Espaço de trabalho compartilhado, também chamado de coworking, é um espaço colaborativo reservado de acordo com a demanda das empresas. Esse tipo de espaço se tornou mais atrativo após a popularização do modelo híbrido de trabalho.
A pandemia do Covid-19 mudou completamente as interações sociais, além de desafiar ainda mais a vida de novos e antigos empreendedores.
Em um cenário repleto de incertezas, muitas empresas tiveram que pensar em opções mais seguras para que seus empregados seguissem trabalhando.
Neste cenário de incertezas, o home office tomou conta do meio corporativo. Entretanto, o distanciamento trouxe restrições que podem ser resolvidas com o modelo híbrido de trabalho, com a possibilidade de usar um espaço de trabalho compartilhado.
Segundo uma pesquisa da consultoria JLL, metade das pessoas que optam pelo trabalho híbrido consideram o uso de espaços compartilhados de coworking.
Para entender melhor como o escritório compartilhado pode resolver dores e problemas desenvolvidos pelo modelo de trabalho remoto, continue a ler este artigo. Boa Leitura!
Acesso rápido
- O que é um espaço de trabalho compartilhado?
- Quais são as vantagens do espaço de trabalho compartilhado?
- Escritório compartilhado para grandes e pequenas empresas
- Empresas que diminuíram posições de trabalho devido ao home office, como gerir tal situação?
- Economia: benefício do espaço de trabalho compartilhado
- Como gerir meu espaço de trabalho da melhor forma?
O que é um espaço de trabalho compartilhado?
Também conhecido como Coworking, o escritório compartilhado é uma solução que tem se tornado cada vez mais popular nas empresas por conta de seus benefícios.
Essa nova alternativa de ambiente corporativo consiste na ocupação de um espaço por várias empresas ou profissionais diferentes que o contratam comumente por tempo de utilização.
Assim, a locação do espaço inclui serviços como limpeza, manutenção, conexão de internet, energia elétrica e outros custos básicos de infraestrutura.
Por seu custo-benefício e flexibilidade, o escritório compartilhado se tornou uma opção vantajosa sobretudo depois da pandemia de Covid-19. Nesse período a maioria das empresas foi forçada a recorrer ao home office e os gastos com escritórios próprios tornaram-se inoportunos.
A redução do espaço foi a saída para reduzir custos. Entretanto, com o avanço da vacinação no Brasil e a possibilidade de volta aos escritórios, surgiu um impasse entre a capacidade de ocupação e número de funcionários.
Como já dito, a pandemia do coronavírus impôs que o Home Office fosse adotado de maneira ampla por empresas. Essa mudança forçou adaptações que se mostraram, em sua grande maioria, positivas. Todavia, o modelo 100% online gera dificuldades, como a ausência de interações sociais e networking.
Uma pesquisa realizada pelo site Vagas.com constatou que 42% dos funcionários preferem o sistema híbrido de trabalho, com alternância entre o presencial e o online. A justificativas comuns são pela possibilidade de flexibilização e relacionamento presencial, por exemplo.
O modelo híbrido permite que as empresas estabeleçam um sistema rotativo, no qual os funcionários vão ao escritório em dias alternados, exigindo, assim, um espaço de trabalho menor, o que garante redução de custos.
Quais são as vantagens do espaço de trabalho compartilhado?
Essa nova solução está ganhando espaço no mundo corporativo por trazer novas perspectivas e revolucionar o jeito de lidar com o local de trabalho. Veja aqui os benefícios do escritório compartilhado:
Flexibilidade
A empresa pode escolher o tamanho do espaço e o tempo durante o qual deseja contratá-lo, seguindo as suas necessidades e evitando gastos desnecessários. Caso precise de uma sala de reunião, você pode alugar uma sala privativa.
Custo-benefício
Manter um escritório não é apenas uma tarefa trabalhosa, mas que exige recursos que, se não forem bem planejados, podem prejudicar o negócio. Com o compartilhamento dos custos, os planos se tornam mais vantajosos do que um escritório particular. Além disso, é possível economizar tempo de trabalho na gestão desses gastos.
Infraestrutura
Uma das queixas comuns de funcionários que começaram a trabalhar em casa é a falta de infraestrutura. Exemplos comuns são móveis, cadeiras confortáveis, impressoras e internet de qualidade. No escritório compartilhado você tem tudo isso e outras possibilidades, como auditório, cozinha, refeitório, recepção para suas correspondências e muito mais.
