Como funciona a terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento emerge como uma solução estratégica para empresas que buscam otimizar seus processos de Recursos Humanos. Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico, a complexidade da legislação trabalhista e a necessidade de eficiência operacional impulsionam a busca por alternativa

No Brasil, a terceirização de serviço já ocorria para determinadas áreas. No entanto, foi com a Reforma Trabalhista, em 2017, que a contratação de uma empresa por outra se popularizou. A razão disso foi a abertura legal para que atividades antes obrigatoriamente internalizadas, pudessem ser terceirizadas.

Assim, diversas organizações passaram a considerar terceirizar serviços a fim de economizar recursos, bem como permitir que seus times internos pudessem desenvolver um maior foco estratégico.  

Caso ainda esteja em dúvida se investir na terceirização da folha de pagamento é uma alternativa para sua empresa, a getdesk preparou este artigo completo para te ajudar. Quer saber mais sobre o tema? Siga conosco até o final e boa leitura.

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento individual de cada funcionário. Por meio dela, realiza-se o pagamento dos colaboradores. Sendo assim, a precisão das informações presentes na folha de pagamento é essencial para o bem-estar e reputação da companhia.  

Em resumo, a folha de pagamento apresenta todos os pagamentos feitos aos colaboradores, registrando as remunerações referentes aos salários, horas extras, adicionais, entre outros direitos do trabalhador, como férias, faltas e atrasos dos colaboradores.  

Desse modo, esse registro comprova que a empresa está cumprindo com as suas obrigações legais do contrato trabalhista. Sendo assim, fornece respaldo jurídico a companhia em casos de processos trabalhistas.  

O fechamento da folha deve ser feito todos os meses e, em razão da complexidade desse processo, muitas organizações escolhem terceirizá-lo, no lugar de destinar toda equipe de Departamento Pessoal exclusivamente para essa função.  

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O que é a terceirização de um serviço?  

A terceirização da folha de pagamento consiste na contratação de uma empresa especializada para gerenciar todas as atividades relacionadas aos salários e encargos dos colaboradores.

Desse modo, em vez de manter uma equipe interna dedicada a essa função, a organização delega as responsabilidades a um parceiro externo. Isso inclui desde o cálculo de vencimentos até o cumprimento de obrigações fiscais e trabalhistas.

Essa prática é comum em diversas áreas administrativas. Ela permite que a empresa contratante se concentre em seu core business, enquanto especialistas lidam com as rotinas complexas da folha.

O que diz a Lei sobre a terceirização da folha de pagamento?

O texto da CLT [1] em vigência não apresenta nenhum artigo que regulamente ou proíba, especificamente, a contratação de empresas para a gestão da folha. Portanto, não há restrições para quem deseja optar por esse método.  

Mas, é importante prestar atenção ao art. 4º A da Lei n.º 13.429/2017 [2], que dispõem da prestação de serviços a terceiros. A Lei dispõe dos seguintes termos:  

Art. 4^o-A.  Considera-se prestação de serviços a terceiros a transferência feita pela contratante da execução de quaisquer de suas atividades, inclusive sua atividade principal, à pessoa jurídica de direito privado prestadora de serviços que possua capacidade econômica compatível com a sua execução.  

§ 1⁠º A empresa prestadora de serviços contrata, remunera e dirige o trabalho realizado por seus trabalhadores, ou subcontrata outras empresas para realização desses serviços. 

§ 2⁠º Não se configura vínculo empregatício entre os trabalhadores, ou sócios das empresas prestadoras de serviços, independentemente do seu ramo, e a empresa contratante.           

Ainda, essa Lei foi a responsável por permitir a contratação de outras empresas mesmo para realização de atividades essenciais aos negócios. Como, a gestão e fechamento da folha de pagamento.  

Como Funciona a Terceirização da Folha de Pagamento: O Processo Detalhado

O processo de terceirização da folha de pagamento é multifacetado e envolve diversas etapas, garantindo a conformidade e a eficiência. Entender cada fase é crucial para uma transição suave e bem-sucedida.

1. Definição das Necessidades e Escopo do Serviço

Inicialmente, a empresa contratante deve mapear suas necessidades. Isso inclui identificar quais atividades da folha de pagamento serão terceirizadas. Os serviços podem variar amplamente, abrangendo:

• Cálculo de salários, horas extras e adicionais.
• Cálculo e recolhimento de impostos e contribuições (INSS, FGTS, IRRF).
• Processamento de férias, rescisões e 13º salário.
• Envio de declarações obrigatórias (eSocial, RAIS, DIRF).
• Gestão de benefícios e holerites.
• Admissão e demissão de funcionários.

