Software de agendamento de escritório: entenda sua importância!  

A escala híbrida de trabalho está crescendo entre as empresas brasileiras. E um dos pontos para tornar esse tipo de jornada efetiva é a organização do espaço do escritório. Isso é essencial para que os colaboradores não enfrentem problemas como a ausência de um local adequado para trabalhar. Assim, uso de um software de agendamento de escritório representa uma solução eficaz.

Com a retomada de atividades presenciais, como reuniões, conferências, encontros e a adoção da rotina híbrida, algumas empresas têm enfrentado problemas para organizar as presenças de seus colaboradores.  

Quando isso ocorre, o trabalhador pode se deslocar até o escritório e não encontrar uma mesa ou sala de reunião disponível para realizar suas demandas. A consequência disso são atrasos de entregas e queda de produtividade.  

Então, evitar essas situações depende de conhecer as soluções disponíveis capazes de mitigar esses problemas. Desse modo, é essencial que você entenda como plataformas de reserva de espaços de trabalho funcionam e porque a sua utilização é essencial, principalmente em empresas híbridas.  

Com objetivo de auxiliar você a entender com mais detalhes sobre o funcionamento e as vantagens de adotar um software de agendamento de escritório, a getdesk preparou este conteúdo completo. Para ter acesso às informações, continue conosco até o final. Boa leitura! 

O que é um software de agendamento de escritório?

Um software para agendamento de escritório é uma tecnologia desenvolvida para auxiliar na gestão de workplace.  Esse tipo de ferramenta permite que os colaboradores possam reservar mesas, salas de reunião e vagas de estacionamento em dias de trabalho presencial.

As plataformas de agendamento, usualmente, têm seu armazenamento feito em nuvem. Desse modo, podem ser acessadas de dispositivos como computadores, celulares ou tablets. Sendo assim, o colaborador realiza as solicitações a qualquer momento e lugar que desejar.

Além de possibilitar as reservas, esse tipo de plataforma pode contar com outros recursos, como:

• Relatórios de uso;
• Visualização de calendário com os espaços disponíveis;
• Registro de ponto;
• Check-in via QR code;
• Banco de dados com a presença de cada funcionário.

Como funciona uma plataforma para reserva de espaços de trabalho?

Esse tipo de solução funciona a partir do mapeamento da planta do escritório e da localização dos espaços como mesas, salas de reunião, salas de trabalho individual, entre outros.

Com esse upload da planta realizado, o software disponibiliza um mapa dos lugares do escritório. A partir disso, os colaboradores acessam a plataforma e escolhem entre os locais disponíveis aquele que melhor irá atender as suas demandas em um determinado dia.

Plataformas dessa categoria, como a getdesk, realizam esse processo poucos cliques. Basta que o colaborador acesse a aba de “reservas”. Em seguida, ele seleciona o dia e horário que estará presente no escritório.

Neste momento, ele já terá uma visão total da planta do ambiente e poderá conferir quais são as mesas ou salas disponíveis para data e horário desejados.

Além disso, o colaborador também consegue visualizar quais colegas estarão perto dele, podendo assim planejar um trabalho em equipe mais dinâmico para estar mais perto das pessoas da sua equipe.

Para validar sua reserva, ao chegar no escritório, o colaborador realiza um check-in. Dessa maneira, caso ocorra algum imprevisto e ele não possa comparecer no dia do agendamento, a reserva é liberada para outra pessoa.

Quais são os benefícios do uso de um software de agendamento de escritório? 

As plataformas de agendamento de escritório promovem uma série de benefícios para uma companhia, desde pontos de questão organizacional até mesmo redução de custos. Entender essas vantagens é muito importante para compreender o impacto dessa solução na rotina da empresa. A seguir, você encontra uma lista desses pontos. Acompanhe:

Aumento da produtividade entre os colaboradores

Com um software de agendamento de mesas e locais de trabalho, os colaboradores realizam suas reservas conforme suas necessidades e demandas.

Isso é vantajoso porque, ao chegarem no local, eles não perdem tempo buscando um local vago e/ou organizando um espaço não apropriado para sua rotina daquele dia.

Desse modo, os trabalhadores conseguem ter um foco maior e realizar suas entregas com maior qualidade.

Redução de custos com a manutenção do escritório

Plataformas de agendamento colaboram na diminuição de custos da empresa porque otimizam a utilização do espaço de trabalho.  

Com isso, a organização consegue ter uma visão assertiva sobre a quantidade de colaboradores que realizam atividades presencialmente.  

Assim, torna-se mais viável compreender qual é o tamanho necessário para que o ambiente de trabalho comporte todos os colaboradores. Isso evita, por exemplo, a necessidade de uma reforma desnecessária para expandir o local de trabalho.  

Acompanhamento assertivo da jornada híbrida

As soluções para reservas de mesas também oferecem a possibilidade de um acompanhamento efetivo dos gestores sobre a escala de trabalho híbrida. Afinal, dentro dessas plataformas é possível conferir as presenças dos colaboradores com facilidade por meio do banco de dados.

Dessa forma, pode-se identificar rapidamente os colabores que realmente estão presentes no escritório. Além disso, também é possível visualizar faltas em dias de escala presencial.

Esses pontos são essenciais para que tanto a gestão da organização, quanto o departamento de pessoas, compreendam a adesão dos colaboradores a jornada hibrida e identificar melhorias a serem feitas.

Quais empresas podem se beneficiar de um software de agendamento de escritório? 

