A eficiência financeira é um fator crucial para o crescimento das empresas. Diante do crescimento do modelo híbrido, entender como reduzir custos com escritórios flexíveis passou a representar uma ação estratégica para preservar recursos financeiros. Esse modelo de ambiente de trabalho representa uma alternativa para companhias que visam otimizar despesas sem comprometer a produtividade e a experiência dos colaboradores.
Com a flexibilização das rotinas, empresas passaram a repensar o uso de espaços corporativos. Afinal, escritórios tradicionais demandam altos investimentos em aluguel, infraestrutura e manutenção, o que pode impactar negativamente o fluxo de caixa. Já os escritórios flexíveis possibilitam um uso mais dinâmico e sob demanda, reduzindo significativamente esses custos.
Além da economia financeira, esse formato proporciona vantagens como networking, maior mobilidade, infraestrutura compartilhada e um ambiente que favorece a inovação.
Desse modo, tanto a reformulação de escritórios próprios quanto o uso de coworkings e escritórios pay-per-use passaram a ser opções para proporcionar um espaço de trabalho mais dinâmico para os colaboradores. Para as empresas, esse tipo de ação representa redução de custos, diminuição de desperdícios e ainda favorece a sustentabilidade empresarial.
Com objetivo de ajudar você a entender como reduzir custos com escritórios flexíveis, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo. Para saber mais sobre o tema, siga conosco. Boa leitura.
Acesso rápido
O que são escritórios flexíveis?
Escritórios flexíveis são ambientes de trabalho capazes de se adaptar às necessidades da empresa e de seus funcionários. Sendo assim, esse tipo de espaço representa uma alternativa aos escritórios tradicionais por oferecer diferentes tipos de estações de trabalho.
Usualmente, esse tipo de espaço se destaca por ser dinâmico e poder ser facilmente reconfigurado, o que facilita a reorganização sem depender de grandes reformas. Neste tipo de ambiente, os próprios colaboradores podem escolher as áreas mais adequadas para suas demandas em dias de trabalho presencial.
Os escritórios flexíveis também se destacam pela diversificação das estações de trabalho. Ao invés de oferecer apenas mesas separadas e salas para as lideranças, escritórios flexíveis oferecem salas privativas, espaços e mesas compartilhadas, salas de reuniões interativas que facilitam o trabalho híbrido, entre outros que podem se transformar a depender da necessidade de cada empresa.
Além disso, outra característica importante desse tipo de ambiente é que a empresa pode terceirizar os seus custos. Então, diferente de escritórios tradicionais, a companhia não precisa arcar com os custos típicos de um espaço próprio, como aluguel e manutenção.
Em um contexto de retorno ao trabalho presencial e crescimento da jornada híbrida, os escritórios flexíveis ganharam popularidade. Neste contexto, modelos de pay per use (pague pelo uso), especialmente coworkings cresceram no Brasil. Conforme o Censo de Coworking de 2024, esse modelo de negócios cresceu 20% no país.
Por que escritórios flexíveis estão populares?
Nos últimos anos, escritórios flexíveis se popularizaram no Brasil em razão de uma combinação de contexto social, econômico e tecnológico.
Com a expansão de jornadas flexíveis, especialmente do modelo híbrido, as empresas passaram a enxergar os espaços rotativos como uma solução viável para economizar despesas. Sendo assim, esse tipo de ambiente representou uma opção para companhias que buscavam o retorno ao presencial, sem abdicar da oferta de flexibilidade aos seus colaboradores.
Ademais, empresas de diversos tamanhos e segmentos passaram a adotar espaços colaborativos. Neste contexto, a adoção de escritórios flexíveis pelas grandes corporações também se intensificou, levantamentos indicam que até 2030 esses espaços representarão 30% do mercado imobiliário corporativo.
Como mencionamos, no último ano, o setor de coworkings no Brasil cresceu 20%, chegando a 2.986 unidades.
Esses números indicam que a possibilidade de reduzir custos, networking e favorecer a inovação representam fatores cruciais para as empresas decidirem optar por escritórios flexíveis, sejam próprios, ambientes compartilhados ou no sistema pay per use.
Ainda, outro diferencial é a diversificação de serviços, como salas de reunião, espaços para eventos e comodidades como internet dedicada.
Essas características fazem com que escritórios flexíveis se consolidem como uma forma de reduzir custos e se tornem uma opção estratégica para empresas que valorizam a inovação e eficiência.
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Por que os escritórios tradicionais aumentam os custos das empresas?
Em primeiro lugar, os escritórios tradicionais demandam um alto investimento com aluguel. Principalmente em grandes capitais, como Rio de Janeiro e São Paulo, os custos para alugar um espaço corporativo em boa localização são elevados.
Na cidade de São Paulo, por exemplo, o valor médio para locação de um espaço de alto padrão é de, aproximadamente, R$ 120,00 por m², e pode chegar até R$ 380,00 m², a depender do bairro. Ou seja, representa um investimento inicial bastante elevado.
Porém, esse não é o único custo com o qual a companhia deve se preocupar. Gastos com manutenção, limpeza, energia, internet e equipamentos também demandam um investimento considerável, o que eleva o valor dos gastos.