Suporte de tecnologia
Muitas empresas de locação de escritórios compartilhados disponibilizam assistência técnica imediata em caso de problemas na conexão da rede ou nos equipamentos. Assim é possível evitar que os funcionários usem seu tempo de trabalho na resolução de problemas técnicos.
Interação
O escritório compartilhado permite que várias empresas convivam e troquem experiências. As áreas comuns, como recepção e refeitórios, possibilitam um contato que expande a rede de relacionamentos entre empresas. Dessa maneira, é possível garantir um networking que não seria possível em um escritório particular.
Praticidade
Com tudo incluso no plano contratado, a empresa não terá preocupações maiores com a instauração de novos escritórios ou ampliação de posições de trabalho. Com os custos fixos incluídos, não haverá preocupação em gerir os gastos. A manutenção do ambiente e dos equipamentos fica por conta da gestão do escritório compartilhado, como a limpeza do espaço.
Escritório compartilhado para grandes e pequenas empresas
Empresas de pequeno porte podem se beneficiar de escritórios bem localizados (por exemplo, próximos às linhas de metrô e aos grandes centros) que não teriam a opção de custear sem os escritórios compartilhados.
A praticidade dos serviços fornecidos garantem que o foco seja em seus negócios, sem ter que se preocupar com a gestão do local de trabalho, como aluguel e serviços de correspondência.
Contudo, os benefícios do escritório compartilhado não se limitam a freelancers e pequenos negócios: grandes empresas também estão aderindo cada vez mais a essa solução.
A possibilidade de ter um espaço de trabalho em diferentes lugares com um investimento consideravelmente inferior à instalação de um novo escritório é um exemplo das vantagens dos escritórios compartilhados para grandes corporações.
O aumento da produtividade em ambientes corporativos mais organizados e dinâmicos é uma vantagem que beneficia qualquer empresa.
Com os escritórios compartilhados, o espaço é projetado com o objetivo de garantir que os funcionários tenham o melhor desempenho possível, evitando distrações.
Empresas que diminuíram posições de trabalho devido ao home office, como gerir tal situação?
A necessidade de recorrer ao trabalho remoto durante a pandemia forçou a maioria das companhias a adaptarem seus processos na tentativa de manter ou melhorar resultados.
Por conta do avanço da vacinação, uma volta gradual aos escritórios foi viável, e assim, um novo modo de trabalho se popularizou: o modelo híbrido.
Com o trabalho híbrido, empresas que reduziram posições físicas de emprego podem praticar uma rotatividade de funcionários no espaço disponível. Então, é possível assegurar a redução de custos respeitando as particularidades de cada funcionário.
As adaptações feitas para possibilitar os funcionários a trabalharem de suas casas continuam a ser aproveitadas, mas sem perder o contato social entre as pessoas.
Assim, o trabalho remoto foi um fator crucial para entender como os gastos com locais de trabalho próprios a empresas podem ser mudar em novos contextos.
O escritório compartilhado se mostra uma alternativa que se ajusta conforme a demanda de cada empresa. Então, poupando preocupações com a quantidade de mesas, novas contratações, salas de reunião, aluguel, suporte técnico, etc.
Economia: benefício do espaço de trabalho compartilhado
O custo-benefício é um dos fatores mais atrativos dos escritórios compartilhados, já que o serviço pode ser contratado em planos diversos que cabem no orçamento da empresa, adaptando os gastos sempre que necessário.
Além disso, as reservas cobrem os vários custos fixos que ficariam por responsabilidade da empresa, como:
- Aluguel;
- Condomínio;
- Limpeza;
- Telefonia e recepção;
- Energia elétrica;
- Água;
- IPTU;
- Internet.
Além disso, sem precisar gerir tais obrigações, há economia de tempo de trabalho que estaria focado nos negócios. Assim, reduzir gastos e desperdício de tempo contribui para estabelecer uma empresa mais competitiva e bem-sucedida.
Como gerir meu espaço de trabalho da melhor forma?
Lidar com um sistema novo pode resultar em dificuldades. Por isso, é preciso buscar a melhor maneira de se adaptar ao modelo híbrido de trabalho.
Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.
Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:
- Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
- Controle de ponto facial com geolocalização.
- Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
- Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
- Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
- Suporte via WhatsApp.
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