login e escolher o dia e horário que irá ao escritório. Após a escolha da data, os espaços disponíveis ficarão visíveis, então, é só selecionar a estação de trabalho mais apropriada para as demandas da data (mesa, sala individual, sala de reunião, etc.).
Com essa ferramenta, as chances de superlotação no escritório são reduzidas. Assim, não há riscos de um colaborador ir até o local e não encontrar uma área apropriada para trabalhar porque, antes mesmo de sair de casa, ele reserva sua mesa ou sala de reunião.
Outro benefício é o controle de frequência, o qual é feito pelo trabalhador pelo app ou plataforma web. Dessa forma, o RH não precisa conferir manualmente quem foi ao escritório, pois, ao fazer o registro de entrada, pode-se ter acesso à localização do funcionário.
Além disso, todos os dados sobre check-in ficam armazenados na plataforma. Então, caso exista a necessidade de realizar um relatório sobre a efetividade do modelo híbrido, ele poderá ser feito de maneira automatizada.
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A getdesk é confiável?
Sim, a getdesk é confiável! A principal razão para isso é que a segurança da informação e a privacidade são prioridades e em todos os processos da marca são consideradas as normas previstas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, para proteger a privacidade dos clientes e usuários são empregadas diversas ferramentas físicas, eletrônicas e gerenciais para garantir a confidencialidade, integridade e inviolabilidade dos seus dados.
Sendo assim, essas soluções levam em conta a natureza dos dados solicitados, para evitar riscos de violações que possam comprometer os direitos do titular das informações.
Adotamos também medidas de segurança compatíveis com os riscos envolvidos, além de controles rigorosos de acesso às informações armazenadas. Entre as principais estratégias implementadas estão:
- Restrição de acesso aos dados pessoais e informações sensíveis apenas a pessoas devidamente autorizadas;
- Armazenamento em um ambiente seguro e confiável;
- Disponibilização das informações para consulta somente mediante a assinatura de um compromisso de confidencialidade.
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Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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