A flexibilização das jornadas de trabalho fez com que as reuniões, que antes eram presenciais, migrassem para o ambiente digital. E, com equipes cada vez mais espalhadas geograficamente, garantir encontros produtivos e organizados é essencial. Nesse cenário, aplicar boas práticas para reuniões virtuais colabora para otimizar o tempo de todos os envolvidos e estabelecer um fluxo de comunicação eficiente.
Desse modo, os encontros representam uma ferramenta fundamental para manter o alinhamento entre equipes híbridas ou remotas por viabilizarem o compartilhamento de informações relevantes. Além de auxiliar na rápida tomada de decisões.
No entanto, para atingir esses objetivos e fazer desse tipo de compromisso um espaço colaborativo, onde todos podem dar sugestões e compartilhar ideias, é preciso adotar algumas práticas. Essas estratégias visam melhorar a assertividade dos encontros e torná-los mais produtivos.
Para auxiliar você a conhecer e implementar boas práticas para reuniões virtuais, nós, da getdesk, preparamos este conteúdo completo. Então, se você quer melhorar a qualidade dos encontros da sua equipe, siga conosco até o final. Boa leitura.
Acesso rápido
Qual a importância das reuniões virtuais?
Cada dia mais, empresas têm adotado jornadas flexíveis, nas quais os colaboradores não precisam, obrigatoriamente, estar no mesmo local para se comunicarem e realizarem suas demandas.
Assim, as reuniões virtuais se tornam essenciais para tomada de decisão e organização do fluxo de trabalho.
Além disso, as reuniões virtuais viabilizam compartilhar informações com todos os membros da equipe, estejam eles trabalhando presencialmente no escritório ou remotamente. Isso favorece o engajamento de todos e evita falhas de comunicação.
Adotar reuniões remotas também pode torná-las mais produtivas. Pois, não há necessidade de que todo o time se desloque apenas para o encontro. E os colaboradores estarão mais dispostos, já que não perderam tempo com o trajeto e trânsito.
O uso de ferramentas virtuais facilita o registro e o compartilhamento de informações, pois recursos como o Google Meet permitem a gravação de tela, e, hoje em dia, existem tecnologias capazes de realizar atas automatizadas. Com isso, nenhum detalhe se perde e todos podem revisar os tópicos discutidos a qualquer momento.
Outro aspecto vantajoso das reuniões remotas é que se torna mais fácil incluir ou convidar as pessoas (tanto colaboradores, quanto clientes e parceiros da empresa). Nos encontros virtuais, existem menos complicações logísticas, agilizando processos e reforçando o alinhamento entre os envolvidos nos projetos.
Por fim, mas não menos relevante, encontros online favorecem a transparência, por representarem um ambiente onde todos podem se informar e contribuir ideias, independentemente de onde estejam localizados.
Por que adotar boas práticas para reuniões virtuais?
Adotar boas práticas para reuniões virtuais é essencial para garantir a eficiência e efetividade desses encontros. Pois, quando são bem planejados, conseguem atingir o objetivo com maior facilidade.
Um planejamento eficiente para reuniões remotas também colabora para evitar o desgaste e a sensação de tempo perdido, problemas comuns que podem gerar desmotivação e impacto negativo no desempenho da equipe.
Além disso, definir pautas específicas e as metas colaboram para manter o foco durante as discussões, visto que todos estão cientes dos objetivos a serem atingidos e conseguem aproveitar o tempo de forma mais eficiente.
Reuniões bem conduzidas fazem com que os participantes se sintam mais valorizados e engajados para compartilharem suas ideias. O que favorece a colaboração entre os membros da equipe.
Por fim, práticas estruturadas colaboram diretamente no fluxo de trabalho e no andamento das demandas. Ações como realizar atas e resumos, distribuir responsabilidades e tirar possíveis dúvidas asseguram que todos saiam com uma compreensão clara dos próximos passos. Isso evita mal-entendidos e falhas de comunicação, especialmente em equipes híbridas ou totalmente remotas.
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Confira 7 boas práticas para reuniões virtuais
Muitas pessoas costumam pensar que para uma reunião de trabalho basta abrir seus computadores e acessar o link da chamada. No entanto, organizar uma reunião produtiva não é tão simples.
Possivelmente, se você convocar toda a sua equipe para um encontro sem objetivo definido, as pessoas ficarão cansadas, não irão prestar atenção e desviarão o foco para outras demandas.
Quando isso ocorre, além dos colaboradores, ficarem desmotivados, irá criar uma cultura de que as reuniões são improdutivas, o que pode afetar negativamente a rotina do time.
