Quando processos com alto grau de atenção, como o fechamento da folha de pagamento, são internalizados, o departamento de RH pode ficar sobrecarregado. Porém, essa não é uma demanda que tem a obrigação de ser realizada internamente. Por isso, é interessante considerar e entender como funciona a terceirização da folha de pagamento.
No Brasil, a terceirização de serviço já ocorria para determinadas áreas. No entanto, foi com a Reforma Trabalhista, em 2017, que a contratação de uma empresa por outra se popularizou. A razão disso foi a abertura legal para que atividades antes obrigatoriamente internalizadas, pudessem ser terceirizadas.
Assim, diversas organizações passaram a considerar terceirizar serviços a fim de economizar recursos, bem como permitir que seus times internos pudessem desenvolver um maior foco estratégico.
Caso ainda esteja em dúvida se investir na terceirização da folha de pagamento é uma alternativa para sua empresa, a getdesk preparou este artigo completo para te ajudar. Quer saber mais sobre o tema? Siga conosco até o final e boa leitura.
Acesso rápido
- O que é a folha de pagamento?
- O que é a terceirização de um serviço?
- O que diz a Lei sobre a terceirização da folha de pagamento?
- Como funciona a terceirização da folha de pagamento?
- Quais são as funções da empresa terceirizada na gestão da folha de pagamento?
- Terceirizar x internalizar: qual a melhor opção?
- Controle de ponto é com a getdesk
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento individual de cada funcionário. Por meio dela, realiza-se o pagamento dos colaboradores. Sendo assim, a precisão das informações presentes na folha de pagamento é essencial para o bem-estar e reputação da companhia.
Em resumo, a folha de pagamento apresenta todos os pagamentos feitos aos colaboradores, registrando as remunerações referentes aos salários, horas extras, adicionais, entre outros direitos do trabalhador, como férias, faltas e atrasos dos colaboradores.
Desse modo, esse registro comprova que a empresa está cumprindo com as suas obrigações legais do contrato trabalhista. Sendo assim, fornece respaldo jurídico a companhia em casos de processos trabalhistas.
O fechamento da folha deve ser feito todos os meses e, em razão da complexidade desse processo, muitas organizações escolhem terceirizá-lo, no lugar de destinar toda equipe de Departamento Pessoal exclusivamente para essa função.
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O que é a terceirização de um serviço?
A terceirização significa a transferência de uma demanda ou responsabilidade de uma empresa para outra. Essa segunda organização é especializada na realização de determinadas ações de uma parte específica de um negócio.
No lugar de contratar funcionários diretos, a primeira empresa contrata uma segunda, a qual já possui a competência e o quadro de colaboradores para o cumprimento da demanda.
Para que isso aconteça é preciso existir um contrato de terceirização. Neste documento ficam determinadas as obrigações de cada uma das partes e suas responsabilidades.
No Brasil, as regras para esse tipo de negociação são estabelecidas pela Lei n.º 13.429/17. Foi essa legislação a responsável por permitir que empresas passassem a terceirizar tanto atividades-meio (não relacionadas ao objetivo principal), quanto atividades-fim (objetivo principal da empresa).
Nessa situação, podemos entender que a terceirização da folha de pagamento é um atividade-meio, por não estar relacionada ao objetivo principal do negócio. Então, com a vigência da Lei 13.429, as empresas passaram a ter liberdade de realizar contratações para esse tipo de demanda.
O que diz a Lei sobre a terceirização da folha de pagamento?
O texto da CLT em vigência não apresenta nenhum artigo que regulamente ou proíba, especificamente, a contratação de empresas para a gestão da folha. Portanto, não há restrições para quem deseja optar por esse método.
Mas, é importante prestar atenção ao art. 4º A da Lei n.º 13.429/2017, que dispõem da prestação de serviços a terceiros. A Lei dispõe dos seguintes termos:
Art. 4o-A. Considera-se prestação de serviços a terceiros a transferência feita pela contratante da execução de quaisquer de suas atividades, inclusive sua atividade principal, à pessoa jurídica de direito privado prestadora de serviços que possua capacidade econômica compatível com a sua execução.
§ 1º A empresa prestadora de serviços contrata, remunera e dirige o trabalho realizado por seus trabalhadores, ou subcontrata outras empresas para realização desses serviços.
§ 2º Não se configura vínculo empregatício entre os trabalhadores, ou sócios das empresas prestadoras de serviços, independentemente do seu ramo, e a empresa contratante.
Ainda, essa Lei foi a responsável por permitir a contratação de outras empresas mesmo para realização de atividades essenciais aos negócios. Como, a gestão e fechamento da folha de pagamento.
Como funciona a terceirização da folha de pagamento?
Em primeiro lugar, para entender como funciona a terceirização da folha de pagamento, precisamos entender o significado de terceirização.
Um trabalho terceirizado é aquele no qual uma empresa contrata outra empresa para prestação de um serviço. No caso da folha de pagamento, ocorre o mesmo. Ou seja, a empresa A realiza a contratação da empresa B, a qual, por sua vez, é especializada na gestão da folha.
A empresa contratada fica responsável por toda organização, gerenciamento e fechamento da folha. Desse modo, a contratada realizará toda gestão dos dados da jornada de trabalho, cálculos de remunerações, deduções de impostos, cálculos de férias, horas extras, etc.
A contratação de uma terceirizada para gerenciar a folha de pagamento pode ser interessante porque a companhia contratada é especializada em legislação trabalhista. Assim, as chances de inconsistências nas remunerações são reduzidas. Diminuindo problemas com processos trabalhistas. E também, promovendo maior confiança entre os colaboradores.
Quais são as funções da empresa terceirizada na gestão da folha de pagamento?
Ao considerar adotar a terceirização da rotina desse documento, é essencial compreender quais são as tarefas realizadas pela contratada. Isso é importante para não ocorrerem falhas na comunicação que levam a problemas com a gestão do documento.
Nesse sentido, algumas das principais atribuições da terceirizada serão:
- Gerenciar e acompanhar as informações da jornada de trabalho (obtidas pelo controle de ponto);
- Calcular direitos trabalhistas, como férias, previdência social, seguro-desemprego, etc.;
- Fazer o cálculo preciso dos holerites;
- Realizar as deduções de impostos;
- Declarar os impostos;
- Fornecer relatórios a contratante a respeito das remunerações;
- Disponibilizar as folhas de pagamentos e armazená-las.
Terceirizar x internalizar: qual a melhor opção?
O fechamento da folha de pagamento é um processo complexo e repleto de detalhes. Dessa forma, o departamento pessoal acaba usando grande parte da sua rotina de trabalho para dedicar-se a execução do documento.
Além, é claro, da grande responsabilidade por garantir que todos os detalhes da folha correspondam as informações da folha de ponto e do contrato trabalhista de cada colaborador.
Por outro lado, quando esse processo passa a ser realizado por outra companhia, a equipe interna de RH é liberada da maior parte das tarefas burocráticas. Com isso, a equipe pode dedicar-se a demandas estratégicas, por exemplo, a atração e retenção de talentos.
Outra vantagem de contar com o auxílio de uma terceirizada é que o grau de especialização para realizar esse processo é mais alto. Assim, as chances de inconsistências e equívocos de cálculos são mitigadas. Por consequência, diminui a ocorrência de passivos trabalhistas.
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