O modelo híbrido tem se tornado cada vez mais comum por trazer mais flexibilidade e favorecer a produtividade nas empresas. No entanto, para que esse formato funcione adequadamente, é fundamental entender como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido. A má gestão do espaço pode gerar conflitos, diminuir a colaboração e até mesmo comprometer a experiência dos funcionários em dias de rotina presencial.
A mudança para o regime híbrido enfrenta diversos desafios, como a comunicação fragmentada, a dificuldade no controle de ponto e a falta de uma organização eficaz do ambiente. Então, sem um planejamento adequado, o escritório pode acabar subutilizado em alguns dias e superlotado em outros, prejudicando o fluxo de trabalho.
Neste cenário, torna-se essencial compreender como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido. A fim de ajudar você nesse processo, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Para saber mais sobre o assunto, siga conosco. Boa leitura.
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Quais os desafios do escritório híbrido?
Entender como otimizar o uso do escritório híbrido ajuda as empresas a superarem os principais desafios de uma jornada flexível. Para ajudar você a compreender quais são eles, listamos alguns desses obstáculos a seguir.
Comunicação
A comunicação é um critério fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio. E, para que o modelo de escritório funcione bem, isso precisa ocorrer de forma ainda mais alinhada. Quando isso não acontece, a rotina de trabalho é prejudicada e conflitos podem passar a acontecer.
Para evitar que isso aconteça, companhias híbridas devem investir em canais de comunicação unificados. Por sua vez, isso é relevante para evitar situações embaraçosas como a superlotação de ambientes. Ademais, permite que todos os colaboradores tenham o mesmo grau de acesso a todas as informações sobre a empresa.
Dessa forma, é essencial que as empresas busquem ferramentas de comunicação corporativa para viabilizar a comunicação igualitária entre todos.
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Gestão do workplace
A gestão de workplace representa justamente a organização efetiva do espaço físico. No trabalho híbrido esse tipo de ação se torna desafiadora porque deve ocorrer assertivamente para evitar problemas e conflitos.
No escritório híbrido, a organização do ambiente é crucial para proporcionar uma jornada de trabalho mais eficiente e confortável.
Por outro lado, ao negligenciar essa estratégia, a empresa pode prejudicar o clima organizacional. Um ambiente mal organizado afeta a produtividade e tende a provocar conflitos entre os colaboradores para conquistarem melhores estações de trabalho.
Dificuldade no controle de ponto
Outro desafio do escritório híbrido é o controle de ponto. Como os colaboradores atuam parcialmente em home office, a marcação da jornada deve se adaptar para ambas rotinas (presencial e remota).
Neste cenário, equipamentos como relógio de ponto, que permanece fixo na empresa, não representam uma solução eficiente, pois, os profissionais só conseguiriam fazer a marcação de ponto nos dias de rotina presencial. Por sua vez, isso seria pouco eficiente.
Sendo assim, o registro da carga horária ainda representa um obstáculo na rotina presencial. Porém, com soluções estratégicas como controle de ponto digital se torna possível facilitar o registro em todos os lugares.
Como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido
1. Estabeleça as escalas
Conforme uma pesquisa do G1, o dia de maior adesão a rotina presencial é segunda-feira, enquanto a sexta-feira representa o dia com maior preferência pelo home office. Porém, em uma empresa com elevado número de colaboradores é preciso organizar assertivamente quais colaboradores estarão no presencial em cada dia da semana.
Dessa forma, definir escalas e parâmetros para a organização do espaço físico de trabalho representam algumas das principais formas de como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido.
Neste sentido, a empresa deve estabelecer critérios e discutir com as equipes quem irá frequentar o escritório em qual data. Essa ação pode acontecer de diversas formas, mas o importante é a escala definida faça sentido para todos, bem como se encaixe no modelo de negócio e na cultura da empresa.
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2. Tenha uma ferramenta de reserva de espaços de trabalho
Monitorar a ocupação do espaço físico manualmente é trabalhoso e pouco funcional. Então, a melhor saída é contar com sistemas de reserva de estações de trabalho.
Esse tipo de tecnologia permite que as empresas organizem o escritório a partir da solicitação antecipada de estações de trabalho e do monitoramento da ocupação do ambiente.
Comumente, esse tipo recurso está hospedado em nuvem. Para usá-lo, basta que o colaborador acesse o aplicativo ou plataforma e escolha o lugar mais adequado para suas demandas em determinada data. Ao chegar no escritório, basta realizar o check-in e confirmar a reserva.
Além de oferecer a funcionalidade de reservas de espaços de trabalhos, soluções como a getdesk oferecem também os seguintes recursos:
- Visualização de calendário com a disponibilidade dos espaços;
- Informações sobre a presença de cada funcionário;
- Relatórios de uso;
- Controle de ponto por reconhecimento facial.
3. Monitore a ocupação do ambiente
Outra forma de como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido é acompanhando a ocupação do ambiente. Desse modo, os gestores conseguem monitorar quais são os espaços mais usados durante determinados dias da semana. Essa análise permite identificar padrões de uso, como horários de maior movimentação, áreas subutilizadas e a necessidade de ajustes na distribuição dos espaços.
Com essas informações em mãos, fica mais fácil entender quais estratégias adotar para aprimorar o uso do escritório e trazer mais conforto para todos os seus frequentadores. Por exemplo, se determinados setores estão constantemente lotados enquanto outros permanecem vazios, a empresa pode reorganizar a disposição dos espaços para evitar o “desperdício” de áreas subutilizadas.
Ademais, o monitoramento da frequência pode ajudar a dimensionar corretamente a quantidade de recursos disponíveis, como cadeiras ergonômicas, salas de reunião e equipamentos audiovisuais e avaliar se existe demanda por novos recursos ou se os existentes são o suficiente.
4. Disponibilize diferentes estações de trabalho
No modelo híbrido, a diversidade de estações de trabalho é outro aspecto fundamental para garantir que os colaboradores tenham um ambiente adequado às suas necessidades diárias.
Como cada profissional pode ter preferências distintas quanto ao espaço de trabalho, oferecer opções variadas ajuda a aumentar o conforto da equipe.
Dentre as alternativas, é possível disponibilizar mesas compartilhadas para quem precisa somente de um local temporário, estações fixas e salas privativas para reuniões ou atividades que exigem maior concentração.
Além disso, espaços colaborativos, como as áreas de convivência, incentivam a troca de ideias, colaboração e o networking entre os funcionários.
Para isso funcionar a adoção de ferramentas tecnológicas para gerenciar a ocupação dos espaços se torna essencial. Sistemas de reserva de estações permitem que os colaboradores escolham previamente onde desejam trabalhar, evitando conflitos e garantindo um ambiente organizado.
5. Ofereça tecnologias colaborativas
As tecnologias colaborativas são aliadas valiosas quando falamos sobre como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido de forma eficiente.
Essas ferramentas favorecem a rotina presencial e remota por viabilizarem realizar projetos, trocar informações e compartilhar documentos à distância, favorecendo a colaboração mesmo fora do ambiente físico.
Além disso, ajudam os times a se alinharem melhor, mantendo um bom fluxo de trabalho, mesmo com parte da equipe em home office.
Com isso, os gestores acompanham a rotina das equipes, otimizam processos e reduzem gargalos, melhorando a eficiência sem realizar o microgerenciamento de tarefas.
Para os escritórios, sistemas como a getdesk são essenciais, justamente, por permitirem obter dados que podem se transformar em insights valiosos para a empresa entender como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido.
Entenda como otimizar o uso do escritório no trabalho híbrido com a getdesk
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.
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