A fim de ajudar você a melhorar a qualidade dos encontros de trabalho, listamos algumas boas práticas para reuniões virtuais. Confira quais são a seguir.
1. Tenha objetivos claros
A primeira prática para uma reunião virtual efetiva é definir com clareza os objetivos e metas do encontro. Isso significa estabelecer o propósito da reunião, os temas que serão tratados e onde devem chegar com aquela conversa.
Ao estabelecer as prioridades do encontro, torna-se mais fácil estabelecer um direcionamento para a reunião. Dessa forma, caso o assunto seja desviado, é possível retomá-lo rapidamente.
Quando você define antecipadamente os assuntos debatidos, se torna mais fácil comunicá-los aos colaboradores.
Ferramentas colaborativas e de gestão de projetos podem colaborar nesse momento por facilitarem o compartilhamento de documentos e demandas.
2. Antecipe os principais assuntos
Quando eles sabem sobre o que será dialogado, conseguem preparar-se para a reunião, por exemplo, realizando pesquisas sobre o tema ou buscando documentos internos e materiais produzidos pelo time. Por sua vez, torna as reuniões mais produtivas.
Além disso, falar qual o objetivo também colabora para diminuir a ansiedade dos membros da equipe. Afinal, pode ser um pouco incômodo para algumas pessoas serem convocadas para uma reunião da qual não sabem o assunto. Ao comunicar com clareza, você evita que isso aconteça.
3. Consulte sobre a disponibilidade de horários
Outra ação que indica boas práticas para reuniões virtuais é consultar todos os convidados sobre a disponibilidade de seus horários para participarem dos encontros.
A depender do cargo que a pessoa ocupa, pode ser que ela já tenha uma agenda diária repleta de reuniões. Então, é fundamental consultá-la antes de marcar um horário para o encontro.
Além disso, em equipes distribuídas globalmente, também é fundamental considerar o fuso horário e as rotinas dos participantes.
4. Defina pautas
O objetivo é o ponto central de qualquer reunião, e definir pautas claras é essencial para alcançá-lo. As pautas funcionam como placas sinalizadoras, orientando o grupo rumo ao propósito do encontro.
Por exemplo, em uma reunião focada em resolver a queda nas vendas, uma pauta relevante pode ser investigar as causas dessa queda. Em um encontro sobre a redução de custos, a pauta pode incluir a análise dos altos gastos com a manutenção do escritório.
Pense nas pautas como subtópicos do objetivo principal. Identificá-las com antecedência contribui para uma reunião mais organizada e direcionada, tornando o processo mais assertivo.
5. Estabeleça um limite de tempo
A menos que seja absolutamente necessário, evitar reuniões longas é sempre recomendável, pois as pessoas tendem a perder o foco com o passar do tempo.
Para auxiliar os participantes a manterem o foco, uma estratégia eficaz é definir, com antecedência, a duração da reunião. Se precisar de mais tempo, especialistas sugerem incluir uma pequena pausa antes de continuar a discussão.
Outra abordagem é dividir as pautas em blocos de tempo. O que ajuda os participantes a saber exatamente quanto tempo precisarão se concentrar em cada tópico. Isso contribui para que todos permaneçam atentos, resultando em uma reunião mais produtiva.
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6. Documente as discussões
Em alguns casos, os participantes da reunião podem esquecer quais foram as pautas dialogadas durante o encontro. Por esse motivo, é importante anotar e registrar os principais tópicos para os convidados poderem realizar consultas futuras, caso seja necessário.
Para isso, você pode tanto designar a função para um membro do time quanto utilizar ferramentas de inteligência artificial que cumprem essa função.
A vantagem dessa segunda opção é que todos podem manter o foco no que está sendo dito, sem precisar realizar outra tarefa.
Existem diversas opções de ferramentas com essas funcionalidades, algumas delas são:
7. Defina os próximos passos
Por fim, a última das boas práticas para reuniões virtuais é a definição dos passos seguintes à reunião. Ou seja, definir quais ações serão realizadas e quem serão os responsáveis por realizá-las.
Isso facilita o fluxo de trabalho e reduz possíveis ruídos de comunicação, além de favorecer a qualidade das entregas, já que cada membro da equipe terá clareza sobre suas atividades posteriores à reunião.
Além disso, é importante também transferir tais informações para a ferramenta de gestão de tarefas da equipe. Desse modo, todos poderão visualizar suas demandas e datas de entregas, mesmo aqueles que não participaram da reunião.
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