Desse modo, organizar um escritório tradicional tem um grande impacto no fluxo de caixa de uma companhia e isso pode ser prejudicial, especialmente quando o cálculo não é bem executado.
Neste cenário, ambientes compartilhados representam uma saída. No entanto, também é fundamental entender como reduzir custos com escritórios flexíveis. Afinal, mesmo que representem um investimento inferior, ainda existe um investimento financeiro que deve ser avaliado.
Como reduzir custos com escritórios flexíveis em 5 ações
1. Adote planos sob demanda e pay-per-use
Uma das maneiras de como reduzir custos com escritórios flexíveis é justamente adotar planos sob demanda ou pay-per-use (pague pelo uso). Dessa forma, a empresa paga pelo escritório apenas pelo tempo que for utilizá-lo ou pela parte do espaço utilizado.
Por exemplo, neste tipo de contrato, uma startup que atua de forma híbrida pode reservar um espaço em um coworking apenas nos dias destinados ao trabalho presencial. Isso colabora para diminuir os custos com um longo contrato de aluguel.
Esse modelo de contratação também é benéfico para freelancers e microempreendedores. Eles podem atuar em um espaço destinado às suas atividades profissionais, sem a necessidade de alugar um ambiente apenas para isso.
Com isso, as companhias conseguem ter um controle mais preciso dos gastos com locação e ainda têm facilidade de escalar as assinaturas conforme a variação de tamanho da empresa.
2. Use escritórios compartilhados em locais estratégicos
Obter um escritório em um grande centro comercial ou financeiro é um objetivo para muitas empresas, além de confiabilidade, isso também traz relevância.
No entanto, como observamos, investir em um escritório próprio em grandes cidades demanda um alto investimento inicial. Isso torna o investimento inviável, especialmente para organizações que estão começando a sua trajetória.
Neste caso, uma boa solução é optar por espaços compartilhados em locais estratégicos para a empresa, como coworkings ou escritórios por demanda.
Esse tipo de estratégia colabora para diminuir os custos com aluguéis, já que o ambiente pode ser compartilhado entre diversas companhias. Com isso, os gastos também são divididos e, ainda, as empresas conseguem ter um espaço físico.
Além disso, contar com um escritório bem localizado facilita o deslocamento das equipes e o acesso de clientes e parceiros comerciais ao escritório.
Uma dica relevante é comparar os preços de coworkings e escritórios pay-per-use em diferentes regiões da cidade onde pretende instalar a empresa. A partir disso, você consegue verificar e avaliar o custo-benefício de cada local.
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3. Elimine gastos extras
Como já mencionamos acima, o custo de um escritório vai muito além de apenas pagar o valor do aluguel, existem também os chamados “custos invisíveis”, como internet, limpeza, manutenção, mobiliário, recepção, segurança. Por sua vez, eles são variáveis e podem afetar o fluxo de caixa.
Então, eliminar esses gastos extras parece uma ótima saída para reduzir custos, não é mesmo? Porém, como fazer isso sem prejudicar a empresa?
Grande parte dos coworkings ou espaços rotativos já inclui os custos com os “gastos invisíveis” no pacote de locação. Com isso, além de diminuir os valores com esses pagamentos, a sua empresa também consegue ter maior previsibilidade do que irá gastar com a estrutura física, facilitando a realização da contabilidade.
4. Reduza a área física e invista em trabalho híbrido
Agora, caso a sua empresa já possua um espaço de trabalho, uma boa maneira para reduzir custos é a adoção do modelo de trabalho híbrido. Neste formato, os colaboradores atuam parte da semana remotamente e apenas alguns dias no escritório.
Assim, é possível diminuir o tamanho do escritório. Por consequência, diminuir os custos com a locação e manutenção do espaço, uma vez que não há necessidade de comportar todos os colaboradores de uma única vez.
Para que isso funcione adequadamente, a empresa precisa organizar as escalas de trabalho de forma objetiva. Além disso, é preciso acompanhar a ocupação do espaço a fim de evitar problemas como a superlotação.
Então, ferramentas tecnológicas, como um sistema de reserva de estação de trabalho, representam uma ótima solução de como reduzir custos com escritórios flexíveis em empresas híbridas.
A razão disso é que esses sistemas permitem aos próprios colaboradores solicitarem mesas, salas de reunião, vagas de estacionamento e outros ambientes no escritório. Com isso, os gestores acompanham a ocupação e os colaboradores têm a autonomia para decidir ao escritório em determinada data.
5. Utilize métricas para melhorar o uso do ambiente
Outra maneira de reduzir custos com um escritório flexível próprio é monitorar a ocupação do espaço. A partir de software de agendamento, é possível acompanhar métricas como ocupação por dia/semana, horários de pico, espaço ocioso.
Com a obtenção desses dados torna-se possível visualizar quais os níveis de ocupação do escritório, tipos de estação de trabalho mais utilizados, dias de maior movimento e espaços subutilizados.
Dessa forma, a empresa visualiza por meio de dados quais são as mudanças necessárias para tornar o escritório mais atrativo e ainda reduzir custos com espaços pouco utilizados.
Isso ajuda a empresa a evitar pagar por espaço que não está sendo usado, ajustando o uso real aos custos do escritório.
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