Na prática, todas as empresas podem tirar proveito desse tipo de solução, pois o seu principal objetivo é otimizar a organização do escritório. Então, desde empresas de pequeno porte, com poucos funcionários, até multinacionais podem se beneficiar da implementação dessas plataformas.  

Empresas que possuem escritório com tamanho reduzido podem usar um software de agendamento para evitar a superlotação. Outra possibilidade, é o agendamento prévio de salas de reuniões, essa antecipação evita que mais de um colaborador queira usar o mesmo espaço no mesmo horário.  

Organizações com jornadas flexíveis também alcançam grandes benefícios com a implementação de software de agendamento de escritório. Porque viabilizam o prévio agendamento das mesas em dias de trabalho presencial. Isso, por sua vez, assegura que todos os colaboradores terão acesso ao espaço de trabalho que precisam, no momento em que precisam.  

Empresas que possuem escritórios em diferentes localidades, seja na mesma cidade ou estados e países diferentes, podem utilizar esse tipo de plataforma para que seus colaboradores reservem espaços em qualquer um dos escritórios da empresa.  

Isso é fundamental em casos em que colaboradores de diferentes regiões devem se integrar, ou, em casos que um colaborador está realizando suas tarefas fora do seu local de trabalho de costume.

Como escolher o software de agendamento mais adequado para sua empresa

A escolhe desse tipo de plataforma têm um impacto essencial no clima organizacional da empresa. Sendo assim, a sua escolha deve ser realizada com um certo cuidado para os funcionários fazerem bom uso da solução.  Entenda quais os principais pontos considerar para realizar a melhor escolha.

1. Avalie o conjunto de funcionalidades oferecidas.

Bem como outras soluções usadas pela sua empresa, o software de gestão do espaço de trabalho deve ser uma solução completa para otimizar processos e rotinas de uma organização. 

Por isso, no momento da escolha da plataforma, avalie se ela oferece outras funções além da reserva de mesas e salas.  

Desse modo, é possível que com a contratação de uma única ferramenta, mais de um desafio da sua empresa possa ser superado.   

Uma das funcionalidades que podem ser interessantes para sua empresa, nesse sentido, é a possibilidade de realizar o acompanhamento da jornada de trabalho por meio da utilização do ponto eletrônico.  

2. Custo-benefício

O custo-benefício das ferramentas analisadas é um ponto crucial para tomada final de decisão, pois uma solução para gestão de workplace tem um impacto direto no clima da companhia. Sendo assim, é fundamental que ela funcione de maneira apropriada.   

E, hoje em dia, no mercado existem soluções que oferece esse tipo de serviço a diversos preços.  

Ainda que o instinto seja buscar pela ferramenta mais barata, é preciso, antes de tudo, entender se ela funciona da maneira correta e se não ocorrem falhas em seu funcionamento. Por outro lado, não significa que a ferramenta mais cara é aquela que entregará os melhores resultados.  

Sendo assim, é preciso entender quais são as necessidades essenciais da sua organização, comparar com as soluções existentes e avaliar o valor em relação ao que entregam para encontrar a melhor plataforma para o seu modelo de negócio. 

3. Possibilidade de avaliação gratuita

Um bom indicador para avaliar o funcionamento cotidiano das plataformas de reserva de local de trabalho é solicitar uma avaliação gratuita ou pedir para usar uma versão demo.  

Ao solicitar uma demonstração da ferramenta, tenha em mente aquelas que oferecem um período de testes. Dessa forma, há uma maior garantia de satisfação na implementação do sistema de agendamento do escritório. 

Esse aspecto é importante porque permite que a organização avalie na prática como a plataforma funciona e se suas funcionalidades respondem às demandas da companhia, sem compromisso com o pagamento de altos valores.  

4. Experiência do usuário

Cada dia mais, plataformas, softwares e aplicativos têm dado atenção para experiência que o usuário terá ao utilizá-los. E, não é porque se trata de uma solução usada em um ambiente corporativo que a usabilidade do sistema deve ser deixada de lado.  

Pois, ferramentas que são difíceis de serem usadas ou que demoram para rodar algum tipo de comando tornam-se obsoletas rapidamente.  

Deste modo, ao escolher uma ferramenta para a gestão do espaço de trabalho, busque identificar aquelas que permitem que o colaborador faça a reserva ou bata seu ponto de maneira rápida e simplificada.  

Sendo assim, há uma maior chance de adesão da ferramenta entre os colaboradores da empresa.  

Entenda como a getdesk pode te ajudar!

Para conquistar os melhores resultados com o trabalho híbrido, desenvolvemos a getdesk, um sistema de Reservas de Espaços de Trabalho e Controle de Ponto para empresas de todos os portes e segmentos.

Nossa plataforma possui integração fácil com ferramentas do Google e Microsoft. Além disso, você pode contar com:

• Reservas de mesas, salas e vagas de estacionamento.
• Controle de ponto facial com geolocalização.
• Relatórios gerenciais para análise de horas, reservas, frequência, nível de ocupação e mais.
• Integração com login rápido via Single Sign-On (SSO) às ferramentas do Google e Microsoft.
• Implementação sem custo para empresas com até 10 plantas submetidas na plataforma.
• Suporte via WhatsApp.

Otimize e monitore o uso do escritório, obtenha dados precisos para tomada de decisão e poupe tempo e esforço na gestão de ponto e reservas com a getdesk.

Para isso, agende uma demonstração gratuita, fale com nossos especialistas para entender o momento atual do seu negócio em relação ao trabalho híbrido e tire suas dúvidas sobre a plataforma. Ou inicie seu teste grátis para começar agora.