2. Escolha do Parceiro e Contrato

A seleção da empresa terceirizada é um passo crítico. É fundamental buscar um parceiro com experiência comprovada e credibilidade no mercado. A análise prévia deve incluir a verificação de:

• Referências e cases de sucesso.
• Certificações e conformidade legal.
• Tecnologia e sistemas utilizados.
• Qualidade do suporte e atendimento.

Após a seleção, um contrato detalhado deve ser elaborado. Este documento deve especificar claramente as responsabilidades de ambas as partes.

3. Implementação e Migração de Dados

Com o contrato assinado, inicia-se a fase de implementação. Os dados dos colaboradores são migrados para o sistema da empresa terceirizada. Este processo exige organização e comunicação. A empresa contratante deve fornecer todas as informações necessárias, como:

• Dados cadastrais dos funcionários.
• Histórico salarial e de benefícios.
• Políticas internas de RH.

A empresa terceirizada configurará seus sistemas para atender às particularidades da contratante.

4. Operação e Gestão Contínua

Uma vez implementada, a terceirização passa para a fase operacional. A empresa contratada assume as rotinas mensais da folha de pagamento. Isso inclui:

• Processamento pontual dos pagamentos.
• Emissão de guias de recolhimento.
• Envio de informações aos órgãos competentes.
• Atendimento a dúvidas de funcionários sobre holerites.

A comunicação regular entre as partes é essencial para o sucesso contínuo. Relatórios de desempenho e reuniões periódicas podem ser estabelecidos.

Vantagens da Terceirização da Folha de Pagamento

A decisão de terceirizar a folha de pagamento pode trazer uma série de benefícios estratégicos para as empresas, dentre eles destacam-se:

Redução de Custos Operacionais

Ao terceirizar, a empresa elimina gastos com infraestrutura, softwares específicos e treinamentos constantes para uma equipe interna. Além disso, os custos de mão de obra direta para o setor são otimizados.

Otimização do Tempo e Foco no Negócio Principal

Delegar a folha de pagamento libera o time de RH para se concentrar em atividades mais estratégicas. Isso inclui atração de talentos, desenvolvimento profissional e clima organizacional.

Conformidade Legal e Redução de Riscos

Empresas especializadas possuem profundo conhecimento da legislação trabalhista e fiscal. Isso minimiza o risco de erros, multas e passivos trabalhistas. A atualização constante sobre as leis é de responsabilidade da terceirizada.

Expertise e Tecnologia Acessível

O acesso a sistemas e tecnologias de ponta é um diferencial. Empresas terceirizadas investem em plataformas robustas para processamento e segurança dos dados. Isso garante mais precisão e agilidade nas operações.

Segurança e Confiabilidade dos Dados

Parceiros de terceirização investem em segurança da informação. Isso protege os dados sensíveis dos funcionários e da empresa, garantindo a confidencialidade.

Desafios e Cuidados ao Terceirizar

Apesar dos benefícios, a terceirização da folha de pagamento requer atenção. É fundamental estar ciente dos desafios potenciais:

Perda de Controle Direto

A delegação das atividades pode gerar uma sensação de perda de controle. A chave é estabelecer canais de comunicação claros e relatórios regulares.

Dependência do Prestador de Serviço

A escolha de um parceiro pouco confiável pode gerar problemas. Por isso, a seleção criteriosa é tão importante.

Integração de Sistemas

A integração entre os sistemas internos da empresa e os da terceirizada pode ser um desafio. É crucial que o parceiro ofereça soluções de compatibilidade.

Segurança e Privacidade dos Dados

Assegure-se de que o contrato contemple cláusulas rigorosas de confidencialidade e segurança de dados. A conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é essencial.

Quando Aderir à Terceirização da Folha de Pagamento?

A decisão de terceirizar depende de vários fatores. Considere a terceirização se sua empresa:

• Possui um volume grande de funcionários, tornando a gestão interna da folha complexa.
• Deseja reduzir custos operacionais e otimizar recursos internos.
• Busca maior conformidade legal e minimização de riscos trabalhistas.
• Precisa liberar o departamento de RH para focar em estratégias de atração e retenção.
• Não possui equipe interna especializada o suficiente na legislação trabalhista.

Quando Não Aderir?

A terceirização pode não ser a melhor opção se:

• Sua empresa possui um volume muito pequeno de funcionários e a gestão interna é simples.
• Você prefere manter total controle sobre todos os processos internos, sem abrir mão da execução.
• Há recursos e expertise interna suficientes para gerenciar a folha de pagamento com eficiência e segurança.

Perguntas frequentes sobre como funciona a terceirização da folha de pagamento

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Referências

[1] Consolidação das Leis Trabalhistas

[2] LEI Nº 13.429, DE 31 DE MARÇO DE 2017 – Reforma Trabalhista