O Departamento Pessoal realiza tarefas burocráticas e financeiras referentes às relações trabalhistas de uma empresa, que envolvem diversos processos importantes, mas que podem ser repetitivos. Existem diversas ferramentas para o Departamento Pessoal que ajudam na automatização de processos, trazendo rapidez e desempenho.
As tarefas realizadas pelo Departamento Pessoal fazem um papel extremamente importante para o funcionamento de uma empresa. Apesar de muitas pessoas não saberem diferenciar o papel do DP com o do Recursos Humanos, suas atividades garantem a satisfação dos colaboradores e a credibilidade do negócio.
Responsável por certas atividades burocráticas, administrativas e financeiras, o Departamento Pessoal deve estar atento a muitas tarefas. Gestão de documentos, folhas de pagamento, controle de jornada, são, por exemplo, algumas de suas atribuições.
Assim, o cotidiano de trabalho do DP envolve processos operacionais e técnicos que não dão espaços para erros. Por isso, contar com a tecnologia ajuda a manter a produtividade e qualidade das entregas.
Dessa forma, ferramentas para o Departamento Pessoal auxiliam a otimizar processos e impulsionar o desempenho dos profissionais da área. Sendo assim, a getdesk reuniu as melhores para as atividades da área. Boa leitura.
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Departamento Pessoal: o que é?
O Departamento Pessoal é uma área muito conhecida, mas você sabe qual é sua função? Assim como o Recursos Humanos, o DP é responsável por assuntos referentes aos colaboradores.
Entretanto, seu foco é em ações práticas e específicas, como em burocracias. Assim, o Departamento Pessoal lida com obrigações legais e direitos trabalhistas. Por exemplo: admissões, benefícios, rescisões, cálculos trabalhistas, licenças e outras tarefas.
Então, pode-se dizer que o DP é encarregado da área financeira das relações trabalhistas da empresa. Esse departamento é regido pelo Ministério do Trabalho e Previdência Social e deve estar alinhado com a legislação vigente.
Assim, as tarefas atribuídas ao Departamento Pessoal são fundamentais para qualquer empresa, já que certificam a satisfação dos colaboradores e garantem o cumprimento de leis.
Qual a diferença entre o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos?
Por estarem relacionadas, é comum que pessoas não saibam diferenciar bem a diferença entre Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Ambas as áreas são diretamente ligadas a Gestão de Pessoas, mas com atividades diferentes que se complementam.
De forma mais ampla, o RH está envolvido em estratégias de gestão dos colaboradores, envolvendo planejamento, técnicas, políticas e metodologias. Enquanto isso, o DP executa a parte mais burocrática e administrativa da relação entre empresa e funcionário, sendo responsável por ações específicas e não a uma gestão ampla.
Assim, as responsabilidades do Recursos Humanos, são, por exemplo: retenção de talentos, clima organizacional, planos de carreira, processos de recrutamento e seleção
Enquanto isso, o Departamento Pessoal tem tarefas como: processos de admissão, controle de jornada, pagamento de benefícios, folha de pagamento e rescisões.
Essas duas áreas se apoiam, e o RH precisa do Departamento Pessoal para colocar em prática suas estratégias para a Gestão de Pessoas.
Funções do Departamento Pessoal
Como visto, o papel do Departamento Pessoal é fundamental para o funcionamento de uma empresa, principalmente para a gestão de seus funcionários. Assim, ao cuidar de processos burocráticos, este departamento faz parte da estrutura organizacional da companhia.
Além de ser importante para administrar pagamentos, o DP garante segurança jurídica, afastando a empresa de processos trabalhistas e irregularidades com a legislação.
Para entender melhor o DP na prática, vamos observar algumas de suas atividades:
Admissão: ao contratar um novo funcionário, o DP é responsável por reunir documentos, regulariza-lo conforme a lei, elaborar contrato de trabalho e outros processos.
Documentações: Assim como a admissão, outras documentações são atribuições do departamento. Elaborar diversos tipos de contrato é um exemplo, assim como registrar atestados.
Controle de jornada de trabalho: supervisionar a frequência dos colaboradores através de controle de ponto, fazendo cálculo de horas extras, adicionais e faltas.
Folha de pagamento: através das informações recolhidas, a DP realiza a folha de pagamento dos funcionários. Isso inclui cálculos de salários, adicionais, impostos, benefícios e outros.
Gestão de benefícios: além de pagamentos de benefícios, o Departamento Pessoal também faz a gestão desses direitos. Por exemplo, cuidar de documentação para licenças e férias.
Ferramentas para o Departamento Pessoal
O Departamento Pessoal deve cuidar de uma série de responsabilidades administrativas importantes. Entretanto, apesar de serem burocráticas e até repetitivas, não há espaço para erros.
Pense na gravidade de atrasar um pagamento, fazer um cálculo errado ou perder um documento…
Com uma grande demanda de atividades, o Departamento Pessoal deve contar com a ajuda da tecnologia para simplificar e automatizar processos.
Dessa forma, ferramentas para o Departamento Pessoal garantem um trabalho otimizado e com menor risco de erros.
Existem centenas de softwares que ajudam o dia a dia do DP. Por isso, separamos uma seleção incrível de ferramentas para o Departamento Pessoal para você.
Controle de ponto digital
Existem diversas maneiras de registrar ponto de funcionários. É importante marcar esses horários de entrada, saída e pausas, já que contabilizam horas de trabalho, faltas e horas extras.
Esses dados sobre a jornada dos funcionários é uma das principais ferramentas para o Departamento Pessoal realizar a folha de pagamento corretamente, garantindo salário e benefícios devidos.
Entretanto, o registro de ponto manual não é confiável e deixa o DP passível a perdas e má contabilização de dados.
Apostar em uma ferramenta para o Departamento Pessoal que realiza o controle de jornada de forma digital garante segurança, otimização e rapidez, já que as informações já estão no sistema.
Um exemplo de ferramenta para controle de ponto para o Departamento Pessoal é o TIO Digital. Essa plataforma é especialmente feita para gestão do trabalho intermitente.
Como os trabalhadores intermitentes prestam serviços de forma esporádica, é ainda mais importante manter um registro de ponto correto.
Assim, o empregador tem segurança nessas horas contabilizadas e tem todos esses dados disponíveis facilmente através de uma folha de ponto feita automaticamente pela plataforma.
Além disso, a solução usa essas informações para calcular encargos e recibo de pagamento do trabalhador automática e facilmente.
Serviços em nuvem
Por serem responsáveis por adquirir e armazenar uma grande quantidade de informações e documentos, mantê-los em um local seguro e funcional deve ser tarefa de uma ferramenta para o Departamento Pessoal.
Dessa forma, serviços em nuvem caem como uma luva. Essa tecnologia de armazenamento permite acessar documentos de qualquer lugar através da internet. Assim, há uma base única e expansível que pode ser acessada por todos do Departamento Pessoal.
Além disso, tudo se mantém organizado e sem riscos de perdas, bastando manter essas informações digitalizadas. O melhor exemplo de ferramenta para o Departamento Pessoal para armazenamento é o Google Drive.
Agenda integrada
Compromissos e prazos são uma parte importante do trabalho do Departamento Pessoal. Por isso, ter uma agenda que seja funcional, integrada com o resto da equipe é essencial para honrar as datas e não se esquecer de nenhuma responsabilidade.
Uma boa ferramenta para o Departamento Pessoal é o Google Agenda, que é gratuito e é integrado aos outros serviços da empresa, como o Google Meet e o Gmail.
Com o Google Agenda, você cria eventos, adiciona lembretes, compartilha sua programação, vê feriados, e muito mais – tudo online.
Outra ferramenta com agenda integrada é a getdesk – um sistema de reserva de lugares no escritório em que é possível acompanhar quais dias seus colegas estarão presentes e em quais lugares.
Gestão do espaço de trabalho
O escritório é o principal ambiente onde ocorrem as relações entre os colaboradores, e ele precisa estar adequado para uma melhor performance de todos. Gerir o ambiente de trabalho é fundamental para que não existam problemas operacionais no dia a dia, como falta de lugares e desorganização.
O modelo híbrido de trabalho é a melhor maneira de atingir bons resultados, produtividade e reduzir custos do escritório. Com ele, o trabalhador consegue passar menos tempo no transporte e administrar melhor sua vida pessoal.
Através de estações de trabalho flexíveis há a otimização do espaço, com mesas divididas entre os funcionários, livres para uso qualquer dia por qualquer colaborador. Assim, é possível desfrutar de vantagens como redução do espaço e mais contratações sem se preocupar com mais mesas e gastos.
O E-social é uma plataforma desenvolvida pelo governo brasileiro que atua como um sistema de escrituração digital onde as empresas podem registrar as obrigações tributárias e trabalhistas referentes aos seus colaboradores. O objetivo é facilitar e desburocratizar o registro de tais informações. E assim, aumentar a segurança jurídica, tanto das empresas quanto dos funcionários.
Essa pode ser considerada uma das principais ferramentas para o departamento pessoal porque assegura que as informações fornecidas estão de acordo com a Legislação trabalhista vigente. Além disso, nessa plataforma todas as informações estão protegidas por sigilo, fornecendo maior segurança aos dados.
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